Faktura a rachunek a paragon: jaka jest podstawowa różnica
Opublikowany: 2022-02-20Faktura, rachunek i paragon.
Nieświadomie ile razy używamy tych trzech terminów zamiennie, nie rozumiejąc ich podstawowych różnic?
Dużo, prawda?
Dzisiaj, w tym artykule, zrozumiemy subtelne różnice między tymi trzema terminami i dowiemy się, jak ważne jest używanie oprogramowania do rozliczeń i fakturowania dla firm. Sprawdźmy szczegółowo fakturę vs rachunek vs paragon.

Co to jest faktura?
Zacznijmy od dokładnego zrozumienia faktury.
Faktura to dokument handlowy, który zawiera szczegółową listę sprzedanych produktów i usług wraz z kwotą do zapłaty. Faktury pełnią funkcję dokumentu prawnego wystawionego klientowi przed dokonaniem płatności. Jest on udostępniany klientowi z oczekiwaniem otrzymania należnej kwoty w określonym czasie, np. 30 lub 90 dni.
Faktura pomaga firmom:
- Śledź płatności
- Prowadź ewidencję sprzedaży
- Zapewnij ochronę prawną
- Podaj podatek dokładnie
- Identyfikuj trendy biznesowe
Co zawiera faktura?
Aby mieć pewność, że Twoja faktura jest akceptowana zgodnie z prawem, powinna zawierać następujące elementy. Możesz znaleźć kilka szablonów faktur online, które są zgodne z podstawową strukturą faktury profesjonalnej.

Znak firmowy: logo firmy i nagłówek „FAKTURA” powinny być widoczne na wygenerowanej fakturze, aby ułatwić identyfikację.
Numer faktury: Każda wystawiona faktura powinna mieć unikalny numer faktury, który pomoże Ci w prowadzeniu klarownej ewidencji i rozróżnianiu klientów.
Daty: Wygenerowana faktura powinna zawierać wszystkie daty. Należą do nich data wystawienia faktury, sprzedaż produktów lub usług oraz termin płatności.
Informacje kontaktowe sprzedającego: Wystawiona faktura powinna zawierać nazwę i adres sprzedającego oraz inne informacje kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail.
Dane kontaktowe kupującego: Aby być zgodnym z prawem, wystawiona faktura powinna zawierać dane i adres kupującego.
Warunki: Wszystkie warunki, takie jak kary za opóźnienia w płatnościach, terminy płatności lub płatności częściowe, powinny być wyraźnie wymienione na samej fakturze, aby zapewnić stuprocentową przejrzystość.
Lista towarów i usług: Faktura powinna zawierać wszystkie pozycje z jednym wierszem wyszczególniającym produkt lub usługę.
Dodatkowe opłaty: Twoja faktura musi zawierać osobną wzmiankę o dodatkowych opłatach, takich jak podatek lub fracht.
Koszt jednostkowy: bez względu na ilość sprzedawanych produktów, każdy element zamówienia powinien mieć osobno podany koszt jednostkowy i ilość sprzedanych towarów.
Całkowita kwota z walutą: Aby podsumować fakturę, podaj cenę faktury, całkowitą należną kwotę po obliczeniu dodatkowych opłat wraz z walutą.
Podziękowanie: na koniec dodaj spersonalizowaną notatkę z podziękowaniem, wyrażającą wdzięczność za współpracę biznesową.
Sugerowana lektura: Najlepsze oprogramowanie rozliczeniowe GST dla małych firm w Indiach
Co to jest rachunek?
Jako klientowi wystawiany jest rachunek za zakup produktów lub usług. Jest to faktura, którą otrzymujesz jako firma i wpisujesz ją jako rachunek w swoich księgach.
Jesteś zobowiązany do zapłaty należnej kwoty wymienionej na rachunku sprzedawcy lub usługodawcy. Rachunek jest generowany, aby otrzymać natychmiastową płatność od klienta, taką jak rachunki za restaurację, rachunki za żywność, rachunki za bilety do kina itp.
Rachunek umożliwia przedsiębiorcy:
- Prowadź ewidencję zakupów w danym roku obrotowym
- Działać jako przypomnienie o należnych płatnościach
- Służyć jako dowód transakcji
Co zawiera rachunek?

Rachunek powinien zawierać następujące istotne informacje:
Data zakupu: Rachunek powinien wyraźnie wskazywać datę zakupu, pomaga to w ewidencji księgowej.
