Como gerenciar sua agência de marketing terceirizada - com dicas de especialistas

Pronto para contratar uma agência de marketing terceirizada? Excelente! Acha que nunca mais precisará mencionar a palavra “marketing”? Não tão rápido…

Embora seja verdade que sua agência de marketing terceirizada tirará uma grande parte do trabalho do seu prato, você ainda quer sentar à mesa e fazer parte da conversa do jantar.

Este artigo discute dicas para gerenciar sua agência de marketing, perguntas importantes a serem feitas à sua agência e alguns conselhos para a transição de uma agência para outra.

Dicas para gerenciar sua agência de marketing

1. Defina suas partes interessadas internas e equipe de gerenciamento
2. Defina suas expectativas para atualizações, relatórios e níveis de entrada
3. Crie metas claramente definidas - e verifique com frequência essas metas
4. Confie na experiência da sua agência de marketing
5. Espere um pouco de dar e receber
6. Compartilhe suas descobertas do setor
7. Toque em diferentes membros da equipe para revisar o trabalho da agência e colaborar
8. Comunique-se frequentemente, abertamente e honestamente

Mais:
Perguntas para fazer à sua agência de marketing terceirizada
Dicas sobre como fazer a transição de uma agência de marketing para outra

1. Defina suas partes interessadas internas e equipe de gerenciamento

Um dos muitos benefícios de contratar uma empresa de marketing terceirizada é que sua equipe de especialistas pode se alinhar perfeitamente com sua equipe de especialistas. Mas o sucesso acontece quando há papéis e expectativas claramente definidos .

Escolha um membro da equipe para ser o principal ponto de contato da agência. Isso garantirá que você tenha alguém em sua equipe que esteja sempre atualizado com o progresso e as metas da agência.

Da mesma forma, verifique se você também tem um ponto de contato principal no lado da agência. Para quem você pode ligar ou enviar e-mail se tiver dúvidas?

Mas tome cuidado para não jogar tudo no colo de uma pessoa. Definir relatórios regulares de chamadas de atualização ou apresentações de status com a equipe de marketing maior - incluindo o C-Suite - garantirá que todos estejam na mesma página. Isso nos leva ao nosso próximo ponto.

DICA PRO: As empresas de marketing têm uma taxa de rotatividade notoriamente alta. Isso pode ser extremamente prejudicial para o seu sucesso com uma agência. Se você passar meses recebendo um novo contato e ele sair para outra oportunidade, agora você está de volta à estaca zero.

Pergunte à sua agência quais são os níveis de felicidade e rotatividade de seus funcionários. E confira a lista deles no Glassdoor para ter uma visão privilegiada da satisfação dos funcionários.

Pronto para contratar uma nova agência? Aqui estão as principais agências de inbound marketing com experiência na HubSpot .

2. Defina suas expectativas para atualizações, relatórios e níveis de entrada

Como um cliente de marketing terceirizado, você pode ter manutenção tão baixa ou alta quanto quiser.

Você pode solicitar reuniões mensais de tráfego ou relatórios trimestrais. Você pode solicitar seu próprio login no painel e fazer sua própria análise de desempenho, ou pode aguardar as atualizações agendadas.

Você pode revisar pessoalmente cada palavra de marketing de conteúdo escrita em seu nome e solicitar revisões.

Mas o que quer que você queira fazer, é melhor comunicar o nível de envolvimento desejado e suas expectativas desde o início.

Perguntas a serem consideradas ao terceirizar seu marketing:

• Quão envolvido você deseja estar na implementação diária das tarefas de marketing da sua agência?
  
  
• Com que frequência você deseja atualizações e relatórios? Como devem ser essas atualizações e relatórios e como devem ser comunicados? (Por exemplo, por e-mail, por chamada ou sob demanda por meio de um painel ao vivo?)
  
  
• Quem deve ser copiado ou incluído nas atualizações do seu lado da empresa?
  
  
• Como a agência pode compartilhar o sucesso com as partes interessadas de marketing interno para que você pareça mais bem-sucedido?
  
  
• Qual é o processo de revisão interna de conteúdo e outras entregas de marketing? Quem é a pessoa responsável pelos diferentes tipos de entregas de conteúdo? Por exemplo, alguém revisará o conteúdo e copiará com outra pessoa revisando o design? Quanto tempo deve demorar esse processo? Quem precisa dizer sim ou não antes que algo seja lançado? Delinear esses detalhes é extremamente importante para o sucesso de sua parceria.
  
