Fonctionnalités essentielles à inclure dans votre système de gestion de pharmacie

La numérisation a fait sa marque dans tous les sous-domaines du secteur de la santé, et l'industrie pharmaceutique ne fait pas exception. L'avènement des systèmes de gestion de pharmacie intelligents a atténué d'innombrables problèmes opérationnels pour les propriétaires d'entreprises de pharmacie. Alors, qu'est-ce qu'un système de gestion de pharmacie ? Eh bien, c'est un système logiciel qui a été programmé pour exécuter diverses fonctions nécessaires à l'exploitation d'une entreprise pharmaceutique.

Le logiciel de pharmacie polyvalent fait des merveilles pour les propriétaires de pharmacie ainsi que pour les consommateurs. Une solution de pharmacie solide automatise et simplifie les fonctions pharmaceutiques telles que la distribution de médicaments, l'identification de la surconsommation de médicaments, etc., ce qui se traduit par une gestion intelligente de la pharmacie, une réduction des erreurs et une amélioration des services aux patients.

Maintenant, la question qui se pose dans votre esprit est ; « Quelles fonctionnalités inclure dans un logiciel de pharmacie sonore ? » Cet article vous fournit des informations détaillées sur les fonctionnalités essentielles à intégrer dans un système logiciel de gestion de pharmacie moderne. Commençons!

Système de gestion de pharmacie : fonctionnalités essentielles

Une base de données centralisée pour le stockage des données

Les données jouent un rôle important dans le secteur de la pharmacie. Par conséquent, une entreprise pharmaceutique doit assurer le stockage sûr et sécurisé des données ainsi qu'un mécanisme de traitement des données productif. Un système de gestion de pharmacie offre une base de données centralisée pour stocker en toute sécurité les données relatives aux médicaments afin que les données ne soient jamais perdues et puissent être récupérées facilement en cas de besoin. Le logiciel système gère également les enregistrements de transaction.

Cette fonctionnalité ajoute au confort du patient car elle simplifie la recherche de données, garantit un accès sécurisé aux données et facilite la collecte d'informations sur la disponibilité des médicaments. Les prestataires profitent des avantages des rapports sur les médicaments générés automatiquement, du besoin d'une main-d'œuvre réduite, d'une meilleure communication entre le personnel de la pharmacie, d'une visibilité en temps réel sur les stocks et les ventes grâce à des analyses de données avancées et d'une prise de décision améliorée. La meilleure partie est que cette base de données centralisée est également très efficace pour les entreprises disposant de petites bases de données.

Génération d'ordonnances électroniques

L'utilisation des e-prescriptions ou ordonnances électroniques prend de l'ampleur ces jours-ci. Voici comment fonctionne le processus d'e-prescription ?

Une ordonnance est créée électroniquement puis transmise du prescripteur à la pharmacie. Habituellement, un système CPOE (entrée de commande informatisée des fournisseurs) comme un DSE est utilisé à cette fin. Le médecin crée une commande de médicaments à l'aide d'un système CPOE et l'envoie à la pharmacie du patient via une connexion sécurisée. Une fois que l'e-prescription est générée, la pharmacie suit la commande et communique si cette commande a été reçue et exécutée. Une telle communication entre deux systèmes est rendue possible grâce à l'utilisation de SCRIPT, une norme spéciale basée sur XML. Cependant, tout type de logiciel de création d'ordonnances doit être certifié Surescripts. Ainsi, les entités de soins de santé générant des ordonnances électroniques doivent soit faire certifier leur système, soit choisir des services de développement d'applications de pharmacie prenant en charge la certification Surescripts.

La fonction e-Prescription permet d'économiser de la paperasserie, de réduire les risques d'erreurs humaines et d'exclure la possibilité que l'ordonnance soit perdue ou volée. De plus, comme les médecins peuvent envoyer les renouvellements de médicaments directement à la pharmacie, les médicaments sont délivrés rapidement. De plus, les patients qui utilisent l'e-prescription bénéficient d'avantages tels que la notification s'ils ont manqué la prise en charge de leur commande, la création de demandes de renouvellement de commande en quelques clics, et bien d'autres.

