Eczane Yönetim Sisteminize Eklemeniz Gereken Temel Özellikler

Dijitalleşme sağlık sektörünün her alt alanına damgasını vurdu ve eczacılık sektörü de bir istisna değil. Akıllı Eczane yönetim sistemlerinin ortaya çıkışı, eczane işletme sahipleri için sayısız operasyonel sıkıntıyı hafifletti. Peki, eczane yönetim sistemi nedir? Bir eczane işletmesini yürütmek için gerekli olan çeşitli işlevleri yerine getirmek için programlanmış bir yazılım sistemidir.

Çok yönlü eczane yazılımı, eczane sahipleri ve tüketiciler için harikalar yaratır. Sağlam bir eczane çözümü, ilaç dağıtımı, aşırı ilaç kullanımının belirlenmesi vb. gibi farmasötik işlevleri otomatikleştirir ve basitleştirir; bu da akıllı eczane yönetimi, azaltılmış hatalar ve gelişmiş hasta hizmetleri sağlar.

Şimdi aklınıza takılan soru şu; “Sağlam Eczane yazılımına hangi özellikler eklenmeli?” Bu gönderi, modern bir eczane yönetim yazılımı sistemine entegre edilecek temel özellikler hakkında size ayrıntılı bilgiler sağlar. Başlayalım!

Eczane Yönetim Sistemi: Temel Özellikler

Veri Depolama için Merkezileştirilmiş Bir Veritabanı

Eczacılık sektöründe veriler önemli bir rol oynamaktadır. Bu nedenle, bir eczane işletmesi, verimli bir veri işleme mekanizmasının yanı sıra verilerin güvenli ve güvenli bir şekilde saklanmasını sağlamalıdır. Eczane yönetim sistemi, tıpla ilgili verilerin güvenli bir şekilde saklanması için merkezi bir veritabanı sunar, böylece veriler asla kaybolmaz ve gerektiğinde kolayca alınabilir. Sistem yazılımı ayrıca işlem kayıtlarını da yönetir.

Bu özellik, veri aramayı basitleştirdiği, güvenli veri erişimi sağladığı ve ilacın bulunabilirliği hakkında bilgi toplanmasını kolaylaştırdığı için hastanın rahatlığına katkıda bulunur. Sağlayıcılar, otomatik olarak oluşturulan ilaç raporlarının, daha az iş gücü ihtiyacının, eczane personeli arasında gelişmiş iletişimin, gelişmiş veri analitiği aracılığıyla envanter ve satışların gerçek zamanlı görünürlüğünün ve gelişmiş karar vermenin avantajlarından yararlanır. En iyi yanı, bu merkezi veritabanının küçük veritabanlarına sahip işletmeler için de oldukça etkili olmasıdır.

e-Reçete Üretimi

E-Reçete veya elektronik reçete kullanımı bu günlerde ivme kazanıyor. E-reçete süreci nasıl işler?

Elektronik olarak bir reçete oluşturulur ve daha sonra reçete yazandan eczaneye iletilir. Genellikle, bu amaç için bir EHR gibi bir CPOE (bilgisayarlı sağlayıcı sipariş girişi) sistemi kullanılır. Doktor, bir CPOE sistemi kullanarak bir ilaç siparişi oluşturur ve bunu güvenli bir bağlantı üzerinden hastanın eczanesine gönderir. E-Reçete oluşturulduktan sonra eczane siparişi takip eder ve siparişin alınıp alınmadığını ve doldurulup doldurulmadığını bildirir. İki sistem arasındaki bu tür iletişim, XML tabanlı özel bir standart olan SCRIPT'in kullanılmasıyla mümkün olmaktadır. Ancak, her türlü reçete oluşturma yazılımının Surescripts sertifikalı olması gerekir. Bu nedenle, eReçete oluşturan sağlık kuruluşları, sistemlerini sertifikalandırmalı veya Surescripts sertifikasını destekleyen eczane uygulama geliştirme hizmetlerini seçmelidir.

E-Reçete özelliği evrak işlerinden tasarruf sağlar, insan hatası olasılığını azaltır ve reçetenin kaybolma veya çalınma olasılığını ortadan kaldırır. Ayrıca, doktorlar ilaç yedeklerini doğrudan eczaneye gönderebildikleri için ilaçlar hızlı bir şekilde dağıtılır. Ayrıca, e-Reçete'den yararlanan hastalar, siparişlerini teslim almayı kaçırdıklarında bildirim alma, sadece birkaç tıklama ile sipariş yenileme talebi oluşturma ve daha pek çok avantajdan yararlanmaktadır.

