Caracteristici esențiale de inclus în sistemul dvs. de management al farmaciei

Digitalizarea și-a pus amprenta în fiecare subdomeniu al sectorului sănătății, iar industria farmaciilor nu face excepție. Apariția sistemelor inteligente de management al farmaciilor a atenuat nenumărate probleme operaționale pentru proprietarii de farmacii. Deci, ce este un sistem de management al unei farmacii? Ei bine, este un sistem software care a fost programat pentru a îndeplini diverse funcții care sunt necesare pentru a funcționa o afacere de farmacie.

Software-ul versatil pentru farmacii face minuni atât pentru proprietarii de farmacii, cât și pentru consumatori. O soluție de farmacie solidă automatizează și simplifică funcțiile farmaceutice, cum ar fi eliberarea medicamentelor, identificarea consumului excesiv de medicamente etc., rezultând un management inteligent al farmaciei, erori reduse și servicii îmbunătățite pentru pacienți.

Acum întrebarea care apare în mintea ta este; „Ce caracteristici să includă în software-ul Sound Pharmacy?” Această postare vă oferă informații detaliate despre caracteristicile esențiale de integrat într-un sistem software modern de management al farmaciilor. Să începem!

Sistemul de management al farmaciilor: caracteristici esențiale

O bază de date centralizată pentru stocarea datelor

Datele joacă un rol important în sectorul farmaciei. Prin urmare, o afacere de farmacie trebuie să asigure stocarea sigură și securizată a datelor, precum și un mecanism productiv de procesare a datelor. Un sistem de management al farmaciilor oferă o bază de date centralizată pentru stocarea în siguranță a datelor referitoare la medicamente, astfel încât datele să nu se piardă niciodată și să poată fi recuperate cu ușurință ori de câte ori este nevoie. Software-ul de sistem gestionează, de asemenea, înregistrările tranzacțiilor.

Această caracteristică sporește confortul pacientului, deoarece simplifică căutarea datelor, asigură accesul securizat la date și facilitează colectarea de informații despre disponibilitatea medicamentelor. Furnizorii profită de avantajele rapoartelor generate automat de medicamente, nevoia de o forță de muncă mai redusă, comunicarea îmbunătățită între personalul farmaciei, vizibilitatea în timp real asupra stocurilor și vânzărilor prin analize avansate de date și luare a deciziilor îmbunătățite. Cea mai bună parte este că această bază de date centralizată este foarte eficientă și pentru companiile cu baze de date mici.

e-Prescription Generation

Utilizarea rețetelor electronice sau a rețetelor electronice câștigă amploare în aceste zile. Iată cum funcționează procesul de prescriere electronică?

O rețetă este creată electronic și apoi transmisă de la prescriptor la farmacie. De obicei, un sistem CPOE (introducere computerizată a comenzilor furnizorului) precum un EHR este utilizat în acest scop. Medicul creează o comandă de medicamente folosind un sistem CPOE și o trimite la farmacia pacientului printr-o conexiune securizată. Odată generată e-Prescripția, farmacia urmărește comanda și comunică dacă comanda respectivă a fost primită și completată. O astfel de comunicare între două sisteme este posibilă prin utilizarea SCRIPT, un standard special bazat pe XML. Cu toate acestea, orice tip de software de creare a rețetelor trebuie să fie certificat Surescripts. Deci, entitățile din domeniul sănătății care generează rețete electronice trebuie fie să-și certifice sistemul, fie să aleagă servicii de dezvoltare a aplicațiilor pentru farmacii care acceptă certificarea Surescripts.

Funcția e-Prescription economisește documente, reduce șansele de erori umane și exclude posibilitatea pierderii sau furtului rețetei. Mai mult decât atât, deoarece medicii pot trimite rezerve de medicamente direct la farmacie, medicamentele sunt eliberate rapid. În plus, pacienții care beneficiază de e-Prescription se bucură de avantaje precum primirea unei notificări dacă nu au preluat comanda, crearea de solicitări de reînnoire a comenzii cu doar câteva clicuri și multe altele.

