Gestione della sala conferenze virtuale: consigli per il successo

In qualità di Account Manager di un'agenzia di marketing che lavora in remoto dal mio ufficio di casa, le riunioni virtuali sono diventate un modo essenziale, conveniente e conveniente per interfacciarsi con i miei clienti e colleghi, molti dei quali sono sparsi in tutto il paese. Consentendo la partecipazione da qualsiasi posizione geografica (con una connessione WiFi stabile, ovviamente), non è un segreto che lo svolgimento di riunioni riduce drasticamente le spese di viaggio di lavoro, poiché i costi di voli, vitto e alloggio vengono completamente eliminati.

E chi non vuole ridurre le spese inutili, giusto?

Ma quello che potresti non aspettarti è che le riunioni virtuali possono anche favorire una forza lavoro più produttiva e inclusiva! In effetti, gli studi dimostrano che i dipendenti remoti che sfruttano le riunioni virtuali possono essere fino al 13% più efficaci.

Detto questo, non tutte le condivisioni dello schermo o le chiamate in conferenza sono impostate per il successo. Senza la giusta struttura e guida, un incontro virtuale può andare storto rapidamente (forse qualcosa di simile...).

Per massimizzare l'esperienza della sala conferenze virtuale per ciascuno dei partecipanti alla riunione e per migliorare l'efficacia complessiva della sessione, ecco alcune best practice da seguire:

La scelta della tecnologia giusta è fondamentale.

Skype for Business, Zoom, GoToMeeting e WebEx sono tutte eccellenti piattaforme di videoconferenza virtuale collaborative che consentono ai partecipanti di condividere documenti, chattare e registrare la riunione. Alcune soluzioni forniscono anche opzioni di personalizzazione che puoi utilizzare per personalizzare la sala riunioni con il logo e i colori della tua azienda. Inoltre, se stai davvero cercando una piattaforma per la consegna di eventi virtuali elegante, professionale e affidabile, ce ne sono alcune sul mercato che offrono soluzioni autogestite per le tue esigenze di conferenze, webinar, istruzione e formazione interne o esterne. Senza dubbio, possiamo aspettarci che man mano che il "posto di lavoro virtuale" diventerà sempre più popolare, il numero di strumenti di comunicazione e software disponibili aumenterà di pari passo.

Suggerimenti utili:

• Se stai usando una nuova piattaforma, la pratica rende perfetti! Non dimenticare di rivedere e giocare con le varie caratteristiche, funzioni e navigazione prima di andare in diretta.
• In qualità di host della riunione, sii sempre il primo a chiamare. Assegna alcuni minuti all'inizio di ogni riunione ai nuovi partecipanti per scaricare qualsiasi software necessario per partecipare alla riunione o per risolvere eventuali bug tecnologici o problemi di connettività che potrebbero riscontrare. Può succedere al meglio di noi!

Incontrare il pre-lavoro è essenziale.

La creazione e l'invio di un programma di riunione definito e dettagliato (con largo anticipo!) aiuterà a mantenere i partecipanti concentrati e sul compito. Assicurati di allegare l'agenda quando invii l'invito alla riunione che si integra con il calendario del partecipante. Se è necessario completare una revisione preliminare del lavoro o dei documenti prima della riunione, rendilo esplicito nel tuo messaggio. Niente uccide lo slancio di una riunione più velocemente di una mancanza di partecipazione perché nessuno ha fatto i compiti.

Un'altra buona regola pratica da seguire è quella di evitare di presentare nuovi dati durante la riunione. Ancora una volta, è meglio inviare documenti importanti con diversi giorni di anticipo e chiedere ai partecipanti di rivedere tutto il materiale prima della riunione, in modo che possano essere completamente coinvolti nel contenuto e preparati a partecipare alla conversazione.

Suggerimenti utili:

• Quando crei la tua agenda, assicurati di affrontare argomenti importanti all'inizio della riunione quando i livelli di energia di tutti sono alti.
• Mantieni le riunioni a un numero ragionevole di partecipanti in modo che tutti possano sentirsi apprezzati e avere la possibilità di contribuire senza avere fretta.

Inizio della riunione.  

Mentre ti prepari per iniziare la tua riunione virtuale, assicurati di eliminare qualsiasi rumore ambientale. Ribadisco che se ti capita di ospitare la riunione, dovresti essere il primo a firmare o chiamare in sala riunioni. Questo ti dà l'opportunità di dare il benvenuto ai membri mentre si uniscono e fanno presentazioni formali. Tieni presente che alcuni partecipanti potrebbero unirsi dai loro telefoni cellulari e possono essere identificati solo sull'interfaccia della tua piattaforma come chiamante n. 1 o il loro numero di telefono stesso.

Suggerimenti utili:

• Chiedi ai membri di dichiarare il loro nome prima di parlare, anche se hanno già parlato in precedenza durante la riunione. Soprattutto quando ci sono molti partecipanti alla chiamata o stai conversando con altre persone per la prima volta, è facile confondere un oratore con un altro.
• Per mantenere coinvolti i partecipanti al telefono (e per riaffermare che il loro input è importante), chiedi prima la loro opinione o risposta quando poni una domanda al gruppo. Inoltre, non li lascerai accidentalmente fuori dal giro!

Facilitare l'incontro.

Una delle sfide più comuni per le riunioni virtuali è mantenere i membri attivamente coinvolti. Sì, a volte siamo tutti molto impegnati e una riunione virtuale stagnante potrebbe indurre i partecipanti a "disattivare l'audio" e svolgere altre attività durante la riunione : controllare la posta elettronica, i messaggi di testo, gli ultimi risultati sportivi, Instagram, ecc.

Puoi combattere questo ascolto passivo chiedendo ai membri di NON disattivare l'audio (a condizione che anche loro si trovino in uno spazio tranquillo) e persino incoraggiando i membri a partecipare tramite video.

Suggerimenti utili:

• Un altro modo per coinvolgere i partecipanti alla riunione è sfruttare gli strumenti e le funzionalità della piattaforma. Oltre a invitare alla condivisione verbale di idee, chiedi ai partecipanti di digitare domande o risposte nel riquadro della chat, assegnare compiti ai membri o utilizzare sondaggi interattivi. Un obiettivo appropriato è che l'80% della riunione sia interattivo e il 20% richieda una partecipazione passiva.

Questo è un involucro!

Prima di concludere una riunione, dedica sempre qualche minuto a riassumere ciò che è stato trattato. Tutti si sentiranno meglio riguardo al tempo che trascorrono in una chiamata se c'è un reciproco senso di realizzazione.

Forse ciò che è ancora più importante è assegnare i passaggi successivi o qualsiasi azione che deve essere gestita dai membri della chiamata. Se possibile, imposta la data e l'ora per la prossima riunione mentre tutti sono ancora presenti. E infine, dopo la riunione, assicurati di inviare note a tutti i partecipanti, ricapitolando gli stessi elementi di azione e fornendo ulteriori istruzioni.

Risorsa utile:

• Per suggerimenti più pratici che puoi utilizzare per rafforzare le prestazioni dei tuoi team virtuali, dai un'occhiata a questo libro: Leader di team virtuali efficaci: superare il tempo e la distanza per ottenere risultati eccezionali , scritto da Nancy Settle-Murphy, preside di Guided Insights. È fantastico!

Hai altri suggerimenti per sfruttare al meglio i tuoi incontri virtuali? Sentiti libero di farcelo sapere nei commenti qui sotto.