Come scrivere una proposta di progetto convincente

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Sapere come affrontare una proposta di progetto aziendale può essere complicato.

E se ti vendessi troppo o, peggio, e se evitassi di parlare delle tue abilità? Come dici di essere la persona giusta per il lavoro in un modo che attiri un potenziale cliente? Inoltre, ci sono i dadi e i bulloni su come organizzare correttamente la tua proposta, che può sembrare intimidatorio.

Non solo, ma hai bisogno di una proposta progettuale solida e convincente per conquistare il business che desideri. Se la tua proposta è carente, potresti finire per perdere clienti preziosi, anche se offri il miglior lavoro e saresti la soluzione migliore per il lavoro!

Fortunatamente, la realtà è che scrivere una proposta di progetto commerciale non è così complicato come sembra. Pensalo come il cugino di un piano aziendale, tranne per il fatto che invece di usarlo per l'organizzazione interna o sottoporre il piano agli investitori, lo stai inviando a un'azienda nella speranza che ti assuma per il tuo lavoro.

Per saperne di più su come scrivere una proposta di progetto aziendale, continua a leggere.

Che cos'è una proposta di progetto?

Una proposta di progetto aziendale è un documento che l'azienda A invia all'azienda B, in cui spiega in dettaglio perché è il miglior candidato per il lavoro che l'azienda B deve completare. È essenzialmente una versione di una presentazione, solo che invece di chiedere finanziamenti, offri i tuoi servizi e chiedi di completare un progetto per un'altra attività.

Quando presentare una proposta di progetto commerciale?

In genere, le aziende che necessitano di lavoro emettono una richiesta di offerta o "richiesta di proposta".

A quanto pare, è qui che l'azienda descriverà in dettaglio il lavoro di cui ha bisogno, le informazioni su come vogliono che vada il progetto e qualsiasi altro dettaglio rilevante sull'ambito del progetto.

Questo è ciò che è noto come una proposta sollecitata: l'azienda B presenta una richiesta di proposta e l'azienda A prepara la proposta, la invia, viene esaminata con le altre presentate e viene scelto un vincitore.

Vale la pena notare che puoi anche presentare una proposta non richiesta, in cui ti avvicini a un'azienda e descrivi in ​​dettaglio il lavoro che vorresti fare per loro. Tuttavia, questo è decisamente meno comune, poiché l'azienda potrebbe non avere alcuna intenzione di assumere qualcuno per svolgere questo tipo di lavoro in questo particolare momento.

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Come scrivere una proposta di progetto: 3 aree chiave da considerare

Sebbene il contenuto di una proposta di progetto commerciale varierà ovviamente notevolmente a seconda del progetto specifico, del cliente e del settore, ogni proposta di progetto commerciale mira ad affrontare tre aspetti fondamentali:

1. Dichiarazione problema
2. La soluzione proposta
3. Informazioni sui prezzi

Per riassumere rapidamente ciascuno di essi, la definizione del problema è ciò che i tuoi servizi risolvono: è in primo luogo il motivo per cui il cliente ha bisogno del lavoro. La soluzione proposta è il tuo servizio e le informazioni sui prezzi sono abbastanza autoesplicative.

Sebbene sia meglio che ogni proposta sia specifica per il tuo cliente, gran parte di ciò che stiamo trattando può essere creato in un modello che puoi creare rapidamente con gli strumenti per le proposte, come il software per proposte di alto livello, Bidsketch.

Esamineremo ciascuno di essi in modo più dettagliato qui ora:

Dichiarazione problema

Fai attenzione a non farti sbalordire dall'uso della parola "problema". Può essere strano pensare di aver bisogno di servizi resi come un problema, ma aiuta pensarlo in questo modo per una proposta di progetto commerciale.

Ad esempio, un cliente ha bisogno di un lavoro di progettazione grafica in modo che abbia vari elementi di marca per la sua attività. Il problema? Mancano di un marchio coeso e professionale che catturi appieno l'essenza della loro attività. Ora, quando lo esprimi in questo modo, diventa effettivamente chiaro che questo è, in effetti, un problema!

