ما هي مراقبة الائتمان وكيفية تحسين عملية مراقبة الائتمان

المنتج الجيد يأتي بسعر. هذا هو السبب في أن العديد من المستهلكين يستقرون بأقل من ذلك بينما تفقد العديد من الشركات عملاء محتملين جيدين.

لسد هذه الفجوة ، تحتاج الشركات إلى إدخال مراقبة الائتمان. سواء كنت مؤسسة كبيرة أو صغيرة ، فإن سياسة مراقبة الائتمان الفعالة ستزيد من مبيعاتك ، وتسرع تحصيل الديون ، وتنمو قاعدة عملائك.

في هذه المقالة ، ستتعرف على كل شيء عن مراقبة الائتمان ، بدءًا من معناه ، والحاجة ، والأهمية ، والعملية ، والنصائح لجعلها فعالة في عملك.

ما هي مراقبة الائتمان؟

مراقبة الائتمان هي استراتيجية عمل يتم تبنيها لتسريع مبيعات المنتجات والخدمات من خلال توفير الائتمان للعملاء المحتملين أو الحاليين. هذه الاستراتيجية تحلل بدقة التاريخ الائتماني للمشتري وتحدد الدائنين الجيدين.

الهدف الرئيسي لاستراتيجية مراقبة الائتمان هو تقليل الديون المعدومة للشركة ، وزيادة التدفق النقدي ، والاستفادة من قاعدة جمهور أكبر. تمديد الائتمان لعملائك المحتملين يجعل من السهل عليهم شراء منتجاتك وخدماتك.

ولكن كعمل تجاري ، يجب عليك فقط منح مزايا ائتمانية لعملائك الذين لديهم تاريخ ائتماني جيد ، إلا إذا كنت ستواجه ديونًا معدومة في النهاية.

يُقترح قراءة: فوائد برامج إدارة القروض لتحسين تجربة الإقراض

ما هي الحاجة لسياسة مراقبة الائتمان؟

دعونا نفهم ما هي سياسة مراقبة الائتمان.

سياسة مراقبة الائتمان هي مجموعة من الإرشادات أو المعايير التي تتبعها مؤسستك أثناء التداول بالائتمان. تضمن سياسات مراقبة الائتمان أن موظفيك يتبعون نهجًا ثابتًا للائتمان ويقدمون أفضل شروط الائتمان لكل عميل محتمل.

إنه يزود فريقك بفهم أفضل للإجراءات المختلفة المطلوبة في المراحل المختلفة من عملية الطلب إلى التحصيل. وهذا يساهم في تسريع عملية تحصيل الديون.

يجب أن تكون سياسات مراقبة الائتمان الخاصة بالمؤسسة مرنة وأن تتم مراجعتها بانتظام لتتماشى مع اتجاهات السوق الديناميكية. في النهاية ، يجب أن تسمح سياسة مراقبة الائتمان الجيدة لعملائك المحتملين بشراء المزيد ، وأن يسمح لموظفيك باتباع نهج استباقي لتحصيل الديون.

لماذا مراقبة ائتمان المستهلك مهمة؟

سيؤثر أي تقلب في مراقبة الائتمان الخاصة بك على جميع الأقسام في مؤسستك. المدفوعات المتأخرة أو عدم الدفع سيحد من التدفق النقدي وسيكون له تأثير شديد على الإيرادات والأرباح.

لذلك ، تضمن سياسة مراقبة الائتمان الصحيحة أنك تتداول فقط مع العملاء الذين لديهم تاريخ ائتماني جيد. هذا يحافظ على سلاسة عملية تحصيل الديون ويحافظ على التدفق النقدي القادم إلى المنظمة.

إليك كيف يمكن أن تكون مراقبة ائتمان المستهلك مفيدة لعملك.

• إدارة التدفق النقدي الخاص بك: يمكن أن يكون للتدفق النقدي المتأخر أو عدم وجود تدفق نقدي على الإطلاق تأثير كبير على المؤسسات. قد يضطرون إلى تأخير أو إيقاف بعض العمليات وحتى يضطرون إلى إجراء تخفيضات في رواتب الموظفين. في بعض السيناريوهات الأسوأ ، قد تضطر الشركات إلى إغلاق العمليات. لذلك ، يمكن لسياسة مراقبة الائتمان الجيدة أن تتنبأ بالتدفق النقدي لعملك.

