Cómo administrar su agencia de marketing subcontratada: con consejos de expertos

¿Listo para contratar una agencia de marketing subcontratada? ¡Excelente! ¿Crees que nunca más tendrás que mencionar la palabra "marketing"? No tan rapido…

Si bien es cierto que su agencia de marketing subcontratada le quitará una gran cantidad de trabajo, aún desea sentarse a la mesa y ser parte de la conversación de la cena.

Este artículo analiza sugerencias para administrar su agencia de marketing, preguntas clave para hacerle a su agencia y algunos consejos para la transición de una agencia a otra.

Consejos para administrar su agencia de marketing

1. Defina sus partes interesadas internas y el equipo de gestión
2. Establezca sus expectativas de actualizaciones, informes y niveles de entrada
3. Cree objetivos claramente definidos y controle a menudo esos objetivos
4. Confíe en la experiencia de su agencia de marketing
5. Espere un poco de toma y daca
6. Comparta sus hallazgos de la industria
7. Toque a diferentes miembros del equipo para revisar el trabajo de la agencia y colaborar
8. Comuníquese con frecuencia, abierta y honestamente

Más:
Preguntas para hacerle a su agencia de marketing subcontratada
Consejos sobre la transición de una agencia de marketing a otra

1. Defina sus partes interesadas internas y el equipo de gestión

Uno de los muchos beneficios de contratar una empresa de marketing subcontratada es que su equipo de expertos puede alinearse perfectamente con su equipo de expertos. Pero el éxito ocurre cuando existen roles y expectativas claramente definidos .

Elija a un miembro del equipo para que sea el principal punto de contacto de la agencia. Esto asegurará que tenga a alguien en su equipo que siempre esté al tanto del progreso y las metas de la agencia.

Del mismo modo, asegúrese de tener un punto de contacto principal en el lado de la agencia también. ¿A quién puede llamar o enviar un correo electrónico si tiene preguntas?

Pero tenga cuidado de no dejar todo en el regazo de una sola persona. Establecer informes de llamadas de actualización periódicas o presentaciones de estado con el equipo de marketing más grande, incluido el C-Suite, garantizará que todos estén en la misma página. Esto nos lleva a nuestro siguiente punto.

CONSEJO PROFESIONAL: Las empresas de marketing tienen una tasa de rotación notoriamente alta. Eso puede ser enormemente perjudicial para su éxito con una agencia. Si pasa meses incorporando un nuevo contacto y se va para otra oportunidad, ahora está de vuelta al punto de partida.

Pregúntele a su agencia cuál es la felicidad de sus empleados y los niveles de rotación. Y echa un vistazo a su lista en Glassdoor para obtener información privilegiada sobre la satisfacción de los empleados.

¿Listo para contratar una nueva agencia? Estas son las principales agencias de inbound marketing con experiencia en HubSpot .

2. Establezca sus expectativas de actualizaciones, informes y niveles de entrada

Como cliente de marketing subcontratado, puede ser tan bajo o alto mantenimiento como desee.

Puede solicitar reuniones de tráfico mensuales o informes trimestrales. Puede solicitar su propio inicio de sesión en el panel y hacer su propio análisis de rendimiento, o puede esperar las actualizaciones programadas.

Puede revisar personalmente cada palabra de marketing de contenido que se escribe en su nombre y puede solicitar revisiones.

Pero sea lo que sea lo que quiera hacer, es mejor comunicar su nivel deseado de participación y sus expectativas desde el principio.

Preguntas a tener en cuenta al externalizar su marketing:

• ¿Qué tan involucrado quiere estar en la implementación diaria de las tareas de marketing de su agencia?
  
  
• ¿Con qué frecuencia desea actualizaciones e informes? ¿Cómo deberían ser esas actualizaciones e informes y cómo deberían comunicarse? (Por ejemplo, ¿por correo electrónico, en una llamada o bajo demanda a través de un panel en vivo?)
  
  
• ¿A quién se debe copiar o incluir en las actualizaciones desde su lado del negocio?
  
  
• ¿Cómo puede la agencia compartir el éxito con las partes interesadas de marketing interno para que parezca más exitoso?
  
  
• ¿Cuál es el proceso de revisión interna del contenido y otros productos de marketing? ¿Quién es la persona de contacto para los diferentes tipos de entregas de contenido? Por ejemplo, ¿alguien revisará el contenido y lo copiará con otra persona que revise el diseño? ¿Cuánto tiempo debe tomar ese proceso? ¿Quién necesita decir sí o no antes de que algo se publique? Delinear estos detalles es extremadamente importante para el éxito de su asociación.
  
