Factură vs factura vs chitanță: care este diferența de bază

Factură, factură și chitanță.

Fără să știm de câte ori folosim acești trei termeni în mod interschimbabil, fără a înțelege diferențele lor de bază?

Multe, nu?

Astăzi, în acest articol, vom înțelege diferențele subtile dintre acești trei termeni și vom afla despre importanța utilizării software-ului de facturare și facturare pentru companii. Să verificăm în detaliu despre Factură Vs Bill Vs Chitanță.

Ce este o factură?

Să începem prin a înțelege în detaliu o factură.

O factură este un document comercial care conține o listă detaliată a produselor și serviciilor vândute împreună cu suma care trebuie plătită împotriva acesteia. Facturile acționează ca un document legal emis clientului înainte de efectuarea plății. Este împărtășit clientului cu așteptarea de a primi suma datorată într-un anumit timp, cum ar fi 30 sau 90 de zile.

O factură ajută companiile:

• Urmăriți plățile
• Menține evidența vânzărilor
• Oferiți protecție juridică
• Înregistrați cu acuratețe impozitele
• Identificați tendințele de afaceri

Ce este inclus într-o factură?

Pentru a vă asigura că factura dumneavoastră este acceptată legal, aceasta ar trebui să conțină următoarele elemente. Puteți găsi online mai multe șabloane de factură care aderă la structura de bază a unei facturi profesionale.

• Marca companiei: sigla companiei și titlul „FACTURA” ar trebui să fie vizibile în factura generată pentru a facilita identificarea.

• Numărul facturii: Fiecare factură emisă ar trebui să aibă un număr unic de factură, care vă va ajuta să păstrați înregistrări clare și să faceți distincția între clienți.

• Date: factura generată trebuie să conțină toate datele. Acestea includ data la care a fost emisă factura, când au fost vândute produsele sau serviciile și data scadentă a plății.

• Informațiile de contact ale vânzătorului: factura emisă trebuie să menționeze numele vânzătorului, adresa și alte informații de contact, cum ar fi numărul de telefon și adresa de e-mail.

• Informațiile de contact ale cumpărătorului: pentru a fi solidă din punct de vedere legal, factura emisă trebuie să conțină informațiile și adresa cumpărătorului.

• Termeni și condiții: toți termenii și condițiile, cum ar fi penalitățile pentru întârzierea plății, termenele scadente sau plățile parțiale, ar trebui să fie menționate clar în factura în sine pentru a asigura o transparență de 100%.

• Lista de bunuri și servicii: factura trebuie să conțină toate elementele rând cu o singură linie detaliată despre produs sau serviciu.

• Taxe suplimentare: factura dvs. trebuie să aibă o mențiune separată pentru taxe suplimentare, cum ar fi taxe sau transport.

• Cost pe unitate: indiferent de cantitatea de produse pe care o vindeți, fiecare element rând ar trebui să aibă costul pe unitate și cantitatea de bunuri vândute menționate separat.

• Suma totală cu monedă: Pentru a rezuma factura, menționați prețul facturii, suma totală datorată după calcularea taxelor suplimentare împreună cu moneda.

• Notă de mulțumire: la final, adăugați un mesaj de mulțumire personalizat, arătând recunoștința pentru colaborarea în afaceri.

Citire sugerată: Cel mai bun software de facturare GST pentru întreprinderile mici din India

Ce este o factură?

Vă este emisă o factură în calitate de client pentru achiziționarea de produse sau servicii. Este o factură pe care dvs., în calitate de companie, o primiți și o introduceți ca factură în cărțile dvs.

Vi se cere să plătiți vânzătorului sau furnizorului de servicii suma datorată menționată pe factură. Factura este generată pentru a primi plată instantanee de la client, cum ar fi facturi de restaurant, facturi de alimente, facturi de bilete de film etc.

O factură permite unei afaceri să:

• Păstrați o evidență a achizițiilor dintr-un anumit an fiscal
• Acționează ca un memento pentru plățile datorate
• Serviți drept dovadă a tranzacției

Ce este inclus într-o factură?

O factură trebuie să conțină următoarele informații esențiale:

• Data achiziției: O factură trebuie să menționeze în mod clar data achiziției, ajută la evidența contabilă.

• Lista articolelor: factura primită trebuie să conțină o listă a articolelor rând achiziționate, cu costul pe unitate și cantitatea.

