กระบวนการสั่งซื้อที่ช้าอาจทำให้ธุรกิจเสียหายได้ ระบบที่ใช้มือและเครื่องมือที่ล้าสมัยสามารถส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานและผลกำไรขององค์กรใดๆ ไม่ว่ามันจะดูมีประสิทธิภาพเพียงใด จึงไม่แปลกใจเลยที่ธุรกิจข้ามชาติมีพนักงานที่ทุ่มเทให้กับการจัดการเครือข่ายซัพพลายเออร์ ตรวจสอบและปล่อยใบขอซื้อ เร่งคำสั่งซื้อ แก้ไขปัญหา กำหนดปริมาณสต็อกใหม่ และลดสินค้าคงคลังส่วนเกิน

นั่นอาจดูเหมือนไม่สามารถบรรลุได้และแม้กระทั่ง 'เกินกำลัง' สำหรับ SMB จำนวนมาก อันที่จริง จนกว่าคุณจะมีรายได้ถึงประมาณ 100,000 ดอลลาร์ สเปรดชีตอาจเพียงพอสำหรับความต้องการสินค้าคงคลังที่เรียบง่ายของคุณ แต่ SMB จำนวนมากที่มีมูลค่าการซื้อขายระหว่าง 100,000 ถึง 100 ล้านดอลลาร์พบว่าความซับซ้อนของสินค้าคงคลังได้รับการบรรเทาด้วยเครื่องมือที่ทรงพลังกว่า

เมื่อพูดถึงการจัดการใบสั่งซื้อ: ด้วยเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมมาพร้อมความรับผิดชอบที่ยอดเยี่ยม แต่ SMB สามารถใช้พลังเดียวกันกับองค์กรขนาดใหญ่ได้หรือไม่?

ก่อนที่เราจะทำ เรามาทบทวนว่ากระบวนการจัดการการซื้อทั่วไปเป็นอย่างไร

• จัดเรียงสินค้าคงคลังและการขายของลูกค้าผ่านช่องทางการขาย
• การจัดการการขนส่งและการขนส่งสินค้า
• ติดตามการปฏิบัติตาม
• การรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลที่สร้างขึ้น

การจัดการใบสั่งซื้อ (หรือการจัดการการจัดซื้อ) ค่อนข้างเป็นงานที่ต้องทำด้วยตนเอง ซึ่งอาจนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายของพนักงานและการลาออกของลูกค้า ดังนั้นส่วนใหญ่จึงหันไปใช้ระบบการจัดการคำสั่งซื้อเพื่อจัดการกับปริมาณงานอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด เร่งเวลาดำเนินการตามคำสั่งซื้อ และลดข้อผิดพลาด

นี่เป็นสิ่งสำคัญในการมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมแก่ผู้บริโภค ด้วยตัวเลือกมากมายสำหรับการซื้อทางออนไลน์ การเดินทางของลูกค้าจนถึงจุดที่ได้รับสินค้าจึงเป็นส่วนสำคัญของปริศนาที่จะทำให้ถูกต้อง

บล็อกที่เกี่ยวข้อง: 7 คำถามที่ต้องถามเมื่อเลือกระบบการจัดการสินค้าคงคลัง

รอบใบสั่งซื้อคืออะไร?

รอบเวลาของใบสั่งซื้อเป็นตัววัดสำคัญของรอบเวลาการจัดซื้อ การวัดนี้คำนวณเป็นรอบเวลาเป็นชั่วโมงตั้งแต่การรับสินค้าในรายการใบขอซื้อไปจนถึงการส่งใบสั่งซื้อไปยังผู้จัดจำหน่าย/ซัพพลายเออร์

การคำนวณดังกล่าวควรรวมถึงกิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลใบสั่งซื้อรวมถึงการป้อนข้อมูล เวลาที่ใช้ในการยืนยันการรับโดยซัพพลายเออร์ และเวลาที่ใช้ในการตอบกลับด้วยการยืนยันราคาและการจัดส่ง

