Niezbędne funkcje, które należy uwzględnić w systemie zarządzania apteką

Cyfryzacja odcisnęła swoje piętno w każdej subdziedzinie sektora opieki zdrowotnej, a branża farmaceutyczna nie jest wyjątkiem. Pojawienie się inteligentnych systemów zarządzania aptekami złagodziło niezliczone problemy operacyjne właścicieli firm farmaceutycznych. Czym więc jest system zarządzania apteką? Cóż, jest to system oprogramowania, który został zaprogramowany do wykonywania różnych funkcji potrzebnych do prowadzenia biznesu aptecznego.

Wszechstronne oprogramowanie apteczne czyni cuda zarówno dla właścicieli aptek, jak i konsumentów. Solidne rozwiązanie apteczne automatyzuje i upraszcza funkcje farmaceutyczne, takie jak wydawanie leków, identyfikacja nadużywania leków itp., co skutkuje inteligentnym zarządzaniem apteką, redukcją błędów i lepszą obsługą pacjentów.

Teraz pytanie, które pojawia się w twoim umyśle, brzmi; „Jakie funkcje należy uwzględnić w dźwiękowym oprogramowaniu Apteka?” Ten post zawiera szczegółowe informacje na temat podstawowych funkcji, które należy zintegrować z nowoczesnym systemem oprogramowania do zarządzania aptekami. Zacznijmy!

System zarządzania apteką: podstawowe funkcje

Scentralizowana baza danych do przechowywania danych

Dane odgrywają ważną rolę w sektorze aptecznym. W związku z tym firma apteczna musi zapewnić bezpieczne przechowywanie danych oraz wydajny mechanizm przetwarzania danych. System zarządzania apteką oferuje scentralizowaną bazę danych do bezpiecznego przechowywania danych związanych z lekami, dzięki czemu dane nigdy nie zostaną utracone i można je łatwo odzyskać w razie potrzeby. Oprogramowanie systemowe zarządza również ewidencją transakcji.

Funkcja ta zwiększa wygodę pacjenta, ponieważ upraszcza wyszukiwanie danych, zapewnia bezpieczny dostęp do danych oraz ułatwia zbieranie informacji o dostępności leków. Dostawcy czerpią korzyści z automatycznie generowanych raportów o lekach, potrzeby mniejszej liczby pracowników, lepszej komunikacji między personelem apteki, wglądu w stan zapasów i sprzedaży w czasie rzeczywistym dzięki zaawansowanej analizie danych oraz usprawnionemu podejmowaniu decyzji. Najlepsze jest to, że ta scentralizowana baza danych jest bardzo skuteczna również dla firm z małymi bazami danych.

Generowanie e-Recept

Korzystanie z e-Recept lub recept elektronicznych nabiera obecnie rozpędu. Oto jak działa proces e-recept?

Recepta jest wystawiana elektronicznie, a następnie przekazywana od wystawiającego receptę do apteki. Zwykle do tego celu wykorzystywany jest system CPOE (skomputeryzowany system wprowadzania zamówień dostawcy), taki jak EHR. Lekarz tworzy zamówienie na lek za pomocą systemu CPOE i przesyła je do apteki pacjenta za pośrednictwem bezpiecznego połączenia. Po wygenerowaniu e-Recepty apteka śledzi zamówienie i informuje, czy zamówienie zostało otrzymane i zrealizowane. Taka komunikacja między dwoma systemami jest możliwa dzięki wykorzystaniu SCRIPT, specjalnego standardu opartego na XML. Jednak każdy rodzaj oprogramowania do tworzenia recept musi mieć certyfikat Surescripts. Tak więc podmioty opieki zdrowotnej generujące eRecepty muszą albo uzyskać certyfikat swojego systemu, albo wybrać usługi opracowywania aplikacji aptecznych, które obsługują certyfikację Surescripts.

Funkcja e-Recepty oszczędza papierkową robotę, zmniejsza ryzyko błędów ludzkich i wyklucza możliwość zgubienia lub kradzieży recepty. Co więcej, ponieważ lekarze mogą wysyłać uzupełnienia leków bezpośrednio do apteki, leki są wydawane szybko. Co więcej, pacjenci korzystający z e-Recepty korzystają z takich korzyści, jak otrzymywanie powiadomień o nieodebraniu zamówienia, tworzenie próśb o odnowienie zamówienia za pomocą zaledwie kilku kliknięć i wiele innych.