• تقليل عمليات التحصيل الشاقة: يتطلب استرداد الديون طويلة السداد فريق تحصيل منفصل وعدة ساعات. يعد الوقت المستغرق في التعامل مع الفواتير غير المسددة ، والتواصل مع السلطات المعنية ، وسحب المعلومات ذات الصلة عملية طويلة يمكن تجنبها من خلال سياسة مراقبة الائتمان المدروسة جيدًا.

• تجنب الديون المعدومة والصورة المهنية السلبية: الديون التي يتم التعامل معها بشكل سيء تخلق انطباعًا سيئًا عن المنظمة بين العملاء وخاصة المستثمرين. قد لا تتمكن من جذب عملاء أو مستثمرين أو عملاء جدد ، وفي النهاية تتعرض لخسائر.

• تحقيق الاستقرار: يؤدي التدفق النقدي الكافي والسيولة في المؤسسة إلى الأداء السلس لجميع العمليات والإدارات. هذا يعزز نمو الأعمال التجارية بشكل عام من خلال تعظيم الإنتاج والتوظيف.

• قم بتوسيع قاعدة المستهلك الخاصة بك: يتيح لك التحكم في ائتمان المستهلك الاستفادة من العملاء المحتملين الجدد الذين يرغبون في أخذ منتجك أو خدمتك. إنه يوفر خيارًا لآفاقك للاستفادة من خدماتك دون إحداث فجوة في جيوبهم.

يجب أن تقرأ: أفضل أنظمة إدارة الصيدلة في الهند لإدارة العمليات اليومية

ما هي خطوات مراقبة الائتمان؟

تساعد مراقبة الائتمان مؤسستك على زيادة قاعدة عملائها وتدفقها النقدي من خلال جلب مشترين محتملين بدرجة ائتمانية جيدة. تعمل سياسات مراقبة الائتمان القوية على تبسيط عملية التحصيل وتبني صورة إيجابية للشركة وتساعد على تحقيق الاستقرار والاستفادة من المزيد من المستهلكين.

لذلك ، الآن ، بعد أن فهمت أهمية مراقبة الائتمان ، دعنا نتعلم كيف تعمل مراقبة الائتمان.

خطوات عملية مراقبة الائتمان:

• الحفاظ على الشفافية بنسبة 100٪: تضمن عملية مراقبة الائتمان أن تكون سياسة شركتك مفهومة جيدًا من قبل موظفيك وكذلك عملائك. يتضمن كل شيء مثل كيف ومتى يتم إصدار الفواتير ، والإجراء الذي يجب اتخاذه في حالة التأخير في السداد ، وما هي المعايير التي يمكنك إعلان الديون المعدومة.

• راقب المدينين لديك: راقب بدقة أكبر المدينين لديك وكبار السن لبدء عملية التحصيل. في كثير من الأحيان ، تتبع المنظمات معيارين لتحديد أولويات المدينين. في النهج الأول ، يتم تقسيم المدينين إلى ثلاث مجموعات ، بناءً على عدد الأيام المستحقة الدفع. الطريقة الثانية هي تحديد أولويات المدينين على أساس المبلغ المستحق عليهم.

• تحقق مرة أخرى من الفاتورة: للتحقق مرة أخرى من الفاتورة المرسلة إلى العميل ، يمكنك استخدام برنامج تتبع البريد الإلكتروني ، حيث يتم إعلامك عندما يفتح شخص ما البريد أو يقرأه. يجب عليك التحقق مع المدين بشأن رقم الفاتورة والمبلغ لتأكيد ما إذا كان المدين قد استلم الفاتورة الصحيحة أم لا. سيؤدي ذلك إلى تجنب أي نقاشات في المستقبل وتقليل مخاطر التأخير في السداد.

• استمر في المطاردة: دائمًا ، كإجراء وقائي ، قم بإعطاء تنبيهات لعميلك حول اقتراب موعد الاستحقاق. تأكد من ذكر أن هذا مجرد تذكير لطيف في البريد. بعد هذا قم بإعداد نظام ، حيث يتبع فريقك 7 أيام إذا تأخر الدفع ، حتى تاريخ السداد.