  
• ¿Cuál es su presupuesto de marketing subcontratado y quién lo supervisará? A veces, las cosas cambian, por lo que es importante contar con un miembro del equipo que pueda revisar y aprobar adiciones o sustracciones a su presupuesto.

Las agencias de marketing a menudo emplean diferentes tipos de administradores de cuentas, escritores y diseñadores.

Algunos son colaboradores expertos; otros son mejores produciendo con directivas mínimas. Al hacer estas preguntas ahora, establecerá un terreno común para todos.

SUGERENCIA PROFESIONAL: Está bien comenzar su relación con su agencia en un estado de mayor inversión. Tal vez desee leer todo lo que producen en el primer trimestre o en el segundo, luego, una vez que tenga más confianza (y resultados), puede pasar más tiempo en un segundo plano. Encontrar la relación adecuada con la agencia significa que puede llegar a confiar en ellos tanto como confía en sus empleados internos .

Eventualmente, debe aspirar a llegar a un lugar donde asigna una tarea, y ellos la ejecutan, solo involucrándolo de acuerdo con cómo desea, y necesita, participar. Esta es la diferencia entre trabajar con un proveedor y trabajar con un socio comercial estratégico.

3. Cree objetivos claramente definidos y verifique con frecuencia esos objetivos

No hace falta decir que el éxito con una agencia debe ser medible y específico. Y esos objetivos a veces van más allá del departamento de marketing. A medida que define KPI y métricas específicas que le gustaría que su agencia lo ayude a cumplir, es importante preguntarse:

• ¿Cuáles son mis objetivos y metas comerciales este año?
• ¿Cuáles son los objetivos y metas de ventas que me gustaría alcanzar?
• ¿Cuáles son las métricas de marketing específicas que necesitaré para alcanzar esos objetivos?

Decir "necesitamos más tráfico" es vago y puede generar frustración cuando llega el momento de revisar el éxito de su asociación con una agencia.

Decir, "necesitamos aumentar significativamente nuestro tráfico orgánico para que podamos generar 10 nuevos MQL por trimestre para el segundo trimestre del próximo año", ahora ese es un objetivo SMART .

Haz una lista de objetivos que incluya números, porcentajes y plazos. Una buena agencia de marketing subcontratada tendrá la información para ayudarlo a determinar dónde se encuentra actualmente y qué cifras son razonables. Luego, usando sus objetivos como guía, la agencia puede proponer estrategias específicas para cumplir o superar esos objetivos.

CONSEJO PROFESIONAL: Las metas y el éxito pueden verse diferentes según su perspectiva. Trate de pensar en cómo se ve el éxito desde múltiples ángulos. Nos gusta hacer a nuestros clientes las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se ve el éxito para el negocio en general?
• ¿Cómo es el éxito para el marketing?
• ¿Cómo es el éxito para las ventas?
• ¿Qué debe suceder para que usted diga: “¡Estoy tan feliz de haberme comprometido con PMG para hacer este trabajo!”?
• ¿Qué obstáculos potenciales existen para cualquiera de estos éxitos?

4. Confíe en la experiencia de su agencia de marketing

¿Por qué contrató a una agencia de marketing subcontratada en primer lugar? Si solo estaba buscando algunos tomadores de órdenes y ejecutores para implementar el trabajo básico, eso es una cosa. Si está buscando socios de marketing B2B digitales estratégicos para crear, revisar, desafiar y optimizar toda su estrategia de marketing, entonces esa es una historia diferente.

Su agencia probablemente esté comprometida con un puñado de otras empresas en su misma industria. Han visto lo que funciona y lo que no.

Aunque conoce su negocio mejor que nadie, considere que su agencia puede tener conocimientos sobre las mejores prácticas de marketing y resultados exitosos que usted no tiene.

Si desafían una idea, un proceso o un resultado, intente confiar en su experiencia para que puedan tener éxito juntos.

Siempre recomendamos contratar una agencia que pueda servir como un socio comercial estratégico para ayudarlo a lograr sus objetivos.

5. Espere un poco de toma y daca

Hay un montón de grandes beneficios que vienen con el marketing subcontratado. La gratificación instantánea no suele estar en la lista.