Synchronizacja z informacjami w czasie rzeczywistym

Idealny system zarządzania apteką musi uwzględniać sytuacje, takie jak usterki techniczne i awarie systemu, w których dane mogą zostać utracone w ułamku sekundy. Z tego powodu system musi synchronizować się z danymi w czasie rzeczywistym, w tym aktualizacjami dotyczącymi cen, aktualizacjami zapasów i aktualizacjami programów automatycznych. Ta funkcja promuje interakcję w czasie rzeczywistym, dzięki czemu farmaceuci mogą również pomagać pacjentom z formularzami ubezpieczeniowymi.

Analizy i generowanie raportów

Apteki codziennie wchodzą w interakcję z niezliczonymi pacjentami. Te dane dotyczące interakcji z pacjentem są niezwykle korzystne, ponieważ pomagają firmom farmaceutycznym w zrozumieniu wymagań, planowaniu przyszłych działań i ulepszaniu strategii biznesowych. Dane te mogą być również przydatne podczas przeprowadzania audytów, inspekcji czy procesów certyfikacji w przyszłości.

Aplikacja apteczna rejestruje dane o każdej interakcji z pacjentem, przechowuje je w aptecznym systemie informacyjnym i generuje niejawne raporty sprzedaży uporządkowane według produktów i kategorii. Raporty te obliczają czynniki determinujące sprzedaż leków i dostarczają kluczowych informacji na temat działalności biznesowej usługi aptecznej. Usługodawcy mogą bez trudu zidentyfikować wzorce zakupowe, takie jak częstość odwiedzania apteki w celu uzupełnienia leków, jakie leki zamawiają, na które leki jest zapotrzebowanie w danym sezonie itp. W ten sposób hurtownie/sprzedawcy apteczni mogą przechowywać leki zgodnie z wymagań konsumentów, być wystarczająco wyposażonym, aby poradzić sobie z gwałtownym wzrostem popytu na określone leki w określonym sezonie, takim jak sezon grypowy, oraz opracować opłacalne strategie marketingowe.

Wdrożenie systemu ERP pomoże w obsłudze działań monitorujących i analitycznych oraz kontroli ustawowych.

Raporty zawierają wiele informacji na temat aktualnych wskaźników wydajności apteki, obszarów poprawy w celu zwiększenia zwrotu z inwestycji oraz planu budżetowego, którego należy przestrzegać. Raporty analizy danych pomagają również właścicielom aptek w wykrywaniu podejrzanych wzorców i sprawdzaniu anomalii w ich działalności. Ogólnie rzecz biorąc, raporty prowadzą do bardziej świadomych decyzji i większych dochodów.

Niezbędne Integracje

Skuteczny system zarządzania apteką musi być w stanie zintegrować się z innymi systemami opieki zdrowotnej, aby ułatwić płynny przepływ i spójność danych medycznych. Rzućmy okiem na najczęstsze potrzebne integracje. Interakcja z EHR placówki medycznej umożliwia rozwiązaniu aptecznemu dostęp do dokumentacji leczenia oraz historii medycznej pacjentów, a integracja z systemem logistycznym pomaga w terminowej dystrybucji leków. Oprogramowanie apteczne wymaga również integracji z systemami bilingowymi, systemami zarządzania szpitalem (HMS), odpowiednimi platformami zewnętrznymi itp.

Panel

Wbudowany pulpit nawigacyjny, który zapewnia przydatne informacje, ma pierwszorzędne znaczenie w złożonym systemie zarządzania apteką. Obecność pulpitu nawigacyjnego pomaga dostawcom aptecznym śledzić ilość produkowanych leków, a także ilość odpadów. Pulpity nawigacyjne oferują KPI (kluczowe wskaźniki wydajności) za pośrednictwem ukierunkowanych wykresów i raportów. Raporty KPI opierają się na kluczowych celach usługodawcy i wyświetlają tylko te dane, których właściciel apteki potrzebuje do zrealizowania określonego przez niego celu. Dlatego te dane nie tylko usprawniają analizę danych, ale także zwiększają produktywność i współpracę biznesową.

