コロナウイルスの発生に直面してリモートワークに移行する方法
公開: 2020-03-14リモートワーク101：リモートワークにスムーズに移行するためのアクションプラン
プロセスは、人々がお互いを信頼している場合にのみ機能します — リモートであろうとなかろうと
集中できる生産的なリモートワーク環境を準備する
リモート ワークへの移行は、リモート ワーク ポリシーを持たない企業にとって混乱を招く可能性があります。 COVID-19 に照らして、世界中の企業が従業員の安全を確保するためにリモートワークに目を向けています。 リモートワークを検討している場合、特にチームが場所に依存しないことに慣れていないため、コミュニケーション、生産性、およびワークフローについて懸念する可能性があります.
Fyndでは、リモートワークへの円滑な移行と従業員の安全を確保するための行動計画を作成しました。
在宅勤務がチームにとって新しい概念である場合、Remote Work 101 は、自宅が「メイン オフィス」になったときに従業員が仕事を最大限に活用できるようにするのに役立ちます。
ステップ1。 何よりもまず、健康を維持し、安全を確保するための予防措置に従ってください
ステップ2。 勢いを維持するために毎日の個人的な練習を採用する
プロセスは、リモートであろうとなかろうと、人々がお互いを信頼している場合にのみ機能します。 次のプラクティスを使用して、チームが前向きな考え方を持てるようにします。
- 人を大切にする — 敬意を持って人に接し、時間を大切にします。 継続的な追跡に気を散らすことなく、責任を感じ、最高の仕事をするよう促すことで、人々に力を与えます。 明確な期待を設定し、透明性のあるフィードバックと継続的なコミュニケーションを提供することから始めましょう。
- タスクに優先順位を付ける — どこから始めればよいかわからない場合、すべてのタスクが最も重要なタスクのように感じられます。 「すべてが緊急」のモードに入り、最終的にすべてのタスクをダンプするのではなく、逆方向に作業してみてください。 優先度の低いタスクを特定し、それらを排除します。 考慮すべきことが少なくなり、物事を完了するための時間が増えます。
- コミュニケーション— クリアで透明性の高いコミュニケーションは、リモートワークを成功させる基盤です。 専門用語や頭字語を避け、明確な言葉を使用してください。 チーム メンバーが常にコミュニケーションを取り、タスクをできるだけ明確にするために必要以上の情報を提供しないように奨励します。
- ポジティブな意図を仮定する— リモートチームでは、対面で話しているわけではないため、ネガティブな意見に陥りやすいです。 行間を読まないようにして、常に積極的にコミュニケーションしてください。
- ワーク・ライフ・バランスの維持— 仕事と生活の境界が明確でない場合、仕事に流されがちです。 短期的には素晴らしいことのように思えるかもしれませんが、最終的には燃え尽きてしまうリスクがあります。 常に「オン」である必要はなく、生産性に集中する必要があることを人々に知らせてください。 バランスを保ち、スケジュールを設定し、それを守りましょう。
これは、職場で効果的にコミュニケーションを取り、共同作業を行うために使用するツールのリストです。 急いで新しいツールを実装するのではなく、毎日使用するアプリを使用してください。
ステップ＃3。 個人の生産性計画に従う
集中できる生産的なリモート ワーク環境を準備します。
ホームオフィスのセットアップ
絶え間ない中断から離れた、まさにあなたの職場である職場環境をセットアップしてください。 ドア、テーブル、椅子、ラップトップを備えた部屋を見つければ、準備完了です。 しかし、ベッドから仕事をしないことを忘れないでください。眠りにつくのは非常に簡単です。さらに重要なのは、前かがみになると背中に悪いことです. 仕事に必要な備品をリクエストする必要がある場合は、事前に計画してリクエストしてください。
堅牢なインターネット
今日の最も重要なイネーブラーはテクノロジーです。 安心して仕事をしたり、会議に出席したり、コミュニケーションを成功させたりできるインターネット接続を確保してください。
Slack またはその他のメッセージング ツールのカスタム ステータス
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仕事のタイミングを共有し、仕事中、会議中、キーボードから離れているとき (AFK)、または休暇中のステータスを更新します。 これにより、チーム メンバーは、あなたが会議に参加していること、または応答が遅くなることを知ることができます。
カレンダーを更新
予定表を最新の状態に保ち、会議のスケジュールを行ったり来たりしないようにします。 Google ハングアウト、WebEx など、使用するあらゆるものへのミーティング リンクを含むカレンダーの招待状を送信します。 チーム メンバーが簡単に会議に参加して生産的になれるように、すべての情報がそこにあることを確認してください。
