¿Qué es el control de crédito y cómo mejorar el proceso de control de crédito?

Un producto de calidad tiene un precio. Esta es la razón por la que muchos consumidores se conforman con menos mientras que muchas empresas pierden buenos clientes potenciales.

Para cerrar esta brecha, las empresas deben introducir el control del crédito. Ya sea que usted sea una organización grande o pequeña, una política de control de crédito efectiva aumentará sus ventas, acelerará el cobro de deudas y hará crecer su base de consumidores.

En este artículo, aprenderá todo sobre el control de crédito, comenzando por su significado, necesidad, importancia, proceso y consejos para hacerlo efectivo para su negocio.

¿Qué es el control de crédito?

Credit Control es una estrategia comercial que se adopta para acelerar las ventas de productos y servicios al proporcionar crédito a clientes potenciales o existentes. Esta estrategia analiza minuciosamente el historial crediticio del comprador e identifica a los buenos acreedores.

El objetivo principal de la estrategia de control de crédito es reducir las deudas incobrables de la empresa, aumentar el flujo de caja y aprovechar una base de audiencia más amplia. Extender el crédito a sus clientes potenciales les facilita comprar sus productos y servicios.

Pero como empresa, solo debe otorgar beneficios crediticios a sus consumidores con un buen historial crediticio, a menos que eventualmente enfrente deudas incobrables.

Lectura sugerida: Beneficios del software de gestión de préstamos para mejorar la experiencia crediticia

¿Cuál es la necesidad de una política de control de crédito?

Entendamos qué es la política de control de crédito.

Una política de control de crédito es un conjunto de pautas o parámetros que su organización sigue cuando opera a crédito. Las políticas de control de crédito aseguran que su personal siga un enfoque consistente al crédito y ofrezca los mejores términos de crédito a cada cliente potencial.

Brinda a su equipo una mejor comprensión de las diferentes acciones requeridas en las diferentes etapas del proceso desde el pedido hasta la recolección. Esto contribuye a acelerar el proceso de cobro de deudas.

Las políticas de control de crédito de una organización deben ser flexibles y revisarse regularmente para alinearse con las tendencias dinámicas del mercado. Al final, una buena política de control de crédito debería permitir que sus clientes potenciales compren más y que su personal adopte un enfoque proactivo para el cobro de deudas.

¿Por qué es importante el control del crédito al consumo?

Cualquier fluctuación en su control de crédito afectará a todos los departamentos de su organización. Los pagos atrasados ​​o la falta de pago restringirán el flujo de efectivo y tendrán un impacto severo en los ingresos y las ganancias.

Por lo tanto, la política de control de crédito adecuada garantiza que usted opere solo con clientes que tengan un buen historial crediticio. Esto mantiene su proceso de cobro de deudas fluido y mantiene el flujo de efectivo que ingresa a la organización.

Así es como el control del crédito al consumidor puede ser beneficioso para su negocio.

• Administre su flujo de efectivo: el flujo de efectivo tardío o nulo puede tener un impacto drástico en las organizaciones. Es posible que tengan que retrasar o detener algunas operaciones e incluso verse obligados a realizar recortes salariales a los empleados. En algunos de los peores escenarios, las empresas podrían tener que cerrar sus operaciones. Por lo tanto, una buena política de control de crédito puede pronosticar el flujo de efectivo de su negocio.

• Reduzca el tedioso proceso de cobro: la recuperación de deudas vencidas hace mucho tiempo exige un equipo de cobro por separado y varias horas. El tiempo dedicado a lidiar con facturas impagas, conectarse con las autoridades competentes y obtener información relacionada es un proceso largo que se puede evitar con una política de control de crédito bien pensada.

• Evite las deudas incobrables y la imagen profesional negativa: las deudas mal manejadas crean una mala impresión de la organización entre los clientes y especialmente entre los inversores. Es posible que no pueda atraer nuevos clientes, inversores o clientes y, finalmente, tenga pérdidas.

• Lograr estabilidad: el flujo de efectivo y la liquidez adecuados en una organización conducen al buen funcionamiento de todos los procesos y departamentos. Esto promueve el crecimiento general del negocio al maximizar la producción y el empleo.

• Amplíe su base de consumidores: Consumer Credit Control le permite acceder a nuevos clientes potenciales que estén dispuestos a aceptar su producto o servicio. Brinda una opción para que sus prospectos aprovechen sus servicios sin quemar un agujero en su bolsillo.