• تحسين سياسة مراقبة الائتمان: في هذه الخطوة ، تحتاج إلى التحقق من الفواتير المعلقة لتحديد أنماط عدم استلام الدفعة في الوقت المحدد. يمكن أن يكون هناك عدة أسباب مثل أن السجل الائتماني للعميل لم يكن على مستوى المعايير ، أو كان هناك أي نزاع مع العميل. يمكنك تحديد هذه الأسباب وتعديل سياسة مراقبة الائتمان والعملية وفقًا لذلك.

يجب قراءة: نصائح لإدارة الأموال للشركات الصغيرة

كيف يمكن تحسين عملية مراقبة الائتمان؟

الآن ، حان الوقت لجعل عملية مراقبة الائتمان الخاصة بك فعالة للحفاظ على تدفق النقد. لدينا عدد قليل من النصائح لإدارة مراقبة الائتمان. لنلقي نظرة:

• ابق على اطلاع وابق على اطلاع: إن جعل أي سياسة فعالة يتطلب منك فهمًا كاملاً لفروقها الدقيقة. من الضروري أن يكون لدى فريقك وعملائك فهم كامل لسياسات مراقبة الائتمان.

  سيساعدك الوضوح في الشروط والأحكام الخاصة بك على تجنب أي لبس أو جدال. يجب أن تقدم إرشادات ودعمًا كاملين لعملائك لمساعدتهم على فهم السياسة تمامًا.

• تعرف على عملائك: ستساعدك معرفة درجة ائتمان عملائك وسجل الدفع الخاص بك على تصفية أولئك الذين لن يتمكنوا من سداد ديونك على المدى الطويل. يمكنك تحديد من سيدفع الدين في الوقت المناسب ومن قد يخلق مشاكل على المدى الطويل. سيساعدك هذا على تقليل مخاطر التأخير في السداد والديون المعدومة.

• الفواتير الدقيقة: الفواتير هي أول مستند تجاري يطلب الدفع من عميلك. أي معلومات خاطئة أو سوء اتصال في هذه المرحلة يمكن أن يؤدي إلى تأخير أو عدم الدفع.

  لذلك ، تأكد من أن فريق الفواتير لديك يصدر الفاتورة الصحيحة للعميل المناسب بالمبلغ المناسب. لتجنب أي مشاكل أخرى ، يجب أن تحصل على تأكيد من العميل بعد إرسال الفاتورة.

• تتبع المدفوعات المتأخرة: يجب متابعة العملاء الذين لديهم تاريخ من المدفوعات المتأخرة مباشرة بعد تاريخ الاستحقاق. ستساعد التذكيرات المستمرة والمهذبة في تجنب التأخيرات ، ويمكنك التواصل معهم لفهم أسباب التأخر في السداد والنظر فيها. سيساعدك هذا على الأقل في توقع المدفوعات القادمة.

• توفير خيارات دفع متعددة: للحصول على مدفوعات في الوقت المناسب ، تحتاج إلى جعل طريقة استلام المدفوعات ملائمة للعميل. سيساعد توفير خيارات دفع متعددة في تسريع المعاملة.

• مكافأة المدفوعات المبكرة: ستشجع مكافأة المدفوعات المبكرة عملاءك على الاستمرار في نفس الاتجاه في المستقبل. يمكنك تقديم مزايا إضافية مثل نقاط المكافأة أو الخصومات أو التنازل عن بعض الفوائد لتلقي مدفوعات مبكرة.

• أتمتة عملية المطاردة: تتطلب مطاردة المدفوعات المتأخرة من فريق التحصيل الخاص بك تتبع كل عميل. يمكن أن يؤدي هذا إلى أخطاء وأخطاء عند القيام به يدويًا. ومع ذلك ، فإن أتمتة عملية المطاردة ، حيث تطارد العميل بعد فترة زمنية محددة من الفواصل الزمنية ، سوف تتجنب الأخطاء وتسرع من عملية الجمع.

• كن مرنًا: مع اتجاهات السوق المتغيرة ونهج العملاء ، تحتاج إلى التحلي بالمرونة مع سياسات مراقبة الائتمان الخاصة بك. عند الاقتضاء ، يجب عليك تعديل الشروط والأحكام والعقوبات والمكافآت وما إلى ذلك ، مما يجعل سياساتك مفيدة لكل من الشركة وعملائك.