Recuerde que los especialistas en marketing están tratando de equilibrar sus aportes y preferencias con las muchas mejores prácticas que han demostrado ser efectivas en todos los sectores comerciales. Hay una curva de aprendizaje en ambos extremos de la ecuación.

Si el primer esfuerzo es menos que estelar, juzgue la capacidad de su agencia para incorporar comentarios. Califíquelos en habilidades de escucha y seguimiento.

Dar y recibir es la mejor manera de asegurarse de que su agencia satisfaga constantemente sus expectativas y ofrezca un trabajo aún mejor a largo plazo.

SUGERENCIA PROFESIONAL: Si bien debe esperar un poco de tiempo para la incorporación, no tenga miedo de preguntarle a su agencia cómo están trabajando detrás de escena para generar valor inmediato de su compromiso. Hay muchas tareas que su agencia puede completar durante el proceso de incorporación para asegurarse de que todo avance sin problemas y con rapidez.

6. Comparta sus hallazgos de la industria

Su agencia hará su investigación, sí. Es posible que la agencia ya tenga algunos clientes relacionados con la industria. Aún así, no están caminando en tus zapatos todos los días.

La realidad es: tú conoces mejor tu negocio. Así que espere ser un vendedor de una parte y un maestro de una parte para su nueva agencia.

¿Cómo? Comparte tus secretos. Envíe enlaces a los artículos e informes que le gustan. Envíe boletines, grupos de LinkedIn o canales a los que esté suscrito.

Sea claro acerca de quiénes son sus competidores comerciales. ¿Qué hacen que te gusta? Envíe cualquier muestra de gran trabajo que encuentre.

Cuando una brillante epifanía basada en la marca lo saque del sueño, llame a su equipo de marketing. Probablemente también estén despiertos.

SUGERENCIA PROFESIONAL: Cuando trabajamos con nuevos clientes, nos gusta obtener información privilegiada sobre todo lo que es importante para sus clientes. Eso incluye preguntar sobre:

• Los lugares a los que acuden sus clientes para obtener noticias, información y para socializar en línea.
• ¿Qué acrónimos, jerga, taquigrafía u otro idioma utilizan?
• ¿Cómo buscan y encuentran productos en línea? ¿Y con qué frecuencia?
• ¿Qué tipo de contenido prefieren consumir? ¿Libros blancos? Vídeos? ¿Redes sociales?
• ¿A qué ferias comerciales, eventos o medios en línea asisten para desarrollar sus carreras o negocios?

Si conoce las respuestas a todas estas, envíelas a su agencia. Cuanta más información tengan, mejor podrán desarrollar y seleccionar una estrategia que sea mejor para SU negocio.

7. Toque a diferentes miembros del equipo para revisar el trabajo de la agencia y colaborar

Parte de la razón por la que está contratando un departamento de marketing subcontratado es para evitar sobrecargar a su equipo con tareas adicionales. Como parte de ese equipo, USTED también es susceptible a la sobrecarga, el agotamiento, la visión de túnel, el exceso de cafeína y otros destinos horribles relacionados con el trabajo.

No tengas miedo de pasar el bastón. Todos en su personal tienen ideas únicas. Algunos empleados pueden incluso tener una habilidad especial para escribir blogs o un interés activo en las redes sociales.

Estas son excelentes oportunidades para comenzar a fusionar estrategias subcontratadas con talento interno.

Y en algún momento del camino, es posible que no necesite tantas horas dedicadas de su agencia.

SUGERENCIA PROFESIONAL: Si ha llegado hasta aquí, probablemente esté considerando trabajar con una agencia. Esta guía puede ayudar. Consulte 8 señales de que está listo para subcontratar su comercialización para obtener aún más consejos sobre una asociación de comercialización bien administrada.

8. Comuníquese con frecuencia, abierta y honestamente

A veces, las necesidades y los objetivos de su empresa cambian. A veces es necesario ser flexible.

A veces necesita dar su opinión sobre un resultado que no cumplió con sus expectativas. Otras veces es posible que no se lleve bien con su administrador de cuenta o punto de contacto.

¿Necesita más informes? ¿Necesita menos participación en el proceso general de marketing? ¿Necesita reunirse con más frecuencia?

Trabajar con una agencia tiene una enorme cantidad de beneficios para tu negocio. Pero una relación con tanta inversión no siempre es fácil. Es importante tener conversaciones sensatas con los representantes de su agencia y la gerencia de la agencia regularmente.