Synchronisation avec les informations en temps réel

Un système de gestion de pharmacie idéal doit prendre en compte des situations telles que des problèmes techniques et des pannes de système où les données peuvent être perdues en une fraction de seconde. Pour cette raison, le système doit se synchroniser avec les données en temps réel, y compris les mises à jour liées aux prix, les mises à jour des stocks et les mises à jour automatiques des programmes. Cette fonctionnalité favorise l'interaction en temps réel et permet donc aux pharmaciens d'aider également les patients avec les formulaires d'assurance.

Analytique et génération de rapports

Les pharmacies interagissent quotidiennement avec d'innombrables patients. Ces données concernant l'interaction avec les patients sont extrêmement bénéfiques car elles aident les entreprises pharmaceutiques à comprendre les besoins, à planifier le plan d'action futur et à améliorer les stratégies commerciales. Ces données peuvent également être utiles lors de la réalisation d'audits, d'inspections ou de processus de certification à l'avenir.

Une application de pharmacie enregistre les données de chaque interaction avec le patient, les stocke dans le système d'information de la pharmacie et génère des rapports de ventes classés qui sont organisés par produit et par catégorie. Ces rapports calculent les facteurs qui déterminent les ventes de médicaments et fournissent des informations cruciales sur les activités commerciales d'un service de pharmacie. Les prestataires de services peuvent identifier sans effort les modèles d'achat, tels que les consommateurs qui se rendent fréquemment à la pharmacie pour des renouvellements de médicaments et le type de médicaments qu'ils commandent, les médicaments demandés à une saison donnée, etc. De cette façon, les grossistes/vendeurs en pharmacie peuvent stocker des médicaments selon le aux besoins des consommateurs, être suffisamment équipé pour faire face à l'augmentation de la demande de médicaments spécifiques au cours d'une saison particulière comme la saison de la grippe, et concevoir des stratégies de marketing rentables.

La mise en œuvre d'un système ERP aidera à gérer les activités de surveillance et d'analyse et les contrôles des commissaires aux comptes.

Les rapports révèlent beaucoup de choses sur les mesures de performance actuelles d'une pharmacie, les domaines d'amélioration pour augmenter le retour sur investissement et la feuille de route budgétaire à suivre. Les rapports d'analyse de données aident également les propriétaires de pharmacies à détecter les modèles suspects et à vérifier les anomalies dans leurs opérations. Dans l'ensemble, les rapports conduisent à des décisions plus éclairées et à une augmentation des revenus.

Intégrations nécessaires

Un système de gestion de pharmacie efficace doit pouvoir s'intégrer à d'autres systèmes de santé pour faciliter le flux continu et la cohérence des données médicales. Jetons un coup d'œil aux intégrations les plus courantes nécessaires. L'interaction avec le DSE d'un établissement médical permet à la solution de pharmacie d'accéder aux dossiers de traitement, ainsi qu'aux antécédents médicaux des patients, et l'intégration avec le système logistique aide à la distribution des médicaments en temps opportun. Les logiciels de pharmacie doivent également s'intégrer aux systèmes de facturation, aux systèmes de gestion hospitalière (HMS), aux plates-formes externes pertinentes, etc.

Tableau de bord

Un tableau de bord intégré qui fournit des informations exploitables est d'une importance primordiale dans un système complexe de gestion de pharmacie. La présence d'un tableau de bord aide les pharmaciens à suivre la quantité de médicaments produits et la quantité de gaspillage. Les tableaux de bord offrent des KPI (indicateurs de performance clés) via des graphiques et des rapports ciblés. Les rapports KPI sont basés sur les objectifs clés du fournisseur de services et affichent uniquement les éléments de données dont le propriétaire de la pharmacie a besoin pour atteindre un objectif spécifique qu'il s'est fixé. Par conséquent, ces données stimulent non seulement l'analyse des données, mais améliorent également la productivité et la collaboration de l'entreprise.