Se sei ancora un po' perso su come pensare a questo in termini di attività in proprio, torna alla pianificazione aziendale iniziale e ai documenti di brainstorming. Che problema stai risolvendo per i tuoi clienti o clienti? Che esigenza, desiderio o soluzione offrite? Usa un linguaggio simile quando discuti la dichiarazione del problema con il tuo cliente nella tua proposta di progetto commerciale.

Questa sezione della tua proposta di progetto dovrebbe concentrarsi sull'articolare che tu capisca perché il problema del cliente è importante per lui. Vuoi dimostrare di avere una chiara comprensione dell'importanza del lavoro e di come il completamento di questo progetto andrà a beneficio del tuo cliente.

Vuoi anche dimostrare di comprendere le esigenze specifiche del tuo cliente. Torniamo all'esempio di progettazione grafica; se il marchio del cliente è moderno, professionale e pulito, vuoi esprimere che comprendi l'importanza di avere elementi di design per la sua attività che rappresentino queste qualità. Non vorrai perdere tempo a parlare di come le aziende hanno bisogno di un marchio "spigoloso", ad esempio, perché non è l'atmosfera che il tuo cliente sta cercando. Questa sezione è un'opportunità per te di articolare che comprendi non solo il problema reale che il tuo cliente sta affrontando, ma anche il modo in cui desidera che la soluzione venga gestita.

La soluzione proposta

A proposito di soluzioni, ecco dove si passa alla definizione delle proprie. È qui che puoi vantarti un po' e, sul serio, non trattenerti. Vuoi usare questa sezione per convincere il tuo potenziale cliente perché sei la persona migliore in assoluto per risolvere il suo problema.

Vuoi anche usare questo esempio per dipingere un'immagine per il tuo cliente della tua visione. Descrivi esattamente come intendi utilizzare il tuo lavoro per risolvere il loro problema attuale. Usa questa sezione per coniugare sia una descrizione della tua esperienza con una chiara articolazione di ciò che immagini per la loro attività, nel caso in cui scelgano di lavorare con te.

Per l'esempio di progettazione grafica, potrebbe sembrare una discussione su quale tipo di lavoro di progettazione catturerebbe meglio lo spirito e l'intento del marchio del cliente e cosa offriresti per aiutare il cliente a creare un'immagine di marca più coerente.

Informazioni sui prezzi

Questo aspetto è ovviamente piuttosto semplice; qui, indicherai in dettaglio come prevedi di stabilire il prezzo dei tuoi servizi.

Assicurati di entrare nei dettagli su un programma dei prezzi, se prevedi di implementarne uno, e includi tutte le informazioni sui depositi anticipati se li chiedi. Puoi usare questo tempo per dettagliare cosa consegnerai in quale momento e quanto pagamento ti aspetti in ogni momento, se questo è il tuo modo di fare affari. Ovviamente, se chiedi solo un deposito e l'intero importo alla fine, puoi attenerti alle basi e chiarirlo anche qui.

Vale anche la pena considerare di scomporre esattamente quanto costano i tuoi servizi riga per riga. A volte i clienti potrebbero provare un piccolo shock adesivo quando vedono la linea di fondo, ma mostrando come hai calcolato il costo (in base alle ore lavorate, al diverso tipo di lavoro che devi fare per ogni passaggio e così via), tu può dimostrare il tuo valore al tuo potenziale cliente e chiarire che vali il prezzo che stai addebitando.

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Il formato di una proposta di progetto aziendale

Ora che abbiamo esaminato gli aspetti centrali che la tua proposta dovrebbe contenere, è tempo di affrontare i dadi e i bulloni della formattazione e della costruzione della tua proposta.

La struttura di una proposta di progetto aziendale è simile a quella di un piano aziendale, ma è importante notare che i due non sono la stessa cosa. Mantieni la tua strategia interna, un'ampia discussione sulla visione della tua azienda e i dati finanziari fuori dalla tua proposta; in questo caso si tratta davvero del cliente e di come puoi aiutarlo, piuttosto che dei dettagli della tua attività in generale.

Quindi, ecco un layout di esempio che puoi seguire. Tieni presente che questo layout è esaustivo; a seconda della tua attività e del progetto che speri di proteggere, potrebbe non essere necessario includere tutti questi passaggi.