Gerçek Zamanlı Bilgilerle Senkronizasyon

İdeal bir eczane yönetim sisteminin, verilerin bir saniye içinde kaybolabileceği teknik aksaklıklar ve sistem çökmeleri gibi durumları dikkate alması gerekir. Bu nedenle sistem, fiyatla ilgili güncellemeler, envanter güncellemeleri ve otomatik program güncellemeleri dahil olmak üzere gerçek zamanlı verilerle senkronize edilmelidir. Bu özellik gerçek zamanlı etkileşimi teşvik eder ve dolayısıyla eczacıların hastalara sigorta formları ile de yardımcı olmalarını sağlar.

Analitik ve Rapor Oluşturma

Eczaneler her gün sayısız hastayla etkileşim halindedir. Hasta etkileşimiyle ilgili bu veriler, eczane işletmelerinin gereksinimi anlamalarına, gelecekteki eylem planını planlamalarına ve iş stratejilerini geliştirmelerine yardımcı olduğu için son derece faydalıdır. Bu veriler, gelecekte denetimler, teftişler veya sertifikasyon süreçleri yürütülürken de faydalı olabilir.

Bir eczane uygulaması, her hasta etkileşiminin verilerini kaydeder, bunları eczane bilgi sisteminde saklar ve ürün bazında ve kategori bazında organize edilmiş sınıflandırılmış satış raporları oluşturur. Bu raporlar, ilaç satışlarını belirleyen faktörleri hesaplar ve bir eczane hizmetinin ticari faaliyetlerine ilişkin önemli bilgiler sağlar. Hizmet sağlayıcılar, hangi tüketicilerin ilaç ikmalleri için eczaneyi sıklıkla ziyaret ettikleri ve ne tür ilaçlar sipariş ettikleri, belirli bir sezonda hangi ilaçların talep edildiği vb. satın alma modellerini zahmetsizce belirleyebilirler. Tüketici gereksinimleri, grip mevsimi gibi belirli bir mevsimde belirli ilaçlara yönelik talep artışıyla başa çıkmak için yeterli donanıma sahip olmak ve kârlı pazarlama stratejileri tasarlamak.

Bir ERP sisteminin uygulanması, izleme ve analiz faaliyetlerinin ve yasal denetim kontrollerinin ele alınmasına yardımcı olacaktır.

Raporlar, bir eczanenin mevcut performans ölçütleri, yatırım getirisini artırmaya yönelik iyileştirme alanları ve izlenmesi gereken bütçeleme yol haritası hakkında çok şey ortaya koyuyor. Veri analizi raporları ayrıca eczane sahiplerinin şüpheli kalıpları tespit etmesine ve operasyonlarındaki anormallikleri kontrol etmesine yardımcı olur. Genel olarak, raporlar daha bilinçli kararlara ve artan gelirlere yol açar.

Gerekli Entegrasyonlar

Etkili bir eczane yönetim sistemi, tıbbi verilerin kesintisiz akışını ve tutarlılığını kolaylaştırmak için diğer sağlık sistemleriyle bütünleşebilmelidir. İhtiyaç duyulan en yaygın entegrasyonlara bir göz atalım. Bir tıbbi tesisin EHR'si ile etkileşim, eczane çözümünün tedavi kayıtlarına ve ayrıca hastaların tıbbi geçmişine erişmesini sağlar ve lojistik sistemle entegrasyon, zamanında ilaç dağıtımına yardımcı olur. Eczane yazılımının ayrıca faturalandırma sistemleri, hastane yönetim sistemleri (HMS), ilgili harici platformlar vb. ile entegre olması gerekir.

Gösterge Paneli

Eyleme geçirilebilir içgörüler sağlayan yerleşik bir gösterge panosu, karmaşık bir eczane yönetim sisteminde birincil öneme sahiptir. Bir gösterge panosunun varlığı, eczane sağlayıcılarının üretilen ilaç miktarını ve ayrıca israf miktarını takip etmelerine yardımcı olur. Gösterge tabloları, odaklanmış çizelgeler ve raporlar aracılığıyla KPI'lar (Anahtar Performans Göstergeleri) sunar. KPI raporları, hizmet sağlayıcının temel hedeflerine dayanır ve yalnızca eczane sahibinin belirlediği belirli bir hedefi yerine getirmek için ihtiyaç duyduğu veri parçalarını görüntüler. Bu nedenle, bu veriler yalnızca veri analizini artırmakla kalmaz, aynı zamanda iş üretkenliğini ve işbirliğini de geliştirir.