  
• Qual é o seu orçamento de marketing terceirizado e quem vai supervisionar isso? As coisas às vezes mudam, por isso é importante ter um membro da equipe que possa revisar e aprovar adições ou subtrações ao seu orçamento.

As agências de marketing geralmente empregam diferentes tipos de gerentes de contas, escritores e designers.

Alguns são colaboradores especialistas; outros são melhores em produzir com diretrizes mínimas. Ao fazer essas perguntas agora, você estabelecerá um terreno comum para todos.

DICA PRO: Não há problema em começar seu relacionamento com sua agência em um estado de maior investimento. Talvez você queira ler tudo o que eles produzem no primeiro trimestre ou dois, então, quando tiver mais confiança (e resultados), poderá ficar mais em segundo plano. Encontrar o relacionamento de agência certo significa que você pode confiar neles tanto quanto confia em seus funcionários internos .

Eventualmente, você deve ter como objetivo chegar a um lugar onde você atribui uma tarefa, e eles correm com ela, apenas envolvendo você de acordo com como você quer - e precisa - se envolver. Essa é a diferença entre trabalhar com um fornecedor e trabalhar com um parceiro de negócios estratégico.

3. Crie metas claramente definidas - e verifique com frequência essas metas

Escusado será dizer que o sucesso com uma agência deve ser mensurável e específico. E esses objetivos às vezes vão além do departamento de marketing. Ao definir KPIs e métricas específicos que você gostaria que sua agência o ajudasse a atender, é importante se perguntar:

• Quais são meus objetivos e metas de negócios este ano?
• Quais são os objetivos e metas de vendas que eu gostaria de alcançar?
• Quais são as métricas de marketing específicas que precisarei para atingir essas metas?

Dizer “precisamos de mais tráfego” é vago e pode levar à frustração na hora de avaliar o sucesso de sua parceria com uma agência.

Dizendo: “precisamos aumentar significativamente nosso tráfego orgânico para que possamos gerar 10 novos MQLs por trimestre até o segundo trimestre do próximo ano” -- agora essa é uma meta SMART .

Faça uma lista de metas que incluam números, porcentagens e cronogramas. Uma boa agência de marketing terceirizada terá a visão para ajudá-lo a determinar onde você está atualmente e quais números são razoáveis. Então, usando suas metas como guia, a agência pode propor estratégias direcionadas para atingir ou superar essas metas.

DICA PRO: Metas e sucesso podem parecer diferentes dependendo da sua perspectiva. Tente pensar em como é o sucesso de vários ângulos. Gostamos de fazer as seguintes perguntas aos nossos clientes:

• Como é o sucesso para o negócio em geral?
• Como é o sucesso do marketing?
• Como é o sucesso nas vendas?
• O que precisa acontecer para você dizer: “Estou tão feliz por ter me engajado com a PMG para fazer este trabalho!”?
• Que obstáculos potenciais existem para qualquer um desses sucessos?

4. Confie na experiência da sua agência de marketing

Por que você contratou uma agência de marketing terceirizada em primeiro lugar? Se você estava apenas procurando alguns tomadores de pedidos e executores para implementar o trabalho básico, isso é uma coisa. Se você está procurando parceiros de marketing B2B estratégicos e digitais para criar, revisar, desafiar e otimizar toda a sua estratégia de marketing, a história é outra.

Sua agência provavelmente está envolvida com um punhado de outras empresas do mesmo setor. Eles viram o que funciona e o que não funciona.

Mesmo que você conheça sua empresa melhor do que ninguém, considere que sua agência pode ter insights sobre as melhores práticas de marketing e resultados bem-sucedidos que você não tem.

Se eles desafiarem uma ideia, processo ou resultado, tente confiar na experiência deles para que vocês possam ter sucesso juntos.

Sempre recomendamos a contratação de uma agência que possa servir como um parceiro estratégico de negócios para ajudá-lo a atingir seus objetivos.

5. Espere um pouco de dar e receber

Há muitos grandes benefícios que vêm com o marketing terceirizado. A gratificação instantânea normalmente não está na lista.

