Profesyonel ofis dışı mesajlarının en iyi 6 örneği

Bir otomatik yanıt e-postası ayarlamak, muhtemelen tatile çıkmadan önce aklımıza gelen ilk şey değildir. Ancak bunu yapmazsak, kendimiz ve müşterilerimiz arasındaki güveni sarsma riskini alırız. Yanıt süresinin müşterilere ve iş ortaklarına bir şirketin ne kadar sorumlu ve profesyonel olduğunu gösteren sözlü olmayan bir işaret olduğunu hatırlamak önemlidir.

Müşterilerin acil bir istekleri olduğunda size güvenebileceklerini hissetmeleri çok önemlidir. İzin almadan önce, ofis dışında bir e-posta yanıtı oluşturmanız gerekir. Müşterilerinize ve iş ortaklarınıza şu anda müsait olmadığınızı, ancak yakında geri döneceğinizi bildirin. Anlaşılır bir şekilde, derhal cevap vermenizi bekliyorlar… ama herkesin bir süre izin hakkı var. Kişilerinizi döngüde tutmayı unutmayın.

Basit bir ofis dışı mesajı şuna benzer:

Merhaba,

E-postan için teşekkürler. (Gün/ay) ile (gün/ay) arasında ofis dışında olacağım ve e-postaya sınırlı erişimim olacak. Herhangi bir acil sorunuz varsa, lütfen [e-posta] veya [telefon] adresinden [İsim] ile iletişime geçin. E-postanıza mümkün olan en kısa sürede cevap vermek için elimden geleni yapacağım.

En iyi,

[İmza]

Ama bundan daha iyisini yapabilirsin. Şaşırtıcı bir şekilde, bu kadar basit bir mektuptan çok daha fazlasını elde edebilirsiniz. İyi bir ofis dışı, olası satışlar oluşturmak, içeriği tanıtmak ve biraz yaratıcılık göstererek öne çıkmanıza yardımcı olmak için bir araç olarak hizmet edebilir.

İlk başta zor görünebilir, ancak nasıl yapılacağını açıklamak için buradayız.

Ofis dışında e-postanıza ne eklemelisiniz?

Her şeyden önce, iyi bir ofis dışında e-postanın öğelerini listeleyelim:

• Uzakta olacağınız kesin tarihler .
• Yokluğunun sebebi. Bu zorunlu değildir, ancak aklınızda bulundurun. Mesele şu ki, bir iş gezisinde veya bir konferanstaysanız, insanlar yine de sizinle iletişim kurmaya çalışabilir. Tatilde olduğunuzu bilirlerse sizinle iletişim kurmaya çalışmaları daha az olasıdır.
• Siz yokken bir müşteriye yardımcı olabilecek kişiler . Adları, telefon numaralarını ve e-posta adreslerini sağlayın, böylece meslektaşlarınız ve müşterileriniz acil yardıma ihtiyaç duymaları durumunda iletişim halinde kalabilirler. Alıcının gözünde güvenilir görünmenizi sağlar ve onlarla çalışma ilişkinizi güçlendirir.

Tüm bunları göz önünde bulundurarak, otomatik yanıtlarınızı daha etkili hale getirmek için aşağıdaki ipuçlarına ve püf noktalarına ve altı örneğe bir göz atın:

1. İçeriği Tanıtın

Yokluğunuzu müşterilere hava atmak ve içeriğinize olan ilgilerini en üst düzeye çıkarmak için bir fırsat olarak kullanın. Ofis dışında e-posta göndermek, müşterilere işletmeniz hakkında daha fazla ayrıntı sağlamanın iyi bir yoludur. Blog gönderisi gibi şirketinizin geliştirdiği ilginç bir çevrimiçi kaynağa bağlantı sunun. Bu şekilde alıcılar, şirketinizin aktif olarak hangi iş kollarında faaliyet gösterdiği konusunda bilgilendirilir.

Faaliyetleriniz hakkında daha fazla bilgi sahibi olan müşterilerin şirketinize güvenme olasılığı daha yüksektir. Buna karşılık, şirketinizin erişimi artar.

Merhaba [İsim],

Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Şu anda ofis dışındayım ama en kısa sürede size geri döneceğim. Önümüzdeki Pazartesi bir cevap bekleyin. Acil konular için [E-posta ve telefon numarası] adresinden [İsim]'e e-posta gönderebilir veya arayabilirsiniz.

Bu arada, sizi en son haberlerimiz, yükseltilmiş özellikler, bazı yararlı CRM ipuçları ve daha fazlası hakkında güncel tutmak istiyoruz. Blogumuzu https://nethunt.com/blog/ ziyaret edin , ilginizi çeken bir şeyler bulun ve düzenli olarak güncellediğimiz makalelerin keyfini çıkarın. Verimliliğinizi artırın ve satış yönetiminizi daha etkili hale getirin.

Bizimle birlikte olduğun için teşekkür ederiz!

Yakında konuş.

İçtenlikle,

[İmza]

2. Müşteri Adayları Oluşturun

Bir ofis dışında belirlediğimizde, hemen olası satış yaratmayı düşünmüyoruz. Ancak, bu amaç için iyi bir fırsattır. Örneğin, bir web seminerine veya gelecekteki bir etkinliğe katılımı teşvik edebilir, çevrimiçi kurslar için kaydolma önerebilir, kitap indirme bağlantıları verebilir veya gönderdiğiniz diğer herhangi bir ürün veya hizmet yönünde alıcıları işaret edebilirsiniz. Alıcıyı müsait olmadığınız konusunda bilgilendirmenin yanı sıra, onları harekete geçmeye teşvik ediyorsunuz.