SMS Uyarıları ve Çoklu Mağaza/Çok Konumlu Yönetim Desteği

SMS ve bildirimi destekleyen özellik, eczacıların herhangi bir hastanın ilacının süresi dolmak üzere olduğunda ve yeniden doldurulması gerektiğinde ima edilmesini sağlar. Eczane personeli daha sonra reçeteleri tükenmeden hastaları kısa mesajla bilgilendirir ve hastalar sadece gelen mesaja cevap vererek eczacıya yeniden doldurmaya ihtiyaçları olduğunu bildirebilir. Ayrıca eczacılar, durum güncellemeleri aracılığıyla tüketicilerle sürekli iletişim halinde kalarak hasta deneyimini yükseltebilir.

Eczane yazılımı çoklu mağaza ve çoklu konum desteği sunuyorsa, sahipleri farklı konumlardaki birkaç mağazanın işleyişini yönetebilir. Eczane sağlayıcıları satışlar, iadeler, stok seviyeleri vb. ile ilgili elektronik veri alışverişini görüntüleyebilir ve ayrıca tüm eczane zinciri tarafından elde edilen karları hesaplayabilir.

İlaç Sipariş Yönetimi

Bir eczane yönetim sistemi, otomatik siparişler oluşturmak için yeniden sipariş noktalarını veya eczane tarafından tanımlanan par seviyelerini kullanır. Daha sonra stok seviyesini yükseltmek için gerekli olan kalem sayısını hesaplar; daha sonra siparişe gerekli miktarda ürün ekler. Siparişlerin teslimi için bir EDI (Elektronik Veri Değişimi) metodolojisi kullanılır.

İlaç Sürelerinin Yönetilmesi

Eczaneler, son kullanma tarihi geçmiş ilaçlar nedeniyle zarar görmektedir. Eczaneler toptancılardan toplu olarak ilaç aldıkları için her ilacın farklı bir son kullanma tarihi ve MRP'si vardır. Bu nedenle eczacıların her ilacın son kullanma tarihlerini takip etmesi zorlaşıyor. Sonuç olarak, birçok ilacın eczane raflarında yatarken eczacıların bilgisi olmadan son kullanma tarihi geçmekte ve eczane sahipleri ancak son kullanma tarihinden sonra haberdar olmakta ve ilaç israfına yol açmaktadır.

Son kullanma tarihi yönetimi işlevine sahip bir eczane yönetim sistemi, ilaç sahiplerine ilaçların son kullanım tarihlerini önceden bildirir. Bu, eczane sahiplerine bu ilaçları müşterilere satma veya tedarikçiye geri iade etme seçeneği sunar. Bu sayede ilaç israfı ve maddi kayıpların önüne geçilebilir.

İlaç Yeniden Sipariş Yönetimi

İlaç yeniden sipariş yönetimi özelliği, eczacıların bilgili ve organize olmalarına yardımcı olan kritik bilgiler sağlar. Yeniden sipariş noktaları oluşturmaktan, stoğu ne zaman yenileyeceğinizi bulmaya ve envanterde hangi ürünün daha iyi olduğunu belirlemeye kadar, bu işlevsellik her şeyi yapar.

Eczacıların maksimum ve minimum stok seviyesi marjlarını önceden tanımlamaları ve ardından bu verileri sisteme beslemeleri gerekmektedir. Artık, stok seviyesi minimum noktanın altına düştüğünde sistem onları uyarır ve yeniden sipariş vermelerini ister. Ayrıca yakındaki tedarikçilerin sunduğu programlara göre kullanıcıya en iyi satın alma seçeneğini önerir ve süper tasarruf seçenekleri sunan satın alma planları önerir.

Kullanıcı Yönetimi Modülü

Bir kullanıcı yönetimi modülü, eczane sağlayıcılarının belirli özellikleri belirli kullanıcılar için rezerve etmek amacıyla farklı kullanıcı grupları için erişimle ilgili tercihleri ​​zahmetsizce ayarlamasına yardımcı olur. Bu, farklı kitleler için belirli özelliklere erişimin kısıtlanmasını içerir. Bu modülün işlevleri iki kategoriye ayrılabilir – Yönetici Kullanıcısı ve Yönetici Kimlik Doğrulama Kullanıcısı.

Yönetici Kullanıcı Modülü, kullanıcıya alım-satım sürecini kontrol etme ve eczanede bulunan ilaç stokunu görüntüleme; ihtiyaç duydukları ilaçları listeleme, eczane haritasını takip etme vb. Bu kullanıcı yönetimi kategorisi, stokların ve satışların günlük olarak işlenmesini düzenler.

Yönetici Kimlik Doğrulama Kullanıcı Modülü, kimliği doğrulanmış kullanıcıların işlemler, satış raporları vb. dahil her süreci görüntülemesine, ilaç listelerinin yanı sıra stokları değiştirmesine, günlük aktivitelerini takip etmesine ve çoklu site yazılımı kullanarak günlük hesaplar oluşturmasına olanak tanır.

