Sanal Konferans Odasını Yönetme: Başarı İçin İpuçları

Ev ofisimden uzaktan çalışan bir pazarlama ajansı Müşteri Yöneticisi olarak sanal toplantılar, çoğu ülke geneline dağılmış olan müşterilerim ve iş arkadaşlarımla arayüz oluşturmanın önemli, uygun maliyetli ve kullanışlı bir yolu haline geldi. Herhangi bir coğrafi konumdan katılım sağlayarak (elbette sabit bir WiFi bağlantısıyla), toplantı düzenlemenin iş seyahati masraflarını neredeyse büyük ölçüde azalttığı bir sır değil - uçuş, konaklama ve yemek masrafları tamamen ortadan kalktığı için.

Ve kim gereksiz harcamaları kısmak istemez ki?

Ancak sanal toplantıların aynı zamanda daha üretken ve kapsayıcı bir işgücünü teşvik etmesini beklemeyebilirsiniz! Aslında araştırmalar, sanal toplantılardan yararlanan uzaktan çalışanların %13'e kadar daha etkili olabileceğini gösteriyor.

Bununla birlikte, her ekran paylaşımı veya konferans görüşmesi başarı için ayarlanmamıştır. Doğru yapı ve rehberlik olmadan, sanal bir toplantı hızla ters gidebilir (belki de buna benzer bir şey...).

Toplantı katılımcılarınızın her biri için sanal konferans odası deneyimini en üst düzeye çıkarmak ve oturumun genel etkinliğini artırmak için izlenecek en iyi birkaç uygulama aşağıda verilmiştir:

Doğru teknolojiyi seçmek çok önemlidir.

Skype Kurumsal, Zoom, GoToMeeting ve WebEx, katılımcıların belgeleri paylaşmasına, sohbet etmesine ve toplantıyı kaydetmesine olanak tanıyan mükemmel, ortak çalışmaya dayalı sanal video konferans platformlarıdır. Bazı çözümler, toplantı odasını şirketinizin logosu ve renkleriyle markalamak için kullanabileceğiniz özelleştirme seçenekleri de sunar. Dahası, gerçekten şık, profesyonel ve güvenilir bir sanal etkinlik dağıtım platformu arıyorsanız, piyasada dahili veya harici konferans, web semineri, eğitim ve öğretim ihtiyaçlarınız için kendi kendini yöneten çözümler sunan birkaç tane var. Hiç şüphesiz, 'sanal iş yeri' giderek daha popüler hale geldikçe, mevcut iletişim araçlarının ve yazılımların sayısının artacağını bekleyebiliriz.

Yardımcı ipuçları:

• Yeni bir platform kullanıyorsanız, pratik yapmak mükemmelleştirir! Canlı yayına geçmeden önce çeşitli özellikleri, işlevleri ve navigasyonu incelemeyi ve oynamayı unutmayın.
• Toplantı sahibi olarak, her zaman görüşmede ilk kişi olun. Her toplantının başında, yeni katılımcıların toplantınıza katılmak için gereken yazılımları indirmeleri veya karşılaşabilecekleri teknoloji hatalarını veya bağlantı sorunlarını çözmeleri için birkaç dakika ayırın. En iyimizin başına gelebilir!

Toplantı öncesi çalışma esastır.

Tanımlanmış ve ayrıntılı bir toplantı gündemi oluşturup göndermek (önceden!), katılımcıların odaklanmasına ve göreve odaklanmasına yardımcı olacaktır. Katılımcının takvimiyle bütünleşen toplantı davetini gönderirken gündemi eklediğinizden emin olun. Toplantıdan önce herhangi bir ön çalışma veya belge incelemesinin tamamlanması gerekiyorsa, bunu mesajınızda açıkça belirtin. Hiçbir şey bir toplantının ivmesini, kimse ödevini yapmadığı için katılım eksikliğinden daha hızlı öldüremez.

İzlenecek bir diğer iyi kural, toplantı sırasında yeni veriler sunmaktan kaçınmaktır. Yine, önemli belgeleri birkaç gün önceden göndermek ve katılımcılardan tüm materyalleri toplantıdan önce gözden geçirmelerini istemek daha iyidir, böylece içeriğe tam olarak yatırım yapabilirler ve konuşmaya katılmaya hazır olabilirler.