Lectura sugerida: Los mejores sistemas de gestión de farmacias en la India para gestionar las operaciones diarias

¿Cuáles son los pasos en el control de crédito?

El control de crédito ayuda a su organización a aumentar su base de clientes y flujo de efectivo al atraer compradores potenciales con un buen puntaje crediticio. Las políticas sólidas de control de crédito simplifican el proceso de cobro, crean una imagen positiva de la empresa, ayudan a lograr la estabilidad y aprovechan a más consumidores.

Entonces, ahora que ha entendido la importancia del control de crédito, aprendamos cómo funciona el control de crédito.

Pasos del proceso de control de crédito:

• Mantenga un 100 % de transparencia: el proceso de control de crédito garantiza que tanto sus empleados como sus clientes entiendan bien la política de su empresa. Incluye todo, como cómo y cuándo emitir facturas, qué medidas se deben tomar en caso de retraso en el pago y en qué parámetros puede declarar una deuda incobrable.

• Supervise a sus deudores: vigile atentamente a sus deudores mayores y más antiguos para iniciar el proceso de cobro. A menudo, las organizaciones siguen dos parámetros para priorizar a los deudores. En el primer enfoque, los deudores se dividen en tres tramos, según el número de días vencidos para el pago. El segundo método es priorizar a los deudores en función de su monto adeudado.

• Vuelva a verificar la factura: para verificar dos veces la factura enviada al cliente, puede usar el software de seguimiento de correo electrónico, donde se le notifica cada vez que alguien abre o lee el correo. Debe verificar con el deudor el número de factura y el monto para confirmar si el deudor recibió la factura correcta o no. Esto evitará discusiones en el futuro y minimizará el riesgo de retraso en el pago.

• Continúe persiguiendo: Siempre, como medida preventiva, avise a su cliente sobre la próxima fecha de vencimiento. Asegúrese de mencionar que esto es solo un recordatorio amable en el correo. Después de esto, configure un sistema, donde su equipo sigue 7 días si el pago se retrasa, hasta la fecha en que se realiza el pago.

• Mejore la política de control de crédito: en este paso, debe verificar las facturas pendientes para identificar los patrones por los cuales el pago no se recibe a tiempo. Puede haber varias razones, como que el historial de crédito del cliente no estaba a la altura de los estándares, o hubo alguna disputa con el cliente. Puede identificar estos motivos y modificar la política de control de crédito y el proceso en consecuencia.

Lectura sugerida: Consejos de administración de dinero para pequeñas empresas

¿Cómo mejorar el proceso de control de crédito?

Ahora es el momento de hacer que su proceso de control de crédito sea efectivo para mantener el flujo de efectivo. Tenemos algunos consejos para administrar el control de crédito. Echemos un vistazo:

• Manténgase y manténgase informado: hacer que cualquier política sea efectiva requiere que tenga una comprensión completa de sus matices. Es imperativo que su equipo y sus clientes tengan una comprensión completa de las políticas de control de crédito.

  Ser claro con sus términos y condiciones lo ayudará a evitar cualquier confusión o discusión. Debe brindar orientación y apoyo completos a sus clientes para ayudarlos a comprender la política a fondo.

• Conozca a sus clientes: conocer el puntaje crediticio y el historial de pago de sus clientes lo ayudará a filtrar a aquellos que no podrán pagar su deuda a largo plazo. Puede identificar quién pagará la deuda a tiempo y quién podría crear problemas a largo plazo. Esto le ayudará a reducir el riesgo de retrasos en los pagos y deudas incobrables.

• Facturación Precisa: La facturación es el primer documento comercial que solicita el pago de su cliente. Cualquier información errónea o falta de comunicación en esta etapa puede provocar retrasos o la falta de pago.

  Por lo tanto, asegúrese de que su equipo de facturación emita la factura correcta al cliente correcto con la cantidad correcta. Para evitar más problemas, debe obtener la confirmación de su cliente después de enviar la factura.

• Seguimiento de pagos retrasados: los clientes que tienen un historial de pagos retrasados ​​deben ser seguidos inmediatamente después de la fecha de vencimiento. Los recordatorios constantes pero educados ayudarán a evitar retrasos, puede comunicarse con ellos para comprender los motivos de los pagos atrasados ​​y considerarlos. Esto al menos lo ayudará a pronosticar los próximos pagos.

