Cómo incorporar nuevos clientes: preparar el escenario para el éxito de la agencia de marketing
Publicado: 2023-09-15Contratar un nuevo cliente es una gran victoria. Pero los pasos inmediatamente después de la firma del contrato marcan la pauta para la relación futura .
Como agencia, incorporar nuevos clientes de marketing no es solo papeleo y trámites.
Se trata de comprender las necesidades de su cliente, establecer expectativas y generar confianza.
No es necesario empezar desde cero cada vez. Crear un proceso definido puede optimizar su lista de tareas pendientes para incorporar nuevos clientes.
En esta guía, revelaremos cómo configurar una experiencia de incorporación de clientes fluida y repetible .
Cubriremos:
- Cómo incorporar el onboarding a tu proceso de ventas
- Cómo crear un cuestionario para el cliente
- Cómo prepararse para las redes sociales
- Cómo configurar un proceso de incorporación de nuevos clientes
¿Qué es la incorporación de clientes?
La incorporación de clientes es el proceso inicial de integración de un nuevo cliente en su agencia. Se trata de recopilar información, configurar flujos de trabajo y prepararse para comenzar el trabajo.
Durante la etapa de incorporación, establecerá lo que su cliente quiere lograr y los pasos que debe seguir para ayudarlo.
El proceso de incorporación garantiza que usted y su cliente estén en la misma página. Le ayuda a comprender su negocio, sus desafíos y su público objetivo.
¿Por qué es importante la incorporación de clientes?
Un buen proceso de incorporación es clave para la satisfacción y retención del cliente.
Un estudio de Wyzowl encontró que el 88% de los encuestados son más leales a una empresa que prioriza la incorporación.
Le ayuda a evitar malentendidos, establecer expectativas realistas y alinear su estrategia con los objetivos del cliente. Es la base para una asociación exitosa.
Un proceso de incorporación débil provocará la pérdida de clientes. Contribuye a uno de los mayores problemas que enfrentan las agencias: hacer crecer su base de clientes.
La mayoría de las personas están tan ansiosas por conseguir un cliente que pasan por alto por completo lo que sucede a continuación.
Una mala incorporación:
— Crear arrepentimiento inmediato en los compradores
— Conducir a una mayor rotación
— Consigue más reembolsosSin mencionar que la falta de confianza hará que escudriñen cada uno de sus movimientos.
Vaya.
– Shane Martin (@Shane___Martin) 8 de abril de 2023
Proceso de ventas
La incorporación comienza incluso antes de que el cliente haya firmado un contrato. Usted prepara el escenario para un proyecto exitoso durante el proceso de venta.
Así es cómo:
Identificar las perspectivas adecuadas
No todas las empresas serán adecuadas para su agencia.
No vendemos, asesoramos.
El 55% de las personas que reservan una reunión con nosotros hacemos DQ.
Cuando hablamos con clientes potenciales, defendemos sus necesidades y rechazamos trabajar con ellos si no encaja bien.
Esto conduce a mejores resultados, clientes más felices y crecimiento de las ganancias.
– Dave Valentine (@realdval) 13 de febrero de 2023
Quiere centrarse en clientes que comprendan el valor de su servicio, estén dispuestos a colaborar y tengan expectativas realistas.
Esto es especialmente importante para el SEO.
El SEO es una estrategia a largo plazo. Si bien existen algunas formas de obtener resultados rápidos en SEO, los clientes que esperan resultados drásticos en unas pocas semanas se convertirán en una fuente de estrés constante.
Encontrará algunas empresas que saben que necesitan SEO pero no están preparadas para invertir. Si bien no es lo primero que discutirá, es esencial saber si un cliente potencial tiene el presupuesto para sus servicios.
Si pierde un discurso de SEO sobre el precio, en realidad no perdió. Si gana presentaciones de SEO sobre el precio, en realidad perdió.
– Ross Tavendale (@rtavs) 9 de junio de 2023
Elaborar un argumento de venta eficaz
A continuación se explica cómo crear un argumento de venta convincente que cierre acuerdos y siente las bases para una incorporación fluida de clientes:
Entender el problema
Antes de hablar de lo que ofreces, comprende las necesidades del cliente. Sea lo más específico posible. Por ejemplo, si su tráfico orgánico está disminuyendo o si se clasifican en la segunda página para sus palabras clave principales, resalte estos puntos.
Ofrezca una solución clara
Ya sea construyendo enlaces o mejorando el SEO local, explica qué haces y cómo puedes ayudar.
