Un proces lent de comandă poate paraliza afacerile. Sistemele manuale și instrumentele arhaice pot avea efecte adverse asupra productivității și rezultatelor oricărei organizații, indiferent cât de eficiente ar părea. Așa că nu este surprinzător faptul că companiile multinaționale au angajați dedicați pentru a gestiona o rețea de furnizori, a revizui și elibera cererile de achiziție, a accelera comenzile de achiziție, a rezolva problemele, a determina noi cantități de stoc și a reduce stocul în exces.

Acest lucru poate părea de neatins și chiar „exagerat” pentru multe IMM-uri. De fapt, până când ajungeți la aproximativ 100.000 USD în cifră de afaceri, o foaie de calcul poate fi suficient de adecvată pentru nevoile dvs. simple de inventar. Dar multe IMM-uri cu o cifră de afaceri între 100.000 și 100 de milioane de dolari constată că complexitatea stocurilor lor este atenuată cu un instrument mai puternic.

Când vine vorba de gestionarea comenzilor de achiziție: Cu un instrument excelent vine o mare responsabilitate. Dar pot IMM-urile să dețină aceeași putere ca și marile întreprinderi?

Înainte de a face acest lucru, să analizăm cum arată un proces tipic de gestionare a achizițiilor.

• Alinierea stocurilor și vânzărilor clienților pe canalele de vânzare
• Gestionarea transportului și transportului
• Urmărirea îndeplinirii
• Raportarea și analiza datelor generate

Gestionarea comenzilor de achiziție (sau managementul achizițiilor) este o sarcină destul de făcută manual – poate duce la epuizarea angajaților și la uzura clienților. Așa că cei mai mulți apelează la un sistem de management al comenzilor pentru a face față cât mai eficient posibil volumului de muncă, accelerând timpii de procesare a comenzilor și reducând erorile.

Acest lucru este vital pentru a oferi consumatorilor o experiență grozavă. Cu multe opțiuni de cumpărare online, călătoria clientului până la momentul primirii articolului este o piesă importantă a puzzle-ului pentru a fi corect.

Blog înrudit: 7 întrebări de pus atunci când alegeți un sistem de gestionare a stocurilor

Care este ciclul comenzii de cumpărare?

Durata ciclului comenzii de achiziție este o măsură cheie a duratei ciclului de achiziție. Această măsură este calculată ca timp de ciclu în ore de la primirea unui articol rând de cerere de achiziție până la transmiterea comenzii de achiziție către vânzător/furnizor.

Un astfel de calcul ar trebui să includă toate activitățile asociate cu procesarea unei comenzi de cumpărare, precum și introducerea datelor, timpul necesar pentru a confirma primirea de către furnizor și timpul necesar pentru a răspunde cu confirmarea prețului și a livrării.

Capacitatea de a transforma cererile angajaților în comenzi de achiziție este esențială pentru controlul financiar, gestionarea unei afaceri agile și satisfacția angajaților. În 2006, APCQ a efectuat un studiu care a stabilit costul comenzilor cu costuri manuale între 35,88 USD și 506,52 USD.

Acestea sunt costuri foarte reale asociate cu procesarea manuală a comenzilor de cumpărare.

Accelerarea ciclurilor comenzilor de achiziție necesită o strategie care să folosească tehnologia și să extindă încrederea angajaților dvs.

Cum să vă grăbiți timpul ciclului PO

1. Automatizează, automatizează, automatizează
Automatizarea accelerează solicitarea de achiziție, oferind atât utilizatorilor, cât și aprobatorilor acces instantaneu la orice cerere/comandă din sistem. Tehnologia poate genera și rapoarte instantanee, permițându-vă să urmăriți, să monitorizați și să analizați costurile afacerii dvs. din mers.

Dar, cel mai important, tehnologia vă poate oferi dvs. și echipei dvs. o mai mare vizibilitate și control asupra ciclurilor și aprobărilor.