Pagina del titolo

Per iniziare, la tua proposta dovrebbe aprirsi con un frontespizio, che dovrebbe includere il tuo nome, il nome della tua azienda, il nome dell'azienda e della persona a cui stai inviando la proposta e la data in cui stai inviando la proposta.

Sommario

Sebbene non sia necessario, per proposte più dettagliate, un sommario è un bel tocco e aiuterà a organizzare la tua proposta per il lettore.

Sommario esecutivo e introduzione

Se hai un piano aziendale (e lasciami dire che probabilmente dovresti averne uno su cui lavori regolarmente!), puoi trarre dal tuo riassunto esecutivo esistente qui. Tuttavia, presta più attenzione a vendere davvero la tua attività qui, un po' più di quanto ci si aspetterebbe in un riassunto esecutivo del piano aziendale.

Questa è la tua prima occasione per agganciare il tuo lettore e fargli capire perché vale la pena considerare te e la tua azienda. Puoi entrare nei dettagli della storia della tua attività, dei servizi che offri, dei clienti precedenti e di qualsiasi altra informazione che ritieni possa risultare convincente.

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Descrizione e sfondo del problema

Tornando alla sezione precedente, ecco dove entrerai nel dettaglio del problema in questione. Mentre dovresti intrecciare l'idea della dichiarazione del problema e della soluzione proposta nella tua proposta ove applicabile, questa è la sezione specifica in cui puoi articolare il problema che il cliente sta affrontando.

Obiettivi, obiettivi e portata

Nella nota simile alla sezione precedente, la sezione obiettivi e obiettivi è il punto in cui entrerai nei dettagli della soluzione proposta.

Non solo, ma in questa sezione puoi esporre il "cosa" dietro la tua soluzione. Entra nei dettagli su come intendi affrontare il loro problema, i passaggi che farai, le risorse che impiegherai e il processo che seguirai. Ovviamente, i dettagli necessari qui variano notevolmente a seconda del settore, ma qui è dove puoi chiarire esattamente come farai il tuo lavoro, se dovessero scegliere di assumerti.

Come nota, tuttavia, assicurati di ridurre al minimo l'uso del gergo e delle specificità del settore qui: mantieni le informazioni su ciò a cui il tuo cliente sarà effettivamente interessato. I dettagli varieranno in base al settore, ma non vuoi rischiare di perdere il loro attenzione andando in dettagli esaurienti che non saranno interessati (o forse nemmeno capiranno).

Titoli di studio

Sebbene tu possa aver toccato l'esperienza passata nel tuo riepilogo esecutivo, la sezione delle qualifiche è un'altra area in cui puoi entrare più nel dettaglio sul motivo per cui sei la persona per il lavoro. Hai frequentato una scuola prestigiosa con un programma rispettato per il tuo settore specifico o hai fatto uno stage presso un influencer o un'azienda rispettati? Includi questi dettagli qui.

Includi anche informazioni su quanto tempo fai ciò che fai, ulteriore apprendimento aggiuntivo a cui partecipi, riconoscimenti che hai ricevuto e qualsiasi altra informazione che ritieni possa rafforzare la tua tesi.

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Requisiti e tempistica

Questa sezione può essere lunga o concisa, a seconda dell'ambito del progetto: potrebbe includere solo una data finale dei risultati finali, oppure potrebbe essere un programma dettagliato che spiega ciò che verrà consegnato in quale data, quando si terranno riunioni per touch base e così via.

Assicurati di essere realistico qui; non è una buona idea promettere troppo e poi consegnare meno. Anche se potresti sperare di eccitare il tuo cliente essendo in grado di consegnare prima della concorrenza, il rischio per il tuo rapporto con il cliente (e la tua reputazione generale) se non sarai in grado di completare il progetto entro le scadenze programmate non vale la pena potenziale affare che potresti intrappolare.

Inoltre, puoi anche avere una sezione dei requisiti qui, che esporrà tutto ciò di cui avrai bisogno dal potenziale cliente per completare il progetto. Ad esempio, forse è necessario accedere al loro sito Web per lavorare su di esso, oppure è necessario accedere al loro edificio in determinati giorni e orari.

