O que é controle de crédito e como melhorar o processo de controle de crédito

Um produto de qualidade tem um preço. Esta é a razão pela qual muitos consumidores se contentam com menos, enquanto muitas empresas perdem bons clientes em potencial.

Para preencher essa lacuna, as empresas precisam introduzir o controle de crédito. Seja você uma organização grande ou pequena, uma política de controle de crédito eficaz aumentará suas vendas, agilizará a cobrança de dívidas e aumentará sua base de consumidores.

Neste artigo, você aprenderá tudo sobre controle de crédito, começando pelo seu significado, necessidade, importância, processo e dicas para torná-lo eficaz para o seu negócio.

O que é Controle de Crédito?

O Controle de Crédito é uma estratégia de negócios adotada para acelerar as vendas de produtos e serviços por meio da concessão de crédito a clientes potenciais ou existentes. Essa estratégia analisa profundamente o histórico de crédito do comprador e identifica bons credores.

O principal objetivo da estratégia de controle de crédito é reduzir dívidas incobráveis ​​para o negócio, aumentar o fluxo de caixa e aproveitar uma base de público maior. Estender crédito para seus clientes em potencial facilita a compra de seus produtos e serviços.

Mas, como empresa, você só deve conceder benefícios de crédito a seus consumidores com um bom histórico de crédito, a menos que possa enfrentar dívidas incobráveis.

Leitura sugerida: Benefícios do software de gerenciamento de empréstimos para melhorar a experiência de empréstimo

Qual é a necessidade de política de controle de crédito?

Vamos entender o que é a política de controle de crédito.

Uma política de controle de crédito é um conjunto de diretrizes ou parâmetros que sua organização segue ao negociar a crédito. As políticas de controle de crédito garantem que sua equipe siga uma abordagem consistente de crédito e ofereça as melhores condições de crédito a todos os clientes em potencial.

Ele equipa sua equipe com uma melhor compreensão das diferentes ações necessárias em diferentes etapas do processo do pedido à coleta. Isso contribui para agilizar o processo de cobrança de dívidas.

As políticas de controle de crédito de uma organização devem ser flexíveis e revisadas regularmente para se alinharem às tendências dinâmicas do mercado. No final, uma boa política de controle de crédito deve permitir que seus clientes em potencial comprem mais e que sua equipe adote uma abordagem proativa na cobrança de dívidas.

Por que o controle de crédito ao consumidor é importante?

Qualquer flutuação em seu controle de crédito afetará todos os departamentos de sua organização. Pagamentos atrasados ​​ou nenhum pagamento restringirão o fluxo de caixa e terão um impacto severo na receita e nos lucros.

Por isso, a política correta de controle de crédito garante que você negocie apenas com clientes que tenham um bom histórico de crédito. Isso mantém seu processo de cobrança de dívidas tranquilo e mantém o fluxo de caixa entrando na organização.

Veja como o controle de crédito ao consumidor pode ser benéfico para o seu negócio.

• Gerencie seu fluxo de caixa: Atraso ou nenhum fluxo de caixa pode ter um impacto drástico nas organizações. Eles podem ter que atrasar ou interromper algumas operações e até serem forçados a fazer cortes salariais aos funcionários. Em alguns cenários de pior caso, as empresas podem ter que encerrar as operações. Assim, uma boa política de controle de crédito pode prever o fluxo de caixa do seu negócio.

• Reduzir o tedioso processo de cobrança: Recuperar dívidas vencidas exige uma equipe de cobrança separada e várias horas. O tempo gasto lidando com faturas não pagas, conectando-se às autoridades competentes e extraindo informações relacionadas é um processo longo que pode ser evitado com uma política de controle de crédito bem pensada.

• Evite Dívidas Incobráveis ​​e Imagem Profissional Negativa: Dívidas mal tratadas criam uma má impressão da organização entre os clientes e principalmente os investidores. Você pode não conseguir atrair novos clientes, investidores ou clientes e, eventualmente, ter perdas.

• Alcançar a estabilidade: fluxo de caixa e liquidez adequados em uma organização levam ao bom funcionamento de todos os processos e departamentos. Isso promove o crescimento geral dos negócios, maximizando a produção e o emprego.

• Expanda sua base de consumidores: o controle de crédito ao consumidor permite que você alcance novos clientes em potencial que estejam dispostos a adquirir seu produto ou serviço. Ele fornece uma opção para seus clientes potenciais aproveitarem seus serviços sem queimar um buraco no bolso.