Lista pozycji: otrzymany rachunek musi zawierać listę zakupionych pozycji z kosztem jednostkowym i ilością.
Cena: przy każdym elemencie zamówienia należy podać powiązaną cenę.
Informacje kupującego: muszą zawierać imię i nazwisko kupującego, adres rozliczeniowy, adres e-mail i numer kontaktowy.
Informacje sprzedającego: Otrzymany rachunek powinien również zawierać imię i nazwisko, adres oraz dane kontaktowe sprzedającego lub usługodawcy.
Metody płatności: Rachunek powinien zawierać wzmianki o różnych metodach płatności, za pomocą których można przetwarzać transakcje.
Zasady gwarancji/gwarancji: Jeśli Twoje produkty twierdzą, że zapewniają jakąkolwiek gwarancję lub gwarancję, należy je dodać do rachunku.
Kwota do zapłaty: Rachunek powinien zawierać oddzielne kwoty dla poszczególnych pozycji oraz całkowitą kwotę do zapłaty po wszystkich obliczeniach.
Podatki: rachunek powinien zawierać konkretną wzmiankę o podatkach wraz z naliczonym odsetkiem.
Podpisy: Rachunek powinien mieć podpisy wszystkich zaangażowanych stron, w tym kupującego, sprzedającego i notariusza, jeśli jest to wymagane.
Sugerowana lektura: Najlepsze bezpłatne oprogramowanie do fakturowania dla małych firm
Co to jest paragon?
Paragon to dokument handlowy, który jest wystawiany po otrzymaniu płatności na podstawie rachunku lub faktury. Jest to dowód otrzymanej płatności. Paragon może zostać wystawiony natychmiast po dokonaniu płatności lub w momencie dokonania płatności.
Paragony działają jako:
- Dowód wpłaty dla klienta
- Dowód dokonania płatności dla sprzedającego
- Śledzenie sprzedaży dla sprzedawcy
Co zawiera paragon?

To kilka standardowych elementów, które należy dodać podczas generowania paragonu.
Data zakupu: Rachunek musi zawierać datę i godzinę dokonania zakupu.
Numer paragonu: Każdy wygenerowany paragon powinien mieć unikalny numer identyfikacyjny, który należy dodać do ksiąg finansowych.
Opłaty dodatkowe: Wszelkie dodatkowe opłaty, takie jak podatek, instalacja lub fracht, należy podać osobno podczas wystawiania paragonu.
Zapłacona kwota: Wraz z oddzielnymi pozycjami na paragonie należy podać całkowitą lub częściową zapłaconą kwotę.
Informacje sprzedającego: Pokwitowanie musi zawierać informacje kontaktowe sprzedającego, takie jak imię i nazwisko, adres, adres e-mail i numer telefonu.
Metoda płatności: Metoda płatności, taka jak gotówka, UPI lub karta debetowa, powinna być wymieniona na potwierdzeniu.
Zasady zwrotu lub wymiany: Warunki zwrotu i wymiany produktu powinny być wyraźnie wymienione na paragonie. Pomaga to klientom uzyskać dodatkowe usługi w razie potrzeby.
Sugerowana lektura: Najlepsze bezpłatne oprogramowanie rozliczeniowe GST — bezpłatne pobieranie

Faktura a rachunek: jaka jest różnica w rozliczeniach i fakturowaniu
Różnica między fakturą a dokumentem rozliczeniowym zależy od pozycji nadawcy lub odbiorcy.
Tak więc, jeśli jesteś sprzedawcą i generujesz dokument, który zawiera wszystkie informacje i ceny dotyczące sprzedanych towarów lub świadczonych usług, zostanie on nazwany fakturą. Ale jeśli ten sam dokument, który otrzymasz jako klient od innego sprzedawcy, zostanie on nazwany rachunkiem.
Na przykład, jeśli sprzedajesz słuchawki, wygenerujesz faktury za sprzedaż dla swoich klientów. Ale jeśli kupujesz od dostawcy surowiec do produkcji słuchawek, otrzymasz rachunek za zakup. Chociaż oba dokumenty wymagają od kogoś dokonania płatności. Krótko mówiąc, zostaje wysłana faktura i otrzymany rachunek.
