如何加快您的采购订单流程

已发表: 2019-07-19

缓慢的采购订单流程可能会削弱企业。手动系统和过时的工具可能对任何组织的生产力和底线产生不利影响，无论它们看起来多么高效。因此，跨国企业有专门的员工来管理供应商网络、审查和发布采购申请、加快采购订单、解决问题、确定新的库存数量和减少多余的库存也就不足为奇了。

对于许多中小型企业来说，这似乎是无法实现的，甚至是“矫枉过正”。事实上，在您的营业额达到 10 万美元左右之前，电子表格可能足以满足您简单的库存需求。但是，许多营业额在 10 万美元到 1 亿美元之间的中小型企业确实发现，使用更强大的工具可以减轻他们的库存复杂性。

在采购订单管理方面：出色的工具带来了巨大的责任。但中小企业能否拥有与大型企业相同的权力？

在开始之前，让我们回顾一下典型的采购管理流程是什么样的。

采购订单管理（或采购管理）是一项手动完成的任务——它可能导致员工倦怠和客户流失。因此，大多数人转向订单管理系统来尽可能高效地处理工作量，加快订单处理时间并减少错误。

这对于为消费者提供出色的体验至关重要。在线购买有很多选择，客户到收到商品的旅程是正确解决难题的重要部分。

相关博客：选择库存管理系统时要问的 7 个问题

采购订单周期时间是衡量采购周期时间的关键。此度量计算为从收到采购申请行项目到将采购订单传输到供应商/供应商的周期时间（以小时为单位）。

此类计算应包括与处理采购订单相关的所有活动以及数据输入、确认供应商收货所需的时间以及确认定价和交货所需的时间。

将员工申请转化为采购订单的能力对于财务控制、运营敏捷业务和员工满意度至关重要。 2006 年，APCQ 进行了一项研究，将人工成本订单的成本置于 35.88 美元到 506.52 美元之间。

这些是与手动处理采购订单相关的非常实际的成本。

加快采购订单周期需要一种利用技术并扩大对员工信任的策略。

1.自动化、自动化、自动化
自动化通过让用户和审批者即时访问系统中的任何请求/订单来加快采购申请。技术也可以生成即时报告，让您可以实时跟踪、监控和分析您的业务成本。

但最重要的是，技术可以为您和您的团队提供对周期和审批的更大可见性和控制。

自动化流程提供：

节省成本：您的公司和员工可以通过避免手动、琐碎的任务来节省时间（和理智）。相反，他们专注于更多增值活动。根据 CAPS Research 的数据，早在 2014 年，总体平均处理成本为 411 美元。
更高的可见性：可见的支出将大有帮助，使企业能够有效地管理其现金流。
更好的控制：那些请求付款的人只会看到经过批准的成本中心和账户，让您的财务负责人拥有更大的控制权。
提高准确性：您消除了重复输入等错误的机会。此外，技术平台内的规则可以防止常规错误。
合规性：工作流程可以根据您的业务规则进行配置，并符合您的采购订单和供应商/供应商政策。

有关如何利用技术缩短审批链并控制流程的一些示例：

2.供应链优化
如今，供应链是一个由人员、流程和技术组成的复杂生态系统。

以前，大企业和企业希望巩固他们的供应商基础，协商更大的合同折扣，并鼓励员工从这个首选的供应商候选名单中购买。但由于产品波动剧烈，供应商整合可能不是最好的选择。相反，您需要供应商的多样性。

然而，优化需要分析供应商的支出、能力和绩效，同时仍然保持质量。审查您的核心优势并将所有其他活动外包给您的专业供应商合作伙伴。

提高采购点的履行率和产品可用性，并确保精益供应链提高利润率和盈利能力。今天，技术允许协作和实时响应。

采购订单是任何企业的日常工作。但如果管理不善，可能会导致延误、延迟交付、超支，让各方感到沮丧。

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