Leitura sugerida: Melhores sistemas de gerenciamento de farmácias na Índia para gerenciar operações diárias

Quais são as etapas do controle de crédito?

O controle de crédito ajuda sua organização a aumentar sua base de clientes e fluxo de caixa, trazendo potenciais compradores com boa pontuação de crédito. Políticas robustas de controle de crédito simplificam o processo de cobrança, constroem uma imagem positiva da empresa, ajudam a obter estabilidade e atingem mais consumidores.

Então, agora que você entendeu a importância do controle de crédito, vamos aprender como funciona o controle de crédito.

Etapas do processo de controle de crédito:

• Mantenha 100% de transparência: O processo de controle de crédito garante que a política da sua empresa seja bem compreendida por seus funcionários e clientes. Inclui tudo, como como e quando emitir faturas, quais ações devem ser tomadas em caso de atraso no pagamento e em quais parâmetros você pode declarar uma dívida incobrável.

• Monitore seus devedores: Fique de olho em seus maiores e mais antigos devedores para iniciar o processo de cobrança. Muitas vezes, as organizações seguem dois parâmetros para priorizar os devedores. Na primeira abordagem, os devedores são divididos em três escalões, com base no número de dias devidos para pagamento. O segundo método é priorizar os devedores com base no valor devido.

• Verifique novamente a fatura: Para verificar novamente a fatura enviada ao cliente, você pode usar o software de rastreamento de e-mail, onde é notificado sempre que alguém abre ou lê o e-mail. Você deve verificar com o devedor o número e o valor da fatura para confirmar se o devedor recebeu a fatura correta ou não. Isso evitará discussões no futuro e minimizará o risco de atraso no pagamento.

• Continue correndo atrás: Sempre, como medida preventiva, avise seu cliente sobre a data de vencimento que se aproxima. Certifique-se de mencionar que este é apenas um lembrete gentil no correio. Depois disso monte um sistema, onde sua equipe acompanha 7 dias se o pagamento estiver atrasado, até a data em que o pagamento for feito.

• Melhore a política de controle de crédito: nesta etapa, você precisa verificar as faturas pendentes para identificar os padrões pelos quais o pagamento não está sendo recebido no prazo. Pode haver vários motivos, como o histórico de crédito do cliente não estava de acordo com os padrões ou houve alguma disputa com o cliente. Você pode identificar esses motivos e modificar a política de controle de crédito e processar adequadamente.

Leitura sugerida: dicas de gerenciamento de dinheiro para pequenas empresas

Como melhorar o processo de controle de crédito?

Agora, é hora de tornar seu processo de controle de crédito eficaz para manter o fluxo de caixa entrando. Temos algumas dicas para gerenciar o controle de crédito. Vamos dar uma olhada:

• Mantenha-se informado: Tornar qualquer política eficaz exige que você tenha uma compreensão completa de suas nuances. É imprescindível que sua equipe e clientes tenham um entendimento completo das políticas de controle de crédito.

  Ser claro com seus termos e condições ajudará você a evitar qualquer confusão ou discussão. Você deve fornecer orientação e suporte completos aos seus clientes para ajudá-los a entender completamente a política.

• Conheça seus clientes: conhecer a pontuação de crédito e o histórico de pagamentos de seus clientes o ajudará a filtrar aqueles que não poderão pagar sua dívida a longo prazo. Você pode identificar quem pagará a dívida em tempo hábil e quem poderá criar problemas a longo prazo. Isso irá ajudá-lo a reduzir o risco de pagamentos atrasados ​​e dívidas incobráveis.

• Facturação precisa: A facturação é o primeiro documento comercial que solicita o pagamento do seu cliente. Qualquer desinformação ou falta de comunicação nesta fase pode levar a atrasos ou ao não pagamento.

  Portanto, certifique-se de que sua equipe de faturamento emita a fatura correta para o cliente certo com o valor certo. Para evitar mais problemas, você deve obter a confirmação do seu cliente após o envio da fatura.

• Acompanhar Pagamentos em Atraso: Clientes que possuem histórico de pagamentos em atraso devem ser acompanhados logo após a data de vencimento. Lembretes constantes, mas educados, ajudarão a evitar atrasos, você pode se comunicar com eles para entender os motivos dos pagamentos atrasados ​​e considerá-los. Isso pelo menos ajudará você a prever os próximos pagamentos.