Merhaba,

Bunu senden duymak harika. Şu anda mm/gg'ye kadar ofis dışındayım ve e-postama sınırlı/erişim yok. Her neyse, talebinizin acil olması durumunda [e-posta] ile iletişime geçmekten çekinmeyin.

Ben ofis dışındayken, işte “ İşiniz İçin Doğru CRM'yi Nasıl Seçersiniz ” konulu harika e-kitabımız . Bedava; tadını çıkar!

Aa/gg'ye döndüğümde size geri döneceğimden emin olacağım.

Teşekkürler,

[İmza]

3. Güven Oluşturun

Ofiste olmamanız, markanızın itibarını geliştiremeyeceğiniz anlamına gelmez. Bunu yapmak için, ürününüzle ilgili bazı incelemelerin bağlantısını sunun. Bunu yaparken, web sitenize trafik çekersiniz ve şirketiniz hakkında iyi bir izlenim bırakırsınız… değerlendirmelerin olumlu olması koşuluyla. İşte bu yöntemin bir örneği:

Selam,

Bize ulaştığınız için teşekkürler. Ne yazık ki, [gün/ay] ile [gün/ay] arasında e-posta erişimim sınırlı/yok olacak şekilde ofis dışındayım. Sorunuz bekleyebilirse, geri döndüğümde kaçırdığım tüm e-postaları yanıtlayacağım. Değilse, [e-posta] veya [telefon] adresinden [İsim] ile iletişime geçin, o isteğinizle ilgilenecektir.

[Ürün/hizmetimiz] ile ilgileniyorsanız. Harika! Müşterilerimizin deneyimlerinin ne kadar harika olduğu hakkında söylediklerini okuyun – https://www.g2.com/products/nethunt-crm/reviews

Mümkün olan en kısa sürede size geri döneceğim.

Teşekkürler!

[İmza]

4. Ağ Oluşturmayı Teşvik Edin

Açıkçası, her ofis dışı tatil için ayarlanmamıştır. Ayrıca, uzun bir iş gezisine veya bir konferansa gidiyorsanız, ofis dışında olmanız gerekir. Ancak, insanlara bir iş etkinliğinde olduğunuzu söylemek yerine, neden bu fırsatı yeni iş bağlantıları kurmayı teşvik etmek için kullanmayasınız?

Merhaba!

Umarım A+ [hafta, ay] alıyorsunuzdur. Bu harika konferansta [etkinliğe bağlantı] ofis dışındayım. [tarih] tarihinde [saat] [şehir ve yer] içinde gerçekleşir.

Bu arada [İsim], [Başlık], [field] alanında benzersiz bir deneyim paylaşan bir konuşma yapacak. Bence bundan zevk alacaksın.

Gelme fırsatınız varsa, bana bildirin - sizinle bağlantı kurma şansını çok isterim.

En iyi,

[İmza]

5. Sosyal Medyanıza Katılın

Dijital çağda çoğumuz markaları sosyal medyadan takip ediyoruz. Bir müşteri bir şirketi sosyal medyada takip ettiğinde, bu onların akıllarında taze kalmalarını sağlar ve onlarla iş yapma olasılıklarını artırır. Bir müşterinin bağlantı kurmasını, güncel kalmasını ve sosyal medyanın sağladığı marka bağlılığını sürdürmesini kolaylaştırmak için bir ofis dışında ayarlayabilirsiniz.

Selam!

Üzgünüm, beni özledin. [tarih] tarihine kadar ofisten uzakta olacağım. Gelen kutum bu yolculukta bana katılmadığı için, yalnızca döndüğümde e-postalara yanıt vereceğim. Bu [tarih] tarihinde olacak.

Herhangi bir talebiniz için [E-posta / telefon] adresinden [Başlık] [İsim] adresimize ulaşmaktan çekinmeyin.

[Şirket]'te olup bitenlerden haberdar olmak için bizi Facebook/Twitter/LinkedIn/Instagram'da takip edin (Facebook'taki gönderilerimizi beğeneceksiniz.)

Mümkün olan en kısa sürede size geri döneceğim.

İyi haftalar!

[İmza]

6. Mizah Anlayışı Ekleyin

Sıkıcı bir e-posta robotu gibi görünmek yerine, mektubunuza komik bir ton ekleyebilirsiniz. Tatilde ne yaptığınız hakkında şaka yapmak için bir GIF veya meme kullanın, ancak aşırıya kaçmamayı unutmayın.

İspanya'dan selam!

Muhtemelen bunu duymak istemediğini biliyorum ama ben tatildeyim. [tarih] tarihine kadar sizinle bağlantı kuramayacağım. Ancak iyi haberler de var: meslektaşım [İsim] size memnuniyetle yardımcı olacak.

Ben de, kaldığım bu harika yerin güneşli fotoğraflarıyla sizi neşelendireceğim.

Döner dönmez yazacağıma söz veriyorum.

Haftanın tadını çıkar!

Saygılar ve hasta luego!

[İmza]

Yani, unutma…

Herkes ihtiyaç duyulduğunu hissetmek ister. her zaman en iyisidir gelen kutunuza erişiminizin olmayacağını bildiğinizde otomatik bir ofis dışında yanıtı ayarlayın. Size gösterdiğimiz ve doğru yaptığınız örneklerden yararlanın, bu çok ısrarcı olmadan sadakati artırmanın ve e-ticaret satışları elde etmenin harika bir yoludur. Kalabalıktan sıyrılmanıza yardımcı olacak komik veya düşünceli bir mesaj tasarlayın!

Hiç gerçekten hoşunuza giden bir ofis dışında mesajı aldınız mı veya yazdınız mı? Bunları paylaşmaya hazırsanız, favorilerinizi görmek isteriz.