Mengelola Ruang Konferensi Virtual: Kiat Sukses

Sebagai Manajer Akun agen pemasaran yang bekerja dari jarak jauh dari kantor pusat saya, rapat virtual telah menjadi cara yang penting, hemat biaya, dan nyaman untuk berinteraksi dengan klien dan kolega saya, yang banyak di antaranya tersebar di seluruh negeri. Dengan mengaktifkan partisipasi dari lokasi geografis mana pun (dengan koneksi WiFi yang stabil, tentu saja), bukan rahasia lagi bahwa melakukan rapat secara drastis mengurangi biaya perjalanan bisnis – karena biaya penerbangan, akomodasi, dan makanan dihilangkan seluruhnya.

Dan siapa yang tidak ingin mengurangi pengeluaran yang tidak perlu, bukan?

Namun yang mungkin tidak Anda duga adalah bahwa rapat virtual juga dapat mendorong tenaga kerja yang lebih produktif dan inklusif! Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa karyawan jarak jauh yang memanfaatkan rapat virtual dapat mencapai 13% lebih efektif.

Meskipun demikian, tidak semua berbagi layar atau panggilan konferensi diatur untuk sukses. Tanpa struktur dan panduan yang tepat, rapat virtual dapat dengan cepat menjadi serba salah (mungkin, kira-kira seperti ini...).

Untuk memaksimalkan pengalaman ruang konferensi virtual untuk setiap peserta rapat Anda dan untuk meningkatkan efektivitas sesi secara keseluruhan, berikut adalah beberapa praktik terbaik yang harus diikuti:

Memilih teknologi yang tepat sangat penting.

Skype for Business, Zoom, GoToMeeting, dan WebEx semuanya merupakan platform konferensi video virtual kolaboratif yang sangat baik yang memungkinkan peserta berbagi dokumen, mengobrol, dan merekam rapat. Beberapa solusi juga menyediakan opsi penyesuaian yang dapat Anda gunakan untuk memberi merek ruang rapat dengan logo dan warna perusahaan Anda. Terlebih lagi, jika Anda benar- benar mencari platform pengiriman acara virtual yang ramping, profesional, dan andal, ada beberapa di pasar yang menawarkan solusi swakelola untuk kebutuhan konferensi, webinar, pendidikan, dan pelatihan internal atau eksternal Anda. Tidak diragukan lagi, kita dapat berharap bahwa dengan semakin populernya 'tempat kerja virtual', jumlah alat komunikasi dan perangkat lunak yang tersedia akan bertambah seiring.

Petunjuk Bermanfaat:

• Jika Anda menggunakan platform baru, latihan menjadi sempurna! Jangan lupa untuk meninjau dan bermain-main dengan berbagai fitur, fungsi, dan navigasi sebelum ditayangkan.
• Sebagai tuan rumah rapat, selalu jadilah yang pertama menelepon. Berikan waktu beberapa menit di awal setiap rapat bagi peserta baru untuk mengunduh perangkat lunak apa pun yang diperlukan untuk bergabung dengan rapat Anda, atau untuk mengatasi bug teknologi atau masalah konektivitas yang mungkin mereka alami. Itu bisa terjadi pada yang terbaik dari kita!

Pertemuan sebelum bekerja sangat penting.

Membuat dan mengirimkan agenda rapat yang jelas dan terperinci (jauh sebelumnya!) akan membantu peserta tetap fokus dan pada tugas. Pastikan untuk melampirkan agenda saat Anda mengirim undangan rapat yang terintegrasi dengan kalender peserta. Jika ada pra-kerja atau tinjauan dokumen yang perlu diselesaikan sebelum rapat, buat ini eksplisit dalam pesan Anda. Tidak ada yang membunuh momentum rapat lebih cepat daripada kurangnya partisipasi karena tidak ada yang mengerjakan pekerjaan rumah mereka.

Aturan praktis lain yang baik untuk diikuti adalah menghindari penyajian data baru selama rapat. Sekali lagi, Anda lebih baik mengirimkan dokumen penting beberapa hari sebelumnya dan meminta peserta untuk meninjau semua materi sebelum rapat, sehingga mereka dapat sepenuhnya diinvestasikan dalam konten dan siap untuk berpartisipasi dalam percakapan.