Lembre-se de que os profissionais de marketing estão tentando equilibrar suas informações e preferências com as muitas práticas recomendadas que se mostraram eficazes em todos os setores de negócios. Há uma curva de aprendizado em ambas as extremidades da equação.

Se o primeiro esforço não for muito bom, julgue a capacidade de sua agência de incorporar feedback. Classifique-os em habilidades de escuta e acompanhamento.

“Dar e receber” é a melhor maneira de garantir que sua agência atenda consistentemente às suas expectativas e entregue um trabalho ainda melhor a longo prazo.

DICA PRO: Embora você deva esperar um pouco de tempo para a integração, não tenha medo de perguntar à sua agência como eles estão trabalhando nos bastidores para gerar valor imediato de seu envolvimento. Há muitas tarefas que sua agência pode concluir durante o processo de integração para garantir que as coisas ocorram de maneira suave e rápida.

6. Compartilhe suas descobertas do setor

Sua agência fará sua pesquisa, sim. A agência pode já ter alguns clientes relacionados ao setor. Ainda assim, eles não estão andando no seu lugar todos os dias.

A realidade é: você conhece melhor o seu negócio. Portanto, espere ser um profissional de marketing e um professor de sua nova agência.

Como? Compartilhe seus segredos. Envie links para os artigos e relatórios que você adora. Envie boletins informativos, grupos do LinkedIn ou canais nos quais você se inscreve.

Seja claro sobre quem são seus concorrentes de negócios. O que eles fazem que você gosta? Encaminhe quaisquer amostras de ótimos trabalhos que encontrar.

Quando você acordar do sono por uma brilhante epifania baseada na marca, ligue para sua equipe de marketing. Eles provavelmente estão acordados também.

DICA PRO: Ao trabalhar com novos clientes, gostamos de obter informações privilegiadas sobre tudo o que é importante para seus clientes. Isso inclui perguntar sobre:

• Os lugares que seus clientes vão para obter notícias, insights e socializar on-line
• Que siglas, jargão, taquigrafia ou outro idioma eles usam?
• Como eles pesquisam e encontram produtos online? E com que frequência?
• Que tipo de conteúdo eles preferem consumir? Documentos? Vídeos? Mídia social?
• Quais feiras, eventos ou mídia online eles participam para desenvolver suas carreiras ou negócios?

Se você souber as respostas para todas essas perguntas, envie-as para sua agência. Quanto mais informações eles tiverem, melhor poderão desenvolver e selecionar uma estratégia que seja melhor para o SEU negócio.

7. Toque em diferentes membros da equipe para revisar o trabalho da agência e colaborar

Parte do motivo pelo qual você está contratando um departamento de marketing terceirizado é evitar sobrecarregar sua equipe com tarefas adicionais. Como parte dessa equipe, VOCÊ também é suscetível a sobrecarga, esgotamento, visão de túnel, excesso de cafeína – e outros destinos horríveis relacionados ao trabalho.

Não tenha medo de passar o bastão. Todos em sua equipe têm insights exclusivos. Alguns funcionários podem até ter um talento especial para blogs ou um interesse ativo nas mídias sociais.

Essas são ótimas oportunidades para começar a mesclar estratégias terceirizadas com talentos internos.

E em algum lugar no futuro, você pode descobrir que não precisa de tantas horas dedicadas de sua agência.

DICA PRO: Se você chegou até aqui, provavelmente está pensando em trabalhar com uma agência. Este guia pode ajudar. Confira 8 sinais de que você está pronto para terceirizar seu marketing para obter ainda mais conselhos sobre uma parceria de marketing bem gerenciada.

8. Comunique-se frequentemente, abertamente e honestamente

Às vezes, suas necessidades e objetivos de negócios mudam. Às vezes você precisa ser flexível.

Às vezes, você precisa dar feedback sobre uma entrega que não atendeu às suas expectativas. Outras vezes, você pode não se dar bem com seu gerente de conta ou ponto de contato.

Você precisa de mais relatórios? Você precisa de menos envolvimento no processo geral de marketing? Você precisa se encontrar com mais frequência?

Trabalhar com uma agência tem uma enorme quantidade de benefícios para o seu negócio. Mas uma relação com tanto investimento nem sempre é fácil. É importante ter conversas equilibradas com os representantes da agência e com o gerenciamento da agência regularmente.