Sincronizare cu informații în timp real

Un sistem ideal de management al farmaciilor trebuie să ia în considerare situații precum erori tehnice și blocări ale sistemului în care datele se pot pierde într-o fracțiune de secundă. Din acest motiv, sistemul trebuie să se sincronizeze cu datele în timp real, inclusiv actualizările legate de preț, actualizările de inventar și actualizările automate ale programelor. Această caracteristică promovează interacțiunea în timp real și, prin urmare, permite farmaciștilor să ajute și pacienții cu formulare de asigurare.

Analiză și generare de rapoarte

Farmaciile interacționează zilnic cu nenumărați pacienți. Aceste date referitoare la interacțiunea cu pacientul sunt extrem de benefice, deoarece ajută companiile de farmacie să înțeleagă cerințele, să planifice cursul viitor de acțiune și să îmbunătățească strategiile de afaceri. Aceste date pot fi utile și în timpul efectuării de auditări, inspecții sau procese de certificare în viitor.

O aplicație de farmacie înregistrează datele fiecărei interacțiuni cu pacientul, le stochează în sistemul de informații al farmaciei și generează rapoarte de vânzări clasificate care sunt organizate în funcție de produs și de categorie. Aceste rapoarte calculează factorii care determină vânzările de medicamente și oferă perspective cruciale asupra activităților de afaceri ale unui serviciu de farmacie. Furnizorii de servicii pot identifica fără efort modele de cumpărare, cum ar fi consumatorii care vizitează frecvent farmacia pentru reumplerea medicamentelor și ce fel de medicamente le comandă, ce medicamente sunt solicitate într-un anumit sezon etc. În acest fel, angrosistii/vânzătorii de farmacii pot stoca medicamente conform prevederilor cerințele consumatorilor, să fie suficient de echipate pentru a face față creșterii cererii pentru anumite medicamente în timpul unui anumit sezon, cum ar fi sezonul gripei, și să elaboreze strategii de marketing profitabile.

Implementarea unui sistem ERP va ajuta la gestionarea activităților de monitorizare și analiză și a verificărilor de audit statutar.

Rapoartele dezvăluie multe despre valorile actuale de performanță ale unei farmacii, domeniile de îmbunătățire pentru creșterea rentabilității investiției și foaia de parcurs de bugetare care trebuie urmată. Rapoartele de analiză a datelor ajută, de asemenea, proprietarii de farmacii să detecteze modele suspecte și să verifice anomaliile din cadrul operațiunilor lor. În general, rapoartele conduc la decizii mai informate și la creșterea veniturilor.

Integrari necesare

Un sistem eficient de management al farmaciilor trebuie să se poată integra cu alte sisteme de asistență medicală pentru a facilita fluxul fără întreruperi și coerența datelor medicale. Să aruncăm o privire la cele mai comune integrări necesare. Interacțiunea cu EHR a unei unități medicale permite soluției de farmacie să acceseze înregistrările de tratament, precum și istoricul medical al pacienților, iar integrarea cu sistemul logistic ajută la distribuirea la timp a medicamentelor. Software-ul pentru farmacie trebuie, de asemenea, să se integreze cu sistemele de facturare, sistemele de management al spitalelor (HMS), platformele externe relevante etc.

Bord

Un tablou de bord încorporat care oferă informații utile este de o importanță primordială într-un sistem complex de management al farmaciilor. Prezența unui tablou de bord îi ajută pe furnizorii de farmacii să urmărească cantitatea de medicamente care sunt produse și, de asemenea, cantitatea de risipă. Tablourile de bord oferă KPI (Indicatori cheie de performanță) prin diagrame și rapoarte focalizate. Rapoartele KPI se bazează pe obiectivele cheie ale furnizorului de servicii și afișează doar acele date de care proprietarul farmaciei le solicită pentru a îndeplini un obiectiv specific pe care și l-a stabilit. Prin urmare, aceste date nu numai că sporesc analiza datelor, ci și productivitatea și colaborarea afacerii.

