يمكن أن تؤدي عملية طلب الشراء البطيئة إلى شل الأعمال. يمكن أن يكون للأنظمة اليدوية والأدوات القديمة آثار سلبية على الإنتاجية والنتائج النهائية لأي مؤسسة بغض النظر عن مدى فعاليتها. لذلك ليس من المستغرب أن الشركات متعددة الجنسيات قد خصصت موظفين لإدارة شبكة من الموردين ، ومراجعة طلبات الشراء والإفراج عنها ، وتسريع أوامر الشراء ، وحل المشكلات ، وتحديد كميات المخزون الجديدة وتقليل المخزون الزائد.

قد يبدو هذا بعيد المنال وحتى "مبالغة" بالنسبة للعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة. في الواقع ، حتى تصل إلى حوالي 100 ألف دولار في حجم التداول ، قد يكون جدول البيانات كافياً بما يكفي لاحتياجات المخزون البسيطة الخاصة بك. لكن العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة التي يتراوح حجم مبيعاتها بين 100 ألف دولار و 100 مليون دولار تجد أن تعقيد مخزونها قد تم تخفيفه باستخدام أداة أكثر قوة.

عندما يتعلق الأمر بإدارة أوامر الشراء: مع وجود أداة رائعة تأتي مسؤولية كبيرة. ولكن هل يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة أن تمارس نفس القوة التي تتمتع بها الشركات الكبيرة؟

قبل أن نقوم بذلك ، دعنا نراجع كيف تبدو عملية إدارة الشراء النموذجية.

• مواءمة مبيعات المخزون والعملاء عبر قنوات المبيعات
• إدارة الشحن والشحن
• وفاء التتبع
• الإبلاغ عن البيانات المتولدة وتحليلها

تعد إدارة أوامر الشراء (أو إدارة المشتريات) مهمة يجب القيام بها يدويًا - فقد تؤدي إلى إرهاق الموظفين واستنزاف العملاء. لذلك يتجه معظمهم إلى نظام إدارة الطلبات للتعامل مع حجم العمل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة ، مما يؤدي إلى تسريع أوقات معالجة الطلبات وتقليل الأخطاء.

هذا أمر حيوي في تقديم تجربة رائعة للمستهلكين. مع وجود العديد من الخيارات للشراء عبر الإنترنت ، تعد رحلة العميل حتى نقطة استلام العنصر جزءًا مهمًا من اللغز للحصول على الحق.

مدونة ذات صلة: 7 أسئلة يجب طرحها عند اختيار نظام إدارة المخزون

ما هي دورة أمر الشراء؟

وقت دورة أمر الشراء هو مقياس رئيسي لوقت دورة الشراء. يتم حساب هذا المقياس كوقت الدورة بالساعات من استلام بند طلب الشراء إلى إرسال أمر الشراء إلى البائع / المورد.

يجب أن يشمل هذا الحساب جميع الأنشطة المرتبطة بمعالجة طلب الشراء بالإضافة إلى إدخال البيانات والوقت المستغرق لتأكيد الاستلام من قبل المورد والوقت المستغرق للرد بتأكيد التسعير والتسليم.

تعد القدرة على تحويل طلبات الموظفين إلى أوامر شراء أمرًا بالغ الأهمية للرقابة المالية ، وإدارة الأعمال المرنة ، ورضا الموظفين. في عام 2006 ، أجرى APCQ دراسة حددت تكلفة أوامر التكلفة اليدوية بين 35.88 دولارًا و 506.52 دولارًا.

هذه تكاليف حقيقية مرتبطة بمعالجة أوامر الشراء يدويًا.

يتطلب تسريع دورات أوامر الشراء استراتيجية تستفيد من التكنولوجيا وتبني الثقة لموظفيك.

كيفية تسريع وقت دورة PO

1. أتمتة ، أتمتة ، أتمتة
تعمل الأتمتة على تسريع طلب الشراء من خلال منح المستخدمين والمعتمدين إمكانية الوصول الفوري إلى أي طلب / طلب في النظام. يمكن للتكنولوجيا أيضًا إنشاء تقارير فورية ، مما يسمح لك بتتبع ومراقبة وتحليل تكاليف عملك بسرعة.

ولكن الأهم من ذلك ، أن التكنولوجيا يمكن أن تزودك أنت وفريقك بمزيد من الرؤية والتحكم في الدورات والموافقات.

