Caratteristiche essenziali da includere nel tuo sistema di gestione della farmacia

La digitalizzazione ha lasciato il segno in ogni sottodominio del settore sanitario e il settore farmaceutico non fa eccezione. L'avvento dei sistemi di gestione delle farmacie intelligenti ha alleviato innumerevoli problemi operativi per i titolari di attività farmaceutiche. Allora, cos'è un sistema di gestione della farmacia? Bene, è un sistema software che è stato programmato per svolgere varie funzioni necessarie per gestire un'attività di farmacia.

Il versatile software per farmacie fa miracoli sia per i proprietari di farmacie che per i consumatori. Una solida soluzione per farmacie automatizza e semplifica le funzioni farmaceutiche come l'erogazione di farmaci, l'identificazione del consumo eccessivo di farmaci, ecc. con conseguente gestione intelligente della farmacia, errori ridotti e servizi per i pazienti migliorati.

Ora la domanda che sorge nella tua mente è; "Quali funzioni includere nel software audio per farmacia?" Questo post fornisce approfondimenti dettagliati sulle funzionalità essenziali da integrare all'interno di un moderno sistema software di gestione della farmacia. Iniziamo!

Sistema di gestione della farmacia: caratteristiche essenziali

Un database centralizzato per l'archiviazione dei dati

I dati svolgono un ruolo importante nel settore farmaceutico. Pertanto, un'azienda farmaceutica deve garantire l'archiviazione sicura e protetta dei dati, nonché un meccanismo di elaborazione dei dati produttivo. Un sistema di gestione della farmacia offre un database centralizzato per l'archiviazione sicura dei dati relativi ai farmaci in modo che i dati non vengano mai persi e possano essere recuperati facilmente quando necessario. Il software di sistema gestisce anche i record delle transazioni.

Questa funzione aumenta la comodità del paziente in quanto semplifica la ricerca dei dati, garantisce un accesso sicuro ai dati e facilita la raccolta di informazioni sulla disponibilità dei farmaci. I fornitori sfruttano i vantaggi dei rapporti sui farmaci generati automaticamente, la necessità di una forza lavoro inferiore, una migliore comunicazione tra il personale della farmacia, la visibilità in tempo reale dell'inventario e delle vendite attraverso analisi avanzate dei dati e un migliore processo decisionale. La parte migliore è che questo database centralizzato è molto efficace anche per le aziende con database di piccole dimensioni.

Generazione di prescrizioni elettroniche

L'uso delle prescrizioni elettroniche o delle prescrizioni elettroniche sta guadagnando slancio in questi giorni. Ecco come funziona il processo di prescrizione elettronica?

Una prescrizione viene creata elettronicamente e quindi trasmessa dal prescrittore alla farmacia. Di solito, a questo scopo viene utilizzato un sistema CPOE (immissione computerizzata degli ordini del fornitore) come un EHR. Il medico crea un ordine di farmaci utilizzando un sistema CPOE e lo invia alla farmacia del paziente tramite una connessione protetta. Una volta generata la prescrizione elettronica, la farmacia traccia l'ordine e comunica se l'ordine è stato ricevuto ed evaso. Tale comunicazione tra due sistemi è resa possibile dall'uso di SCRIPT, uno speciale standard basato su XML. Tuttavia, qualsiasi tipo di software per la creazione di prescrizioni deve essere certificato Surescripts. Pertanto, le entità sanitarie che generano prescrizioni elettroniche devono ottenere la certificazione del proprio sistema o scegliere servizi di sviluppo di app per farmacie che supportano la certificazione Surescripts.

La funzione di prescrizione elettronica consente di risparmiare scartoffie, ridurre le possibilità di errori umani ed esclude la possibilità che la prescrizione venga smarrita o rubata. Inoltre, poiché i medici possono inviare ricariche di farmaci direttamente alla farmacia, i medicinali vengono dispensati rapidamente. Inoltre, i pazienti che si avvalgono della prescrizione elettronica beneficiano di vantaggi come ricevere una notifica in caso di mancato ritiro dell'ordine, creare richieste di rinnovo dell'ordine con pochi clic e molti altri.