Suport pentru alerte SMS și management multi-magazine/multi-locații

Caracteristica care acceptă SMS-uri și notificări le permite farmaciștilor să fie informați ori de câte ori medicamentul oricărui pacient este pe cale să expire și au nevoie de o reumplere. Personalul farmaciei anunță apoi pacienții prin mesaje text înainte ca rețetele lor să se epuizeze, iar pacienții pot informa farmacistul că au nevoie de reîncărcare doar răspunzând la mesajul primit. De asemenea, farmaciștii pot păstra în permanență legătura cu consumatorii prin actualizări de stare, crescând astfel experiența pacientului.

Dacă software-ul de farmacie oferă suport pentru mai multe magazine și mai multe locații, proprietarii pot gestiona funcționarea mai multor magazine în locații diferite. Furnizorii de farmacii pot vizualiza schimbul de date electronice referitoare la vânzări, returnări, nivelurile stocurilor etc. și, de asemenea, pot calcula profiturile realizate de întregul lanț de farmacii.

Managementul comenzilor de medicamente

Un sistem de management al farmaciilor folosește punctele de recomandă sau nivelurile nominale definite de farmacie pentru generarea comenzilor automate. Ulterior, calculează numărul de articole necesare pentru creșterea nivelului stocului; apoi adaugă la comandă cantitatea necesară de articole. Pentru livrarea comenzilor este utilizată o metodologie EDI (Electronic Data Interchange).

Gestionarea expirărilor de medicamente

Farmaciile suferă pierderi din cauza medicamentelor expirate. Deoarece farmaciile cumpără medicamente în vrac de la vânzători întregi, fiecare medicament are o dată de expirare și un MRP diferit. Prin urmare, pentru farmaciști devine o provocare să țină evidența datelor de expirare ale fiecărui medicament. Ca urmare, mai multe medicamente sunt expirate în timp ce zac pe rafturile farmaciilor fără știrea farmaciștilor, iar proprietarii farmaciilor ajung să afle despre asta abia după data expirării, ceea ce duce la risipa de medicamente.

Un sistem de management al farmaciei care are funcționalitatea de gestionare a expirării informează proprietarii cu mult timp înainte cu privire la datele de expirare ale medicamentelor. Acest lucru oferă proprietarilor de farmacii opțiunea fie de a vinde acele medicamente clienților, fie de a le returna furnizorului. În acest fel, se pot evita risipa de medicamente și pierderile financiare.

Gestionarea comenzii de medicamente

Funcția de gestionare a recomenzilor de medicamente oferă informații esențiale care îi ajută pe farmaciști să rămână informați și organizați. Încă de la stabilirea punctelor de recomandă, până la aflarea când să reaprovizioneze stocul și determinarea produsului care iese mai bine în inventar, această funcționalitate face totul.

Farmaciştii trebuie să predefinite marjele maxime şi minime ale nivelului de stoc, apoi să introducă aceste date în sistem. Acum, sistemul îi avertizează ori de câte ori nivelul stocului scade sub punctul minim, solicitându-i să reordoneze. De asemenea, sugerează utilizatorului cea mai bună opțiune de cumpărare, conform programelor oferite de furnizorii din apropiere și recomandă scheme de achiziție care oferă opțiuni de super-economisire.

Modul pentru managementul utilizatorilor

Un modul de gestionare a utilizatorilor ajută furnizorii de farmacii să stabilească fără efort preferințele legate de acces pentru diferite grupuri de utilizatori, pentru a rezerva anumite funcții pentru anumiți utilizatori. Aceasta include restricționarea accesului la anumite funcții pentru diferite audiențe. Funcțiile acestui modul pot fi separate în două categorii – Utilizator administrator și Utilizator de autentificare administrator.

Modulul Utilizator Administrator împuternicește utilizatorul să controleze procesul de cumpărare-vânzare și să efectueze acțiuni precum vizualizarea stocului de medicamente disponibil în farmacie; înscrierea medicamentelor de care au nevoie, urmărirea hărții farmaciei etc. Această categorie de management al utilizatorilor reglementează procesarea zilnică a stocurilor și vânzărilor.

Modulul utilizator de autentificare a administratorului permite utilizatorilor autentificați să vadă fiecare proces, inclusiv tranzacțiile, rapoartele de vânzări etc., să manipuleze listele de medicamente, precum și stocurile, să urmărească activitățile lor zilnice și să genereze conturi zilnice folosind software-ul multi-site.