La honestidad es clave.
Hágales saber lo que pueden esperar de manera realista y no haga promesas excesivas.
Respaldelo con evidencia
Muestre a los clientes potenciales que sus servicios ofrecen resultados. Si ha ayudado a otras empresas a mejorar su SEO, comparta esas historias y respaldelas con datos.
Establecer confianza y relación con los clientes
La confianza y el entendimiento mutuo son importantes en cualquier proceso de venta.
Pero cuando vendes servicios de SEO, se vuelve aún más crucial. El SEO puede llevar mucho tiempo y requerir una inversión importante.
Puede generar confianza y simpatía con clientes potenciales si está disponible y es transparente.
Muestre interés genuino en el negocio de su cliente y los problemas que intenta resolver. Quiere posicionar a su agencia como un socio que les ayudará a alcanzar sus objetivos.
Y deja la jerga técnica. Los clientes quieren escuchar términos que comprendan. Piense en "visibilidad en línea" y "ROI", no en "link Juice" y "puntuaciones DA".
Cuestionario de incorporación de clientes
Un cuestionario de incorporación le ayuda a recopilar información esencial sobre las necesidades, expectativas y situación actual del cliente. Es imprescindible para cada nuevo cliente.
Una estrategia de SEO exitosa depende de qué tan bien haya entendido el negocio del cliente.
Invierta continuamente en mejorar su proceso de incorporación.
– Sam Underwood (@SamUnderwoodUK) 19 de marzo de 2022
¿Qué información debe incluirse en el cuestionario?
Aquí hay un desglose de lo que debe preguntar y por qué:
Detalles básicos del negocio
Esto incluye el nombre de la empresa, la URL del sitio web, la industria y el tiempo que lleva operando.
Necesitará esta información para evaluar su salud SEO y adaptar sus estrategias. Una nueva empresa puede tener necesidades diferentes a las establecidas.
Esfuerzos de SEO anteriores
Es bueno saber si han probado el SEO antes. Si lo hicieron, pregunte sobre sus experiencias y resultados pasados. Conocer sus resultados pasados puede ayudar a informar su estrategia.
Objetivos de negocio
¿Qué quieren de su campaña de SEO?
Los objetivos claros le ayudarán a determinar las tácticas más efectivas.
Público objetivo
Pregunte sobre la edad, los intereses y los hábitos en línea de sus clientes ideales.
Necesita saber a quién quiere llegar el cliente antes de poder crear una estrategia eficaz.
En una encuesta reciente, la comprensión del mercado se clasificó como la habilidad más importante para los especialistas en marketing:
Competidores
¿Quiénes son los principales competidores en su industria?
Saber a quién se enfrentan puede ayudarle a adaptar sus estrategias e identificar oportunidades.
Presupuesto
¿Cuánto están dispuestos a gastar en SEO?
Esto le ayudará a centrarse en estrategias que se ajusten a su presupuesto. Si necesita ayuda para fijar el precio de sus servicios, consulte nuestra guía de precios de SEO.
¿Cómo crear un cuestionario eficaz?
Hay muchas herramientas gratuitas y de pago que puede utilizar para crear su cuestionario. Algunos vienen con funciones de análisis e integraciones que puedes agregar a tus flujos de trabajo.
Su principal objetivo es obtener la máxima información a partir del menor número de preguntas posibles.
Mantenlo simple con preguntas cortas y directas. Cuanto más fácil sea de entender, más probabilidades habrá de que sus clientes lo completen por completo.
Puede utilizar una combinación de preguntas abiertas y de opción múltiple. Esto puede mejorar el flujo del cuestionario y aumentar la participación.
Deje espacio para que sus nuevos clientes agreguen información adicional. A veces, tendrán ideas sobre las que quizás no hayas preguntado específicamente.
Cuentas de redes sociales
Si ofrece servicios de marketing en redes sociales, deberá marcar algunas casillas más para iniciar una campaña exitosa.
Esto es lo que necesita saber:
Configuración de cuentas en plataformas de redes sociales populares
El primer paso es analizar la presencia existente de su cliente en las redes sociales. Asegúrese de que se dirijan a las plataformas adecuadas.
Instagram es la mejor plataforma para el crecimiento de la audiencia y el retorno de la inversión en 2023:
Fuente de imagen
Pero la plataforma adecuada dependerá del negocio del cliente y del público objetivo.
Por ejemplo, es más probable que una marca de ropa tenga éxito en plataformas visuales como Instagram o Pinterest. Pero una startup tecnológica se adapta más a Twitter o LinkedIn.