Sincronizzazione con informazioni in tempo reale

Un sistema di gestione della farmacia ideale deve considerare situazioni come problemi tecnici e arresti anomali del sistema in cui i dati possono andare persi in una frazione di secondo. Per questo motivo, il sistema deve sincronizzarsi con i dati in tempo reale, inclusi gli aggiornamenti relativi ai prezzi, gli aggiornamenti dell'inventario e gli aggiornamenti del programma automatico. Questa funzione promuove l'interazione in tempo reale e, quindi, consente ai farmacisti di aiutare anche i pazienti con moduli assicurativi.

Analisi e generazione di report

Le farmacie interagiscono quotidianamente con innumerevoli pazienti. Questi dati sull'interazione del paziente sono estremamente utili in quanto aiutano le aziende farmaceutiche a comprendere i requisiti, pianificare il corso d'azione futuro e migliorare le strategie aziendali. Questi dati possono essere utili anche durante lo svolgimento di audit, ispezioni o processi di certificazione in futuro.

Un'app della farmacia registra i dati di ogni interazione del paziente, li archivia nel sistema informativo della farmacia e genera rapporti di vendita classificati organizzati in base al prodotto e alla categoria. Questi rapporti calcolano i fattori che determinano le vendite di farmaci e forniscono informazioni cruciali sulle attività commerciali di un servizio di farmacia. I fornitori di servizi possono identificare facilmente modelli di acquisto come quali consumatori visitano frequentemente la farmacia per ricariche di medicinali e che tipo di medicinali ordinano, quali medicinali sono richiesti in una particolare stagione, ecc. In questo modo, i grossisti/venditori di farmacie possono immagazzinare medicinali secondo il esigenze dei consumatori, essere sufficientemente attrezzati per gestire l'aumento della domanda di farmaci specifici durante una particolare stagione come la stagione influenzale e ideare strategie di marketing redditizie.

L'implementazione di un sistema ERP aiuterà nella gestione delle attività di monitoraggio e analisi e nei controlli di revisione legale.

I rapporti rivelano molto sulle attuali metriche delle prestazioni di una farmacia, sulle aree di miglioramento per aumentare il ROI e sulla roadmap di budget da seguire. I report di analisi dei dati aiutano anche i proprietari di farmacie a rilevare schemi sospetti e controllare le anomalie all'interno delle loro operazioni. Nel complesso, i rapporti portano a decisioni più informate e a maggiori ricavi.

Integrazioni necessarie

Un efficace sistema di gestione della farmacia deve essere in grado di integrarsi con altri sistemi sanitari per facilitare il flusso continuo e la coerenza dei dati medici. Diamo un'occhiata alle integrazioni più comuni necessarie. L'interazione con l'EHR di una struttura medica consente alla soluzione della farmacia di accedere ai record del trattamento, nonché all'anamnesi dei pazienti, e l'integrazione con il sistema logistico aiuta nella distribuzione tempestiva dei farmaci. Il software della farmacia deve anche integrarsi con i sistemi di fatturazione, i sistemi di gestione ospedaliera (HMS), le piattaforme esterne pertinenti, ecc.

Pannello di controllo

Un dashboard integrato che fornisce informazioni utili è di primaria importanza in un complesso sistema di gestione delle farmacie. La presenza di un dashboard aiuta i fornitori di farmacie a tenere traccia della quantità di medicinali prodotti e anche della quantità di sprechi. I dashboard offrono KPI (Key Performance Indicators) attraverso grafici e report mirati. I report KPI si basano sugli obiettivi chiave del fornitore di servizi e mostrano solo quei dati che il proprietario della farmacia richiede per raggiungere un obiettivo specifico che si è prefissato. Pertanto, questi dati non solo migliorano l'analisi dei dati, ma migliorano anche la produttività e la collaborazione aziendale.

