Gestion de la salle de conférence virtuelle : conseils pour réussir

En tant que gestionnaire de compte d'une agence de marketing qui travaille à distance depuis mon bureau à domicile, les réunions virtuelles sont devenues un moyen essentiel, économique et pratique d'interagir avec mes clients et collègues, dont beaucoup sont dispersés dans tout le pays. En permettant la participation à partir de n'importe quel emplacement géographique (avec une connexion Wi-Fi stable, bien sûr), ce n'est un secret pour personne que la tenue de réunions réduit pratiquement considérablement les dépenses de voyage d'affaires - car les coûts des vols, de l'hébergement et des repas sont entièrement éliminés.

Et qui ne veut pas réduire les dépenses inutiles, n'est-ce pas ?

Mais ce à quoi vous ne vous attendez peut-être pas, c'est que les réunions virtuelles peuvent également favoriser une main-d'œuvre plus productive et inclusive ! En fait, des études montrent que les employés distants qui tirent parti des réunions virtuelles peuvent être jusqu'à 13 % plus efficaces.

Cela étant dit, tous les partages d'écran ou conférences téléphoniques ne sont pas configurés pour réussir. Sans la bonne structure et les bons conseils, une réunion virtuelle peut rapidement mal tourner (peut-être quelque chose comme ça...).

Afin de maximiser l'expérience de la salle de conférence virtuelle pour chacun des participants à votre réunion et d'améliorer l'efficacité globale de la session, voici quelques bonnes pratiques à suivre :

Choisir la bonne technologie est essentiel.

Skype for Business, Zoom, GoToMeeting et WebEx sont tous d'excellentes plateformes de visioconférence virtuelles collaboratives qui permettent aux participants de partager des documents, de discuter et d'enregistrer la réunion. Certaines solutions offrent également des options de personnalisation que vous pouvez utiliser pour marquer la salle de réunion avec le logo et les couleurs de votre entreprise. De plus, si vous recherchez vraiment une plate-forme de diffusion d'événements virtuels élégante, professionnelle et fiable, il en existe quelques-unes sur le marché qui proposent des solutions autogérées pour vos besoins de conférence interne ou externe, de webinaire, d'éducation et de formation. Sans aucun doute, nous pouvons nous attendre à ce que le « lieu de travail virtuel » devienne de plus en plus populaire, le nombre d'outils de communication et de logiciels disponibles augmentera en parallèle.

Astuces utiles:

• Si vous utilisez une nouvelle plate-forme, la pratique rend parfait ! N'oubliez pas de passer en revue et de jouer avec les différentes fonctionnalités, fonctions et navigation avant de passer en direct.
• En tant qu'hôte de la réunion, soyez toujours le premier à répondre à l'appel. Accordez quelques minutes au début de chaque réunion pour que les nouveaux participants téléchargent tout logiciel nécessaire pour rejoindre votre réunion, ou pour résoudre les bogues technologiques ou les problèmes de connectivité qu'ils pourraient rencontrer. Cela peut arriver aux meilleurs d'entre nous !

La réunion de pré-travail est essentielle.

La création et l'envoi d'un ordre du jour de réunion défini et détaillé (bien à l'avance !) aidera les participants à rester concentrés et concentrés sur la tâche. Assurez-vous de joindre l'ordre du jour lorsque vous envoyez l'invitation à la réunion qui s'intègre au calendrier du participant. Si des travaux préliminaires ou un examen de documents doivent être terminés avant la réunion, indiquez-le clairement dans votre message. Rien ne tue plus rapidement l'élan d'une réunion qu'un manque de participation parce que personne n'a fait ses devoirs.

Une autre bonne règle à suivre est d'éviter de présenter de nouvelles données pendant la réunion. Encore une fois, il vaut mieux envoyer les documents importants plusieurs jours à l'avance et demander aux participants de revoir tous les documents avant la réunion, afin qu'ils puissent être pleinement investis dans le contenu et prêts à participer à la conversation.

