Os 6 principais exemplos de mensagens profissionais de ausência temporária

Definir um e-mail de resposta automática provavelmente não é a primeira coisa em nossa mente antes de sairmos de férias. Mas se não fizermos isso, corremos o risco de erodir a confiança entre nós e nossos clientes. É importante lembrar que o tempo de resposta é um sinal não verbal que mostra aos clientes e parceiros de negócios o quão responsável e profissional é uma empresa.

É crucial que os clientes sintam que podem confiar em você se tiverem um pedido urgente. Antes de tirar uma folga, você precisa criar uma resposta de e-mail de ausência temporária. Informe seus clientes e parceiros de negócios que você está indisponível no momento, mas estará de volta em breve. Eles, compreensivelmente, esperam que você responda prontamente... mas todos têm direito a uma folga. Apenas lembre-se de manter seus contatos informados.

Uma mensagem básica de ausência temporária é mais ou menos assim:

Olá,

Obrigado por seu e-mail. Estarei fora do escritório de (dia/mês) a (dia/mês) e terei acesso limitado ao e-mail. Se você tiver alguma dúvida urgente, entre em contato com [Nome] em [e-mail] ou [telefone]. Farei o possível para responder ao seu e-mail o mais rápido possível.

melhor,

[Assinatura]

Mas você pode fazer melhor do que isso. Surpreendentemente, você pode obter muito mais de uma carta tão simples. Um bom fora do escritório pode servir como uma ferramenta para gerar leads, promover conteúdo e ajudar você a se destacar exibindo alguma criatividade.

Pode parecer difícil no começo, mas estamos aqui para explicar como fazer isso.

O que incluir em seu e-mail de ausência temporária

Em primeiro lugar, vamos listar os elementos de um bom e-mail fora do escritório:

• As datas exatas em que você estará ausente .
• O motivo da sua ausência. Isso não é obrigatório, mas tenha isso em mente. O problema é que as pessoas ainda podem tentar entrar em contato com você se você estiver em uma viagem de negócios ou em uma conferência. Eles são menos propensos a tentar entrar em contato com você se souberem que você está de férias.
• As pessoas que podem ajudar um cliente enquanto você estiver ausente . Forneça nomes, números de telefone e endereços de e-mail para que colegas e clientes possam manter contato caso precisem de ajuda urgente. Isso faz você parecer confiável aos olhos do destinatário e fortalece sua relação de trabalho com eles.

Com tudo isso em mente, dê uma olhada nas dicas e truques a seguir e seis exemplos para tornar suas respostas automáticas mais eficazes:

1. Promova o conteúdo

Use sua ausência como uma oportunidade para se mostrar aos clientes e aumentar o interesse deles em seu conteúdo. Enviar um e-mail de ausência temporária é uma boa maneira de fornecer aos clientes mais detalhes sobre sua empresa. Ofereça um link para um recurso online interessante que sua empresa desenvolveu, como uma postagem no blog. Dessa forma, os destinatários ficam cientes de quais linhas de negócios sua empresa está ativamente engajada.

Ao saber mais sobre suas atividades, é mais provável que os clientes confiem em sua empresa. Por sua vez, o alcance da sua empresa aumenta.

Olá [Nome],

Espero que este e-mail encontre bem. Estou fora do escritório agora, mas entrarei em contato com você o mais rápido possível. Aguarde uma resposta na próxima segunda-feira. Para assuntos urgentes, você pode enviar um e-mail ou ligar para [Nome] em [e-mail e número de telefone].

Enquanto isso, gostaríamos de mantê-lo atualizado sobre nossas últimas notícias, recursos atualizados, algumas dicas úteis de CRM e muito mais. Visite nosso blog https://nethunt.com/blog/ , encontre algo de seu interesse e aproveite os artigos que atualizamos regularmente. Melhore sua produtividade e torne sua gestão de vendas mais eficaz.

Obrigado por estar conosco!

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Sinceramente,

[Assinatura]

2. Gerar Leads

Quando definimos um out-of-office, não pensamos imediatamente na geração de leads. No entanto, é uma boa oportunidade para isso. Por exemplo, você pode incentivar a participação em um webinar ou evento futuro, sugerir inscrições para cursos on-line, fornecer links para downloads de livros ou apontar destinatários na direção de qualquer outro produto ou serviço que você esteja promovendo. Além de informar o destinatário de sua indisponibilidade, você o incentiva a agir.