Managementul inventarului

Modulul de gestionare a stocurilor din inventar se dovedește foarte util proprietarilor de farmacii. Această caracteristică integrează un EDI sau API-uri pentru a comanda datele. Ofertele includ clasificarea produselor de inventar în funcție de categoriile lor, primirea și generarea de comenzi automate, distribuirea de medicamente, gestionarea produselor epuizate și furnizarea de numărări de inventar și etichete tipărite. Software-ul generează rapoarte de inventar care permit furnizorilor și farmaciștilor să identifice cele mai bine vândute produse și să descopere care medicamente afectează procesele de distribuție și comandă.

Module de management al vânzărilor

Sarcinile de facturare și contabilitate dintr-o farmacie sunt adesea predispuse la erori. Cu toate acestea, un sistem eficient de management al farmaciilor care oferă funcția de management al vânzărilor poate optimiza astfel de sarcini și elimina șansele de erori. Aici, sistemul automatizează sarcinile de primire a comenzilor, executarea plăților și generarea de chitanțe; apoi adăugați aceste sarcini în rapoarte.

Modulul de management al vânzărilor se potrivește corect cu codurile de produs pentru a formula prețurile corecte ale acestora, rezultând o facturare fără erori. Modulul POS sau punctul de vânzare oferă pacienților o gamă largă de opțiuni pentru efectuarea plăților și finalizarea returnărilor.

Unele module de facturare oferă semnături electronice și opțiuni pentru gestionarea datelor și loialități ale pacienților. Și, dacă datele pacienților sunt conectate cu istoricul de facturare, analiza inteligentă utilizează aceste date pentru a crea rapoarte financiare în timp real și oferă recomandări pentru îmbunătățirea experienței pacientului.

Gestionarea rețetelor și a comisiilor de medici

Dificultatea de citire a prescripțiilor de către pacienți și farmaciști a fost întotdeauna sursa de confuzie și erori în eliberarea medicamentelor. Utilizarea unui sistem competent de management al farmaciei rezolvă astfel de probleme, deoarece datele sunt introduse direct de medic și stocate electronic în sistem.

Sistemul urmărește, de asemenea, tranzacțiile farmaceutice pentru a identifica care medic a creat o anumită rețetă sau care reprezentant medical este implicat într-o anumită tranzacție cu farmacia privind vânzările de medicamente. Un astfel de software calculează instantaneu comisionul medic/MR generat de farmacie pentru fiecare medicament epuizat și pentru fiecare rețetă implicată.

Respectarea reglementărilor standard

Respectarea reglementărilor standard impuse de autorități este esențială pentru orice practică farmaceutică. Așadar, un sistem de management al farmaciei trebuie să respecte cele mai recente practici de securitate și parametrii de evaluare mandatați pentru activități precum generarea de rețete electronice, comandarea medicamentelor, completarea medicamentelor etc.

De exemplu, DSCSA (Drug Supply Chain Security Act) interzice farmaciilor din SUA să elibereze medicamente false și astfel protejează cetățenii de medicamentele contrafăcute. Farmaciile canadiene trebuie să respecte reglementările definite de NAPRA, iar magazinele farmaceutice europene trebuie să verifice autenticitatea fiecărui medicament prin utilizarea unui sistem de validare la punctul de eliberare.

Concluzie

Sper că această postare a fost informativă și v-a oferit o idee clară despre caracteristicile pe care să le adăugați în timp ce executați procesul de dezvoltare a aplicației pentru farmacie. Cu toate acestea, trebuie să alegeți caracteristicile conform cerințelor și obiectivelor dvs. de afaceri.

Dacă sunteți începător în domeniul dezvoltării software, ar fi recomandabil să faceți echipă cu dezvoltatori calificați de aplicații pentru asistență medicală sau cu o firmă IT de încredere, care are o experiență vastă în dezvoltarea de aplicații pentru farmacii. Partenerul dvs. se va ocupa de proiectul dvs. de dezvoltare a software-ului pentru farmacii chiar de la ideea aplicației până la implementare.