이메일을 효과적으로 관리하기 위한 7가지 필수 팁

대부분의 사람들은 Gmail이 있는 그대로 훌륭하다고 생각합니다. 간단한 커뮤니케이션, 메시지 저장, 가끔 행아웃 채팅 또는 통화 등 주석에 적힌 대로 작동합니다. 시간과 에너지를 절약하기 위해 모든 것이 내장되어 있습니다. 그러나 계정이 5개 정도 있고 Gmail을 통해 비즈니스를 운영하는 고급 사용자라면 받은편지함 이 생산성을 높이는 도구 가 될 수 있습니다.

이메일을 샅샅이 뒤지고, 이메일로 무엇을 할지 결정하고, 실제로 이메일을 처리하는 데는 결국 몇 시간이 걸립니다. 끔찍한 사실은 일단 멈추면 다시 초점을 맞추는 데 약 23분이 걸린다는 것입니다(출처: WSJ). 받은 편지함을 정리하고 깔끔하게 유지하여 이를 방지해야 합니다.

하지만 바퀴를 재발명할 필요는 없습니다! NetHunt는 항상 당신을 돕기 위해 여기 있습니다. 이메일을 효과적으로 사용하고 받은편지함을 최신 상태로 유지하기 위한 7가지 유용한 팁을 모았습니다.

1. 레이아웃 선택

우리 모두는 우선순위를 정하는 것을 좋아하며 이메일도 예외는 아닙니다. 선호하는 레이아웃 을 선택하는 것이 Gmail을 구성하는 첫 번째 단계입니다. 오른쪽 상단 모서리에 있는 톱니바퀴 기호를 클릭하고 "설정"을 선택하기만 하면 됩니다. 그런 다음 "받은편지함" 탭을 선택하면 Gmail에서 받은편지함을 위한 5가지 레이아웃 옵션을 제공합니다.

• 기본값: 날짜별로 Gmail을 구성하는 표준 형식입니다. 이 보기에서 이메일이 배치되는 다양한 카테고리를 선택할 수 있습니다. 화면 상단에 탭으로 표시되며 어떤 이메일이 더 중요할 가능성이 가장 높은지 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 중요 우선: 이 보기에서 Gmail은 가장 중요한 이메일을 예측하고 노란색 마커로 강조 표시하여 해당 메시지를 받은편지함 상단에 표시합니다. 덜 중요한 메시지는 화면 하단의 아래쪽 받은 편지함에 표시됩니다.
• 읽지 않은 우선 순위: 이 보기는 중요한 우선 순위 옵션과 유사하지만 받은편지함 상단에는 아직 열지 않은 메시지가 포함되고 받은편지함 하단에는 다른 모든 메시지가 포함됩니다.
• 먼저 별표 표시: 별표 표시 우선 보기는 받은 편지함을 두 개의 필드로 나누고 상위 보기에 별표 표시한 이메일만 표시합니다. 다른 모든 것은 아래 두 번째 보기에 나타납니다.
• 자동분류함: 모든 보기의 조합입니다. Gmail은 예측 분석을 사용하여 과거 작업을 기반으로 사용자와 상호작용할 가능성이 가장 높은 이메일을 결정합니다. 그런 다음 해당 이메일을 상위 뷰에 넣습니다.

이 단순하지만 강력한 기능은 한 번에 두 가지 작업을 처리합니다. 받은 편지함 모양이 더 정돈되어 보이고 중요한 이메일을 다시는 놓치는 일이 없습니다.

2. 고급 검색을 사용하여 받은 편지함 정리

너무 뻔하죠? 이렇게 말할 수 있습니다. “ 훌륭한 조언입니다! 하지만 이미 받은 편지함에 있는 모든 항목에 대해 어떻게 해야 합니까? " 받은 편지함에 백업된 약 몇 년 간의 통신 및 알림. 받은 편지함이 지워진 것을 확인하기 위해 이메일을 하나씩 수동으로 살펴보는 것은 생산성 향상 조치로 보이지 않습니다... 하지만 더 좋은 방법이 있습니다!

읽지 않았거나 보관되지 않은 메시지가 많이 있으며 이를 정리하고 싶을 것입니다. 이러한 메시지를 먼저 정렬해야 합니다. 몇 달 동안 해당 이메일을 만지지 않았으므로 현재 활동과 관련이 없거나 중요하지 않을 수 있습니다. 기본적으로 아무 생각 없이 삭제하거나 보관할 수 있습니다. 최소 한 달이 지난 메시지를 제거하세요 . 최신 메시지가 더 관련이 있을 수 있습니다. 이 작업을 수동으로 수행하는 것은 번거로운 작업이 될 것입니다. 저희를 믿으십시오. 대신 Gmail 고급 검색을 사용해야 합니다!