Oba dokumenty pomagają Twojej firmie:
- Śledź sprzedaż i zakupy
- Prowadź przejrzystą dokumentację
- Zarządzaj podatkami
- Generuj dokładne raporty finansowe
Faktura a paragon: jaka jest różnica między fakturami a rachunkami?
Faktury i paragony służą firmie zupełnie innym celom. Oba dokumenty są wystawiane na różnych etapach procesu sprzedaży. Faktura jest wystawiana, gdy firma żąda zapłaty za sprzedane produkty lub usługi. Natomiast paragon stanowi dowód otrzymanej płatności.
Na przykład, jeśli jesteś dostawcą oprogramowania, wyślesz fakturę do swojego klienta z prośbą o płatność. Ale kiedy Twój klient zakończy płatność, wystawisz pokwitowanie, aby potwierdzić płatność.
Generowanie różnych faktur i paragonów przyniesie korzyści firmom, eliminując wszelkie nieporozumienia dotyczące płatności. Faktura jest generowana, gdy płatność jest inicjowana przez sprzedawcę, a paragon jest wystawiany po zakończeniu płatności.
Sugerowana lektura: Najlepsi dostawcy oprogramowania do fakturowania i rozliczeń oraz firmy w Indiach
Rachunek a paragon: różnica między rachunkiem a paragonem
Główną różnicą między paragonem a rachunkiem jest cel i termin jego wystawienia. Rachunek jest odbierany w momencie wymagalności płatności, natomiast paragon w momencie zakończenia płatności.
Rachunek to szczegółowy dokument zawierający listę wszystkich zakupionych pozycji. Jednak paragon zawiera tylko sumę, która jest całkowicie lub częściowo opłacona.
Na przykład, gdy otrzymujesz telefon miesięczny, zawiera on wszystkie informacje z wybieranymi numerami, czasem trwania połączenia, ceną pobieraną za połączenie itp.
Ale kiedy zapłacisz rachunek, otrzymasz zwięzły dokument, który potwierdza i potwierdza płatność z zapłaconą kwotą. Podsumowując, rachunek żąda zapłaty, a paragon potwierdza zapłatę.
Ludzie szukają również: faktury a zamówienia zakupu
Rozróżniając dokumenty, faktura vs paragon vs rachunek, ludzie szukali również różnicy między fakturą a zamówieniem zakupu.
Tak więc kluczowa różnica między zamówieniem zakupu a fakturą polega na tym, że zamówienie zakupu jest generowane przez kupujących i wysyłane do dostawców w celu śledzenia procesu zakupu. Jednak faktura wystawiana jest przez sprzedawcę i wysyłana do kupującego z żądaniem zapłaty.
Faktura a rachunek a paragon: podsumowanie najważniejszych różnic

Zróbmy krótkie podsumowanie najważniejszych różnic między fakturą a rachunkiem a paragonem.
Podstawa | Faktura | Rachunek | Paragon fiskalny |
Definicja | Faktura to dokument prawny wystawiony w celu żądania zapłaty za sprzedane produkty lub usługi. | Rachunek to dokument handlowy otrzymany za zakup produktów lub usług z żądaniem zapłaty. | Paragon jest wystawiany po otrzymaniu pełnej lub częściowej zapłaty z rachunku. |
Zamiar | Poinformuj klientów o należnej płatności. | Przypomina należne płatności. | Potwierdza otrzymaną płatność. |
Etap sprzedaży | Faktura wystawiana jest na początkowym etapie sprzedaży. | W początkowej fazie zakupu wystawiany jest rachunek. | Po zakończeniu cyklu sprzedaży wystawiany jest paragon. |
Elementy | Dane sprzedającego i kupującego, unikalny numer faktury, data sprzedaży, data faktury i termin płatności, lista wszystkich pozycji, koszty dodatkowe, łączna kwota. | Dane sprzedającego i kupującego, unikalny numer rachunku, data zakupu, data rachunku i termin płatności, lista wszystkich pozycji, dodatkowe koszty, łączna kwota. | Data zakupu, numer paragonu, forma płatności, warunki rękojmi lub gwarancji, polityka zwrotu lub wymiany, termin płatności. |
Przykład | Jeśli jesteś producentem odzieży, wystawisz fakturę swoim sprzedawcom, aby zażądać płatności. | Otrzymasz jednak rachunek od dostawcy surowca, na podstawie którego będziesz musiał dokonać płatności. | Teraz, gdy otrzymasz płatności od swoich sprzedawców, wystawisz im pokwitowanie, aby je potwierdzić. |
Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do rozliczeń i fakturowania w firmie?
