E-postaları etkili bir şekilde yönetmek için 7 temel ipucu

Çoğu insan Gmail'in olduğu gibi harika olduğuna inanıyor. Kutuda söylediklerini yapar: basitleştirilmiş iletişim, mesaj depolama ve belki de ara sıra Hangouts sohbeti veya araması. Her şey size zaman ve enerji kazandırmak için tasarlanmıştır. Ancak, beş tane hesabınızın olduğu ve işinizi Gmail üzerinden yürüttüğünüz ileri düzey bir kullanıcıysanız, gelen kutunuz bir üretkenlik katiline dönüşebilir.

E-postaları gözden geçirmek, onlarla ne yapacağınızı belirlemek ve onlarla gerçekten uğraşmak saatler sürer. Korkunç gerçek şu ki, bir kez durduğunuzda yeniden odaklanmanız yaklaşık 23 dakika sürer (Kaynak: WSJ). Gelen kutunuzu düzenli ve düzenli tutarak bunu önlemeniz gerekir.

Ama hey, tekerleği yeniden icat etmenize gerek yok! NetHunt size yardım etmek için her zaman burada. E-postaları etkili bir şekilde kullanmak ve gelen kutunuzdan haberdar olmak için yedi harika ipucu topladık.

1. Bir Düzen Seçin

Hepimiz bir şeylere öncelik vermeyi severiz ve e-postalar bir istisna değildir. Tercih ettiğiniz düzeni seçmek, Gmail'inizi düzenlemek için ilk adımınız olmalıdır. Sağ üst köşedeki dişli sembolüne tıklayın ve “Ayarlar”ı seçin. Ardından “Gelen Kutusu” sekmesini seçin ve oradan Gmail, gelen kutunuz için size beş düzen seçeneği sunar:

• Varsayılan: Bu, Gmail'inizi tarihe göre düzenleyen standart biçimdir. Bu görünümde, e-postalarınızın yerleştirildiği farklı kategorileri seçebilirsiniz. Ekranınızın üst kısmında sekmeler olarak görünürler ve e-postalarınızdan hangisinin daha önemli olduğunu belirlemede yardımcı olabilirler.
• Önce Önemli: Bu görünümde, Gmail hangi e-postaların en önemli olduğunu tahmin etmeye çalışır ve bunları bir gelen kutusunun üst kısmında bu iletileri görüntüleyerek sarı bir işaretleyiciyle vurgular. Daha az önemli mesajlarınız, ekranınızın alt kısmına doğru alt gelen kutusunda görüntülenir.
• Önce Okunmadı: Bu görünüm Önce Önemli seçeneğine benzer, ancak gelen kutunuzun üst kısmında henüz açmadığınız iletiler, gelen kutunuzun alt kısmında diğer her şey bulunur.
• Önce Yıldızlı: Önce Yıldızlı görünümü, gelen kutunuzu iki alana böler ve üst görünümde yalnızca yıldız eklediğiniz e-postaları görüntüler. Diğer her şey aşağıdaki ikinci görünümde görünür.
• Öncelikli E-posta: Bu, tüm görünümlerin bir birleşimidir. Gmail, geçmiş eylemlere dayanarak hangi e-postalarla etkileşim kurma olasılığınız olduğunu belirlemek için tahmine dayalı analiz kullanır. Daha sonra bu e-postaları üst görünüme yerleştirir.

Bu basit ama güçlü özellik, aynı anda iki görevle başa çıkıyor. Gelen kutunuzun daha düzenli görünmesini sağlar ve önemli bir e-postayı bir daha asla kaçırmanıza izin vermez.

2. Gelişmiş Arama'yı kullanarak gelen kutunuzu temizleyin

Çok açık, değil mi? Şöyle diyebilirsiniz: “ Harika tavsiye! Ama zaten gelen kutumda olan her şey için ne yapmalıyım? ” yaklaşık birkaç yıllık iletişim ve bildirimler gelen kutunuzda yedeklendi. Gelen kutunuzun temizlendiğini görmek için e-postaları tek tek manuel olarak gözden geçirmek, üretkenliğimi artıran bir eylem gibi görünmüyor... Ancak daha iyi bir yol var!

Belli ki çok sayıda okunmamış veya arşivlenmemiş mesajınız var ve bunları temizlemek istiyorsunuz. Önce bu mesajları sıralamanız gerekecek. Bu e-postalara aylardır dokunmadığınız için, muhtemelen şu anki faaliyetleriniz için önemsiz veya ilgisizdirler. Temel olarak, bunları ikinci bir düşünce olmadan silebilir veya arşivleyebilirsiniz. En az bir aylık mesajları kaldırın , daha yeni mesajlar daha alakalı olabilir. Bunu manuel olarak yapmak bir angarya olurdu, bize inanın. Bunun yerine Gmail gelişmiş aramayı kullanmalısınız!

