Powolny proces składania zamówienia może sparaliżować firmy. Systemy ręczne i archaiczne narzędzia mogą mieć negatywny wpływ na produktywność i wyniki każdej organizacji, bez względu na to, jak wydajne mogą się wydawać. Nie jest więc niespodzianką, że międzynarodowe firmy zatrudniają oddanych pracowników do zarządzania siecią dostawców, przeglądania i zwalniania zapotrzebowań zakupu, przyspieszania realizacji zamówień, rozwiązywania problemów, określania nowych ilości zapasów i ograniczania nadmiernych zapasów.

Dla wielu małych i średnich firm może to wydawać się nieosiągalne, a nawet „przesadne”. W rzeczywistości, dopóki obrót nie osiągnie około 100 000 USD, arkusz kalkulacyjny może wystarczyć do prostych potrzeb związanych z zapasami. Jednak wiele małych i średnich firm o obrotach od 100 tys. do 100 mln USD stwierdza, że ​​ich złożoność inwentaryzacji można złagodzić dzięki mocniejszemu narzędziu.

Jeśli chodzi o zarządzanie zamówieniami: Świetne narzędzie wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Ale czy małe i średnie firmy mogą mieć taką samą władzę jak duże przedsiębiorstwa?

Zanim to zrobimy, przyjrzyjmy się, jak wygląda typowy proces zarządzania zakupami.

• Dopasowanie zapasów i sprzedaży do klientów w kanałach sprzedaży
• Zarządzanie wysyłką i frachtem
• Śledzenie realizacji
• Raportowanie i analiza wygenerowanych danych

Zarządzanie zamówieniami (lub zarządzanie zamówieniami) to dość trudne zadanie do wykonania ręcznie – może prowadzić do wypalenia pracowników i utraty klientów. Dlatego większość zwraca się do systemu zarządzania zamówieniami, aby jak najefektywniej radzić sobie z ilością pracy, przyspieszając czas realizacji zamówień i redukując błędy.

Ma to kluczowe znaczenie dla oferowania konsumentom wspaniałych wrażeń. Dzięki wielu opcjom kupowania online podróż klienta aż do momentu otrzymania produktu jest ważnym elementem układanki, który należy rozwiązać.

Powiązany blog: 7 pytań, które należy zadać przy wyborze systemu zarządzania zapasami

Jaki jest cykl zamówienia zakupu?

Czas cyklu zamówienia jest kluczową miarą czasu cyklu zamówienia. Ta miara jest obliczana jako czas cyklu w godzinach od otrzymania pozycji wiersza zapotrzebowania na zakup do przesłania zamówienia zakupu do dostawcy/dostawcy.

Taka kalkulacja powinna obejmować wszystkie czynności związane z realizacją zamówienia, jak również wprowadzanie danych, czas potrzebny na potwierdzenie odbioru przez dostawcę oraz czas potrzebny na odpowiedź z potwierdzeniem wyceny i dostawy.

Możliwość przekształcania zapotrzebowań pracowników na zamówienia zakupu ma kluczowe znaczenie dla kontroli finansowej, prowadzenia sprawnej firmy i zadowolenia pracowników. W 2006 r. firma APCQ przeprowadziła badanie, które określiło koszt ręcznych zamówień kosztowych między 35,88 a 506,52 USD.

Są to bardzo realne koszty związane z ręcznym przetwarzaniem zamówień.

Przyspieszenie cykli zamówień zakupu wymaga strategii, która wykorzystuje technologię i zwiększa zaufanie do Twoich pracowników.

Jak przyspieszyć czas realizacji zamówienia?

1. Automatyzuj, automatyzuj, automatyzuj
Automatyzacja przyspiesza realizację zapotrzebowania na zakup, dając zarówno użytkownikom, jak i zatwierdzającym natychmiastowy dostęp do dowolnego wniosku/zamówienia w systemie. Technologia może również generować natychmiastowe raporty, co pozwala na bieżąco śledzić, monitorować i analizować koszty Twojej firmy.

Ale co najważniejsze, technologia może zapewnić Tobie i Twojemu zespołowi większą widoczność i kontrolę nad cyklami i zatwierdzeniami.