Supporto per avvisi SMS e gestione multi-negozio/multi-posizione

La funzione che supporta SMS e notifiche consente ai farmacisti di essere avvisati ogni volta che i farmaci di un paziente stanno per scadere e hanno bisogno di una ricarica. Il personale della farmacia avvisa quindi i pazienti tramite messaggi di testo prima che le prescrizioni si esauriscano e i pazienti possono informare il farmacista che hanno bisogno di una ricarica semplicemente rispondendo al messaggio ricevuto. Inoltre, i farmacisti possono rimanere continuamente in contatto con i consumatori attraverso aggiornamenti di stato, migliorando così l'esperienza del paziente.

Se il software per farmacie offre supporto multi-store e multi-sede, i proprietari possono gestire il funzionamento di più negozi in luoghi diversi. I fornitori di farmacie possono visualizzare lo scambio di dati elettronici relativi a vendite, resi, livelli di scorte, ecc. e anche calcolare i profitti realizzati dall'intera catena di farmacie.

Gestione dell'ordine dei farmaci

Un sistema di gestione della farmacia utilizza i punti di riordino oi livelli par definiti dalla farmacia per la generazione degli ordini automatici. Successivamente, calcola il numero di articoli necessari per aumentare il livello delle scorte; aggiunge quindi la quantità richiesta di articoli all'ordine. Per la consegna degli ordini viene utilizzata una metodologia EDI (Electronic Data Interchange).

Gestione delle scadenze dei farmaci

Le farmacie subiscono perdite a causa dei farmaci scaduti. Poiché le farmacie acquistano i farmaci da venditori interi alla rinfusa, ogni medicinale ha una data di scadenza e un MRP diversi. Pertanto, diventa difficile per i farmacisti tenere traccia delle date di scadenza di ciascun medicinale. Di conseguenza, diversi farmaci sono scaduti mentre giacciono sugli scaffali delle farmacie all'insaputa dei farmacisti e i proprietari delle farmacie ne vengono a conoscenza solo dopo la data di scadenza, con conseguente spreco di farmaci.

Un sistema di gestione della farmacia dotato della funzionalità di gestione della scadenza notifica ai proprietari le date di scadenza dei medicinali con largo anticipo. Ciò offre ai proprietari di farmacie la possibilità di vendere tali medicinali ai clienti o di restituirli al fornitore. In questo modo è possibile evitare sprechi di medicinali e perdite finanziarie.

Gestione del riordino dei farmaci

La funzione di gestione dei riordini dei farmaci fornisce informazioni critiche che aiutano i farmacisti a rimanere informati e organizzati. Dallo stabilire i punti di riordino, scoprire quando rifornire lo stock e determinare quale prodotto va meglio nell'inventario, questa funzionalità fa tutto.

I farmacisti devono predefinire i margini massimi e minimi del livello delle scorte e quindi inserire questi dati nel sistema. Ora, il sistema li avvisa ogni volta che il livello delle scorte scende al di sotto del punto minimo, richiedendo loro di riordinare. Suggerisce inoltre all'utente la migliore opzione di acquisto, come per i programmi offerti dai fornitori vicini, e consiglia schemi di acquisto che offrono opzioni di super risparmio.

Modulo per la gestione degli utenti

Un modulo di gestione degli utenti aiuta i fornitori di farmacie a impostare facilmente le preferenze relative all'accesso per diversi gruppi di utenti al fine di riservare determinate funzionalità per utenti specifici. Ciò include la limitazione dell'accesso a determinate funzionalità per segmenti di pubblico diversi. Le funzioni di questo modulo possono essere suddivise in due categorie: Utente amministratore e Utente autenticazione amministratore.

Il modulo utente amministratore consente all'utente di controllare il processo di acquisto-vendita ed eseguire azioni come la visualizzazione delle scorte di farmaci disponibili in farmacia; arruolare i farmaci di cui hanno bisogno, tracciare la mappa della farmacia, ecc. Questa categoria di gestione degli utenti regola l'elaborazione quotidiana delle scorte e delle vendite.

Il modulo utente di autenticazione dell'amministratore consente agli utenti autenticati di visualizzare ogni processo, comprese le transazioni, i rapporti di vendita, ecc., manipolare gli elenchi dei farmaci e le scorte, tenere traccia delle loro attività quotidiane e generare account giornalieri utilizzando il software multisito.