Un proces automat oferă:

• Economii de costuri : compania și angajații dvs. pot economisi timp (și sănătate) evitând sarcinile manuale, ușoare. În schimb, se concentrează pe activități care adaugă mai multă valoare. În 2014, costul mediu total de procesare era de 411 USD, conform CAPS Research.
• Vizibilitate mai mare : a avea cheltuieli vizibile va contribui mult, permițând companiilor să își gestioneze eficient fluxul de numerar.
• Control mai bun : celor care solicită plata li se vor prezenta doar centre de cost și conturi aprobate, oferindu-le șefilor dumneavoastră financiari un control mai mare.
• Precizie sporită : eliminați oportunitățile pentru erori, cum ar fi intrarea dublă. În plus, regulile din cadrul platformei tehnologice pot preveni greșelile de rutină.
• Conformitate : fluxul de lucru poate fi configurat în conformitate cu regulile dvs. de afaceri și poate fi adaptat comenzii dvs. de achiziție și politicilor furnizorului / furnizorului.

Câteva exemple despre cum să utilizați tehnologia pentru a scurta lanțurile de aprobare și pentru a obține controlul asupra procesului dvs.:

• Inițiați contracte cu furnizorii pentru anumite articole, astfel încât acestea să fie „pre-aprobate”.
• Setați bugetele pentru a fi vizibile pentru angajați și vedeți cum diferite echipe și departamente merg împotriva bugetului.
• Adăugați încă 2-3 persoane la proces ca observatori în loc de aprobatori. În acest fel, nimeni nu reține procesul, iar observatorii pot interveni atunci când există o problemă.
• Configurați fluxuri de lucru

2. Optimizarea lanțului de aprovizionare
În zilele noastre, lanțul de aprovizionare este un ecosistem complex de oameni, procese și tehnologii.

Înainte, marile companii și întreprinderi ar dori să-și consolideze baza de furnizori, să negocieze reduceri contractuale mai puternice și să încurajeze angajații să cumpere de la această listă scurtă de furnizori preferați. Dar cu fluctuații foarte volatile pentru produse, consolidarea furnizorilor ar putea să nu fie cea mai bună. În schimb, veți dori diversitatea furnizorilor.

Optimizarea, totuși, necesită o analiză a cheltuielilor furnizorilor, a capacităților și a performanței, menținând în același timp calitatea. Examinați-vă punctele forte de bază și externalizați toate celelalte activități către partenerii dvs. furnizori specializați.

Îmbunătățiți ratele de îndeplinire și disponibilitatea produselor la punctul de achiziție și asigurați un lanț de aprovizionare slab care îmbunătățește marjele și profitabilitatea. Astăzi, tehnologia permite colaborări și răspunsuri în timp real.

Un sistem bun de gestionare a comenzilor ajută la:

• Procesarea comenzilor și plăților în orice valută, prin orice canal de vânzare;
• Trimiterea detaliilor comenzii la depozit sau 3PL;
• Potrivirea celui mai apropiat depozit cu destinatia produsului;
• Actualizarea instantanee a inventarului pe toate canalele de vânzare;
• Urmărirea progresului comenzii astfel încât atât clientul, cât și compania să îl poată vedea;
• Estimarea cererii și a nivelurilor stocurilor pentru a crea o alertă atunci când este necesară reaprovizionarea;
• Integrarea cu alte aplicații și platforme pentru a conecta funcții de administrare cum ar fi contabilitatea, facturarea și procesarea plăților.

Comenzile de cumpărare sunt un aspect de zi cu zi al oricărei afaceri. Dar, dacă este prost gestionat, poate provoca întârzieri, livrări întârziate, cheltuieli excesive, lăsând toate părțile frustrate.

Platforma noastră bazată pe cloud îi eliberează pe fondatori de provocările operaționale (în special în ceea ce privește gestionarea PO) de a construi afaceri și le permite să se concentreze pe ceea ce iubesc și fac cel mai bine - să creeze afaceri uimitoare.

Cu TradeGecko, IMM-urile pot obține o vizibilitate mai mare, pot reduce cheltuielile organizaționale, pot elimina intervențiile umane care duc la erori și blocaje și pot accelera procesele generale.

Vedeți cum arată ciclul de viață al unei comenzi de achiziție în TradeGecko și spuneți-ne cum vă putem ajuta.

Carte electronică similară: Ghidul IMM-urilor pentru gestionarea comenzilor de achiziție

TradeGecko este o platformă puternică pentru gestionarea afacerii dvs. comerciale.

Vorbește cu noi pentru a afla mai multe despre TradeGecko

Rezervă o întâlnire