文書化し、さらに文書化する
あなたがしていることすべてをメモしておいてください。 リモートで作業していると、集めた部族の知識が失われがちです。 安全に保管してください。この知識は他の人に役立つ可能性があります。問題を解決し、他の人が同じ過ちを回避するのに役立ち、一般的に役立ちます。
ステップ＃4。 チームの生産性向上のための戦略計画を立てる
協力的なチームワーク環境を準備します。
明確な目標を設定する
明確な目標を策定し、最初から期待を定義します。 Fynd では、より広範な会社の目標を作成し、それをチームごとの目標に分解する広範なプロセスを経ています。 これらは OKR と呼ばれます。 この演習を通じて、私たちは皆同じ方向に向かっていることを理解し、それが私たちのモチベーションを維持する重要なハーモナイザーです。
目標は、期待とチーム メンバーの責任を定義する必要があります。
- チームの明確な目標を作成します。
- 確認したい主な結果を書き留めます。
- 結果を測定する基準となるメトリックを追加します。
- チームメンバーにタスクを割り当てます。
- 進捗状況と出力を追跡します。
ミーティング
定期的なミーティングを行います — スタンドアップ、ハドル、毎週、好きなものを選んでください。 会議は、信頼と透明性を構築するために重要です。 すべてのチーム メンバーが何らかの形で定期的に最新情報を提供するようにします。 「作業」を関連付けて進捗状況を示し、問題や支援が必要なタスクについて話し合うのは良いことです。
- 即席の会議を避け、会議のリンクを含む予定表の招待状を設定して、人々が通話に参加できるようにします。 必須および任意のチーム メンバーにマークを付けます。
- 会議の前に明確な議題を設定し、会議中にアクション アイテムを作成し、所有者と期限を割り当てます。
- 「不足している関連するものはありますか?」など、明確な質問をします。
- 決定を最後まで放置しないでください。 チーム メンバーからのフィードバックや意見が必要な場合は、会議でそれらについて話し合い、アクション アイテムを設定します。 プロジェクト チームは、効果的なコラボレーションのためにタスク リストを設定できます。
- 仕事以外の話題について話す時間を取りましょう。 あなたのチームは毎日お互いに会うことに慣れています。 会議の最後に社交的な交流の時間を設定して、気分を明るくし、おしゃべりを続けます。
定期的な更新
リモートワークをしても、チームがオフィスで一緒に働いていたときに築き上げていた勢いが失われるわけではありません。 OKR を定期的に確認し、常に最新の状態に保ちます。 貴重な時間と労力を無駄にしないように、障害者にはできるだけ早く連絡してください。
結果を伝え、成功を祝う
チーム メンバーに結果を伝えて、作業内容、タスクの進捗状況、改善点を全員が認識できるようにします。 製品の更新、障害、その他の詳細をコミュニケーション ツールで共有します。 Slackを使用しています。 サムズアップの絵文字リアクションは、私たちの士気を即座に高めます。 優れた仕事を認め、一緒に祝う方法を見つけましょう。
会話の流れを維持し、一緒に楽しむために、今後数週間で仕事を整えるためのいくつかのアイデアを思いつきました:
- ミームチャレンジ。 チーム メンバーは、Slack のソーシャル チャンネル#socialappaにミームを投稿します。
- ブログチャレンジ。 共有し、刺激する楽しい方法です。 Fynd に関連するあらゆるトピックを思いつくことができます。 最高のブログはBuilding Fyndで公開されます。
- ホーム オフィスの写真は、自宅にいるときの「実際の」作業方法を示します。 写真に写っている必要があります: ワークステーション。 あるといいもの：猫、本、赤ちゃん。
- 全社ディレクトリ: チーム メンバーを必要な人やその他の必要な情報に直接接続する方法。
ステップ＃5。 リモートワーク体験を評価する
リモートで作業することは、すべての人にとって自然なことではないかもしれません。 チーム メンバーがリモートで作業することについてどのように感じているかについて会話を始めます。 彼らの経験を理解するのに役立つ意味のある質問をしてください。
- 在宅勤務は快適ですか？
- どうすればあなたをサポートできますか?
- 生産性が変わったと思いますか？
最後に、チームを最もよく知っているのはあなたです。 行動計画を容易にするために、文化の理解に依存してください。 実装が簡単なアクションもあれば、より多くの労力と時間がかかるアクションもありますが、どこにいても協力して前進する、より強力で回復力のあるチームを構築するのに役立ちます。
[この投稿は初めて Medium に掲載され、許可を得て転載されました。]