Una gran agencia se comunicará con usted a menudo sobre su satisfacción. Pero si ese no es el caso, es importante que hable para que todos puedan reajustarse y volver a alcanzar sus objetivos comerciales.

Leer más: Cómo la contratación de una agencia de marketing entrante promueve la alineación en toda la empresa

Preguntas para hacerle a su agencia de marketing subcontratada

Hemos trabajado con muchos clientes increíbles a lo largo de los años. Estas son algunas de nuestras preguntas favoritas para responder. Y si bien es bueno preguntar antes de comenzar un compromiso, su agencia debe estar preparada para responderlas durante cualquier etapa de su relación.

1. 1. ¿Cuál es la antigüedad de sus clientes? Desea trabajar con una agencia que tenga un sólido historial de éxito. Si los clientes se quedan por varios años, es una buena indicación de que están satisfechos y de que están creciendo continuamente con la agencia.
   
   
2. 2. ¿Cuál es la antigüedad de sus empleados? ¿Cuál es su calificación en Glassdoor? Los empleados felices significan que es menos probable que su punto de contacto directo dentro de la agencia cambie, lo que le brinda una asociación sostenible a más largo plazo basada en el crecimiento y el conocimiento acumulados.
   
   
3. 3. ¿Tiene experiencia específica y extensa en mi industria o campo en particular? Es genial que muchas agencias tengan una amplia experiencia en varias industrias. Pero probablemente verá el mayor éxito al trabajar con expertos en su campo.
   
   
4. 4. ¿Quién será mi equipo? ¿Cuáles son sus especialidades y experiencias? Saber quién se encargará de su comercialización diaria puede ayudarlo a comprender si la relación encajará bien.
   
   
5. 5. ¿Ha completado un proyecto como este antes? ¿Puedes compartir los resultados? La experiencia en la industria no es el único factor importante. Si su negocio es el piloto de ciertas iniciativas de marketing, como el rediseño de un sitio web o una campaña de PPC, es posible que desee reconsiderarlo.
   
   
6. 6. ¿Cuál es su nivel de socio de agencia de HubSpot? ¿Cuánto tiempo has usado HubSpot? ¿Cuánto tiempo has sido socio de HubSpot? Si usa HubSpot, es importante trabajar con una agencia que tenga una amplia experiencia con la plataforma.
   
   
7. 7. ¿Qué os diferencia de otras agencias? ¿Por qué debería trabajar con usted en lugar de un competidor? Pregúntese: ¿qué es importante para usted como empresa? ¿Es un enfoque en la filantropía? ¿Son solo resultados, resultados y más resultados? ¿Es un equipo con personalidades con las que te encanta trabajar? Asegúrese de que este diferenciador clave se alinee con su idea de cómo debería ser una relación de agencia.
   
   
8. 8. ¿Cuándo puedo esperar ver los resultados del compromiso? Sea realista aquí, teniendo en cuenta tanto las 'ganancias rápidas' como las jugadas a largo plazo. Un gran blog, por ejemplo, puede tardar entre 60 y 90 días en ser indexado correctamente por Google. Los resultados, como cualquier gran cosa, toman tiempo.
   
   
9. 9. Mi negocio es muy específico. ¿Cómo puede una agencia proporcionarme una dirección estratégica? Su agencia debe trabajar con sus expertos en la materia, investigar su negocio y buscar continuamente oportunidades para aprender de usted. Incluso las mejores agencias se apoyarán más en usted al principio, a medida que crezcan y aprendan más sobre su negocio. Además, una agencia altamente calificada también podrá llevar adelante sus aprendizajes y experiencia con otras empresas para asegurarse de que tenga éxito.
   
   
10. 10. ¿Cómo se determina el plan de trabajo? Un socio estratégico debe tomarse el tiempo para comprender sus objetivos comerciales y diseñar un plan a largo plazo que los alcance. Sin embargo, también habrá momentos en los que necesitarás dedicar tiempo a lo básico. ¿Necesita cambiar un poco las cosas para publicar algunas publicaciones de blog o correos electrónicos? Es su dólar, y sus requisitos deben tener prioridad.
    