• Preț: împotriva fiecărui element rând, trebuie menționat prețul aferent.

• Informații despre cumpărător: acestea trebuie să includă numele cumpărătorului, adresa de facturare, adresa de e-mail și numărul de contact.

• Informații despre vânzător: o factură primită trebuie să includă și numele, adresa și informațiile de contact ale vânzătorului sau ale furnizorului de servicii.

• Metode de plată: o factură trebuie să conțină mențiuni despre diferite metode de plată în care tranzacțiile pot fi procesate.

• Garanție/ Politici de garanție: Dacă produsele dumneavoastră pretind că oferă vreo garanție sau garanție, acestea ar trebui adăugate la factură.

• Suma de plătit: factura trebuie să conțină sume separate pentru anumite elemente rând și suma totală care trebuie plătită după toate calculele.

• Taxe: O factură trebuie să includă o mențiune specifică a taxelor cu procentul perceput.

• Semnături: factura trebuie să aibă semnătura tuturor părților implicate, inclusiv a cumpărătorului, vânzătorului și a notarului public, dacă este necesar.

Lectură sugerată: Cel mai bun software gratuit de facturare pentru întreprinderile mici

Ce este o chitanță?

O chitanță este un document comercial care se eliberează atunci când plata este primită contra unei facturi sau facturi. Este dovada plății primite. Chitanța poate fi emisă imediat după efectuarea plății, sau pe măsură ce se face plata.

Chitanțele funcționează ca:

• Dovada plății pentru client
• Dovada finalizării plății pentru vânzător
• Monitor de vânzări pentru vânzător

Ce este inclus într-o chitanță?

Acestea sunt câteva componente standard care ar trebui adăugate în timpul generării unei chitanțe.

• Data achiziției: chitanța trebuie să includă data și ora la care a fost efectuată achiziția.

• Număr chitanță: Fiecare chitanță generată trebuie să aibă un număr unic de identificare care trebuie adăugat în registrele financiare.

• Taxe suplimentare: orice taxe suplimentare, cum ar fi taxa, instalarea sau transportul, trebuie menționate separat la emiterea unei chitanțe.

• Suma plătită: împreună cu elementele rând separate, suma totală sau parțială care a fost plătită trebuie menționată în chitanță.

• Informații despre vânzător: chitanța trebuie să conțină informațiile de contact ale vânzătorului, cum ar fi numele, adresa, e-mailul și numărul de telefon.

• Metoda de plată: metoda de plată, cum ar fi numerar, UPI sau card de debit, trebuie menționată în chitanță.

• Politica de returnare sau schimb: Termenii și condițiile pentru returnarea și schimbul produsului trebuie menționate clar în chitanță. Acest lucru ajută clienții să obțină servicii suplimentare atunci când este necesar.

  

Lectură recomandată: Cel mai bun software gratuit de facturare GST – Descărcare gratuită

Factură vs factura: care este diferența de facturare și facturare

Diferența dintre factură și documentul de facturare este determinată de poziția expeditorului sau a destinatarului.

Deci, dacă sunteți vânzătorul și generați un document care conține toate informațiile și prețurile referitoare la articolele vândute sau serviciile prestate, acesta se va numi factură. Dar dacă același document pe care îl primiți ca client de la un alt vânzător, se va numi factură.

De exemplu, dacă vindeți căști, veți genera facturi din vânzare pentru clienții dvs. Dar dacă cumpărați materie primă de la furnizorul dvs. pentru fabricarea căștilor, veți primi o factură împotriva achiziției. Deși ambele documente impun ca cineva să efectueze o plată. Pe scurt, se trimite o factură și se primește o factură.

Ambele documente vă ajută afacerea să:

• Urmăriți vânzările și achizițiile
• Mențineți o documentație clară
• Gestionați taxele
• Generați rapoarte financiare precise

Factură vs chitanță: care este diferența dintre facturi și chitanțe

Facturile și chitanțele servesc ambele scopuri complet diferite pentru o afacere. Ambele documente sunt emise în etape distincte ale procesului de vânzare. O factură este emisă atunci când o companie solicită plata pentru produsele sau serviciile vândute. În timp ce o chitanță acționează ca dovadă a plății primite.

De exemplu, dacă sunteți furnizor de software, veți trimite o factură clientului dvs., solicitând plata. Dar când clientul dvs. finalizează plata, veți emite o chitanță pentru a confirma plata.