Uma ótima agência entrará em contato com você com frequência sobre sua satisfação. Mas se esse não for o caso, é importante que você se manifeste para que todos possam se realinhar e voltar a cumprir suas metas de negócios.

Leia mais: Como a contratação de uma agência de inbound marketing promove o alinhamento de toda a empresa

Perguntas para fazer à sua agência de marketing terceirizada

Trabalhamos com muitos clientes incríveis ao longo dos anos. Aqui estão algumas das nossas perguntas favoritas para responder. E, embora seja ótimo perguntar antes de iniciar um noivado, sua agência deve estar preparada para respondê-las durante qualquer estágio do relacionamento.

1. 1. Qual é a posse de seus clientes? Você quer trabalhar com uma agência que tenha um forte histórico de sucesso. Se os clientes permanecerem por vários anos, isso é uma boa indicação de que eles estão satisfeitos e crescendo continuamente com a agência.
   
   
2. 2. Qual é a permanência de seus funcionários? Qual é a sua avaliação no Glassdoor? Funcionários felizes significam que seu ponto de contato direto dentro da agência tem menos probabilidade de rotatividade - proporcionando a você uma parceria mais sustentável e de longo prazo, baseada em crescimento e conhecimento cumulativos.
   
   
3. 3. Você tem experiência específica e extensa em minha indústria ou campo específico? É ótimo que muitas agências tenham ampla experiência em vários setores. Mas você provavelmente terá mais sucesso trabalhando com especialistas em seu campo.
   
   
4. 4. Quem será minha equipe? Quais são suas especialidades e experiências? Saber quem estará lidando com seu marketing diário pode ajudá-lo a entender se o relacionamento será adequado.
   
   
5. 5. Você já completou um projeto como este antes? Você pode compartilhar os resultados? A experiência na indústria não é o único fator importante. Se sua empresa é o piloto de certas iniciativas de marketing - como um redesenho de site ou campanha de PPC - você pode querer reconsiderar.
   
   
6. 6. Qual é o seu nível de parceiro de agência da HubSpot? Há quanto tempo você usa o HubSpot? Há quanto tempo você é parceiro da HubSpot? Se você estiver usando o HubSpot, é importante trabalhar com uma agência que tenha ampla experiência com a plataforma.
   
   
7. 7. O que o diferencia de outras agências? Por que devo trabalhar com você em vez de um concorrente? Pergunte a si mesmo: o que é importante para você como empresa? É um foco na filantropia? São apenas resultados, resultados e mais resultados? É uma equipe com personalidades com as quais você adora trabalhar? Certifique-se de que esse importante diferencial esteja alinhado com sua ideia de como deve ser um relacionamento com a agência.
   
   
8. 8. Quando posso esperar ver os resultados do engajamento? Seja realista aqui, considerando tanto as 'vitórias rápidas' quanto as jogadas de longo prazo. Um ótimo blog, por exemplo, pode levar de 60 a 90 dias para ser indexado com sucesso pelo Google. Os resultados, como qualquer grande coisa, levam tempo.
   
   
9. 9. Meu negócio é muito nicho – como uma agência pode fornecer uma direção estratégica para mim? Sua agência deve trabalhar com seus especialistas no assunto, pesquisar seus negócios e buscar continuamente oportunidades para aprender com você. Mesmo as melhores agências se apoiarão mais em você no início, à medida que crescem e aprendem mais sobre o seu negócio. Além disso, uma agência altamente qualificada também poderá levar adiante seus aprendizados e experiências com outras empresas para garantir que você seja bem-sucedido.
   
   
10. 10. Como é determinado o plano de trabalho? Um parceiro estratégico deve dedicar tempo para entender seus objetivos de negócios e elaborar um plano de longo prazo que os alcançará. No entanto, também haverá momentos em que você precisará reservar um tempo para o básico. Você precisa mudar um pouco as coisas para obter algumas postagens no blog ou e-mails? É o seu dólar, e seus requisitos devem ter prioridade.
    