Obsługa alertów SMS i zarządzania wieloma sklepami/wieloma lokalizacjami

Funkcja obsługująca SMS-y i powiadomienia pozwala farmaceutom informować się o wygaśnięciu ważności leku pacjenta i konieczności jego uzupełnienia. Następnie personel apteki powiadamia pacjentów za pomocą wiadomości tekstowych, zanim skończą się ich recepty, a pacjenci mogą poinformować farmaceutę, że potrzebują uzupełnienia, odpowiadając na otrzymaną wiadomość. Ponadto farmaceuci mogą stale pozostawać w kontakcie z konsumentami dzięki aktualizacjom statusu, poprawiając w ten sposób komfort pacjentów.

Jeśli oprogramowanie aptek oferuje obsługę wielu sklepów i wielu lokalizacji, właściciele mogą zarządzać funkcjonowaniem kilku sklepów w różnych lokalizacjach. Dostawcy apteczni mogą przeglądać wymianę danych elektronicznych dotyczących sprzedaży, zwrotów, stanów magazynowych itp., a także obliczać zyski całej sieci aptek.

Zarządzanie zamówieniami leków

System zarządzania apteką wykorzystuje punkty ponownego zamawiania lub zdefiniowane przez aptekę poziomy nominalne do generowania automatycznych zamówień. Następnie oblicza liczbę artykułów potrzebną do podniesienia poziomu zapasów; następnie dodaje wymaganą ilość pozycji do zamówienia. Do dostarczania zamówień stosowana jest metodologia EDI (Electronic Data Interchange).

Zarządzanie wygaśnięciem leków

Apteki ponoszą straty z powodu przeterminowanych leków. Ponieważ apteki hurtowo kupują leki od całych sprzedawców, każdy lek ma inny termin ważności i MRP. W związku z tym farmaceutom trudno jest śledzić terminy ważności każdego leku. W efekcie kilka leków traci ważność leżąc na półkach aptek bez wiedzy farmaceutów, a właściciele aptek dowiadują się o tym dopiero po upływie terminu ważności, co prowadzi do marnotrawstwa leków.

System zarządzania apteką z funkcją zarządzania terminami ważności z dużym wyprzedzeniem informuje właścicieli o terminach ważności leków. Daje to właścicielom aptek możliwość sprzedaży tych leków klientom lub zwrotu ich dostawcy. W ten sposób można uniknąć marnowania leków i strat finansowych.

Zarządzanie ponownym zamawianiem leków

Funkcja zarządzania ponownymi zamówieniami leków zapewnia krytyczne informacje, które pomagają farmaceutom być na bieżąco i organizować się. Od ustalenia punktów ponownego zamówienia, po ustalenie, kiedy uzupełnić zapasy i określenie, który produkt wypada lepiej w magazynie, ta funkcja robi wszystko.

Farmaceuci muszą wstępnie zdefiniować maksymalne i minimalne marże stanów magazynowych, a następnie wprowadzić te dane do systemu. Teraz system ostrzega ich, gdy poziom zapasów spadnie poniżej minimalnego poziomu, zachęcając ich do ponownego zamówienia. Sugeruje również najlepszą opcję zakupu dla użytkownika, zgodnie z programami oferowanymi przez pobliskich dostawców, i zaleca schematy zakupów, które oferują opcje superoszczędności.

Moduł do zarządzania użytkownikami

Moduł zarządzania użytkownikami pomaga dostawcom aptek bez wysiłku ustawić preferencje dotyczące dostępu dla różnych grup użytkowników w celu zarezerwowania określonych funkcji dla określonych użytkowników. Obejmuje to ograniczenie dostępu do niektórych funkcji dla różnych odbiorców. Funkcje tego modułu można podzielić na dwie kategorie – Administrator User i Administrator Authentication User.

Moduł Administratora Użytkownika daje użytkownikowi możliwość kontrolowania procesu kupna-sprzedaży oraz wykonywania czynności takich jak przeglądanie stanów magazynowych leków dostępnych w aptece; rejestrowanie potrzebnych leków, śledzenie mapy apteki itp. Ta kategoria zarządzania użytkownikami reguluje codzienne przetwarzanie zapasów i sprzedaż.

Moduł Uwierzytelniania Administratora Użytkownika umożliwia uwierzytelnionym użytkownikom przeglądanie każdego procesu, w tym transakcji, raportów sprzedaży itp., manipulowanie listami leków i stanami magazynowymi, śledzenie ich codziennych czynności oraz generowanie dziennych rachunków za pomocą oprogramowania wielostanowiskowego.