Prise en charge des alertes SMS et de la gestion multi-magasins/multi-sites

La fonction prenant en charge les SMS et la notification permet aux pharmaciens d'être informés chaque fois que les médicaments d'un patient sont sur le point d'expirer et qu'ils ont besoin d'un renouvellement. Le personnel de la pharmacie informe ensuite les patients par SMS avant que leurs ordonnances ne soient épuisées et les patients peuvent informer le pharmacien qu'ils ont besoin d'un renouvellement en répondant simplement au message reçu. De plus, les pharmaciens peuvent rester en contact permanent avec les consommateurs grâce à des mises à jour de statut, améliorant ainsi l'expérience du patient.

Si un logiciel de pharmacie offre un support multi-magasins et multi-sites, les propriétaires peuvent gérer le fonctionnement de plusieurs magasins à différents endroits. Les fournisseurs de pharmacies peuvent visualiser l'échange de données électroniques concernant les ventes, les retours, les niveaux de stock, etc., et également calculer les bénéfices réalisés par l'ensemble de la chaîne de pharmacies.

Gestion des commandes de médicaments

Un système de gestion de pharmacie utilise des points de réapprovisionnement ou les niveaux de parité définis par la pharmacie pour générer des commandes automatiques. Ensuite, il calcule le nombre d'articles nécessaires pour augmenter le niveau de stock ; il ajoute ensuite la quantité requise d'articles à la commande. Une méthodologie EDI (Electronic Data Interchange) est utilisée pour la livraison des commandes.

Gestion des expirations de médicaments

Les pharmacies subissent des pertes à cause des médicaments périmés. Étant donné que les pharmacies achètent en vrac des médicaments auprès de vendeurs en gros, chaque médicament a une date de péremption et un MRP différents. Par conséquent, il devient difficile pour les pharmaciens de suivre les dates de péremption de chaque médicament. En conséquence, plusieurs médicaments sont périmés alors qu'ils se trouvent sur les étagères des pharmacies à l'insu des pharmaciens et les propriétaires de pharmacies ne l'apprennent qu'après la date de péremption, ce qui entraîne un gaspillage de médicaments.

Un système de gestion de pharmacie doté de la fonctionnalité de gestion de péremption informe les propriétaires des dates de péremption de médicaments bien à l'avance. Cela offre aux propriétaires de pharmacies la possibilité de vendre ces médicaments aux clients ou de les retourner au fournisseur. De cette façon, le gaspillage de médicaments et les pertes financières peuvent être évités.

Gestion des commandes de médicaments

La fonction de gestion des réapprovisionnements de médicaments fournit des informations essentielles qui aident les pharmaciens à rester informés et organisés. Dès l'établissement de points de réapprovisionnement, pour savoir quand réapprovisionner le stock et déterminer quel produit se comporte le mieux dans l'inventaire, cette fonctionnalité fait tout.

Les pharmaciens doivent prédéfinir les marges de niveau de stock maximum et minimum, puis introduire ces données dans le système. Désormais, le système les alerte chaque fois que le niveau de stock descend en dessous du point minimum, les incitant à passer une nouvelle commande. Il suggère également la meilleure option d'achat à l'utilisateur, selon les programmes proposés par les fournisseurs à proximité, et recommande des programmes d'achat qui offrent des options très économiques.

Module de gestion des utilisateurs

Un module de gestion des utilisateurs aide les fournisseurs de pharmacie à définir sans effort les préférences d'accès pour différents groupes d'utilisateurs afin de réserver certaines fonctionnalités à des utilisateurs spécifiques. Cela inclut la restriction de l'accès à certaines fonctionnalités pour différents publics. Les fonctions de ce module peuvent être séparées en deux catégories - Utilisateur administrateur et Utilisateur d'authentification administrateur.

Le module utilisateur administrateur permet à l'utilisateur de contrôler le processus d'achat-vente et d'effectuer des actions telles que la visualisation du stock de médicaments disponibles dans la pharmacie ; répertorier les médicaments dont ils ont besoin, suivre la carte de l'officine, etc. Cette catégorie de gestion des utilisateurs régule le traitement quotidien des stocks et des ventes.