• Forneça várias opções de pagamento: Para obter pagamentos em tempo hábil, você precisa tornar o método de recebimento de pagamentos conveniente para o cliente. Fornecer várias opções de pagamento ajudará a acelerar a transação.

• Recompense pagamentos antecipados: Premiar pagamentos antecipados incentivará seus clientes a continuar com a mesma tendência no futuro. Você pode fornecer benefícios adicionais, como pontos de recompensa, descontos ou isenção de alguns juros por receber pagamentos antecipados.

• Automatize o processo de cobrança: a cobrança de pagamentos atrasados ​​exige que sua equipe de cobrança acompanhe cada cliente. Isso pode levar a erros e enganos quando feito manualmente. No entanto, automatizar o processo de busca, onde você está perseguindo o cliente após um determinado intervalo de tempo, evitará erros e agilizará o processo de cobrança.

• Seja Flexível: Com as tendências de mercado em constante mudança e a abordagem dos clientes, você precisa ser flexível com suas políticas de controle de crédito. Quando necessário, você deve modificar os termos e condições, penalidades, recompensas, etc., tornando suas políticas benéficas tanto para a empresa quanto para seus clientes.

• Construa uma relação de trabalho saudável: Quando falamos em perseguir seu cliente ou acelerar a cobrança de dívidas, isso não significa que você precisa ameaçá-lo. Certifique-se de que seu e-mail e chamadas soem educados e corteses. A comunicação clara e humilde com seu cliente construirá um relacionamento positivo, e ele até se esforçará para manter o mesmo.

• Confie no Empreendedor Dentro de Você: É da natureza dos pagamentos atrasarem. Mas às vezes as razões podem ser reais e justificadas. Nesse caso, você precisa ouvir seus clientes, pedir-lhes que forneçam documentação de suporte e tomar a melhor ação para ambos os lados.

Leitura sugerida: melhores aplicativos de contabilidade gratuitos para pequenas empresas e contabilidade

Quais são os melhores exemplos de controle de crédito?

Existem vários exemplos em que organizações terceirizaram serviços de controle de crédito e recuperaram suas dívidas pendentes.

Por exemplo, um fornecedor de gás e energia renovável com sede no Reino Unido contratou uma agência de cobrança de dívidas para recuperar dívidas em quase 100 casos. A principal razão pela qual decidiram terceirizar foi o caos interno. Muito tempo de sua equipe foi gasto perseguindo. A agência tomou o assunto em suas mãos e entendeu as nuances.

A agência de cobrança identificou o principal motivo por trás dos pagamentos atrasados, que foi a empresa estar tentando fazer tudo manualmente. Houve muitos clientes que receberam faturas erradas, não receberam lembretes oportunos e alguns até desapareceram.

Eles começaram filtrando e classificando os devedores e criaram perfis de clientes com base no tempo e no valor do pagamento devido. Em seguida, eles automatizaram o processo de envio de lembretes, para que nenhum cliente seja perdido. Eventualmente, a agência iniciou o rastreamento de pagamentos e a recuperação começou.

Agora vamos dar uma olhada em mais um exemplo da indústria da construção. Uma organização enfrentou sérios problemas de fluxo de caixa por causa de seu processo de controle de crédito mal gerenciado. Uma agência de cobrança de dívidas analisou que 32% de seus clientes enviaram pagamentos 250 dias após a data de vencimento.

Então, agora seu objetivo era obter o máximo de dinheiro na organização, o mais rápido possível. Para isso, a agência priorizou as ligações telefônicas. Eles se tornaram proativos na comunicação com o cliente e tornaram seu ciclo de busca rápido e eficaz.

Como resultado, eles viram uma melhora significativa em algumas semanas e começaram a receber pagamentos de forma constante. Para evitar uma situação semelhante no futuro, eles foram às raízes da política de controle de crédito e adicionaram uma cláusula para penalizar os clientes em atraso nos pagamentos.

Conclusão

As organizações não podem expandir sem uma política de crédito, mas é igualmente importante manter o processo intacto. Obter e fornecer total clareza sobre as políticas de controle de crédito, faturamento correto, automatizar lembretes oportunos e buscas frequentes é a única saída para manter o fluxo de caixa e aumentar a base de consumidores e as vendas.

Perguntas frequentes

Categorias Relacionadas: Software de Gestão Financeira | Software de gerenciamento de ativos | Software de gerenciamento de ativos fixos | Software de gestão de investimentos | Software de gerenciamento de empréstimos