Gmail의 검색은 매우 유연하여 동일한 기준을 충족하는 모든 이메일을 찾을 수 있습니다. 검색 창에 "older_than:1m" 을 입력하여 한 달 전 또는 그 이전에 받은 이메일을 찾을 수 있습니다. 여기서 "1m"은 한 달을 의미합니다(확실히 2로 갈 수 있음). "선택" 버튼 (체크박스가 있는 버튼)을 클릭하고 "모두"를 선택합니다. 이렇게 하면 첫 번째 페이지의 모든 메시지가 선택되지만 받은 편지함의 모든 메시지를 선택하려면 검색 결과 상단의 "이 검색과 일치하는 모든 대화 선택" 을 클릭합니다. 이제 모든 오래된 메시지를 보관처리하거나 삭제하고 받은 편지함을 깨끗하게 유지할 수 있습니다.

NetHunt CRM 팁: 고급 레코드 검색

NetHunt에는 Gmail의 검색을 보완하는 유사한 고급 검색 기능이 있습니다. 동일한 검색 창을 사용하여 NetHunt CRM 폴더 및 레코드를 검색할 수 있습니다. 검색 구문은 매우 유사하여 필드를 기반으로 레코드를 찾고 필터링할 수 있습니다.

3. Touch It Once 이메일 관리 규칙

얼마나 자주 이메일을 열고, 읽고,… 아무것도 하지 않습니까? 이것은 의심할 여지 없이 내 이메일 문제 목록의 맨 위에 있습니다. 이메일을 열고, 읽고, 답을 염두에 두고 신중하게 고려한 다음... 무언가가 당신을 멈추게 하고 이메일은 받은 편지함에 계속 걸려 있습니다(때로는 영원히!).

이러한 경우에 " 한번만 터치 "라고 하는 또 다른 유용한 이메일 관리 규칙이 있습니다. 이는 이메일을 열면 나중까지 기다리기보다 반드시 이에 대해 조치를 취해야 함을 의미합니다. 원하는 것이 무엇 이든 답장을 보내거나 보관하거나 삭제하세요. 받은 편지함을 복잡하게 만들지 않도록 조치를 취하십시오. 완료해야 하는 작업인 경우 다른 곳에 메모(할 일 목록, 할 일 레이블 붙이기, 후속 조치 설정 등)한 다음 보관해야 합니다.

메시지에 답장하고 수동으로 할 필요 없이 보관해야 하는 시간에 관해서는 설정의 일반 탭에서 "보내기 및 보관" 버튼을 활성화할 수 있으며 이제 대화에 답장할 때 새로운 "보내기 및 보관" 버튼은 일반적인 "보내기" 버튼 옆에 나타납니다.

4. 중요한 메시지에 별표 표시

나중에 특정 이메일을 기억하는 방법 중 하나는 읽지 않은 것으로 표시하여 나중에 확인할 수 있도록 하는 것입니다. 또 다른 편리한 옵션은 메시지에 별표 를 표시하는 것입니다. 클릭 한 번으로 이 작업을 수행할 수 있으며 나중에 해당 메시지를 쉽게 찾고 그룹화할 수 있습니다. 좋은 옵션이지만 여전히 유연성이 부족합니다.

기본적으로 Gmail에서는 노란색 별 하나를 설정할 수 있지만 받은편지함에 더 많은 주문을 추가하기 위해 더 많은 별 과 기타 기호를 사용할 수도 있습니다. 설정으로 이동하여 일반 탭에서 사용 가능한 별 및 기호 옵션을 관리할 수 있습니다.

그러나 Gmail 별표에는 명백한 단점이 있습니다. 원하는 별표에 도달하기 전에 모든 항목을 순환해야 하고 추가 구성 레이어를 원하는 경우 Gmail을 별색별로 정렬할 방법이 없습니다.

NetHunt CRM 팁: 후속 조치 사용

NetHunt CRM의 후속 조치는 기본 Gmail 스타와 유사하지만 이메일 및 기록을 훨씬 더 잘 구성 하는 데 도움이 됩니다. 기록 및 이메일에 대해 색상으로 구분된 플래그를 설정할 수 있으며 NetHunt CRM은 이에 대한 후속 조치를 생성합니다. 후속 조치의 가장 멋진 점은 날짜를 설정할 수 있어 기한 이 있는 작업을 빠르게 생성할 수 있다는 것입니다. 후속 조치는 모두 기한별로 그룹화되며 모든 작업은 Gmail에 표시되고 사이드바에서 쉽게 액세스할 수 있습니다.

5. 사용자 지정 레이블 만들기

Gmail에는 폴더가 없습니다. 불쾌한 놀라움. 이것은 질문을 제기합니다. 폴더 없이 Gmail 받은편지함을 어떻게 관리할 수 있습니까? 대안으로 Gmail은 라벨을 사용할 것을 제안합니다. 이러한 태그를 사용 하여 이메일에 태그를 지정하고, 정리하고, 더 빠르게 찾을 수 있습니다 . 폴더에 대한 레이블의 주요 이점 중 하나는 이메일에 레이블이 여러 개 있을 수 있지만 여러 폴더의 일부가 될 수 없다는 것입니다. 이렇게 하면 메시지가 다른 범주에 속할 때 메시지를 더 쉽게 분류할 수 있습니다.