Le module utilisateur d'authentification de l'administrateur permet aux utilisateurs authentifiés de visualiser chaque processus, y compris les transactions, les rapports de vente, etc., de manipuler les listes de médicaments ainsi que les stocks, de suivre leurs activités quotidiennes et de générer des comptes quotidiens à l'aide du logiciel multisite.

Gestion de l'inventaire

Le module de gestion des stocks dans l'inventaire s'avère très pratique pour les propriétaires de pharmacies. Cette fonctionnalité intègre un EDI ou des API pour commander les données. Les offres comprennent la classification des produits en stock en fonction de leurs catégories, la réception et la génération de commandes automatiques, la distribution de médicaments, la gestion des produits en rupture de stock, la fourniture de décomptes d'inventaire et l'impression d'étiquettes. Le logiciel génère des rapports d'inventaire qui permettent aux fournisseurs et aux pharmaciens d'identifier les produits les plus vendus et de déterminer quels médicaments affectent les processus de distribution et de commande.

Modules de gestion des ventes

Les tâches de facturation et de comptabilité dans une pharmacie sont souvent sujettes à des erreurs. Néanmoins, un système de gestion de pharmacie efficace offrant la fonction de gestion des ventes peut optimiser ces tâches et éliminer les risques d'erreurs. Ici, le système automatise les tâches de réception des commandes, d'exécution des paiements et de génération des reçus ; puis ajoutez ces tâches dans les rapports.

Le module de gestion des ventes fait correspondre correctement les codes des produits pour formuler leurs prix exacts, ce qui entraîne une facturation sans erreur. Le module de point de vente ou de point de vente offre aux patients un large éventail d'options pour effectuer des paiements et remplir des retours.

Certains modules de facturation proposent des signatures électroniques et des options de gestion des données et fidélités des patients. Et, si les données des patients sont liées aux historiques de facturation, l'analyse intelligente utilise ces données pour créer des rapports financiers en temps réel et fournit des recommandations sur l'amélioration de l'expérience des patients.

Gestion des ordonnances et des commissions médicales

La difficulté de lecture des ordonnances par les patients et les pharmaciens a toujours été source de confusion et d'erreurs dans la dispensation des médicaments. L'utilisation d'un système de gestion de pharmacie compétent résout ces problèmes car les données sont saisies directement par le médecin et stockées électroniquement dans le système.

Le système suit également les transactions pharmaceutiques pour identifier quel praticien a créé une ordonnance particulière ou quel représentant médical est impliqué dans une transaction spécifique avec la pharmacie concernant la vente de médicaments. Un tel logiciel calcule instantanément la commission médecin/MR générée par la pharmacie pour chaque médicament épuisé et chaque prescription concernée.

Conformité aux réglementations standard

Le respect des réglementations standard imposées par les autorités est essentiel pour toute pratique pharmaceutique. Ainsi, un système de gestion de pharmacie doit être conforme aux dernières pratiques de sécurité et aux paramètres d'évaluation mandatés pour des activités telles que la génération d'ordonnances électroniques, la commande de médicaments, le renouvellement de médicaments, etc.

Par exemple, le DSCSA (Drug Supply Chain Security Act) interdit aux pharmacies américaines de distribuer de faux médicaments et protège ainsi les citoyens contre les médicaments contrefaits. Les pharmacies canadiennes doivent se conformer aux réglementations définies par l'ANORP et les pharmacies européennes doivent vérifier l'authenticité de chaque médicament en utilisant un système de validation au point de distribution.

En bout de ligne

J'espère que cet article a été informatif et vous a donné une idée claire des fonctionnalités à ajouter lors de l'exécution du processus de développement de l'application de pharmacie. Cependant, vous devez choisir les fonctionnalités en fonction de vos besoins et de vos objectifs commerciaux.

Si vous êtes novice dans le domaine du développement de logiciels, il serait conseillé de faire équipe avec des développeurs d'applications de santé qualifiés ou une société informatique fiable qui possède une vaste expérience dans le développement d'applications de pharmacie. Votre partenaire s'occupera de votre projet de développement de logiciel de pharmacie depuis l'idéation de l'application jusqu'au déploiement.