Envanter yönetimi

Envanterdeki stokları yönetme modülü, ilaç sahipleri için çok kullanışlı olduğunu kanıtlıyor. Bu özellik, verileri sipariş etmek için bir EDI veya API'leri entegre eder. Teklifler, envanter ürünlerinin kategorilerine göre sınıflandırılmasını, otomatik siparişlerin alınmasını ve oluşturulmasını, ilaç dağıtımını, stokta olmayan ürünleri yönetmeyi ve envanter sayımlarını ve baskı etiketlerini sağlamayı içerir. Yazılım, tedarikçilerin ve eczacıların en çok satan ürünleri belirlemelerini ve hangi ilaçların dağıtım ve sipariş süreçlerini etkilediğini bulmalarını sağlayan envanter raporları oluşturur.

Satış Yönetimi Modülleri

Bir eczanedeki faturalandırma ve muhasebe görevleri genellikle hatalara açıktır. Bununla birlikte, satış yönetimi özelliği sunan verimli bir eczane yönetim sistemi, bu tür görevleri optimize edebilir ve hata olasılığını ortadan kaldırabilir. Burada sistem, sipariş alma, ödemeleri gerçekleştirme ve makbuz oluşturma görevlerini otomatikleştirir; ardından bu görevleri raporlara ekleyin.

Satış yönetimi modülü, doğru fiyatları formüle etmek için ürün kodlarını doğru şekilde eşleştirerek hatasız faturalandırma sağlar. POS veya satış noktası modülü, hastalara ödeme yapmak ve iadeleri tamamlamak için çok çeşitli seçenekler sunar.

Bazı faturalandırma modülleri, hasta verilerini ve bağlılıklarını yönetmek için elektronik imzalar ve seçenekler sunar. Ayrıca, hasta verileri faturalandırma geçmişleriyle bağlantılıysa, akıllı analitik bu verileri gerçek zamanlı finansal raporlar oluşturmak için kullanır ve hasta deneyimini iyileştirmeye yönelik öneriler sunar.

Reçeteleri ve Doktor Komisyonlarını Yönetme

Hastaların ve eczacıların reçeteleri okumadaki güçlükleri, ilaç dağıtımında her zaman kafa karışıklığının ve hataların kaynağı olmuştur. Yetkili bir eczane yönetim sisteminin kullanılması, verilerin doğrudan doktor tarafından girilmesi ve sistem içinde elektronik olarak saklanması gibi sorunları çözmektedir.

Sistem ayrıca, hangi pratisyenin belirli bir reçete oluşturduğunu veya hangi tıbbi temsilcinin ilaç satışıyla ilgili olarak eczane ile belirli bir işlemde yer aldığını belirlemek için farmasötik işlemleri de takip eder. Bu yazılım, satılan her ilaç ve ilgili her reçete için eczane tarafından oluşturulan doktor/MR komisyonunu anında hesaplar.

Standart Düzenlemelere Uyum

Yetkili makamlar tarafından zorunlu kılınan standart düzenlemelere uyum, herhangi bir farmasötik uygulama için esastır. Bu nedenle, bir eczane yönetim sistemi, e-reçete üretimi, ilaç siparişi, ilaç dolumu vb. faaliyetler için zorunlu kılınan en son güvenlik uygulamaları ve değerlendirme parametreleriyle uyumlu olmalıdır.

Örneğin, DSCSA (İlaç Tedarik Zinciri Güvenliği Yasası), ABD eczanelerinin sahte ilaç dağıtmasını yasaklar ve böylece vatandaşları sahte ilaçlardan korur. Kanada eczanelerinin NAPRA tarafından tanımlanan düzenlemelere uyması gerekir ve Avrupa eczanelerinin bir dağıtım noktası doğrulama sistemi kullanarak her ilacın orijinalliğini doğrulaması gerekir.

Sonuç olarak

Umarım bu gönderi bilgilendirici olmuştur ve size eczane uygulaması geliştirme sürecini yürütürken hangi özellikleri ekleyeceğiniz konusunda net bir fikir vermiştir. Ancak, gereksinimlerinize ve iş hedeflerinize göre özellikleri seçmeniz gerekir.

Yazılım geliştirme alanında acemi iseniz, yetenekli sağlık uygulaması geliştiricileri veya eczane uygulaması geliştirme konusunda kapsamlı deneyime sahip güvenilir bir BT firması ile ekip kurmanız tavsiye edilir. İş ortağınız, uygulama fikrinden dağıtıma kadar eczane yazılım geliştirme projenizle ilgilenecektir.