Gestionarea sălii de conferințe virtuale: sfaturi pentru succes

Ca manager de cont de agenție de marketing care lucrează de la distanță de la biroul meu de acasă, întâlnirile virtuale au devenit o modalitate esențială, rentabilă și convenabilă de a interacționa cu clienții și colegii mei, mulți dintre ei împrăștiați în toată țara. Permițând participarea din orice locație geografică (cu o conexiune WiFi stabilă, desigur), nu este un secret pentru nimeni că desfășurarea întâlnirilor reduce practic drastic cheltuielile de călătorie de afaceri - deoarece costurile zborurilor, cazării și meselor sunt eliminate în totalitate.

Și cine nu vrea să reducă cheltuielile inutile, nu?

Dar ceea ce s-ar putea să nu vă așteptați este că întâlnirile virtuale pot, de asemenea, să promoveze o forță de muncă mai productivă și mai incluzivă! De fapt, studiile arată că angajații de la distanță care folosesc întâlnirile virtuale pot fi cu până la 13% mai eficienți.

Acestea fiind spuse, nu orice partajare a ecranului sau apel conferință este configurat pentru succes. Fără structura și îndrumarea potrivită, o întâlnire virtuală poate merge rapid rătăcită (poate, ceva cam așa...).

Pentru a maximiza experiența sălii de conferințe virtuale pentru fiecare dintre participanții la întâlnire și pentru a îmbunătăți eficacitatea generală a sesiunii, iată câteva dintre cele mai bune practici de urmat:

Alegerea tehnologiei potrivite este esențială.

Skype for Business, Zoom, GoToMeeting și WebEx sunt toate platforme de videoconferință virtuale excelente, colaborative, care permit participanților să partajeze documente, să converseze și să înregistreze întâlnirea. Unele soluții oferă, de asemenea, opțiuni de personalizare pe care le puteți utiliza pentru a marca sala de ședințe cu logo-ul și culorile companiei dvs. În plus, dacă sunteți într- adevăr în căutarea unei platforme de livrare a evenimentelor virtuale elegantă, profesională și de încredere, există câteva pe piață care oferă soluții autogestionate pentru nevoile dvs. de conferințe interne sau externe, webinar, educație și formare. Fără îndoială, ne putem aștepta ca, pe măsură ce „locul de muncă virtual” devine din ce în ce mai popular, numărul de instrumente de comunicare și software disponibile va crește în tandem.

Sfaturi utile:

• Dacă utilizați o nouă platformă, practica este perfectă! Nu uitați să revizuiți și să vă jucați cu diferitele caracteristici, funcții și navigare înainte de a fi difuzat.
• În calitate de gazdă a întâlnirii, fiți întotdeauna primul la apel. Alocați câteva minute la începutul fiecărei întâlniri pentru ca participanții noi să descarce orice software care este necesar pentru a participa la întâlnirea dvs. sau pentru a rezolva eventualele erori tehnologice sau probleme de conectivitate pe care le pot întâmpina. Se poate întâmpla celor mai buni dintre noi!

Întâlnirea înainte de lucru este esențială.

Crearea și trimiterea unei agende de întâlnire definite și detaliate (cu mult înainte!) va ajuta la menținerea participanților concentrați și asupra sarcinii. Asigurați-vă că atașați ordinea de zi când trimiteți invitația la întâlnire care se integrează cu calendarul participantului. Dacă trebuie finalizată orice prelucrări sau revizuirea documentelor înainte de întâlnire, faceți acest lucru explicit în mesajul dvs. Nimic nu distruge impulsul unei întâlniri mai repede decât lipsa de participare pentru că nimeni nu și-a făcut temele.

O altă regulă bună de urmat este să evitați prezentarea de date noi în timpul întâlnirii. Din nou, este mai bine să trimiteți documente importante cu câteva zile înainte și să le cereți participanților să revizuiască toate materialele înainte de întâlnire, astfel încât să poată fi investiți pe deplin în conținut și pregătiți să participe la conversație.