Gmail'de arama çok esnektir ve aynı kriterleri karşılayan tüm e-postaları bulmanızı sağlar. Bir ay önce veya daha önce aldığınız e-postaları arama çubuğuna "older_than:1m" yazarak bulabilirsiniz ; burada "1m" bir ay anlamına gelir (emin olmak için 2 ile gidebilirsiniz). "Seç" düğmesini (onay kutusu olan) tıklayın ve "Tümü"nü seçin. Bu, ilk sayfadaki tüm mesajları seçecektir, ancak gelen kutusundaki tüm mesajları seçmek istiyorsanız, arama sonucunun üstündeki “Bu aramayla eşleşen tüm konuşmaları seç” seçeneğini tıklayın. Artık her eski mesajı arşivleyebilir veya silebilir ve gelen kutunuzu temiz tutabilirsiniz.

NetHunt CRM ipucu: Gelişmiş kayıt arama

NetHunt, Gmail'deki aramayı tamamlayan benzer bir gelişmiş arama özelliğine sahiptir. Aynı Arama çubuğunu kullanarak NetHunt CRM klasörleri ve kayıtları arasında arama yapabilirsiniz. Arama sözdizimi çok benzerdir ve alanlara göre kayıtları bulmanızı ve filtrelemenizi sağlar.

3. Bir Kez Dokunun E-posta yönetim kuralı

Ne sıklıkla bir e-postayı açar, okur ve… bu konuda hiçbir şey yapmazsınız? Bu şüphesiz e-posta ağrı noktaları listemin başında geliyor. E-postanızı açarsınız, okursunuz, hatta cevabı aklınızda dikkatlice düşünürsünüz ve sonra… bir şey sizi durdurur ve e-posta gelen kutunuzda asılı kalır (bazen sonsuza kadar!).

Bu gibi durumlarda, “ bir kez dokunun ” olarak bilinen başka bir yararlı e-posta yönetim kuralı vardır. Bu, bir e-postayı açtıktan sonra, daha sonraya kadar beklemek yerine bu konuda bir şeyler YAPMALISINIZ anlamına gelir. Ne istersen, yanıtla, arşivle veya sil - gelen kutunu karıştırmamak için bir şeyler yap. Tamamlanması gereken bir görevse, onu başka bir yere not etmeniz (yapılacaklar listeniz, Yapılacaklar etiketi koymanız, bir takip ayarlamanız vb.) ve ardından arşivlemeniz gerekir.

Bir mesajı yanıtladığınız ve manuel olarak yapmanıza gerek kalmadan arşivlemeniz gereken zamanlara gelince, Ayarlar'ın Genel sekmesindeki “Gönder ve Arşivle” düğmesini etkinleştirebilir ve artık bir görüşmeye yanıt verirken yeni bir Her zamanki "Gönder" düğmesinin yanında "Gönder ve Arşivle" düğmesi görünecektir.

4. Önemli mesajları yıldızlarla işaretleyin

Belirli bir e-postaya daha sonra geri dönmeyi hatırlamanın yollarından biri, daha sonra kontrol etmeniz için onu okunmadı olarak işaretlemektir. Daha uygun bir seçenek de bir mesaja yıldız eklemektir. Bunu tek bir tıklamayla yapabilirsiniz ve bu mesajları daha sonra kolayca bulmanızı ve gruplandırmanızı sağlar. İyi bir seçenek olsa da, yine de biraz esneklikten yoksundur.

Varsayılan olarak Gmail, tek bir sarı yıldız belirlemenize izin verir, ancak gelen kutunuza daha fazla sipariş eklemek için daha fazla yıldız ve diğer simgeleri etkinleştirmenize de izin verilir. Ayarlar'a gidin ve Genel sekmesi altında, oradaki mevcut yıldız ve sembol seçeneklerini yönetebilirsiniz.

Ancak Gmail yıldızlarının bariz dezavantajları vardır: İstediğinize ulaşmadan önce hepsini gözden geçirmeniz gerekir ve ek bir organizasyon katmanı istiyorsanız Gmail'i yıldız rengine göre sıralamanın bir yolu yoktur.

NetHunt CRM ipucu: Takipleri kullanın

NetHunt CRM'deki takipler, yerel Gmail yıldızlarına benzer, ancak e-postaları ve kayıtları daha da iyi organize etmenize yardımcı olur. Kayıtlar ve e-postalar için renk kodlu bayraklar ayarlayabilirsiniz ve NetHunt CRM bunlar için bir takip oluşturacaktır. Takiplerle ilgili en havalı şey, onlar için bir tarih belirleyebilmeniz ve son tarihleri ​​olan görevleri hızlı bir şekilde oluşturmanıza izin vermesidir. Takiplerin tümü son tarihlere göre gruplandırılmıştır ve tüm görevler Gmail'inizde gösterilir ve kenar çubuğundan kolayca erişilebilir.

5. Özel etiketler oluşturun

Gmail'de klasör yoktur; hoş olmayan bir sürpriz. Bu şu soruyu gündeme getiriyor: Bir Gmail gelen kutusunu klasörler olmadan nasıl yönetebilirsiniz? Alternatif olarak Gmail, etiketleri kullanmanızı önerir. E-postaları etiketleyin, düzenleyin ve bu etiketlerle daha hızlı bulun . Etiketlerin klasörlere göre en büyük avantajlarından biri, bir e-postanın birden fazla etiketi olabilirken birkaç klasörün parçası olamamasıdır. Bu, mesajları farklı kategorilere girdiğinde kategorilere ayırmayı kolaylaştırır.