기본적으로 Gmail에는 받은편지함, 임시보관함, 보관함과 같은 미리 구성된 여러 레이블이 있으며 왼쪽 사이드바의 다른 모든 항목은 기술적으로 레이블입니다. 그래도 나만의 맞춤 라벨을 만들 수 있습니다 . 설정으로 이동하여 레이블 탭을 엽니다. 하단에서 새 레이블을 만들어 사이드바에 추가할 수 있습니다. 필요한 모든 메시지에 사용자 지정 레이블을 할당할 수 있습니다. 또한 탐색에 유용한 받은 편지함에서 해당 레이블을 볼 수 있습니다.

NetHunt CRM 팁: 폴더, 레코드 및 표시 필드

레코드 필드에 첨부된 이메일 및 기타 관련 정보와 함께 레코드를 저장하는 폴더를 NetHunt CRM에 생성할 수 있습니다. 필드의 데이터는 레이블과 유사한 이메일 내부에 표시될 수 있습니다. 정적 레이블과 달리 이 데이터는 항상 최신 상태이므로 이메일 상태를 확인할 수 있습니다. 예를 들어 받은 편지함에서 판매를 관리하는 경우 NetHunt CRM은 연락처가 어느 파이프라인 단계에 있는지 보여줍니다.

NetHunt는 고객 관계 관리 시스템일 뿐만 아니라 효과적인 Gmail 이메일 관리자입니다.

6. 반복되는 메시지에 미리 준비된 답변 사용

같은 메시지를 다른 수신자에게 보내야 하는 경우가 종종 있습니다. 매번 처음부터 작성하여 시간을 낭비해서는 안됩니다. 템플릿을 만들거나 Google에서 미리 준비된 답변이라고 부르는 대로 이미 작성한 내용을 재사용하세요.

가장 인기 있는 Gmail 받은편지함 관리 팁 중 하나는 설정으로 이동하여 실험실 탭에서 미리 준비된 답변을 활성화하는 것입니다. 미리 준비된 답변을 활성화하고 메시지를 작성한 후에는 나중에 사용할 수 있도록 해당 메시지의 이름을 지정하고 저장할 수 있습니다. 미리 준비된 답변은 작성 창의 왼쪽 하단 모서리에 있는 화살표를 클릭하여 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 템플릿에 액세스할 수 있으므로 자주 사용하는 메시지를 빠르게 보내거나 자주 묻는 질문에 대한 표준화된 답변을 제공할 수 있습니다.

7. 검색 가능한 이메일 제목 만들기

Gmail의 검색 기능은 아무리 좋아도 검색어로 사용할 메시지에 대해 아무것도 기억나지 않으면 도움이 되지 않습니다. 언제든지 이름, 날짜로 검색을 시도하거나 검색 필터를 적용할 수 있습니다. 그러나 여전히 메시지에 대한 몇 가지 세부 정보를 기억하는 경우입니다. 이메일에서 "기억하는" 부분을 완전히 제거하고 특히 소규모 비즈니스의 이메일 관리를 개선하려면 매번 적합한 시스템을 사용해야 합니다.

이메일의 제목 은 적절하게 작성하는 것이 좋습니다. 이메일을 통해 판매를 관리하는 경우 "만나서 반가워요" 또는 "제안에 대한 후속 조치"와 같은 제목이 포함된 메시지를 보내지 마십시오. 조직 물질.

연락하는 이유를 가능한 한 명확하게 항상 기술하십시오. "특별 제안에 대해 2016년 10월 21일 J Smith와의 만남"과 같은 주제는 모든 것을 즉시 설명하고 적어도 주제, 날짜 또는 사람을 기억할 것이고 검색을 더 쉽게 할 것이기 때문에 검색이 더 쉽습니다. Gmail이 올바른 메시지를 즉시 제안하지 않는 경우 이메일 목록에서

그건 그렇고, NetHunt에서 관련 이메일은 제목을 기반으로 관련 레코드에 쉽게 연결 되기 때문에 관련 이메일을 놓치지 않을 것입니다.

마지막 말

평균적인 사람은 하루에 약 120개의 이메일을 받기 때문에 받은 편지함의 대부분은 약간의 정리 작업으로 처리할 수 있습니다. 레이블 지정, 별표 표시, 정렬 또는 무시 여부에 관계없이 치트 시트를 따르고 함께 가져오십시오.

결국, 그들이 말하는 것을 알고 있습니다. 깨끗한 받은 편지함은 행복한 받은 편지함입니다.