Los 6 mejores ejemplos de mensajes profesionales de fuera de la oficina

Configurar un correo electrónico de respuesta automática probablemente no sea lo primero que tengamos en mente antes de partir de vacaciones. Pero si no lo hacemos, corremos el riesgo de erosionar la confianza entre nosotros y nuestros clientes. Es importante recordar que el tiempo de respuesta es una señal no verbal que muestra a los clientes y socios comerciales cuán responsable y profesional es una empresa.

Es crucial que los clientes sientan que pueden confiar en usted si tienen una solicitud urgente. Antes de tomarse un tiempo libre, debe crear una respuesta de correo electrónico de fuera de la oficina. Informe a sus clientes y socios comerciales que actualmente no está disponible, pero que volverá pronto. Ellos, comprensiblemente, esperan que responda con prontitud... pero todo el mundo tiene derecho a un tiempo libre. Solo recuerda mantener a tus contactos informados.

Un mensaje básico de fuera de la oficina es algo así:

Hola,

Gracias por su correo electrónico. Estaré fuera de la oficina desde (día/mes) hasta (día/mes) y tendré acceso limitado al correo electrónico. Si tiene alguna pregunta urgente, comuníquese con [Nombre] al [correo electrónico] o [teléfono]. Haré todo lo posible para responder a su correo electrónico tan pronto como pueda.

Mejor,

[Firma]

Pero puedes hacerlo mejor que eso. Sorprendentemente, puede obtener mucho más de una carta tan simple. Un buen out-of-office puede servir como herramienta para generar leads, promocionar contenido y ayudarte a destacar mostrando un poco de creatividad.

Puede parecer difícil al principio, pero estamos aquí para explicarte cómo hacerlo.

Qué incluir en su correo electrónico de fuera de la oficina

En primer lugar, enumeremos los elementos de un buen correo electrónico de fuera de la oficina:

• Las fechas exactas en las que estará fuera .
• El motivo de tu ausencia. Esto no es obligatorio, pero tenlo en cuenta. La cuestión es que es posible que las personas intenten ponerse en contacto contigo si estás en un viaje de negocios o en una conferencia. Es menos probable que intenten contactarte si saben que estás de vacaciones.
• Las personas que pueden asistir a un cliente mientras usted no está . Proporcione nombres, números de teléfono y direcciones de correo electrónico para que los colegas y clientes puedan mantenerse en contacto en caso de que necesiten ayuda urgente. Te hace parecer confiable a los ojos del destinatario y fortalece tu relación laboral con ellos.

Con todo eso en mente, echa un vistazo a los siguientes consejos y trucos y seis ejemplos para que tus respuestas automáticas sean más efectivas:

1. Promocionar contenido

Utilice su ausencia como una oportunidad para presumir ante los clientes y aumentar su interés en su contenido. Enviar un correo electrónico de fuera de la oficina es una buena manera de proporcionar a los clientes más detalles sobre su negocio. Ofrezca un enlace a un recurso en línea interesante que haya desarrollado su empresa, como una publicación de blog. De esta manera, los destinatarios saben en qué líneas de negocios participa activamente su empresa.

Al saber más sobre sus actividades, es más probable que los clientes confíen en su empresa. A su vez, aumenta el alcance de su empresa.

Nombre Hola],

Espero que este correo electronico te encuentre bien. Estoy fuera de la oficina en este momento, pero me pondré en contacto con usted lo antes posible. Espero una respuesta el próximo lunes. Para asuntos urgentes, puede enviar un correo electrónico o llamar a [Nombre] al [correo electrónico y número de teléfono].

Mientras tanto, nos gustaría mantenerlo actualizado sobre nuestras últimas noticias, funciones mejoradas, algunos consejos útiles de CRM y más. Visite nuestro blog https://nethunt.com/blog/ , encuentre algo de su interés y disfrute de los artículos que actualizamos periódicamente. Mejore su productividad y haga más efectiva su gestión de ventas.

¡Gracias por estar con nosotros!

Hablar pronto.Poner

Sinceramente,

[Firma]

2. Generar prospectos

Cuando establecemos un fuera de la oficina, no pensamos inmediatamente en la generación de prospectos. Sin embargo, es una buena oportunidad para este fin. Por ejemplo, puede alentar la asistencia a un seminario web o evento futuro, sugerir inscripciones para cursos en línea, proporcionar enlaces para descargar libros o señalar a los destinatarios la dirección de cualquier otro producto o servicio que esté promocionando. Además de informar al destinatario de su falta de disponibilidad, lo está animando a actuar.

Hola,

Es genial escucharlo de ti. Actualmente estoy fuera de la oficina hasta el dd/mm con acceso limitado/sin acceso a mi correo electrónico. De todos modos, no dude en ponerse en contacto con [email] en caso de que su solicitud sea urgente.

