管理虛擬會議室：成功秘訣
已發表: 2016-12-03作為在我的家庭辦公室遠程工作的營銷機構客戶經理，虛擬會議已成為與我的客戶和同事交流的一種重要、經濟高效且便捷的方式，其中許多人分散在全國各地。 通過允許從任何地理位置參與（當然，通過穩定的 WiFi 連接），召開會議實際上大大減少了商務旅行費用，這已不是什麼秘密——因為航班、住宿和膳食的成本被完全消除了。
誰不想減少不必要的開支，對吧？
但您可能沒想到的是，虛擬會議還可以培養更高效、更具包容性的員工隊伍！ 事實上，研究表明，利用虛擬會議的遠程員工效率最高可提高 13%。
話雖如此，並非每個屏幕共享或電話會議都是為成功而設置的。 如果沒有正確的結構和指導，虛擬會議很快就會出錯（也許有點像這樣......）。
為了最大限度地提高每位與會者的虛擬會議室體驗並提高會議的整體效率，以下是一些需要遵循的最佳實踐：
選擇正確的技術至關重要。
Skype for Business、Zoom、GoToMeeting 和 WebEx 都是出色的協作式虛擬視頻會議平台，允許參與者共享文檔、聊天和錄製會議。 一些解決方案還提供自定義選項，您可以使用您的公司的徽標和顏色為會議室打造品牌。 此外，如果您真的在尋找時尚、專業和可靠的虛擬活動交付平台，市場上有一些可以為您的內部或外部會議、網絡研討會、教育和培訓需求提供自我管理的解決方案。 毫無疑問，我們可以預期，隨著“虛擬工作場所”變得越來越流行，可用的通信工具和軟件的數量將同步增長。
有幫助的提示：
- 如果您使用的是新平台，熟能生巧！ 不要忘記在上線之前查看和試用各種特性、功能和導航。
- 作為會議主持人，始終是第一個通話的人。 在每次會議開始時為新與會者分配幾分鐘時間來下載加入會議所需的任何軟件，或者解決他們可能遇到的任何技術錯誤或連接問題。 它可能發生在我們最好的人身上！
會議前的工作是必不可少的。
創建和發送定義和詳細的會議議程（提前！）將有助於讓參與者專注於任務。 發送與與會者日曆集成的會議邀請時，請務必附上議程。 如果需要在會議之前完成任何前期工作或文件審查，請在您的信息中明確說明。 沒有什麼比缺乏參與更能扼殺會議的動力了，因為沒有人完成他們的功課。
另一個好的經驗法則是避免在會議期間提供新數據。 同樣，您最好提前幾天發送重要文件，並要求參與者在會議之前查看所有材料，以便他們可以充分投入內容並準備參與對話。
有幫助的提示：
- 創建議程時，請務必在會議開始時處理重要話題，此時每個人都精力充沛。
- 將會議保持在合理數量的與會者中，這樣每個人都可以感到受到重視，並有機會在不感到匆忙的情況下做出貢獻。
會議開始。
當您準備開始虛擬會議時，請務必消除任何環境噪音。 我重申，如果您碰巧主持會議，您應該是第一個簽名或撥入會議室的人。 這使您有機會歡迎成員加入並進行正式介紹。 請記住，一些與會者可能是通過手機加入的，並且只能在您的平台界面上識別為呼叫者 #1 或他們的電話號碼本身。
有幫助的提示：
- 要求成員在發言前說出他們的名字，即使他們已經在會議早些時候發言。 尤其是當通話中有很多與會者或者您是第一次與人交談時，很容易將一位發言者與另一位發言者混淆。
- 為了讓電話參與者保持參與（並重申他們的意見很重要），向小組提出問題時，請先徵求他們的意見或回應。 此外，您不會不小心將它們排除在循環之外！
為會議提供便利。
最常見的虛擬會議挑戰之一是保持成員積極參與。 是的，我們有時都非常忙碌，停滯不前的虛擬會議可能會誘使與會者在會議期間“靜音”並完成其他任務——檢查他們的電子郵件、短信、最新的體育賽事比分、Instagram 等。
您可以通過要求成員不要將自己靜音（前提是他們也在安靜的空間中）甚至鼓勵成員通過視頻參與來對抗這種被動傾聽。
有幫助的提示：
- 讓會議參與者保持參與的另一種方法是利用平台的工具和功能。 除了邀請口頭分享想法外，還要求與會者在聊天窗格中輸入問題或答案、分配成員任務或利用交互式投票。 適當的目標是讓 80% 的會議是互動的，其中 20% 需要被動參與。
這是一個包裝！
在結束會議之前，請務必花幾分鐘時間總結所討論的內容。 如果有共同的成就感，每個人都會對他們花在通話上的時間感覺更好。
也許更重要的是分配後續步驟- 或任何需要由通話中的成員處理的行動項目。 如果可能，請在每個人都在場的情況下設置下次會議的日期和時間。 最後，在會議結束後，請務必向所有參與者發送說明，回顧這些相同的行動項目並提供進一步的指導。
有用的資源：
- 有關可用於增強虛擬團隊績效的更多實用技巧，請查看這本書：領導有效的虛擬團隊：克服時間和距離以實現卓越的結果，由 Guided Insights 負責人 Nancy Settle-Murphy 撰寫。 太棒了！
對於充分利用虛擬會議還有其他建議嗎？ 請隨時在下面的評論中告訴我們。