Budget del progetto

Le "informazioni sui prezzi" andranno qui, così come le informazioni su come accetterai il pagamento e qualsiasi altra cosa pertinente.

Come accennato in precedenza, a seconda del tuo programma di consegna e di come accetti il ​​pagamento, questo potrebbe essere più o meno dettagliato. Una sezione intitolata semplicemente "riepilogo commissioni" potrebbe essere sufficiente, oppure potrebbe essere necessario elaborare un "programma delle commissioni" per mostrare quando ti è dovuto cosa.

Stakeholder e personale chiave

Se tu o qualcuno del tuo team siete in una posizione unica per risolvere il problema particolare dell'azienda, lo dettaglieresti qui. Questo può anche essere semplice come un elenco di chi sarà coinvolto nel completamento del progetto e qualsiasi informazione sulla struttura di gestione che è necessario includere qui.

Legalità

Se ci sono aree in cui sono richiesti permessi e licenze, includere tutte le informazioni necessarie su questioni legali in questa sezione. Se questo non è applicabile al tuo settore, puoi saltare completamente questa sezione.

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Monitoraggio e valutazione

Cosa dovrà fare il potenziale cliente per assicurarsi che il progetto proceda senza intoppi e venga completato nei tempi previsti? Non solo, come si presenta il “completamento” di alcuni aspetti del progetto?

Vorrai discutere questi aspetti in questa sezione della tua proposta di progetto aziendale. Assicurati di essere specifico quando menzioni cosa verrà consegnato quando e come il tuo potenziale cliente sarà in grado di determinare se ogni fase è stata completata in modo soddisfacente.

Rischi di intraprendere il progetto

Ora, chiaramente, questa sezione si applica più a determinati settori rispetto ad altri, poiché alcuni settori sono intrinsecamente più ad alto rischio. Se, utilizzando il nostro esempio di prima, offri servizi di progettazione grafica, potrebbe non esserci molto rischio inerente al periodo. Tuttavia, se hai a che fare con materiali fisici, dati sensibili o determinati tipi di proprietà intellettuale, vorrai includere qui un'analisi dei rischi.

Criteri di successo

Come accennato nella sezione monitoraggio e valutazione, vorrai chiarire come appare il completamento, in questo caso per il progetto finale nel suo insieme. Descrivi in ​​dettaglio come sarà il successo in termini di risultati finali e risultati.

Se necessario, puoi suddividere i criteri di successo in più passaggi, poiché probabilmente avrai una manciata di aspetti che, una volta realizzati, indicheranno il successo e il completamento del progetto.

Questo è essenzialmente un modo per il cliente di determinare se hai svolto il lavoro per cui ti hanno assunto. Serve anche come assicurazione per te; se soddisfi i criteri di successo che voi due avete concordato, potete dimostrare chiaramente di aver completato il progetto come concordato di comune accordo.

Approvazioni, passaggi successivi, vantaggi e appendice

A seconda della tua proposta e del settore di cui fai parte, potrebbe essere necessario fornire informazioni supplementari finali.

Se il progetto è approvato o supportato da persone chiave, elencale qui e aggiungi le loro informazioni di contatto. Puoi anche includere una sezione intitolata "passaggi successivi" in cui indicherai cosa dovrebbe fare il destinatario della proposta per contattarti.

Puoi anche lavorare in una sezione finale "vantaggi", poiché la sezione "passaggi successivi" funge da una sorta di invito all'azione. Qui hai un'ultima possibilità di vendere i tuoi servizi al tuo potenziale cliente. Non trattenerti; fai la tua argomentazione più convincente sul perché dovrebbero lavorare con te e non con un concorrente (senza buttare gli altri sotto l'autobus, ovviamente!). Ripeti il ​​motivo per cui sei la scelta migliore, la visione che hai per la loro attività e perché la tua esperienza e il tuo lavoro passato dimostrano chiaramente la tua attitudine e la giusta misura per il progetto.

Se necessario, terminare con un'appendice. Se hai materiale supplementare che deve essere incluso per sostenere il tuo caso (studi di ricerca, statistiche, citazioni esterne, informazioni finanziarie e così via), includi un'appendice e fornisci tali informazioni lì.