Zarządzanie zapasami

Bardzo przydatny dla właścicieli aptek jest moduł do zarządzania stanami magazynowymi. Ta funkcja integruje EDI lub interfejsy API z danymi zamówienia. Oferta obejmuje klasyfikację produktów magazynowych na podstawie ich kategorii, przyjmowanie i generowanie automatycznych zamówień, wydawanie leków, zarządzanie produktami niedostępnymi w magazynie oraz udostępnianie stanów magazynowych i drukowanie etykiet. Oprogramowanie generuje raporty inwentaryzacyjne, które umożliwiają dostawcom i farmaceutom identyfikację najlepiej sprzedających się produktów oraz ustalenie, które leki wpływają na procesy dystrybucji i zamawiania.

Moduły zarządzania sprzedażą

Rozliczenia i księgowość w aptece często są podatne na błędy. Niemniej jednak sprawnie działający system zarządzania apteką, oferujący funkcję zarządzania sprzedażą, może zoptymalizować takie zadania i wyeliminować ryzyko błędów. Tutaj system automatyzuje zadania przyjmowania zamówień, realizacji płatności i generowania paragonów; następnie dodaj te zadania w raportach.

Moduł zarządzania sprzedażą prawidłowo dopasowuje kody produktów w celu sformułowania ich dokładnych cen, co skutkuje bezbłędnym rozliczaniem. Moduł POS lub POS oferuje pacjentom szeroki wachlarz możliwości dokonywania płatności i wypełniania zwrotów.

Niektóre moduły rozliczeniowe oferują podpisy elektroniczne oraz opcje zarządzania danymi i lojalnością pacjentów. A jeśli dane pacjentów są połączone z historiami rozliczeń, inteligentna analityka wykorzystuje te dane do tworzenia raportów finansowych w czasie rzeczywistym i zapewnia zalecenia dotyczące poprawy doświadczenia pacjentów.

Zarządzanie receptami i komisjami lekarskimi

Trudności w czytaniu recept przez pacjentów i farmaceutów zawsze były źródłem zamieszania i błędów w wydawaniu leków. Korzystanie z kompetentnego systemu zarządzania apteką rozwiązuje takie problemy, ponieważ dane są wprowadzane bezpośrednio przez lekarza i elektronicznie przechowywane w systemie.

System śledzi również transakcje farmaceutyczne, aby zidentyfikować, który lekarz wystawił konkretną receptę lub który przedstawiciel medyczny jest zaangażowany w określoną transakcję z apteką dotyczącą sprzedaży leków. Takie oprogramowanie natychmiast nalicza prowizję lekarza/MR generowaną przez aptekę za każdy sprzedany lek i każdą receptę.

Zgodność ze standardowymi przepisami

Zgodność ze standardowymi przepisami nałożonymi przez władze jest niezbędna dla każdej praktyki farmaceutycznej. Tak więc system zarządzania apteką musi być zgodny z najnowszymi praktykami bezpieczeństwa i parametrami oceny wymaganymi do czynności takich jak generowanie e-recept, zamawianie leków, uzupełnianie leków itp.

Na przykład DSCSA (Drug Supply Chain Security Act) zabrania amerykańskim aptekom wydawania fałszywych leków, a tym samym chroni obywateli przed podrabianymi lekami. Apteki kanadyjskie muszą przestrzegać przepisów określonych przez NAPRA, a europejskie apteki muszą weryfikować autentyczność każdego leku, stosując system walidacji w punkcie wydawania.

Dolna linia

Mam nadzieję, że ten post był pouczający i dał ci jasne wyobrażenie o tym, które funkcje dodać podczas wykonywania procesu tworzenia aplikacji aptecznej. Musisz jednak wybrać funkcje zgodnie z wymaganiami i celami biznesowymi.

Jeśli jesteś nowicjuszem w dziedzinie tworzenia oprogramowania, wskazane byłoby nawiązanie współpracy z wykwalifikowanymi programistami aplikacji dla służby zdrowia lub niezawodną firmą informatyczną, która ma duże doświadczenie w tworzeniu aplikacji dla farmacji. Twój partner zajmie się Twoim projektem rozwoju oprogramowania dla aptek od momentu stworzenia aplikacji do wdrożenia.