7 sfaturi esențiale pentru a gestiona eficient e-mailurile

Majoritatea oamenilor cred că Gmail este grozav așa cum este. Face ceea ce scrie pe cutie: comunicare simplificată, stocare a mesajelor și poate ocazional chat sau apel Hangouts. Totul este încorporat pentru a vă economisi timp și energie. Dar dacă sunteți un utilizator puternic, unde aveți cinci conturi și vă gestionați afacerea prin Gmail, căsuța dvs. de e-mail se poate transforma într- un ucigaș al productivității .

Cernerea prin e-mailuri, determinarea ce să faceți cu ele și, în cele din urmă, gestionarea lor durează ore întregi. Adevărul teribil este că, odată ce te oprești, durează aproximativ 23 de minute pentru a-ți restabili concentrarea (Sursa: WSJ). Trebuie să preveniți acest lucru, menținând căsuța de e-mail organizată și neaglomerată.

Dar hei, nu trebuie să reinventezi roata! NetHunt este întotdeauna aici pentru a vă ajuta. Am adunat șapte sfaturi grozave pentru utilizarea eficientă a e-mailurilor și pentru a rămâne la curent cu căsuța de e-mail.

1. Selectați un aspect

Tuturor ne place să acordăm prioritate lucrurilor, iar e-mailurile nu fac excepție. Selectarea aspectului preferat ar trebui să fie primul pas pentru a vă organiza Gmail. Doar faceți clic pe simbolul roată din colțul din dreapta sus și selectați „Setări”. Apoi alegeți fila „Inbox” și, de acolo, Gmail vă oferă cinci opțiuni de aspect pentru inbox:

• Implicit: acesta este formatul standard care vă organizează Gmail după dată. În această vizualizare, puteți selecta diferite categorii în care sunt plasate e-mailurile dvs. Acestea apar ca file în partea de sus a ecranului și pot fi utile pentru a determina care dintre e-mailurile dvs. sunt cel mai probabil să fie mai importante.
• Important mai întâi: în această vizualizare, Gmail încearcă să prezică care e-mailuri sunt cele mai importante și le evidențiază cu un marcator galben, afișând acele mesaje în partea de sus a unei căsuțe de e-mail. Mesajele mai puțin importante sunt afișate în căsuța de e-mail de jos, în partea de jos a ecranului.
• Necitit mai întâi: această vizualizare este similară cu opțiunea Important First, cu toate acestea, partea de sus a căsuței dvs. de e-mail include mesaje pe care nu le-ați deschis încă, în timp ce partea de jos a căsuței dvs. de e-mail include orice altceva.
• Cu stea mai întâi: vizualizarea cu stea mai întâi împarte căsuța de e-mail în două câmpuri și afișează numai e-mailurile pe care le-ați marcat cu stea în vizualizarea de sus. Orice altceva apare în a doua vizualizare de mai jos.
• Mesaje prioritare: aceasta este o combinație a tuturor vizualizărilor. Gmail folosește analiza predictivă pentru a determina cu ce e-mailuri este cel mai probabil să interacționați pe baza acțiunilor anterioare. Apoi pune acele e-mailuri în vizualizarea de sus.

Această caracteristică simplă, dar puternică, face față simultan la două sarcini. Îți face aspectul căsuței de e-mail să arate mai ordonat și nu te lasă niciodată să ratezi un e-mail important din nou.

2. Curățați căsuța de e-mail folosind Căutarea avansată

Prea evident, nu? Ai putea spune: „ Un sfat grozav! Dar ce ar trebui să fac cu tot ce este deja în căsuța mea de e-mail? ” aproximativ câțiva ani de comunicare și notificări salvate în căsuța dvs. de e-mail. Parcurgerea manuală a e-mailurilor unul câte unul pentru a vă vedea căsuța de e-mail este golită nu pare o acțiune de îmbunătățire a productivității mele... Dar există o modalitate mai bună!

Evident, aveți o mulțime de mesaje necitite sau dezarhivate și doriți să le curățați. Mai întâi va trebui să sortați aceste mesaje. Deoarece nu ați atins acele e-mailuri de luni de zile, probabil că acestea sunt neimportante sau irelevante pentru activitățile dvs. curente. Practic, le puteți șterge sau arhiva fără să vă gândiți. Eliminați mesajele vechi de cel puțin o lună , mesajele mai noi ar putea fi și mai relevante. A face asta manual ar fi o corvoadă, crede-ne. În schimb, ar trebui să utilizați căutarea avansată Gmail!