Varsayılan olarak Gmail, gelen kutusu, taslaklar, arşivlenmiş gibi önceden yapılandırılmış birkaç etikete sahiptir ve sol kenar çubuğundaki diğer her şey teknik olarak etiketlerdir. Yine de kendi özel etiketlerinizi oluşturabilirsiniz . Ayarlar'a gidin ve Etiketler sekmesini açın. Alt kısımda yeni bir etiket oluşturabilir ve bunu kenar çubuğuna ekleyebilirsiniz. İhtiyacınız olan herhangi bir mesaja özel etiketler atamanıza izin verir. Ek olarak, navigasyon için harika olan gelen kutusunda bu etiketleri göreceksiniz.

NetHunt CRM ipucu: klasörler, kayıtlar ve görüntüleme alanları

NetHunt CRM'de, e-postalar ve kayıt alanlarına eklenen diğer ilgili bilgilerle birlikte kayıtları saklayan klasörler oluşturabilirsiniz. Alanlardan gelen veriler, etiketlere benzer şekilde e-postaların içinde görüntülenebilir. Statik etiketlerin aksine, bu veriler her zaman günceldir ve e-postaların durumunu kontrol etmenizi sağlar. Örneğin, gelen kutunuzda satışları yönetiyorsanız, NetHunt CRM ilgili kişinin hangi işlem hattı aşamasında olduğunu size gösterecektir.

NetHunt, bir müşteri ilişkileri yönetim sistemi olmanın yanı sıra etkili bir Gmail e-posta yöneticisidir.

6. Yinelenen mesajlar için hazır yanıtları kullanın

Aynı mesajı farklı alıcılara göndermeniz gereken zamanlar vardır. Her seferinde sıfırdan yazarak zamanını boşa harcamamalısın. Bir şablon veya Google'ın dediği gibi hazır bir yanıt oluşturarak zaten yazdıklarınızı yeniden kullanın.

En popüler Gmail gelen kutusu yönetimi ipuçlarından biri, Ayarlar'a gitmek ve Labs sekmesi altında Hazır Yanıtları etkinleştirmektir. Hazır Yanıtları etkinleştirdikten ve bir mesaj oluşturduktan sonra, bu mesajı daha sonra kullanmak üzere adlandırabilir ve kaydedebilirsiniz. Hazır yanıtlara, Oluştur penceresinin sol alt köşesindeki oka tıklayarak ulaşabilirsiniz. Bu, şablonlara erişmenizi sağlayarak sık kullanılan mesajları hızlı bir şekilde göndermenize veya sık sorulan sorulara standart yanıtlar vermenize olanak tanır.

7. Aranabilir e-posta konuları oluşturun

Gmail'in arama yetenekleri ne kadar iyi olursa olsun, arama sorgusu olarak kullanılacak mesaj hakkında hiçbir şey hatırlamıyorsanız, onlar bile size yardımcı olmakta zorlanır. Her zaman bir ada, tarihe göre arama yapmayı deneyebilir veya arama filtreleri uygulayabilirsiniz... ancak yine de, mesajla ilgili bazı ayrıntıları hatırlarsanız. E-postalarınızdan “hatırlama” kısmını tamamen kaldırmak ve özellikle küçük işletmeler için e-posta yönetimini iyileştirmek için her seferinde işinize yarayacak bir sistem kullanmanız gerekiyor.

E-postalar için uygun olduğu kadar ayrıntılı konu satırları oluşturmak her zaman daha iyidir. Satışları e-posta yoluyla yönetiyorsanız, "tanıştığımıza memnun oldum" veya "teklif hakkında takip" gibi konu satırları içeren mesajlar göndermeyin, çünkü bunlar alakasız olduklarından ve spam içerikli görünebileceklerinden değil, aynı zamanda hiçbir içerik taşımadıklarından da. örgütsel madde.

Her zaman iletişim kurma nedenini mümkün olduğunca açık bir şekilde belirtin. “21 Ekim 2016'da J Smith ile özel teklif hakkında buluşma” gibi bir konu hemen her şeyi açıklıyor ve arama yapmak daha kolay çünkü en azından konuyu, tarihi veya bir kişiyi hatırlayacaksınız ve arama yapmayı kolaylaştıracaktır. Gmail doğru mesajı hemen önermezse e-posta listesinde.

Bu arada, konu satırlarına göre ilgili kayıtlara kolayca bağlandıklarından , NetHunt'ta ilgili bir e-postayı asla gözden kaçırmazsınız.

Son söz

Ortalama bir kişi günde yaklaşık 120 e-posta aldığından, gelen kutularımızın çoğunun biraz toparlamayla yapabileceğini söylemek doğru olur. Etiketliyor, başrol oynuyor, sıralıyor veya görmezden geliyor olsanız da, hile sayfamızı takip edin ve bir araya getirin.

Sonuçta, ne derler bilirsiniz: Temiz bir gelen kutusu mutlu bir gelen kutusudur.