Generarea diferitelor facturi și chitanțe va aduce beneficii afacerilor prin eliminarea oricărei confuzii cu privire la plăți. O factură este generată la inițierea plății de către vânzător, iar o chitanță este emisă la finalizarea plății.

Lectură sugerată: Cei mai buni furnizori și companii de software de facturare și facturare din India

Factură vs chitanță: diferența dintre factură și chitanță

Diferența majoră dintre o chitanță și o factură este scopul și momentul în care este emisă. O factură este primită atunci când o plată este scadentă, în timp ce o chitanță este primită când plata este finalizată.

O factură este un document detaliat care conține o listă a tuturor elementelor rând cumpărate. Cu toate acestea, chitanța conține doar o sumă rezumată care este plătită complet sau parțial.

De exemplu, atunci când primiți un telefon lunar, acesta conține toate informațiile cu numerele formate, durata apelului, prețul perceput pentru apel etc.

Dar atunci când plătiți factura, veți primi un document concis care vă confirmă și confirmă plata cu suma plătită. În concluzie, o factură solicită plata, în timp ce o chitanță confirmă plata.

Oamenii caută și: factură vs comandă de cumpărare

Făcând diferența între documente, factură vs chitanță vs factură, oamenii au căutat și despre diferența dintre factură și ordin de achiziție.

Deci, diferența cheie dintre o comandă de achiziție și o factură este că comanda de cumpărare este generată de cumpărători și trimisă vânzătorilor pentru a urmări procesul de cumpărare. Cu toate acestea, o factură este emisă de vânzător și trimisă cumpărătorului, solicitând plăți.

Factură vs factura vs chitanță: însumând diferențele cheie

Să avem un rezumat rapid al diferențelor cheie dintre factură vs factură vs chitanță.

De ce să folosiți software de facturare și facturare pentru afacerea dvs.?

Facturarea și facturarea exactă sunt esențiale pentru conducerea unei afaceri, orice discrepanță între ele poate cauza probleme cu evidența contabilă. Să aflăm cum folosirea software- ului de facturare și facturare vă poate ajuta afacerea să se dezvolte.

• Setați mementouri: software-ul de facturare vă permite să setați mementouri și să trimiteți e-mailuri ulterioare la intervale determinate pentru a obține plăți. Acest lucru elimină șansa de a primi plăți întârziate sau ratate.

• Accesați un sistem centralizat: nu mai trebuie să depuneți efort manual pentru a găsi detaliile clienților și achizițiile și vânzările aferente acestora. Software-ul de facturare și facturare vă oferă un loc centralizat unde puteți găsi toate informațiile necesare și economisi timp.

• Generați rapoarte financiare rapide: software-ul de facturare și facturare vă permite să generați rapoarte financiare cu un singur clic. Aceste rapoarte și analize pot fi utilizate pentru a identifica produsul dvs. cel mai vândut, clientul cel mai bine plătit și sezonul de vârf al vânzărilor.

• Activați lucrul de la distanță: pentru a trimite facturi și facturi, nu trebuie să fiți lipit de birou. Le puteți trimite de pe orice dispozitiv și din orice locație având o conexiune decentă la internet.

• Creați șabloane personalizate: software-ul de facturare și facturare vă permite să adăugați branding personalizat documentelor dvs., cum ar fi sigla, tema de culoare, fonturile etc. Aceasta funcționează ca o identificare pentru orice document care aparține organizației dvs.

• Consolidarea relațiilor cu clienții: Utilizarea unui sistem adecvat de facturare și facturare asigură o comunicare rapidă și corectă cu clienții și furnizorii. Acest lucru oferă o abordare profesională care duce la colaborări pe termen lung.

• Urmăriți fluxul de numerar: companiile își pot urmări numerarul exact încasat și ieșit cu software-ul potrivit de facturare și facturare. Acest lucru vă ajută să remediați erorile de calcul și economisiți timpul și efortul petrecut pentru monitorizarea manuală a fluxului de numerar.

A rezuma,

Factură vs factură vs chitanță, toate lucrează împreună și depind unul de celălalt.

Se trimite factura >> Clientul primește factura >> Plata este finalizată >> Se emite chitanța.

Folosirea corectă la timp a tuturor acestor documente vă va ajuta să vă gestionați eficient finanțele afacerii.

Întrebări frecvente