ความสามารถในการเปลี่ยนใบขอซื้อของพนักงานเป็นใบสั่งซื้อมีความสำคัญต่อการควบคุมทางการเงิน การดำเนินธุรกิจที่คล่องตัว และความพึงพอใจของพนักงาน ในปี 2549 APCQ ได้ทำการศึกษาซึ่งกำหนดต้นทุนของคำสั่งต้นทุนด้วยตนเองระหว่าง 35.88 ดอลลาร์ถึง 506.52 ดอลลาร์

เหล่านี้เป็นต้นทุนจริงมากที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลใบสั่งซื้อด้วยตนเอง

การเร่งรอบใบสั่งซื้อต้องใช้กลยุทธ์ที่ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีและขยายความไว้วางใจให้กับพนักงานของคุณ

วิธีเร่งรอบเวลา PO ของคุณ

1. อัตโนมัติ, อัตโนมัติ, อัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มความเร็วใบขอเสนอซื้อโดยให้ทั้งผู้ใช้และผู้อนุมัติสามารถเข้าถึงคำขอ/คำสั่งซื้อใดๆ ในระบบได้ทันที เทคโนโลยีสามารถสร้างรายงานได้ทันทีเช่นกัน ทำให้คุณสามารถติดตาม ตรวจสอบ และวิเคราะห์ต้นทุนธุรกิจของคุณได้ทันที

แต่ที่สำคัญที่สุด เทคโนโลยีสามารถช่วยให้คุณและทีมของคุณมองเห็นและควบคุมวงจรและการอนุมัติได้ดีขึ้น

กระบวนการอัตโนมัติให้:

• ประหยัดค่าใช้จ่าย : บริษัทและพนักงานของคุณสามารถประหยัดเวลา (และสุขภาพจิตดี) ได้ด้วยการหลีกเลี่ยงงานที่ต้องทำเองและไม่จำเป็น แต่กลับเน้นไปที่กิจกรรมเพิ่มมูลค่ามากกว่า ย้อนกลับไปในปี 2014 ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการโดยรวมอยู่ที่ 411 ดอลลาร์ตามการวิจัยของ CAPS
• การมองเห็น ที่ชัดเจนขึ้น : การใช้จ่ายที่มองเห็นได้จะส่งผลดี ทำให้ธุรกิจสามารถจัดการกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การควบคุมที่ดีขึ้น : ผู้ที่ร้องขอการชำระเงินจะถูกนำเสนอด้วยศูนย์ต้นทุนและบัญชีที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น ทำให้หัวหน้าฝ่ายการเงินของคุณสามารถควบคุมได้ดียิ่งขึ้น
• ความแม่นยำที่เพิ่มขึ้น : คุณขจัดโอกาสสำหรับข้อผิดพลาดเช่นการเข้าสองครั้ง นอกจากนี้ กฎเกณฑ์ภายในแพลตฟอร์มเทคโนโลยีสามารถป้องกันข้อผิดพลาดที่เป็นกิจวัตรได้
• การปฏิบัติตาม : สามารถกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ให้เป็นไปตามกฎเกณฑ์ทางธุรกิจของคุณ และสอดคล้องกับนโยบายใบสั่งซื้อและซัพพลายเออร์ / ผู้ขายของคุณ

ตัวอย่างบางส่วนเกี่ยวกับวิธีการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อลดระยะเวลาในห่วงโซ่การอนุมัติและเข้าควบคุมกระบวนการของคุณ:

• เริ่มต้นสัญญากับซัพพลายเออร์สำหรับสินค้าเฉพาะเพื่อให้พวกเขา "ได้รับการอนุมัติล่วงหน้า"
• กำหนดงบประมาณให้พนักงานมองเห็นได้ และดูว่าทีมและแผนกต่างๆ ขัดกับงบประมาณอย่างไร
• เพิ่มคนอีก 2-3 คนในกระบวนการเป็นผู้เฝ้าดูแทนผู้อนุมัติ ด้วยวิธีนี้จะไม่มีใครคอยขัดขวาง และผู้เฝ้าดูสามารถเข้ามามีส่วนร่วมได้เมื่อมีปัญหา
• ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

2. การเพิ่มประสิทธิภาพซัพพลายเชน
ปัจจุบัน ห่วงโซ่อุปทานเป็นระบบนิเวศที่ซับซ้อนของผู้คน กระบวนการ และเทคโนโลยี