Yardımcı ipuçları:

• Gündeminizi oluştururken, herkesin enerji seviyesinin yüksek olduğu toplantının başında önemli konuları ele aldığınızdan emin olun.
• Herkesin değerli olduğunu hissedebilmesi ve aceleye gelmeden katkıda bulunma şansına sahip olabilmesi için toplantıları makul sayıda katılımcıyla tutun.

Toplantının başlaması.  

Sanal toplantınızı başlatmaya hazırlanırken ortam gürültüsünü ortadan kaldırdığınızdan emin olun. Toplantıya ev sahipliği yapıyorsanız, toplantı odasına ilk imza atan veya aranan ilk kişi olmanız gerektiğini yineliyorum. Bu size üyeleri katılırken karşılama ve resmi tanıtımlar yapma fırsatı verir. Bazı katılımcıların cep telefonlarından katılabileceğini ve yalnızca platformunuzun arayüzünde Arayan #1 veya telefon numaralarının kendisi olarak tanımlanabileceğini unutmayın.

Yardımcı ipuçları:

• Üyelerden, toplantıda daha önce konuşmuş olsalar bile, konuşmadan önce adlarını söylemelerini isteyin. Özellikle görüşmede çok sayıda katılımcı olduğunda veya insanlarla ilk kez sohbet ederken, bir konuşmacıyı diğeriyle karıştırmak kolaydır.
• Telefon katılımcılarını meşgul etmek (ve girdilerinin önemli olduğunu bir kez daha teyit etmek için), gruba bir soru sorarken önce fikirlerini veya yanıtlarını sorun. Üstelik, onları yanlışlıkla döngünün dışında bırakmayacaksınız!

Toplantıyı kolaylaştırmak.

En yaygın sanal toplantı zorluklarından biri, üyelerin aktif katılımını sağlamaktır. Evet, zaman zaman hepimiz çok meşgulüz ve durağan bir sanal toplantı, katılımcıları kendilerini 'sessizleştirmeye' ve toplantı sırasında diğer görevleri gerçekleştirmeye teşvik edebilir - e-postalarını, kısa mesajlarını, en son spor skorlarını, Instagram'ı vb. kontrol etmek.

Bu pasif dinlemeyle, üyelerden kendilerini SESMEMElerini isteyerek (onların da sessiz bir yerde olmaları şartıyla) ve hatta üyeleri video yoluyla katılmaya teşvik ederek mücadele edebilirsiniz.

Yardımcı ipuçları:

• Toplantı katılımcılarının katılımını sağlamanın bir başka yolu da platformun araçlarından ve özelliklerinden yararlanmaktır. Fikirlerin sözlü olarak paylaşılmasını davet etmenin yanı sıra, katılımcılardan sohbet bölmesine soru veya yanıt yazmalarını, üyelere görevler atamalarını veya etkileşimli anketleri kullanmalarını isteyin. Uygun bir hedef, toplantınızın %80'inin etkileşimli olması ve %20'sinin pasif katılım gerektirmesidir.

Bu bir paket!

Bir toplantıyı bitirmeden önce, kapsananları özetlemek için her zaman birkaç dakika ayırın. Karşılıklı bir başarı duygusu varsa, herkes bir çağrıya harcadıkları zaman konusunda daha iyi hissedecektir.

Belki daha da önemli olan, sonraki adımların atanmasıdır – veya görüşmedeki üyeler tarafından halledilmesi gereken herhangi bir eylem öğesi. Mümkünse, bir sonraki toplantının tarihini ve saatini herkes hazırken ayarlayın. Ve son olarak, toplantıdan sonra tüm katılımcılara aynı eylem öğelerini özetleyerek ve daha fazla talimat vererek notlar gönderdiğinizden emin olun.

Yararlı Kaynak:

• Sanal ekiplerinizin performansını güçlendirmek için kullanabileceğiniz daha pratik ipuçları için, Guided Insights Müdürü Nancy Settle-Murphy tarafından yazılan bu kitaba göz atın: Etkili Sanal Ekiplere Liderlik: Olağanüstü Sonuçlara Ulaşmak için Zamanın ve Mesafenin Üstesinden Gelmek . O müthiş!

Sanal toplantılarınızdan en iyi şekilde yararlanmak için başka önerileriniz var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirmekten çekinmeyin.