    
11. 11. Com que frequência podemos nos encontrar com você para receber atualizações? Quanto tempo deve levar para receber sua resposta se enviarmos um e-mail? Fique longe de agências que tentam empurrá-lo para reuniões trimestrais. Você deve ter um ponto de contato principal com o qual possa falar a qualquer momento.
13. Dependendo do projeto, reuniões semanais podem ser necessárias. Caso contrário, check-ins bimensais ou mensais são padrão. Quando se trata de e-mails, respondemos aos nossos clientes em minutos ou horas. Temos um tempo máximo de resposta de 24 horas úteis.
15. Não tenha medo de perguntar qual é a expectativa na agência que você está entrevistando. É importante ter uma ideia clara de quanto tempo levará para obter respostas.
    
    
16. 12. E se nossas necessidades mudarem no meio de um plano ou projeto? Acontece. A flexibilidade é a chave para o sucesso no marketing. Sua agência deve estar acostumada a rolar com as mudanças. Não deve ser um problema trocar projetos ou investimentos semelhantes.
18. Se for com antecedência suficiente, talvez seja necessário liberar e repensar toda a sua estratégia de 90 dias. Lembre-se de que sua agência também é um negócio. Mudanças dramáticas podem ter um custo se o trabalho já estiver em andamento. Ambos os lados devem ser justos e fazer o pivô funcionar.
    
    
19. 13. E se não gostarmos ou não concordarmos com o trabalho fornecido? O trabalho da agência geralmente vem com um acordo de revisão - portanto, pergunte sobre isso com antecedência. Se não estiver de acordo com o que foi discutido na etapa de planejamento, esteja aberto a ter essa conversa para que as expectativas possam ser claramente definidas no futuro.
    
    
20. 14. E se batermos de frente com o gerente de contas da agência? Certifique-se de ter uma conversa equilibrada com o proprietário da agência ou seu gerente. A beleza de um relacionamento de agência é que, se as personalidades não combinam, muitas vezes pode ser feita uma troca de jogadores.
    
    
21. 15. Qual é o escopo do trabalho? Podemos começar com um projeto antes de passar para um retentor? Desconfie de agências que exigem que você assine um compromisso de 12 meses antes de seguir em frente. Não precisa ser assim. Embora um retentor mensal geralmente seja a melhor maneira de obter o máximo valor de sua agência a longo prazo, assine apenas um contrato com o qual você se sinta absolutamente confortável

Confira esta postagem do blog para obter uma lista completa de perguntas antes de contratar uma agência de inbound marketing. Incluímos um download interativo de PDF que você também pode imprimir.

Dicas sobre como fazer a transição de uma agência de marketing para outra

Acontece muitas vezes. Você trabalha com uma agência, mas então, por uma razão ou outra, simplesmente não funciona. Escrevemos sobre este tópico de forma abrangente neste guia aqui. Se você estiver fazendo a transição de uma agência para outra, aqui estão algumas dicas importantes a serem lembradas:

1. Saiba que existem outros peixes no mar. Assim como um relacionamento pessoal, todo relacionamento comercial ou de agência é único e diferente do anterior. Entre no seu próximo relacionamento com a mente aberta. E o mais importante, não assuma que seu próximo relacionamento virá com os mesmos pontos fortes OU as mesmas deficiências.
   
   
2. Abrace a oportunidade de crescimento. Faça uma lista de tudo o que correu muito bem e tudo o que correu mal. É importante assumir a responsabilidade pelas coisas que você poderia fazer melhor em seu próximo relacionamento. Delinear as áreas de melhoria ajudará sua próxima agência a entender como será o sucesso em seu novo relacionamento.
   
   
3. Coloque seus patos em uma fileira. Certifique-se de ter acesso a todas as suas contas, logins e todo o trabalho que a agência anterior entregou em sua posse. Se havia algo complexo que eles estavam gerenciando e que você não entende muito bem, certifique-se de obter os detalhes por escrito. Em seguida, informe sua nova agência sobre o que estava em andamento, para que eles possam continuar de onde a outra parou.
   
   

Gerenciar sua agência terceirizada não precisa ser difícil. No Precision Marketing Group, adotamos quatro padrões principais: Excelência, Integridade, Flexibilidade e Diversão. Isso mesmo. Com a agência certa, sua parceria pode ser divertida .

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Quer continuar aprendendo mais? Aqui está outro guia sobre gerenciamento de agências para manter esse ritmo.