Sfaturi utile:

• Când vă creați agenda, asigurați-vă că abordați subiecte importante la începutul întâlnirii, când nivelul de energie al tuturor este ridicat.
• Păstrați întâlnirile la un număr rezonabil de participanți, astfel încât toată lumea să se simtă apreciată și să aibă șansa de a contribui fără să se simtă grăbită.

Începând întâlnirea.  

Pe măsură ce vă pregătiți să începeți întâlnirea virtuală, asigurați-vă că eliminați orice zgomot ambiental. Repet că, dacă se întâmplă să găzduiești întâlnirea, ar trebui să fii primul care a semnat sau a sunat în sala de ședințe. Acest lucru vă oferă oportunitatea de a întâmpina membrii pe măsură ce se alătură și fac prezentări oficiale. Rețineți că unii participanți se pot alătura de pe telefoanele lor mobile și pot fi identificați numai pe interfața platformei dvs. ca Apelant #1 sau numărul lor de telefon însuși.

Sfaturi utile:

• Cereți membrilor să-și spună numele înainte de a vorbi, chiar dacă au vorbit deja mai devreme în cadrul întâlnirii. În special atunci când sunt mulți participanți la apel sau când conversați cu oameni pentru prima dată, este ușor să confundați un vorbitor cu altul.
• Pentru a menține participanții la telefon implicați (și pentru a reafirma că contribuția lor contează), cereți mai întâi opinia sau răspunsul lor atunci când puneți o întrebare grupului. Mai mult, nu le vei lăsa din greșeală din buclă!

Facilitarea întâlnirii.

Una dintre cele mai frecvente provocări ale întâlnirilor virtuale este menținerea membrilor activi implicați. Da, toți suntem foarte ocupați uneori, iar o întâlnire virtuală stagnantă îi poate tenta pe participanți să „demute” și să îndeplinească alte sarcini în timpul întâlnirii - verificarea e-mailului, mesajele text, cele mai recente scoruri sportive, Instagram etc.

Puteți combate această ascultare pasivă cerându-le membrilor să NU dezactivați sunetul (cu condiția ca și ei să se afle într-un spațiu liniștit) și chiar prin încurajarea membrilor să participe prin video.

Sfaturi utile:

• O altă modalitate de a menține participanții la întâlnire implicați este de a folosi instrumentele și funcțiile platformei. Pe lângă invitarea la împărtășirea verbală a ideilor, cereți participanților să introducă întrebări sau răspunsuri în panoul de chat, să atribuie sarcini membrilor sau să utilizeze sondaje interactive. Un obiectiv adecvat este ca 80% din întâlnirea dvs. să fie interactivă, iar 20% din aceasta necesită participare pasivă.

Asta-i o înfășurare!

Înainte de a încheia o întâlnire, acordați-vă întotdeauna câteva minute pentru a rezuma ceea ce a fost tratat. Toată lumea se va simți mai bine în ceea ce privește timpul petrecut cu un apel dacă există un sentiment de realizare reciproc.

Poate că ceea ce este și mai important este să atribui pașii următori – sau orice acțiuni de care trebuie să se îngrijească membrii la apel. Dacă este posibil, setați data și ora pentru următoarea întâlnire cât timp toată lumea este încă prezentă. Și, în sfârșit, după întâlnire, asigurați-vă că trimiteți note tuturor participanților, recapitulând aceleași elemente de acțiune și oferind instrucțiuni suplimentare.

Resursă utilă:

• Pentru mai multe sfaturi practice pe care le puteți folosi pentru a consolida performanța echipelor dvs. virtuale, consultați această carte: Leading Effective Virtual Teams: Overcoming Time and Distance to Achieve Exceptional Results , scrisă de directorul Guided Insights Nancy Settle-Murphy. Este grozav!

Aveți alte sugestii pentru a profita la maximum de întâlnirile dvs. virtuale? Simțiți-vă liber să ne anunțați în comentariile de mai jos.