面對冠狀病毒爆發如何過渡到遠程工作
已發表: 2020-03-14遠程工作 101：我們順利切換到遠程工作的行動計劃
流程僅在人們相互信任時才起作用——遠程或其他
為幫助您集中精力的高效遠程工作環境做好準備
對於沒有遠程工作政策的公司來說，轉向遠程工作可能會造成乾擾。 鑑於 COVID-19，全球各地的公司都在轉向遠程工作以確保員工安全。 如果您正在考慮遠程工作，您可能會擔心溝通、生產力和工作流程，尤其是因為您的團隊不習慣與位置無關。
在 Fynd，我們制定了一項行動計劃，以順利過渡到遠程工作並確保我們員工的安全。
如果在家工作對您的團隊來說是一個新概念，那麼當家成為“主要辦公室”時，Remote Work 101 將幫助您的員工充分利用工作。
步驟1。 首先，保持健康並遵循預防措施以確保安全
第2步。 採用日常個人實踐來保持勢頭
流程只有在人們相互信任時才起作用——無論是遠程還是其他。 通過以下實踐幫助您的團隊進入積極的心態：
- 重視人——尊重他人並珍惜他們的時間。 通過讓人們感到有責任感和受到啟發，讓他們在不受持續跟踪干擾的情況下完成最佳工作，從而賦予他們權力。 從設定明確的期望開始，提供透明的反饋和持續的溝通。
- 優先任務——當你不知道從哪裡開始時，每一項任務都感覺是最重要的。 與其陷入“萬事俱備”的模式，最後把所有的任務都扔掉，不如試著倒退。 確定不屬於優先事項的任務並消除它們。 您將有更少的事情要考慮，而有更多的時間來完成工作。
- 溝通——清晰、透明的溝通是遠程工作成功的基石。 避免使用行話、首字母縮略詞並使用清晰的語言。 鼓勵團隊成員保持一致的溝通，並提供盡可能多的信息以使任務盡可能清晰。
- 假設積極的意圖——在遠程團隊中，很容易成為消極的犧牲品，因為你不是在面對面交談。 盡量不要閱讀字裡行間，始終積極溝通。
- 保持工作與生活的平衡——當工作和生活沒有明確的分工時，很容易被工作一掃而光。 這在短期內可能看起來很棒，但你最終會冒著精疲力竭的風險。 讓人們知道他們不必總是“開啟”，而是專注於生產力。 保持平衡，制定時間表並堅持下去。
以下是我們在工作中用於有效溝通和協作的工具列表，無論在哪裡。 不要急於實施新工具，使用您每天使用的應用程序。
步驟#3。 遵循個人生產力計劃
為幫助您集中精力的高效遠程工作環境做好準備。
設置家庭辦公室
設置一個只是您工作場所的工作環境，遠離不斷的干擾。 找一個有門、桌子、椅子、筆記本電腦的房間，你就可以走了。 但請記住不要在床上工作，很容易入睡，更重要的是，所有這些無精打采對你的背部真的很不利。 如果您需要工作所需的設備，請提前計劃和申請。
堅如磐石的互聯網
當今時代最重要的推動力是技術。 確保您擁有互聯網連接，讓您可以安心工作、參加會議和成功溝通。
Slack 或其他消息傳遞工具上的自定義狀態
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分享您的工作時間並更新您何時可以上班、開會、離開鍵盤 (AFK) 或休假。 這將使您的團隊成員知道您有空、正在開會或響應緩慢。
更新日曆
保持日曆更新，以避免來回安排會議。 發送帶有 Google Hangout、WebEx 或其他任何您使用的會議鏈接的日曆邀請。 確保所有信息都在那裡，以便團隊成員輕鬆加入會議並提高工作效率。
記錄，然後再記錄一些
記下你正在做的每一件事。 遠程工作時，很容易丟失您收集的部落知識。 保持安全，這些知識對其他人有用——它可以解決問題，幫助他人避免同樣的錯誤，並且總體上會有所幫助。
第4步。 為團隊生產力製定戰略計劃
為協作的團隊工作環境做好準備。
建立明確的目標
制定明確的目標，並從一開始就定義期望。 在 Fynd，我們經歷了一個廣泛的過程來創建更廣泛的公司目標，然後將其分解為團隊目標。 這些被稱為 OKR。 通過這個練習，我們了解到我們都在朝著同一個方向前進，這是一個重要的協調器，可以讓我們保持動力。
目標應該定義期望和團隊成員的職責：
- 為您的團隊制定明確的目標。
- 記下您希望看到的關鍵結果。
- 添加將成為衡量結果的標準的指標。
- 將任務分配給團隊成員。
- 跟踪進度和輸出。
會議
定期開會——站立會議、會議會議、每週會議，任君選擇。 會議對於建立信任和透明度很重要。 讓所有團隊成員以某種形式提供定期更新成為一種做法。 將“工作”聯繫起來以顯示進度並就他們需要幫助的問題或任務進行討論是很好的。
- 避免臨時會議，並設置帶有會議鏈接的日曆邀請，以便人們隨時加入。 標記必需和可選的團隊成員。
- 在會議之前製定明確的議程，並在會議期間創建行動項目、分配所有者和截止日期。
- 提出明確的問題，例如“我們是否遺漏了一些相關的東西？”。
- 不要把決定留到最後一刻。 如果您需要團隊成員的反饋或意見，請在會議中討論這些內容並設置行動項目。 項目團隊可以設置任務列表以進行有效協作。
- 花一些時間談論非工作話題。 您的團隊習慣於每天見面。 在會議結束時安排一些時間進行社交互動，以減輕情緒並保持喋喋不休。
定期更新
遠程工作並不意味著您失去了團隊在辦公室一起工作時所建立的動力。 定期檢查您的 OKR 並掌握它們。 盡快與任何阻礙者溝通，以避免浪費寶貴的時間和精力。
溝通結果並慶祝成功
將結果傳達給團隊成員，以便每個人都知道您正在做什麼、任務進度和需要改進的地方。 在您的交流工具中分享產品更新、故障和其他詳細信息。 我們使用 Slack。 豎起大拇指的表情反應立即鼓舞了我們的士氣。 認可出色的工作並找到共同慶祝的方式。
為了保持對話暢通並一起玩得開心，我們提出了一些想法來完善未來幾週的工作：
- 模因挑戰。 團隊成員在我們的 Slack 社交頻道#socialappa上發布了一個表情包。
- 博客挑戰。 一種有趣的分享和啟發方式。 人們可以提出與 Fynd 相關的任何主題。 最好的博客將發佈在Building Fynd上。
- 在家辦公的照片，展示我們在家時如何“真正”工作。 需要在圖片中：工作站。 值得擁有：貓、書和嬰兒。
- 公司範圍的目錄：一種將團隊成員直接與人員和他們需要的其他必要信息聯繫起來的方法。
步驟#5。 評估遠程工作體驗
遠程工作可能並非所有人都自然而然。 開始討論您的團隊成員對遠程工作的感受。 提出有意義的問題，幫助您了解他們的經歷。
- 你在家工作舒服嗎？
- 我怎麼支持你？
- 你覺得生產力發生了變化嗎？
最後，是你最了解你的團隊。 取決於您對您的文化的理解，以簡化行動計劃。 有些行動很容易實施，有些則需要更多的精力和時間，但將有助於建立更強大、更有彈性的團隊，無論他們身在何處，都可以一起工作並向前邁進。
【本文首發於 Medium，經授權轉載。】