Gestione delle scorte

Il modulo per la gestione delle scorte nell'inventario si rivela molto utile per i proprietari di farmaci. Questa funzione integra un EDI o API per ordinare i dati. Le offerte includono la classificazione dei prodotti di inventario in base alle loro categorie, la ricezione e la generazione di ordini automatici, l'erogazione di farmaci, la gestione dei prodotti esauriti e la fornitura di conteggi di inventario e stampa di etichette. Il software genera rapporti di inventario che consentono a fornitori e farmacisti di identificare i prodotti più venduti e di capire quali farmaci stanno influenzando i processi di distribuzione e ordinazione.

Moduli di gestione delle vendite

Le attività di fatturazione e contabilità in una farmacia sono spesso soggette a errori. Tuttavia, un efficiente sistema di gestione della farmacia che offre la funzione di gestione delle vendite può ottimizzare tali attività ed eliminare le possibilità di errore. Qui, il sistema automatizza le attività di ricezione degli ordini, esecuzione dei pagamenti e generazione delle ricevute; quindi aggiungi queste attività nei rapporti.

Il modulo di gestione delle vendite abbina correttamente i codici prodotto per formulare i loro prezzi accurati, con conseguente fatturazione senza errori. Il modulo POS o punto vendita offre ai pazienti un'ampia gamma di opzioni per effettuare pagamenti e completare i resi.

Alcuni moduli di fatturazione offrono firme elettroniche e opzioni per la gestione dei dati e della fedeltà dei pazienti. E, se i dati del paziente sono collegati alle cronologie di fatturazione, l'analisi intelligente utilizza questi dati per creare report finanziari in tempo reale e fornisce consigli su come migliorare l'esperienza del paziente.

Gestione delle prescrizioni e delle commissioni del medico

La difficoltà di lettura delle prescrizioni da parte dei pazienti e dei farmacisti è sempre stata fonte di confusione ed errori nella dispensazione dei farmaci. L'utilizzo di un sistema di gestione della farmacia competente risolve tali problemi in quanto i dati vengono inseriti direttamente dal medico e archiviati elettronicamente all'interno del sistema.

Il sistema tiene inoltre traccia delle transazioni farmaceutiche per identificare quale medico ha creato una particolare prescrizione o quale rappresentante medico è coinvolto in una transazione specifica con la farmacia in merito alla vendita di farmaci. Tale software calcola istantaneamente la commissione medico/MR generata dalla farmacia per ogni medicinale esaurito e ogni prescrizione coinvolta.

Conformità alle normative standard

Il rispetto dei regolamenti standard imposti dalle autorità è essenziale per qualsiasi pratica farmaceutica. Pertanto, un sistema di gestione della farmacia deve essere conforme alle ultime pratiche di sicurezza e ai parametri di valutazione obbligatori per attività come la generazione di prescrizioni elettroniche, l'ordinazione di farmaci, la ricarica di medicinali, ecc.

Ad esempio, il DSCSA (Drug Supply Chain Security Act) vieta alle farmacie statunitensi di dispensare medicinali contraffatti e quindi protegge i cittadini dai farmaci contraffatti. Le farmacie canadesi devono rispettare le normative definite da NAPRA e i negozi farmaceutici europei devono verificare l'autenticità di ogni medicinale impiegando un sistema di validazione point-of-dispense.

Linea di fondo

Spero che questo post sia stato informativo e ti abbia dato un'idea chiara di quali funzionalità aggiungere durante l'esecuzione del processo di sviluppo dell'app per farmacie. Tuttavia, è necessario selezionare le funzionalità in base alle proprie esigenze e agli obiettivi aziendali.

Se sei un principiante nell'arena dello sviluppo software, sarebbe consigliabile collaborare con sviluppatori di app sanitarie qualificati o un'azienda IT affidabile con una vasta esperienza nello sviluppo di app per farmacie. Il tuo partner si occuperà del progetto di sviluppo del software della tua farmacia dall'ideazione dell'app alla distribuzione.