• بناء علاقة عمل صحية: عندما نتحدث عن مطاردة عميلك أو تسريع تحصيل الديون ، فهذا لا يعني أنك بحاجة إلى تهديدهم. تأكد من أن بريدك ومكالماتك تبدو مهذبة ومهذبة. سيؤدي التواصل الواضح والمتواضع مع عميلك إلى بناء علاقة إيجابية ، وسيبذلون جهودًا للحفاظ عليها.

• ثق في رائد الأعمال بداخلك: من طبيعة المدفوعات أن تتأخر. لكن في بعض الأحيان يمكن أن تكون الأسباب حقيقية ومبررة. في هذه الحالة ، تحتاج إلى الاستماع إلى عملائك ، واطلب منهم تقديم الوثائق الداعمة ، واتخاذ أفضل إجراء لكلا الطرفين.

يجب أن تقرأ: أفضل تطبيقات المحاسبة المجانية للأعمال الصغيرة ومسك الدفاتر

ما هي أفضل أمثلة مراقبة الائتمان؟

هناك العديد من الأمثلة حيث قامت المؤسسات بالاستعانة بمصادر خارجية لخدمات مراقبة الائتمان واستردت ديونها المعلقة.

على سبيل المثال ، قام أحد موردي الغاز والطاقة المتجددة في المملكة المتحدة بتوظيف وكالة لتحصيل الديون لاسترداد ديون لما يقرب من 100 حالة. كان السبب الرئيسي وراء قرارهم الاستعانة بمصادر خارجية هو الفوضى الداخلية. قضى فريقهم الكثير من الوقت في المطاردة. أخذت الوكالة الأمر بأيديهم وفهمت الفروق الدقيقة.

حددت وكالة التحصيل السبب الرئيسي وراء تأخر المدفوعات ، وهو أن الشركة كانت تحاول القيام بكل شيء يدويًا. كان هناك العديد من العملاء الذين تلقوا فواتير خاطئة ، ولم يتم إعطاؤهم تذكيرات في الوقت المناسب ، بل وفقد بعضهم.

لقد بدأوا بتصفية وتصنيف المدينين وإنشاء ملفات تعريف العملاء بناءً على وقت ومبلغ السداد المستحق. بعد ذلك ، قاموا بأتمتة عملية إرسال التذكيرات ، بحيث لا يتم تفويت أي عميل. في النهاية ، بدأت الوكالة في تتبع المدفوعات وبدأ التعافي.

الآن دعونا نلقي نظرة على مثال آخر من صناعة البناء والتشييد. واجهت إحدى المنظمات مشاكل خطيرة في التدفق النقدي بسبب سوء إدارة عملية مراقبة الائتمان. قامت إحدى وكالات تحصيل الديون بتحليل أن 32٪ من عملائها أرسلوا مدفوعات بعد 250 يومًا من تاريخ الاستحقاق.

لذلك ، كان هدفهم الآن هو الحصول على أقصى قدر من النقد في المنظمة ، في أسرع وقت ممكن. لتحقيق ذلك ، جعلت الوكالة المكالمات الهاتفية أولوية. أصبحوا سباقين في التواصل مع العملاء وجعلوا دورة المطاردة سريعة وفعالة.

نتيجة لذلك ، شهدوا تحسنًا ملحوظًا في غضون أسابيع قليلة وبدأوا بشكل مطرد في تلقي المدفوعات. لتجنب وضع مماثل في المستقبل ، ذهبوا إلى جذور سياسة مراقبة الائتمان وأضافوا بندًا لمعاقبة العملاء على المدفوعات المتأخرة.

خاتمة

لا يمكن للمنظمات التوسع بدون سياسة ائتمانية ، ولكن من المهم بنفس القدر الحفاظ على العملية سليمة. يعد اكتساب وتوفير الوضوح الكامل بشأن سياسات التحكم في الائتمان والفواتير الصحيحة وأتمتة التذكيرات في الوقت المناسب والمطاردة المتكررة هي السبيل الوحيد للحفاظ على التدفق النقدي قادمًا مع زيادة قاعدة المستهلك والمبيعات.

أسئلة وأجوبة

فئات ذات صلة: برامج الإدارة المالية | برامج إدارة الأصول | برامج إدارة الأصول الثابتة | برامج إدارة الاستثمار | برامج إدارة القروض