Mientras estoy fuera de la oficina, aquí está nuestro increíble libro electrónico sobre " Cómo elegir el CRM adecuado para su negocio ". Es gratis; ¡disfrútala!

Me aseguraré de comunicarme con usted cuando regrese el mm/dd.

Gracias,

[Firma]

3. Genera confianza

No estar en la oficina no significa necesariamente que no pueda desarrollar la reputación de su marca. Para ello, ofrece un enlace a algunas reseñas sobre tu producto. Al hacer esto, dirige el tráfico a su sitio web y deja una buena impresión de su empresa... siempre que las críticas sean positivas. He aquí un ejemplo de este método:

Hola,

Gracias por contactarnos. Desafortunadamente, estoy fuera de la oficina del [día/mes] al [día/mes] con acceso limitado o sin acceso al correo electrónico. Si su pregunta puede esperar, estaré respondiendo a cualquier correo electrónico que se pierda cuando regrese. De lo contrario, comuníquese con [Nombre] al [correo electrónico] o [teléfono] y él/ella se encargará de su solicitud.

Si está interesado en nuestro [producto/servicio]. ¡Excelente! Lea lo que dicen nuestros clientes sobre lo increíble que ha sido su experiencia: https://www.g2.com/products/nethunt-crm/reviews

Me pondré en contacto contigo tan pronto como pueda.

¡Gracias!

[Firma]

4. Fomentar la creación de redes

Obviamente, no todos los que están fuera de la oficina están preparados para unas vacaciones. También necesita un fuera de la oficina si va a un viaje de negocios prolongado oa una conferencia. Pero en lugar de simplemente decirle a la gente que está en un evento de negocios, ¿por qué no aprovechar esta oportunidad para fomentar la creación de redes de nuevas conexiones de negocios?

¡Hola!

Espero que tengas una A+ [semana, mes]. Estoy fuera de la oficina en esta gran conferencia [enlace al evento]. Tiene lugar el [fecha] a las [hora] en [ciudad y lugar].

Por cierto, [Nombre], nuestro [Título], estará dando un discurso compartiendo una experiencia única en [campo]. Creo que lo disfrutarás.

Si tiene la oportunidad de venir, hágamelo saber; me encantaría tener la oportunidad de conectarme con usted.

Mejor,

[Firma]

5. Participe en sus redes sociales

En la era digital, la mayoría de nosotros seguimos marcas en las redes sociales. Cuando un cliente sigue a una empresa en las redes sociales, los mantiene frescos en su mente y hace que sea más probable que hagan negocios con ellos. Puede configurar un fuera de la oficina para facilitar que un cliente se conecte, se mantenga actualizado y mantenga la lealtad a la marca que brindan las redes sociales.

¡Hola!

Lo siento, me extrañaste. Estaré fuera de la oficina hasta el [fecha]. Como mi bandeja de entrada no me acompañó en este viaje, solo responderé a los correos electrónicos cuando regrese. Eso será el [fecha].

Para cualquier solicitud que pueda tener, no dude en comunicarse con nuestro [Título] [Nombre] al [correo electrónico / teléfono].

Para mantenerse al día con lo que sucede en [Compañía], síganos en Facebook/ Twitter/ LinkedIn/ Instagram (Le gustarán nuestras publicaciones en Facebook).

Me pondré en contacto contigo tan pronto como pueda.

¡Que tengas una buena semana!

[Firma]

6. Agregue un sentido del humor

En lugar de sonar como un aburrido robot de correo electrónico, podría agregar un tono divertido a su carta. Usa un GIF o un meme para bromear sobre lo que estás haciendo en las vacaciones, pero recuerda no exagerar.

¡Hola, desde España!

Sé que probablemente no quieras escuchar esto, pero estoy de vacaciones. No podré conectarme contigo hasta el [fecha]. Sin embargo, también hay buenas noticias: mi colega [Nombre] lo ayudará con gusto.

Yo, a su vez, los animaré con algunas fotos soleadas de este gran lugar donde me hospedo.

Prometo escribirte tan pronto como regrese.

¡Disfruta tu semana!

Saludos y hasta luego!

[Firma]

Entonces, no olvides…

Todo el mundo quiere sentirse necesitado. Siempre es mejor configure una respuesta automática de fuera de la oficina cuando sepa que no tendrá acceso a su bandeja de entrada. Aproveche los ejemplos que le mostramos y hágalo bien, esta es una manera fantástica de aumentar la lealtad y obtener ventas de comercio electrónico sin ser demasiado agresivo. ¡Diseña un mensaje que sea divertido o reflexivo para ayudarte a destacar entre la multitud!

¿Alguna vez has recibido o escrito un mensaje de fuera de la oficina que realmente te gustó? Si está dispuesto a compartirlos, nos encantaría ver sus favoritos.