如何加快您的採購訂單流程

已發表: 2019-07-19

緩慢的採購訂單流程可能會削弱企業。手動系統和過時的工具可能對任何組織的生產力和底線產生不利影響，無論它們看起來多麼高效。因此，跨國企業有專門的員工來管理供應商網絡、審查和發布採購申請、加快採購訂單、解決問題、確定新的庫存數量和減少多餘的庫存也就不足為奇了。

對於許多中小型企業來說，這似乎是無法實現的，甚至是“矯枉過正”。事實上，在您的營業額達到 10 萬美元左右之前，電子表格可能足以滿足您簡單的庫存需求。但是，許多營業額在 10 萬美元到 1 億美元之間的中小型企業確實發現，使用更強大的工具可以減輕他們的庫存複雜性。

在採購訂單管理方面：出色的工具帶來了巨大的責任。但中小企業能否擁有與大型企業相同的權力？

在開始之前，讓我們回顧一下典型的採購管理流程是什麼樣的。

採購訂單管理（或採購管理）是一項手動完成的任務——它可能導致員工倦怠和客戶流失。因此，大多數人轉向訂單管理系統來盡可能高效地處理工作量，加快訂單處理時間並減少錯誤。

這對於為消費者提供出色的體驗至關重要。在線購買有很多選擇，客戶到收到商品的旅程是正確解決難題的重要部分。

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採購訂單週期時間是衡量採購週期時間的關鍵。此度量計算為從收到採購申請行項目到將採購訂單傳輸到供應商/供應商的周期時間（以小時為單位）。

此類計算應包括與處理採購訂單相關的所有活動以及數據輸入、確認供應商收貨所需的時間以及確認定價和交貨所需的時間。

將員工申請轉化為採購訂單的能力對於財務控制、運營敏捷業務和員工滿意度至關重要。 2006 年，APCQ 進行了一項研究，將人工成本訂單的成本置於 35.88 美元到 506.52 美元之間。

這些是與手動處理採購訂單相關的非常實際的成本。

加快採購訂單週期需要一種利用技術並擴大對員工信任的策略。

1.自動化、自動化、自動化
自動化通過讓用戶和審批者即時訪問系統中的任何請求/訂單來加快採購申請。技術也可以生成即時報告，讓您可以實時跟踪、監控和分析您的業務成本。

但最重要的是，技術可以為您和您的團隊提供對周期和審批的更大可見性和控制。

自動化流程提供：

節省成本：您的公司和員工可以通過避免手動、瑣碎的任務來節省時間（和理智）。相反，他們專注於更多增值活動。根據 CAPS Research 的數據，早在 2014 年，總體平均處理成本為 411 美元。
更高的可見性：可見的支出將大有幫助，使企業能夠有效地管理其現金流。
更好的控制：那些請求付款的人只會看到經過批准的成本中心和賬戶，讓您的財務負責人擁有更大的控制權。
提高準確性：您消除了重複輸入等錯誤的機會。此外，技術平台內的規則可以防止常規錯誤。
合規性：工作流程可以根據您的業務規則進行配置，並符合您的採購訂單和供應商/供應商政策。

有關如何利用技術縮短審批鏈並控制流程的一些示例：

2.供應鏈優化
如今，供應鍊是一個由人員、流程和技術組成的複雜生態系統。

以前，大企業和企業希望鞏固他們的供應商基礎，協商更大的合同折扣，並鼓勵員工從這個首選的供應商候選名單中購買。但由於產品波動劇烈，供應商整合可能不是最好的選擇。相反，您需要供應商的多樣性。

然而，優化需要分析供應商的支出、能力和績效，同時仍然保持質量。審查您的核心優勢並將所有其他活動外包給您的專業供應商合作夥伴。

提高采購點的履行率和產品可用性，並確保精益供應鏈提高利潤率和盈利能力。今天，技術允許協作和實時響應。

採購訂單是任何企業的日常工作。但如果管理不善，可能會導致延誤、延遲交付、超支，讓各方感到沮喪。

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借助 TradeGecko，中小型企業可以獲得更高的可見性、更低的組織費用、消除導致錯誤和瓶頸的人為乾預，並加快整體流程。

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