Dokładne fakturowanie i rozliczenia są kluczowe dla prowadzenia biznesu, każda rozbieżność między nimi może spowodować kłopoty z księgowością. Dowiedzmy się, jak korzystanie z oprogramowania do rozliczeń i faktur może pomóc w rozwoju Twojej firmy.
Ustaw przypomnienia: Oprogramowanie do fakturowania umożliwia ustawianie przypomnień i wysyłanie kolejnych wiadomości e-mail w określonych odstępach czasu w celu uzyskania płatności. Eliminuje to możliwość opóźnionych lub nieodebranych płatności.
Uzyskaj dostęp do scentralizowanego systemu: nie musisz już wkładać ręcznego wysiłku w znajdowanie danych klientów oraz związanych z nimi zakupów i sprzedaży. Oprogramowanie do rozliczeń i fakturowania oferuje scentralizowane miejsce, w którym można znaleźć wszystkie potrzebne informacje i zaoszczędzić czas.
Generuj szybkie raporty finansowe: Oprogramowanie do rozliczeń i fakturowania umożliwia generowanie raportów finansowych jednym kliknięciem. Te raporty i analizy można wykorzystać do identyfikacji najczęściej sprzedawanych produktów, najlepiej płacących klientów i szczytowego sezonu sprzedaży.
Włącz pracę zdalną: aby wysyłać faktury i rachunki, nie musisz być przyklejony do biurka. Możesz je wysyłać z dowolnego urządzenia i dowolnej lokalizacji z przyzwoitym połączeniem internetowym.
Twórz spersonalizowane szablony: Oprogramowanie do fakturowania i rozliczeń umożliwia dodawanie do dokumentów niestandardowego oznakowania, takiego jak logo, motyw kolorystyczny, czcionki itp. Działa to jako identyfikator każdego dokumentu należącego do Twojej organizacji.
Wzmocnienie relacji z klientami: Korzystanie z właściwego systemu fakturowania i rozliczeń zapewnia szybką i prawidłową komunikację z klientami i dostawcami. Daje to profesjonalne podejście, które prowadzi do długoterminowej współpracy.
Śledź przepływ środków pieniężnych: firmy mogą śledzić dokładną gotówkę przychodzącą i wychodzącą za pomocą odpowiedniego oprogramowania do rozliczeń i fakturowania. Pomaga to naprawić błędy w obliczeniach i oszczędza czas i wysiłek poświęcony na ręczne monitorowanie przepływów pieniężnych.
Podsumowując,
Faktura vs rachunek vs paragon, wszystkie współpracują ze sobą i są od siebie zależne.
Faktura zostaje wysłana >> Klient otrzymuje rachunek >> Płatność zakończona >> Wystawienie paragonu.
Terminowe wykorzystanie wszystkich tych dokumentów pomoże Ci w sprawnym zarządzaniu finansami Twojej firmy.
Często zadawane pytania
- Jaka jest różnica między rachunkiem a fakturą?
Sprzedający wystawia fakturę w celu żądania zapłaty, a klient otrzymuje rachunek w celu dokonania należnej zapłaty.
- Jaka jest różnica między paragonem a rachunkiem?
W przypadku zakupu otrzymuje się rachunek, w którym żąda się od kupującego dokonania należnej płatności, a pokwitowanie jest wystawiane jako potwierdzenie dokonania płatności.
- Jaka jest różnica między fakturą VAT a rachunkiem?
Faktura VAT jest wystawiana, gdy firma jest zarejestrowana w ramach podatku GST, a gdy podatek GST nie ma zastosowania do transakcji, wystawiany jest rachunek.
- eFaktura a rachunek eWay: jaka jest różnica?
eFaktura obejmuje raportowanie do portalu notyfikowanego przez rząd wszystkich dokumentów GST w celu wygenerowania numeru referencyjnego. Jednak rachunek eWay jest dokumentem handlowym, z którego wynika, że należny podatek GST jest zapłacony, a towary mogą być transportowane.
- Czy faktura może służyć jako paragon?
Nie, firmy nie powinny używać faktur i paragonów zamiennie. Generowana jest faktura z żądaniem zapłaty, a po dokonaniu płatności wystawiany jest paragon.