ก่อนหน้านี้ ธุรกิจขนาดใหญ่และองค์กรต่างๆ ต้องการรวมฐานซัพพลายเออร์ เจรจาส่วนลดตามสัญญาที่เข้มงวดยิ่งขึ้น และสนับสนุนให้พนักงานซื้อจากรายชื่อผู้ขายที่ต้องการ แต่ด้วยความผันผวนสูงของผลิตภัณฑ์ การรวมซัพพลายเออร์อาจไม่ดีที่สุด คุณจะต้องการความหลากหลายของซัพพลายเออร์แทน

อย่างไรก็ตาม การปรับให้เหมาะสมนั้นจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์การใช้จ่าย ความสามารถ และประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ โดยที่ยังคงรักษาคุณภาพไว้ ทบทวนจุดแข็งหลักของคุณและว่าจ้างกิจกรรมอื่นๆ ทั้งหมดให้กับคู่ค้าที่เชี่ยวชาญของคุณ

ปรับปรุงอัตราการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความพร้อมใช้งานของผลิตภัณฑ์ ณ จุดซื้อ และให้แน่ใจว่าห่วงโซ่อุปทานแบบลีนช่วยเพิ่มอัตรากำไรและผลกำไร ทุกวันนี้ เทคโนโลยีช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันและตอบสนองแบบเรียลไทม์ได้

ระบบการจัดการคำสั่งซื้อที่ดีช่วยในเรื่อง:

• การประมวลผลคำสั่งซื้อและการชำระเงินในสกุลเงินใด ๆ ผ่านช่องทางการขายใด ๆ
• ส่งรายละเอียดการสั่งซื้อไปยังคลังสินค้าหรือ 3PL;
• จับคู่คลังสินค้าที่ใกล้ที่สุดกับปลายทางของผลิตภัณฑ์
• อัพเดทสินค้าคงคลังในทุกช่องทางการขายทันที
• ติดตามความคืบหน้าของคำสั่งซื้อเพื่อให้ทั้งลูกค้าและบริษัทสามารถมองเห็นได้
• การพยากรณ์ระดับความต้องการและสต็อกสินค้าเพื่อสร้างการแจ้งเตือนเมื่อจำเป็นต้องเติมสต๊อก
• การผสานรวมกับแอปและแพลตฟอร์มอื่นๆ เพื่อเชื่อมต่อฟังก์ชันการดูแลระบบ เช่น การบัญชี การออกใบแจ้งหนี้ และการประมวลผลการชำระเงิน

ใบสั่งซื้อเป็นลักษณะประจำวันของธุรกิจใดๆ แต่ถ้าบริหารจัดการไม่ดีก็ทำให้เกิดความล่าช้า ส่งของช้า ใช้จ่ายเกินตัว ทำให้ทุกฝ่ายผิดหวัง

แพลตฟอร์มบนคลาวด์ของเราช่วยให้ผู้ก่อตั้งพ้นจากความท้าทายในการดำเนินงาน (โดยเฉพาะการจัดการ PO) ของการสร้างธุรกิจ และช่วยให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่สิ่งที่พวกเขารักและทำได้ดีที่สุด - สร้างธุรกิจที่น่าทึ่ง

ด้วย TradeGecko ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมสามารถมองเห็นได้มากขึ้น ลดค่าใช้จ่ายขององค์กร ขจัดการแทรกแซงของมนุษย์ที่นำไปสู่ข้อผิดพลาดและคอขวด และเร่งกระบวนการโดยรวมให้เร็วขึ้น

ดูว่าวงจรชีวิตของใบสั่งซื้อเป็นอย่างไรใน TradeGecko และแจ้งให้เราทราบว่าเราสามารถช่วยได้อย่างไร

eBook ที่เกี่ยวข้อง: คู่มือ SMB ในการจัดการใบสั่งซื้อ

TradeGecko เป็นแพลตฟอร์มที่ทรงพลังสำหรับจัดการธุรกิจการค้าของคุณ

พูดคุยกับเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ TradeGecko

จองห้องประชุม