Zautomatyzowany proces zapewnia:

• Oszczędność kosztów : Twoja firma i pracownicy mogą zaoszczędzić czas (i zdrowie psychiczne), unikając ręcznych, nieuporządkowanych zadań. Zamiast tego skupiają się na działaniach o większej wartości dodanej. Według badań CAPS w 2014 roku całkowity średni koszt przetwarzania wyniósł 411 USD.
• Większa widoczność : widoczne wydatki będą miały duży wpływ, umożliwiając firmom efektywne zarządzanie przepływami pieniężnymi.
• Lepsza kontrola : osoby żądające płatności będą przedstawiane tylko z zatwierdzonymi centrami kosztów i kontami, co daje szefom finansów większą kontrolę.
• Zwiększona dokładność : eliminujesz możliwości błędów, takich jak podwójne wpisy. Ponadto zasady platformy technologicznej mogą zapobiegać rutynowym błędom.
• Zgodność : przepływ pracy można skonfigurować zgodnie z regułami biznesowymi i dostosować do zamówienia zakupu oraz zasad dostawcy / dostawcy.

Kilka przykładów wykorzystania technologii do skrócenia łańcuchów zatwierdzania i uzyskania kontroli nad procesem:

• Zainicjuj umowy z dostawcami na określone produkty, aby zostały „wstępnie zatwierdzone”.
• Ustaw budżety, aby były widoczne dla pracowników i zobacz, jak różne zespoły i działy radzą sobie z budżetem.
• Dodaj 2-3 więcej osób do procesu jako obserwatorów zamiast osób zatwierdzających. W ten sposób nikt nie wstrzymuje procesu, a obserwatorzy mogą wskoczyć, gdy pojawi się problem.
• Konfiguracja przepływów pracy

2. Optymalizacja łańcucha dostaw
W dzisiejszych czasach łańcuch dostaw to złożony ekosystem ludzi, procesów i technologii.

Wcześniej duże firmy i przedsiębiorstwa chciałyby skonsolidować swoją bazę dostawców, negocjować większe rabaty umowne i zachęcać pracowników do zakupów od tej preferowanej krótkiej listy dostawców. Jednak przy bardzo niestabilnych wahaniach produktów konsolidacja dostawców może nie być najlepsza. Zamiast tego potrzebujesz różnorodności dostawców.

Optymalizacja wymaga jednak analizy wydatków, możliwości i wydajności dostawców, przy jednoczesnym utrzymaniu jakości. Przejrzyj swoje główne mocne strony i zleć wszystkie inne działania swoim wyspecjalizowanym dostawcom.

Popraw wskaźniki realizacji i dostępność produktów w punkcie zakupu oraz zapewnij szczupły łańcuch dostaw poprawiający marże i rentowność. Dziś technologia pozwala na współpracę i odpowiedzi w czasie rzeczywistym.

Dobry system zarządzania zamówieniami pomaga w:

• Przetwarzanie zamówień i płatności w dowolnej walucie, za pośrednictwem dowolnego kanału sprzedaży;
• Wysyłanie szczegółów zamówienia do magazynu lub 3PL;
• Dopasowanie najbliższego magazynu do miejsca przeznaczenia produktu;
• Natychmiastowa aktualizacja zapasów we wszystkich kanałach sprzedaży;
• Śledzenie postępu realizacji zamówienia tak, aby zarówno klient, jak i firma mogli to zobaczyć;
• Prognozowanie popytu i poziomu zapasów w celu wygenerowania ostrzeżenia, gdy potrzebne jest uzupełnienie zapasów;
• Integracja z innymi aplikacjami i platformami w celu połączenia funkcji administracyjnych, takich jak księgowość, fakturowanie i przetwarzanie płatności.

Zlecenia zakupu to codzienność każdej firmy. Ale jeśli jest źle zarządzany, może powodować opóźnienia, opóźnienia w dostawach, nadmierne wydatki, powodując frustrację wszystkich stron.

Nasza platforma w chmurze uwalnia założycieli od wyzwań operacyjnych (zwłaszcza związanych z zarządzaniem PO) związanych z budowaniem firm i umożliwia im skupienie się na tym, co kochają i co robią najlepiej - tworzeniu niesamowitych firm.

Dzięki TradeGecko małe i średnie firmy mogą uzyskać większą widoczność, obniżyć koszty organizacyjne, usunąć interwencje ludzkie, które prowadzą do błędów i wąskich gardeł oraz przyspieszyć ogólne procesy.

Zobacz, jak wygląda cykl życia zamówienia zakupu w TradeGecko i daj nam znać, jak możemy Ci pomóc.

Powiązany e-book: Przewodnik dla małych i średnich firm po zarządzaniu zamówieniami zakupu

TradeGecko to potężna platforma do zarządzania Twoim biznesem handlowym.

Porozmawiaj z nami, aby dowiedzieć się więcej o TradeGecko

Zarezerwuj spotkanie