Olá,

É ótimo ouvir de você. Atualmente estou fora do escritório até mm/dd com acesso limitado/sem acesso ao meu e-mail. De qualquer forma, sinta-se à vontade para entrar em contato com [email] caso sua solicitação seja urgente.

Enquanto estou fora do escritório, aqui está nosso incrível e-book sobre “ Como escolher o CRM certo para o seu negócio ”. É grátis; apreciá-lo!

Eu vou ter certeza de voltar para você quando eu voltar em mm/dd.

Obrigado,

[Assinatura]

3. Construa Confiança

Não estar no escritório não significa necessariamente que você não possa desenvolver a reputação da sua marca. Para fazer isso, ofereça um link para algumas avaliações sobre seu produto. Ao fazer isso, você direciona o tráfego para o seu site e deixa uma boa impressão da sua empresa… desde que as avaliações sejam positivas. Aqui está um exemplo deste método:

Ei,

Agradecemos seu contato. Infelizmente, estou fora do escritório de [dia/mês] a [dia/mês] com acesso limitado/sem acesso a e-mail. Se sua pergunta puder esperar, responderei a todos os e-mails que eu perder quando retornar. Caso contrário, entre em contato com [Nome] em [e-mail] ou [telefone] e ele/ela cuidará de sua solicitação.

Se você estiver interessado em nosso [produto/serviço]. Excelente! Leia o que nossos clientes estão dizendo sobre o quão incrível foi sua experiência – https://www.g2.com/products/nethunt-crm/reviews

Voltarei para você assim que puder.

Obrigada!

[Assinatura]

4. Incentive o Networking

Obviamente, nem todos os que estão fora do escritório estão de férias. Você também precisa estar fora do escritório se for em uma longa viagem de negócios ou para uma conferência. Mas em vez de simplesmente dizer às pessoas que você está em um evento de negócios, por que não aproveitar essa oportunidade para incentivar o networking de novas conexões de negócios?

Olá!

Espero que você esteja tendo um A+ [semana, mês]. Estou fora do escritório nesta grande conferência [link para o evento]. Ocorre em [data] às [hora] em [cidade e local].

A propósito, [Nome], nosso [Título], fará uma palestra compartilhando uma experiência única em [campo]. Acho que você vai gostar.

Se você tiver a oportunidade de vir, me avise - eu adoraria a chance de me conectar com você.

melhor,

[Assinatura]

5. Envolva-se em suas mídias sociais

Na era digital, a maioria de nós segue marcas nas redes sociais. Quando um cliente segue uma empresa nas mídias sociais, isso os mantém frescos em sua mente e os torna mais propensos a fazer negócios com eles. Você pode definir uma ausência temporária para facilitar a conexão de um cliente, manter-se atualizado e manter a fidelidade à marca que a mídia social oferece.

Ei!

Desculpe, você sentiu minha falta. Estarei fora do escritório até [data]. Como minha caixa de entrada não me acompanhou nesta viagem, só responderei aos e-mails quando voltar. Isso será em [data].

Para quaisquer solicitações que você possa ter, sinta-se à vontade para entrar em contato com nosso [Título] [Nome] em [e-mail / telefone].

Para se manter atualizado com o que está acontecendo na [Empresa], siga-nos no Facebook/ Twitter/ LinkedIn/ Instagram (Você vai gostar de nossas postagens no Facebook.)

Voltarei para você assim que puder.

Tenha uma ótima semana!

[Assinatura]

6. Adicione um senso de humor

Em vez de parecer um robô de e-mail chato, você pode adicionar um tom engraçado à sua carta. Use um GIF ou um meme para brincar sobre o que você está fazendo nas férias, mas lembre-se de não exagerar.

Olá, da Espanha!

Eu sei que você provavelmente não quer ouvir isso, mas estou de férias. Não poderei me conectar com você até [data]. No entanto, há boas notícias também: meu colega [Nome] o ajudará com prazer.

Eu, por sua vez, vou animá-lo com algumas fotos ensolaradas deste ótimo lugar onde estou hospedado.

Prometo escrever assim que voltar.

Aproveite sua semana!

Cumprimentos e hasta luego!

[Assinatura]

Então, não se esqueça…

Todo mundo quer se sentir necessário. É sempre melhor defina uma resposta automática de ausência temporária quando souber que não terá acesso à sua caixa de entrada. Aproveite os exemplos que mostramos e fizemos o certo, esta é uma maneira fantástica de aumentar a fidelidade e ganhar vendas no comércio eletrônico sem ser muito insistente. Crie uma mensagem engraçada ou pensativa para ajudá-lo a se destacar da multidão!

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