Una vez que haya identificado las plataformas de destino, utilice una marca coherente en todos los perfiles sociales.
Incluya palabras clave y hashtags relevantes en las biografías del perfil siempre que sea posible. Esta es la principal estrategia de optimización para la búsqueda social.
Fuente de imagen
Incluya siempre un enlace al sitio web del cliente en la sección de perfil. Esto proporciona una manera fácil para que los seguidores pasen de las redes sociales al sitio web.
Establecer presencia en diferentes plataformas
Configurar cuentas de redes sociales es solo el primer paso. Necesita un plan para establecer una presencia sólida.
Antes de pensar en el contenido, es necesario definir la voz de la marca.
Trabaje con su cliente para desarrollar un tono de voz que refleje la personalidad y los valores de la marca. Cada publicación y respuesta debe reflejar una voz de marca coherente.
También deberá planificar el contenido con antelación.
La frecuencia de publicación dependerá del presupuesto de su cliente y de la estrategia general de marketing. Cree un calendario de publicaciones que incluya lanzamientos de productos, eventos de la industria u otras fechas importantes.
Proceso de incorporación de clientes
Un flujo de trabajo de incorporación de clientes claro y repetible es clave para hacer crecer su base de clientes.
Ya sea que esté iniciando una agencia y consiguiendo sus primeros clientes o incorporando docenas de nuevos clientes por mes, la experiencia debe seguir siendo consistente.
Planificar el proceso de incorporación con antelación
Estos son los pasos a seguir al incorporar un nuevo cliente:
Reunión inicial de incorporación
Esta reunión no se trata de profundizar en tácticas y estrategias. Se trata de presentar a tu equipo, conocer al cliente y establecer expectativas.
Esto es lo que debe hacer en la llamada:
– Preséntate a ti mismo y al equipo.
– Obtener la firma de los documentos esenciales
– Explique sus procesos y comunicación.
– Establecer expectativas
- Establecer límites¡Esto garantizará que sus operaciones funcionen mejor y que ambos tengan una gran experiencia trabajando juntos!
– Harsh Dhatra (@HarshDhatra) 30 de agosto de 2022
Concluya la reunión de incorporación del cliente describiendo los siguientes pasos.
Documentos de incorporación
Cree un documento sencillo que detalla los cronogramas esperados y cualquier dato adicional, inicios de sesión y otra información que necesite del cliente.
Establecer canales de comunicación
Determine quién será el principal punto de contacto y cómo se mantendrá en contacto.
Puede agregar partes interesadas a sus herramientas de gestión de proyectos para mantener todo organizado y optimizar la comunicación con el cliente.
Facturación
Agregue el cliente a su sistema de facturación y envíe su primera factura.
El momento dependerá de cómo opere. Puede cobrar una "tarifa de instalación" por adelantado sobre un anticipo mensual o un depósito para trabajos únicos.
Crear una línea de tiempo para cada paso del proceso
Entonces, ¿cuánto tiempo debería durar este proceso?
Una encuesta reciente realizada por Databox encontró que el 70% de las agencias tardan entre 1 y 3 semanas en incorporar completamente a un nuevo cliente.
El tiempo exacto dependerá de la gama de servicios que ofrezcas.
Para obtener una hoja de ruta clara de lo que sucederá y cuándo, anota cada tarea que debes realizar. Piensa en cuánto tiempo te llevará cada tarea y márcalo en un calendario.
Las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudarle a planificar y realizar un seguimiento de las tareas.
Crear un proceso de incorporación de clientes coherente le permitirá automatizar algunas tareas. Por ejemplo, las plantillas de correo electrónico para seguimientos y solicitudes de comentarios de los clientes se pueden enviar automáticamente en el momento adecuado.
Prepare el escenario para relaciones con los clientes a largo plazo
La incorporación exitosa de clientes es vital para el crecimiento de la agencia. Es su primera oportunidad de mostrarles a sus clientes que es organizado, profesional y comprometido.
Puede sentar las bases para una relación productiva y una alta satisfacción del cliente.
Y a medida que contrata más clientes, un proceso de incorporación optimizado mantiene todo funcionando sin problemas.
Por supuesto, gestionar todo esto y las relaciones continuas con los clientes es una práctica que requiere mucho tiempo.
Si bien no puede subcontratar el proceso de incorporación, puede subcontratar su SEO y los resultados de los vínculos de retroceso para poder concentrarse en la adquisición y retención de clientes.