توفر العملية المؤتمتة:

• توفير التكاليف : يمكن لشركتك وموظفيك توفير الوقت (والعقلانية) عن طريق تجنب المهام اليدوية والضعيفة. بدلاً من ذلك ، يركزون على المزيد من الأنشطة ذات القيمة المضافة. في عام 2014 ، كان متوسط ​​تكلفة المعالجة الإجمالية 411 دولارًا وفقًا لـ CAPS Research.
• رؤية أكبر : وجود إنفاق مرئي سيقطع شوطًا طويلاً ، مما يسمح للشركات بإدارة تدفقها النقدي بفعالية.
• تحكم أفضل : لن يتم تقديم أولئك الذين يطلبون السداد إلا من خلال مراكز التكلفة والحسابات المعتمدة ، مما يمنح رؤساء الشؤون المالية لديك قدرًا أكبر من التحكم.
• زيادة الدقة : يمكنك التخلص من فرص حدوث أخطاء مثل الإدخال المزدوج. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للقواعد داخل النظام الأساسي التكنولوجي منع الأخطاء الروتينية.
• الامتثال : يمكن تكوين سير العمل وفقًا لقواعد العمل الخاصة بك ويكون قابلاً للتطبيق لأمر الشراء وسياسات المورد / البائع.

بعض الأمثلة حول كيفية الاستفادة من التكنولوجيا لتقصير سلاسل الموافقة والتحكم في العملية الخاصة بك:

• بدء العقود مع الموردين لعناصر محددة حتى يتم "الموافقة عليها مسبقًا".
• قم بتعيين الميزانيات لتكون مرئية للموظفين ، وشاهد كيف تتعارض الفرق والإدارات المختلفة مع الميزانية.
• أضف 2-3 أشخاص آخرين إلى العملية كمراقبين بدلاً من الموافقين. بهذه الطريقة ، لا أحد يعيق العملية ، ويمكن للمراقبين القفز عند وجود مشكلة.
• إنشاء مهام سير العمل

2. تحسين سلسلة التوريد
في الوقت الحاضر ، تعتبر سلسلة التوريد نظامًا إيكولوجيًا معقدًا من الأشخاص والعمليات والتقنيات.

في السابق ، كانت الشركات والمؤسسات الكبرى ترغب في تعزيز قاعدة مورديها ، والتفاوض بشأن خصومات تعاقدية أقوى ، وتشجيع الموظفين على الشراء من هذه القائمة المختصرة المفضلة للبائعين. ولكن مع التقلبات الشديدة التقلب للمنتجات ، قد لا يكون دمج الموردين هو الأفضل. بدلاً من ذلك ، سترغب في تنوع الموردين.

ومع ذلك ، يتطلب التحسين تحليل إنفاق الموردين وقدراتهم وأدائهم ، مع الحفاظ على الجودة. راجع نقاط قوتك الأساسية واستعان بمصادر خارجية لجميع الأنشطة الأخرى لشركائك من الموردين المتخصصين.

قم بتحسين معدلات الإيفاء وتوافر المنتج عند نقطة الشراء وضمان وجود سلسلة توريد ضعيفة تعمل على تحسين الهوامش والربحية. اليوم ، تسمح التكنولوجيا بالتعاون والاستجابات في الوقت الفعلي.

يساعد نظام إدارة الطلبات الجيد في:

• معالجة الطلبات والمدفوعات بأي عملة من خلال أي قناة مبيعات ؛
• إرسال تفاصيل الطلب إلى المستودع أو 3PL ؛
• مطابقة أقرب مستودع إلى وجهة المنتج ؛
• تحديث المخزون عبر جميع قنوات البيع على الفور ؛
• تتبع تقدم الطلب حتى يتمكن كل من العميل والشركة من رؤيته ؛
• التنبؤ بمستويات الطلب والمخزون لإنشاء تنبيه عند الحاجة إلى إعادة التخزين ؛
• التكامل مع التطبيقات والأنظمة الأساسية الأخرى لربط وظائف الإدارة مثل المحاسبة والفواتير ومعالجة الدفع.

أوامر الشراء هي جانب يومي من أي عمل. ولكن إذا تمت إدارته بشكل سيئ ، فقد يتسبب ذلك في حدوث تأخير ، وتأخر في التسليم ، وزيادة في الإنفاق ، وإحباط جميع الأطراف.

تعمل منصتنا المستندة إلى السحابة على تحرير المؤسسين من التحديات التشغيلية (خاصةً مثل إدارة البريد) لبناء الأعمال التجارية وتمكنهم من التركيز على ما يحبونه ويفعلونه بشكل أفضل - إنشاء أعمال مذهلة.

مع TradeGecko ، يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة أن تكتسب رؤية أكبر ، وتخفض النفقات التنظيمية ، وتزيل التدخلات البشرية التي تؤدي إلى الأخطاء والاختناقات ، وتسريع العمليات الإجمالية.

شاهد كيف تبدو دورة حياة أمر الشراء في TradeGecko وأخبرنا كيف يمكننا المساعدة.

الكتاب الإلكتروني ذو الصلة: دليل الشركات الصغيرة والمتوسطة لإدارة أوامر الشراء

TradeGecko هي منصة قوية لإدارة أعمالك التجارية.

تحدث إلينا لمعرفة المزيد عن TradeGecko

احجز اجتماعًا