Astuces utiles:

• Lors de la création de votre ordre du jour, assurez-vous d'aborder les sujets importants au début de la réunion lorsque le niveau d'énergie de chacun est élevé.
• Limitez les réunions à un nombre raisonnable de participants afin que chacun puisse se sentir valorisé et avoir une chance de contribuer sans se sentir pressé.

Début de la réunion.  

Lorsque vous vous préparez à démarrer votre réunion virtuelle, assurez-vous d'éliminer tout bruit ambiant. Je répète que s'il vous arrive d'héberger la réunion, vous devriez être le premier à signer ou à vous connecter à la salle de réunion. Cela vous donne la possibilité d'accueillir les membres au fur et à mesure qu'ils se joignent et de faire des présentations formelles. Gardez à l'esprit que certains participants peuvent se joindre à partir de leur téléphone portable et ne peuvent être identifiés sur l'interface de votre plate-forme que comme l'appelant n° 1 ou leur numéro de téléphone lui-même.

Astuces utiles:

• Demandez aux membres de dire leur nom avant de parler, même s'ils ont déjà parlé plus tôt dans la réunion. En particulier lorsqu'il y a beaucoup de participants à l'appel ou que vous conversez avec des gens pour la première fois, il est facile de confondre un orateur avec un autre.
• Pour garder les participants au téléphone engagés (et pour réaffirmer que leur contribution compte), demandez d'abord leur opinion ou leur réponse lorsque vous posez une question au groupe. De plus, vous ne les laisserez pas accidentellement hors de la boucle !

Faciliter la rencontre.

L'un des défis les plus courants des réunions virtuelles est de maintenir l'engagement actif des membres. Oui, nous sommes tous très occupés à certains moments, et une réunion virtuelle stagnante peut inciter les participants à se « mettre en sourdine » et à accomplir d'autres tâches pendant la réunion : consulter leurs e-mails, leurs SMS, les derniers résultats sportifs, Instagram, etc.

Vous pouvez combattre cette écoute passive en demandant aux membres de ne PAS se mettre en sourdine (à condition qu'ils soient également dans un espace calme) et même en encourageant les membres à participer par vidéo.

Astuces utiles:

• Une autre façon de maintenir l'engagement des participants à la réunion consiste à tirer parti des outils et des fonctionnalités de la plateforme. En plus d'inviter le partage verbal d'idées, demandez aux participants de taper des questions ou des réponses dans le volet de discussion, d'attribuer des tâches aux membres ou d'utiliser des sondages interactifs. Un objectif approprié est que 80 % de votre réunion soit interactive et que 20 % de celle-ci nécessitent une participation passive.

C'est un enveloppement !

Avant de terminer une réunion, prenez toujours quelques minutes pour résumer ce qui a été couvert. Tout le monde se sentira mieux sur le temps qu'il passe sur un appel s'il y a un sentiment d'accomplissement mutuel.

Ce qui est peut-être encore plus important, c'est d'assigner les prochaines étapes - ou tout élément d'action qui doit être pris en charge par les membres de l'appel. Si possible, fixez la date et l'heure de la prochaine réunion pendant que tout le monde est encore présent. Et enfin, après la réunion, assurez-vous d'envoyer des notes à tous les participants, récapitulant ces mêmes éléments d'action et fournissant des instructions supplémentaires.

Ressource utile :

• Pour plus de conseils pratiques que vous pouvez utiliser pour renforcer les performances de vos équipes virtuelles, consultez ce livre : Leading Effective Virtual Teams: Overcoming Time and Distance to Achieve Exceptional Results , écrit par Nancy Settle-Murphy, directrice de Guided Insights. C'est génial !

Vous avez d'autres suggestions pour tirer le meilleur parti de vos réunions virtuelles ? N'hésitez pas à nous le faire savoir dans les commentaires ci-dessous.