    
11. 11. ¿Con qué frecuencia podemos reunirnos con usted para obtener actualizaciones? ¿Cuánto tardaremos en saber de usted si le enviamos un correo electrónico? Manténgase alejado de las agencias que intentan empujarlo a reuniones trimestrales. Debe tener un punto de contacto principal con el que pueda hablar en cualquier momento.
13. Dependiendo del proyecto, puede ser necesario reunirse semanalmente. De lo contrario, los registros mensuales o bimensuales son estándar. Cuando se trata de correos electrónicos, respondemos a nuestros clientes en cuestión de minutos u horas. Nos limitamos a un tiempo máximo de respuesta de 24 horas hábiles.
15. No tenga miedo de preguntar cuáles son las expectativas en la agencia que está entrevistando. Es importante tener una idea clara de cuánto tiempo llevará obtener las respuestas.
    
    
16. 12. ¿Qué pasa si nuestras necesidades cambian en medio de un plan o proyecto? Sucede. La flexibilidad es clave para el éxito en marketing. Su agencia debe estar acostumbrada a adaptarse a los cambios. No debería ser un problema intercambiar proyectos o inversiones similares.
18. Si es con suficiente anticipación, es posible que deba purgar y repensar toda su estrategia de 90 días. Solo tenga en cuenta que su agencia también es un negocio. Los cambios dramáticos pueden tener un costo si el trabajo ya está en progreso. Ambos lados deben ser justos y hacer que el pivote funcione.
    
    
19. 13. ¿Qué pasa si no nos gusta o no estamos de acuerdo con el trabajo proporcionado? El trabajo de agencia generalmente viene con un acuerdo de revisión, así que asegúrese de preguntar sobre esto con anticipación. Si no está en línea con lo que se discutió en la etapa de planificación, esté abierto a tener esa conversación para que las expectativas puedan establecerse claramente en el futuro.
    
    
20. 14. ¿Qué pasa si nos enfrentamos con el administrador de cuentas de la agencia? Asegúrese de tener una conversación sensata con el propietario de la agencia o su gerente. La belleza de una relación de agencia es que si las personalidades no encajan, a menudo se puede hacer un cambio de jugadores.
    
    
21. 15. ¿Cuál es el alcance del trabajo? ¿Podemos comenzar con un proyecto antes de pasar a un anticipo? Tenga cuidado con las agencias que requieren que firme un compromiso de 12 meses antes de seguir adelante. No tiene que ser así. Si bien un anticipo mensual es generalmente la mejor manera de obtener el máximo valor de su agencia a largo plazo, solo firme un contrato con el que se sienta absolutamente cómodo.

Consulte esta publicación de blog para obtener una lista completa de preguntas antes de contratar una agencia de marketing entrante. Hemos incluido una descarga de PDF interactiva que también puede imprimir.

Consejos sobre la transición de una agencia de marketing a otra

Sucede a menudo. Trabajas con una agencia pero luego, por una u otra razón, simplemente no funciona. Escribimos sobre este tema de manera exhaustiva en esta guía aquí. Si está haciendo la transición de una agencia a otra, estos son algunos consejos clave que debe tener en cuenta:

1. Sepa que hay otros peces en el mar. Al igual que una relación personal, cada relación comercial o de agencia es única y diferente a la anterior. Entra en tu próxima relación con una mente abierta. Y lo más importante, no asuma que su próxima relación tendrá las mismas fortalezas O las mismas deficiencias.
   
   
2. Aprovecha la oportunidad de crecimiento. Haz una lista de todo lo que salió muy bien y todo lo que salió mal. Es importante asumir la responsabilidad de las cosas que podrías hacer mejor en tu próxima relación. Delinear las áreas de mejora ayudará a su próxima agencia a comprender cómo será el éxito en su nueva relación.
   
   
3. Pon tus patos en una fila. Asegúrese de tener acceso a todas sus cuentas, inicios de sesión y todo el trabajo que la agencia anterior entregó en su posesión. Si había algo complejo que estaban gestionando y que usted no entiende del todo, asegúrese de obtener los detalles por escrito. Luego, informe a su nueva agencia de lo que estaba en proceso, para que puedan retomar donde lo dejó el otro.
   
   

La gestión de su agencia subcontratada no tiene por qué ser difícil. En Precision Marketing Group, adoptamos cuatro estándares clave: excelencia, integridad, flexibilidad y diversión. Así es. Con la agencia adecuada, su asociación puede ser divertida .

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¿Quieres seguir aprendiendo más? Aquí hay otra guía sobre la gestión de agencias para mantener este impulso.