Petunjuk Bermanfaat:

• Saat membuat agenda, pastikan untuk membahas topik penting di awal rapat saat tingkat energi semua orang sedang tinggi.
• Jauhkan rapat untuk jumlah peserta yang wajar sehingga setiap orang dapat merasa dihargai dan memiliki kesempatan untuk berkontribusi tanpa merasa terburu-buru.

Memulai pertemuan.  

Saat Anda bersiap untuk memulai rapat virtual, pastikan untuk menghilangkan kebisingan sekitar. Saya tegaskan kembali bahwa jika Anda menjadi tuan rumah rapat, Anda harus menjadi orang pertama yang masuk atau masuk ke ruang rapat. Ini memberi Anda kesempatan untuk menyambut anggota saat mereka bergabung dan melakukan perkenalan formal. Ingatlah bahwa beberapa peserta mungkin bergabung dari ponsel mereka dan hanya dapat diidentifikasi di antarmuka platform Anda sebagai Penelepon #1 atau nomor telepon mereka sendiri.

Petunjuk Bermanfaat:

• Mintalah anggota untuk menyebutkan nama mereka sebelum berbicara, meskipun mereka sudah berbicara lebih awal dalam rapat. Terutama ketika ada banyak peserta dalam panggilan atau Anda berbicara dengan orang untuk pertama kalinya, mudah untuk membingungkan satu pembicara dengan yang lain.
• Agar peserta telepon tetap terlibat (dan untuk menegaskan kembali bahwa masukan mereka penting), mintalah pendapat atau tanggapan mereka terlebih dahulu saat mengajukan pertanyaan kepada kelompok. Selain itu, Anda tidak akan secara tidak sengaja membiarkan mereka keluar dari lingkaran!

Memfasilitasi pertemuan.

Salah satu tantangan rapat virtual yang paling umum adalah menjaga agar anggota tetap terlibat secara aktif. Ya, kita semua terkadang sangat sibuk, dan rapat virtual yang stagnan dapat menggoda peserta untuk 'membisukan' diri mereka sendiri dan menyelesaikan tugas lain selama rapat — memeriksa email, pesan teks, skor olahraga terbaru, Instagram, dll.

Anda dapat memerangi mendengarkan pasif ini dengan meminta anggota untuk TIDAK membisukan diri mereka sendiri (asalkan mereka juga berada di tempat yang tenang) dan bahkan dengan mendorong anggota untuk berpartisipasi melalui video.

Petunjuk Bermanfaat:

• Cara lain untuk membuat peserta rapat tetap terlibat adalah dengan memanfaatkan alat dan fitur platform. Selain mengundang berbagi ide secara lisan, minta peserta untuk mengetik pertanyaan atau jawaban ke panel obrolan, menetapkan tugas anggota, atau memanfaatkan jajak pendapat interaktif. Tujuan yang tepat adalah agar 80% pertemuan Anda bersifat interaktif dan 20% di antaranya membutuhkan partisipasi pasif.

Itu bungkus!

Sebelum menyelesaikan rapat, selalu luangkan beberapa menit untuk meringkas apa yang telah dibahas. Setiap orang akan merasa lebih baik tentang waktu yang mereka habiskan untuk menelepon jika ada rasa pencapaian bersama.

Mungkin yang lebih penting adalah menetapkan langkah selanjutnya – atau item tindakan apa pun yang perlu ditangani oleh anggota yang menelepon. Jika memungkinkan, tetapkan tanggal dan waktu untuk pertemuan berikutnya saat semua orang masih hadir. Dan akhirnya, setelah pertemuan pastikan untuk mengirimkan catatan kepada semua peserta, merekap item tindakan yang sama dan memberikan instruksi lebih lanjut.

Sumber Bermanfaat:

• Untuk kiat lebih praktis yang dapat Anda gunakan untuk memperkuat kinerja tim virtual Anda, baca buku ini: Memimpin Tim Virtual yang Efektif: Mengatasi Waktu dan Jarak untuk Mencapai Hasil Luar Biasa , yang ditulis oleh Kepala Sekolah Wawasan Terpandu Nancy Settle-Murphy. Ini luar biasa!

Punya saran lain untuk memanfaatkan rapat virtual Anda? Jangan ragu untuk memberi tahu kami di komentar di bawah.