Căutarea în Gmail este foarte flexibilă, permițându-vă să găsiți toate e-mailurile care îndeplinesc aceleași criterii. Puteți găsi e-mailuri pe care le-ați primit cu o lună în urmă sau mai devreme introducând „older_than:1m” în bara de căutare, unde „1m” înseamnă o lună (puteți alege 2 doar pentru a fi sigur). Faceți clic pe butonul „Selectați” (cel cu casetă de selectare) și selectați „Toate”. Aceasta va selecta toate mesajele de pe prima pagină, dar dacă doriți să selectați toate mesajele din căsuța de e-mail, faceți clic pe „Selectați toate conversațiile care se potrivesc acestei căutări” în partea de sus a rezultatului căutării. Acum puteți arhiva sau șterge fiecare mesaj vechi și vă puteți păstra căsuța de e-mail curată.

Sfat NetHunt CRM: Căutare avansată a înregistrărilor

NetHunt are o funcție similară de căutare avansată, completând căutarea în Gmail. Puteți căuta prin folderele și înregistrările NetHunt CRM folosind aceeași bară de căutare. Sintaxa de căutare este foarte similară, permițându-vă să găsiți și să filtrați înregistrările pe baza câmpurilor.

3. Atingeți It Once regulă de gestionare a e-mailului

Cât de des deschizi un e-mail, îl citești și... nu faci nimic în privința lui? Acest lucru se află, fără îndoială, în fruntea listei mele de puncte dure de e-mail. Îți deschizi e-mailul, îl citești, chiar iei în minte răspunsul cu atenție și apoi... ceva te oprește și e-mailul rămâne agățat în căsuța de e-mail (uneori pentru totdeauna!).

Pentru astfel de cazuri, există o altă regulă utilă de gestionare a e-mailului cunoscută sub numele de „ atingeți o dată ”. Înseamnă că odată ce ați deschis un e-mail, TREBUIE să faceți ceva în privința lui , în loc să așteptați până mai târziu. Orice doriți, răspundeți, arhivați-l sau ștergeți-l -- faceți ceva pentru a nu vă aglomera căsuța de e-mail. Dacă este o sarcină care trebuie finalizată, trebuie să o notați în altă parte (lista dvs. de activități, puneți o etichetă de sarcini pe ea, setați o urmărire etc.), apoi arhivați-o.

În ceea ce privește orele în care ați răspuns la un mesaj și trebuie să le arhivați fără a fi nevoie să o faceți manual, puteți activa butonul „Trimite și arhivare” din fila General din Setări și acum, când răspundeți la o conversație, un nou Butonul „Trimite și arhivă” va apărea lângă cel obișnuit „Trimite”.

4. Marcați mesajele importante cu stele

Una dintre modalitățile de a vă aminti să reveniți la un anumit e-mail mai târziu este să îl marcați ca necitit, așa că îl veți verifica mai târziu. O altă opțiune mai convenabilă este să marcați cu stea un mesaj. Puteți face acest lucru cu un singur clic și vă va permite să găsiți și să grupați cu ușurință acele mesaje mai târziu. Deși este o opțiune bună, îi lipsește totuși o oarecare flexibilitate.

În mod implicit, Gmail vă permite să setați o singură stea galbenă, dar aveți, de asemenea, permisiunea să activați mai multe stele și alte simboluri pentru a adăuga mai multe comenzi în căsuța dvs. de e-mail. Accesați Setări și, sub fila General, puteți gestiona opțiunile disponibile de stea și simbol acolo.

Dar există dezavantaje evidente ale stelelor Gmail: va trebui să le parcurgeți pe toate înainte de a ajunge la cea pe care o doriți și nu există nicio modalitate de a sorta Gmail după culoarea stelei dacă doriți un strat suplimentar de organizare.

Sfat NetHunt CRM: Utilizați urmăriri

Urmăririle în NetHunt CRM sunt similare cu vedetele native Gmail, dar vă ajută să organizați și mai bine e-mailurile și înregistrările . Puteți seta steaguri cu coduri de culoare pentru înregistrări și e-mailuri, iar NetHunt CRM va crea o urmărire pentru acestea. Cel mai tare lucru la Urmăriri este că le puteți seta o dată , permițându-vă să creați rapid sarcini cu termene limită. Urmăririle sunt toate grupate după date limită și toate sarcinile sunt afișate în Gmail și ușor de accesat în bara laterală.

5. Creați etichete personalizate

Gmail nu are foldere; o surpriză neplăcută. Aceasta ridică o întrebare: cum puteți gestiona o căsuță de e-mail Gmail fără dosare? Ca alternativă, Gmail vă sugerează să utilizați etichete. Etichetați e-mailurile, organizați-le și găsiți-le mai rapid cu acele etichete. Un avantaj major al etichetelor față de foldere este că un e-mail poate avea mai multe etichete, în timp ce nu poate face parte din mai multe foldere. Acest lucru facilitează clasificarea mesajelor atunci când acestea se încadrează în diferite categorii.