• Proporcione múltiples opciones de pago: para obtener pagos oportunos, debe hacer que el método de recepción de pagos sea conveniente para el cliente. Proporcionar múltiples opciones de pago ayudará a acelerar la transacción.

• Premie los pagos anticipados: Premiar los pagos anticipados alentará a sus clientes a continuar con la misma tendencia en el futuro. Puede proporcionar beneficios adicionales como puntos de recompensa, descuentos o renunciar a algunos intereses por recibir pagos anticipados.

• Automatice el proceso de persecución: la persecución de pagos retrasados ​​requiere que su equipo de cobros realice un seguimiento de cada cliente. Esto puede conducir a errores y equivocaciones cuando se hace manualmente. Sin embargo, automatizar el proceso de seguimiento, en el que persigue al cliente después de un tiempo determinado de intervalos, evitará errores y acelerará el proceso de cobro.

• Sea flexible: con las tendencias cambiantes del mercado y el enfoque de los clientes, debe ser flexible con sus políticas de control de crédito. Cuando sea requerido, deberás modificar los términos y condiciones, penalidades, premios, etc., haciendo que tus pólizas sean beneficiosas tanto para la empresa como para tus clientes.

• Construya una relación de trabajo saludable: cuando hablamos de perseguir a su cliente o acelerar el cobro de deudas, no significa que deba amenazarlo. Asegúrese de que su correo y llamadas suenen educados y corteses. La comunicación clara y humilde con tu cliente construirá una relación positiva, e incluso se esforzará por mantenerla.

• Confíe en el empresario que lleva dentro: está en la naturaleza de los pagos retrasarse. Pero a veces las razones pueden ser reales y justificadas. En ese caso, debe escuchar a sus clientes, pedirles que proporcionen documentación de respaldo y tomar la mejor acción para ambos fines.

Lectura sugerida: Las mejores aplicaciones gratuitas de contabilidad para pequeñas empresas y contabilidad

¿Cuáles son los mejores ejemplos de control de crédito?

Hay varios ejemplos en los que las organizaciones han subcontratado servicios de control de crédito y han recuperado sus deudas pendientes.

Por ejemplo, un proveedor de energía renovable y gas con sede en el Reino Unido contrató a una agencia de cobro de deudas para recuperar deudas en casi 100 casos. La principal razón por la que decidieron subcontratar fue el caos interno. Gran parte del tiempo de su equipo se pasó persiguiendo. La agencia tomó el asunto en sus manos y entendió los matices.

La agencia de cobranzas identificó la razón principal detrás de los pagos retrasados, que era que la compañía estaba tratando de hacer todo manualmente. Hubo muchos clientes que recibieron facturas incorrectas, no recibieron recordatorios oportunos y algunos incluso desaparecieron.

Comenzaron por filtrar y clasificar a los deudores y crearon perfiles de clientes basados ​​en el tiempo y el monto del pago adeudado. A continuación, automatizaron el proceso de envío de recordatorios, para que no se pierda ningún cliente. Eventualmente, la agencia comenzó a rastrear los pagos y comenzó la recuperación.

Ahora echemos un vistazo a otro ejemplo de la industria de la construcción. Una organización enfrentó serios problemas de flujo de efectivo debido a su proceso de control de crédito mal administrado. Una agencia de cobro de deudas analizó que el 32% de sus clientes enviaron pagos 250 días después de la fecha de vencimiento.

Entonces, ahora su objetivo era obtener el máximo efectivo en la organización, lo antes posible. Para lograr esto, la agencia hizo de las llamadas telefónicas una prioridad. Se volvieron proactivos en la comunicación con el cliente e hicieron que su ciclo de búsqueda fuera rápido y efectivo.

Como resultado, vieron una mejora significativa en unas pocas semanas y comenzaron a recibir pagos de manera constante. Para evitar una situación similar en el futuro, fueron a las raíces de la política de control de crédito y agregaron una cláusula para penalizar a los clientes por pagos atrasados.

Conclusión

Las organizaciones no pueden expandirse sin una política de crédito, pero es igualmente importante mantener intacto el proceso. Obtener y proporcionar una claridad completa sobre las políticas de control de crédito, la facturación correcta, la automatización de recordatorios oportunos y la persecución frecuente es la única salida para mantener el flujo de efectivo mientras aumenta la base de consumidores y las ventas.

preguntas frecuentes

Categorías relacionadas: Software de gestión financiera | Software de gestión de activos | Software de gestión de activos fijos | Software de gestión de inversiones | Software de gestión de préstamos