În mod implicit, Gmail are mai multe etichete preconfigurate, cum ar fi inbox, schițe, arhivate, iar totul în bara laterală din stânga este, din punct de vedere tehnic, etichete. Totuși, vă puteți crea propriile etichete personalizate . Accesați Setări și deschideți fila Etichete. În partea de jos, puteți crea o nouă etichetă și o puteți adăuga în bara laterală. Vă va permite să atribuiți etichete personalizate oricărui mesaj de care aveți nevoie. În plus, veți vedea acele etichete în căsuța de e-mail, ceea ce este excelent pentru navigare.

Sfat NetHunt CRM: foldere, înregistrări și câmpuri de afișare

Puteți crea foldere în NetHunt CRM care stochează înregistrări cu e-mailuri și alte informații relevante atașate în câmpurile înregistrării. Datele din câmpuri pot fi afișate în e-mailuri similare cu etichetele. Spre deosebire de etichetele statice, aceste date sunt întotdeauna actualizate, permițându- vă să verificați starea e-mailurilor. De exemplu, dacă gestionați vânzările în căsuța dvs. de e-mail, NetHunt CRM vă va arăta în ce stadiu se află persoana de contact.

NetHunt este un manager eficient de e-mail Gmail, pe lângă faptul că este un sistem de gestionare a relațiilor cu clienții.

6. Utilizați răspunsuri predefinite pentru mesajele recurente

Sunt adesea momente în care trebuie să trimiteți același mesaj către diferiți destinatari. Nu ar trebui să-ți pierzi timpul scriindu-l de la zero de fiecare dată. Reutilizați ceea ce ați scris deja creând un șablon sau, așa cum îl numește Google, un răspuns predefinit.

Unul dintre cele mai populare sfaturi de gestionare a căsuței de e-mail Gmail este să accesați Setări și, sub fila Labs, să activați Răspunsuri conservate. Odată ce ați activat Răspunsuri predefinite și ați compus un mesaj, puteți să denumiți și să salvați mesajul respectiv pentru utilizare ulterioară. Răspunsurile predefinite sunt disponibile făcând clic pe săgeata din colțul din stânga jos al ferestrei Scriere. Acest lucru vă oferă acces la șabloane , permițându-vă să trimiteți rapid mesaje utilizate des sau să oferiți răspunsuri standardizate la întrebările frecvente.

7. Creați subiecte de e-mail care pot fi căutate

Oricât de bune sunt capacitățile de căutare ale Gmail, chiar și acestea nu vă pot ajuta dacă nu vă amintiți nimic despre mesaj pe care să îl utilizați ca interogare de căutare. Puteți încerca oricând să căutați după nume, dată sau să aplicați filtre de căutare... dar totuși, asta dacă vă amintiți câteva detalii despre mesaj. Pentru a elimina complet partea de „rememorare” din e-mailurile dvs. și pentru a îmbunătăți în special gestionarea e-mailurilor pentru întreprinderile mici, trebuie să utilizați un sistem care va funcționa pentru dvs. de fiecare dată.

Este întotdeauna mai bine să compuneți subiecte cât mai detaliate pentru e-mailuri, după cum este cazul . Dacă gestionați vânzările prin e-mail, nu trimiteți mesaje cu subiecte precum „Îmi pare bine să vă cunosc” sau „urmăriți despre ofertă”, nu numai pentru că sunt irelevante și ar putea părea spam, ci și pentru că nu conțin substanta organizatorica.

Spuneți întotdeauna motivul contactării cât mai clar posibil. Un subiect precum „Întâlnirea cu J Smith pe 21 octombrie 2016 despre oferta specială” explică imediat totul și este mai ușor să cauți pentru că îți vei aminti cel puțin subiectul, data sau o persoană și o să faci mai ușor căutarea în lista de e-mailuri dacă Gmail nu sugerează imediat mesajul corect.

Apropo, în NetHunt nu veți pierde niciodată din vedere un e-mail relevant, deoarece acestea sunt ușor legate de înregistrările relevante pe baza liniilor de subiect.

Ultimul cuvânt

Deoarece o persoană obișnuită primește în jur de 120 de e-mailuri pe zi, este corect să spunem că multe dintre căsuțele noastre de e-mail ar putea face cu puțină ordine. Indiferent dacă etichetați, marcați cu stea, sortați sau ignorați, urmați fișa noastră de informații și adunați-o.

La urma urmei, știi ce spun ei: o căsuță de e-mail curată este o căsuță de e-mail fericită.