Başarılı CRM uygulama planı: 10 adımda bir CRM nasıl uygulanır

CRM yazılım pazarının hızlı büyümesine ve CRM sistemlerinin her ölçekteki işletmeye getirebileceği akıllara durgunluk veren sonuçlara dayanarak, işletmenizin - büyük veya küçük - hayatta kalmak ve gelişmek için bir CRM sistemine ihtiyacı olduğu açıktır.

İşin püf noktası… Her CRM, satışları artırmaz ve iş başarısı getirmez. Kur ve unut tarzı bir şey değil. Öyle olsa bile, faydalar gelmeden önce yine de “ayarlamanız” gerekir. Çoğu zaman, bir CRM kurmak, tüm CRM yolculuğunun en ezici kısmıdır.

Bu makalede, kusursuz, 10 adımlı CRM uygulama planımızı paylaşarak başarılı CRM uygulamasının inceliklerini tartışıyoruz.

CRM uygulaması nedir?

CRM uygulaması, işletmenize bir CRM sistemi getirme sürecidir. İhtiyaçlarınız için doğru çözümü seçmekle başlar ve iş süreçlerinizi kolaylaştırmak için onu aktif olarak kullanmakla biter. Ancak, belki bu aşırı basitleştirilmiş bir hesaptır; uygulama çok aşamalı bir süreçtir…

1. CRM'in çözdüğü bir sorunu belirleme
2. İşletmeniz için uygun bir CRM sistemi aramak
3. Uygun sistemlerin bulunması ve test edilmesi
4. Uygun CRM platformuna abone olma veya satın alma
5. Sistem kurulumu ve daha geniş ekip uygulaması

Son aşama, tüm verilerinizi taşımayı, ekibi işe alma, onları bir CRM çözümünün faydaları konusunda eğitmeyi, sistemi özelleştirmeyi ve CRM operasyonunu olabildiğince sorunsuz hale getiren tüm gerekli üçüncü taraf entegrasyonlarını eklemeyi içerir.

Bir CRM uygulama planına sahip olmanın faydaları

Blogumuzun sayfalarında düzenli olarak bir CRM sistemi uygulamanın faydalarından bahsediyoruz. Teknoloji yığınınıza CRM eklemek, müşterilerle olan ilişkilerinize düzen getirmenize, sayısız satış sürecini düzenlemenize ve satışları artırmanıza yardımcı olarak güzel bir iş büyümesi sağlar.

Bunun ötesinde, CRM'ye sahip olmanın bir dizi avantajı vardır. Sadece birkaç isim…

• Zaman kazandırır. İstenilen CRM sonuçlarına ulaşarak ve hedefleri daha hızlı puanlayarak, zaman açısından en verimli rotayı seçersiniz.
• Para tasarrufu sağlar. Ne tür bir çözüm aramanız gerektiğini ve bununla ilişkili tüm maliyetleri tam olarak bilirsiniz, yalnızca ihtiyacınız olduğu kadar harcama yaparsınız.
• CRM'nizden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olur. Maksimum etkililiğe doğru ilerlerken, ilk günden itibaren herkesi aynı sayfada toplayın.

İşletmenizde bir CRM nasıl uygulanır?

1. Adım: Özel iş ihtiyaçlarınızı belirleyin

CRM uygulama sürecinde daha fazla ilerlemeden önce, bazı üst düzey çalışmalar yapmanız ve bir CRM çözümü yardımıyla neyi başarmak istediğinize karar vermeniz gerekir.

• Marka bilinirliğinizi artırmak mı istiyorsunuz?
• Müşteri memnuniyetini artırmak ve müşteri kaybını azaltmak mı istiyorsunuz?
• Daha fazla potansiyel müşteri elde etmek istiyor musunuz?
• Gelirinizi artırmak mı istiyorsunuz?
• Takım üretkenliğinizi geliştirmek mi istiyorsunuz?

Şirketinizin büyüklüğü , işletmenizin faaliyet gösterdiği sektör , işletmenizin yaşam döngüsündeki aşaması , yazılımı kullanacak kişi sayısı ve ait oldukları ekipler ve departmanlar gibi birçok şeyi göz önünde bulundurmalısınız.

Ardından, işletmenizde gerçekleşen tüm satış ve pazarlama süreçlerinin , satış hattınızı yeni fırsatlarla doldurmak için kullandığınız her potansiyel müşteri kaynağının ve işletmenizin sahip olduğu tüm tehdit ve fırsatların haritasını çıkarın . Son olarak, yeni sisteminizdeki temel özelliklerin bir kontrol listesini oluşturmak için kullanarak CRM ile kolaylaştırmayı umduğunuz satış ve pazarlama süreçlerini listeleyin .

Örneğin…

• Aylık satış raporları oluşturmakta zorlanıyorsanız, satış raporlama işlevini arayın
• Satış ve Pazarlamayı uyumlu hale getirmek istiyorsanız, işbirliğine dayalı işlevsellik arayın
• Kişi veritabanınızın üstüne çıkamıyorsanız, kişi yönetimi işlevini arayın
• Aynı anda çok sayıda anlaşma yönetiyorsanız, satış hattı görselleştirmesi arayın
• Soğuk e-posta gönderimi satış stratejinizin bir parçasını oluşturuyorsa, e-posta pazarlama işlevini arayın

Bunu yapmak, satış organizasyonu açısından işletmenizin nerede durduğu, CRM yardımıyla yürütecek sağlam bir satış stratejiniz olup olmadığı ve bir CRM çözümünde hangi özellikleri aramanız gerektiği konusunda iyi bir fikir verecektir.

Alışveriş listenize ekleyebileceğiniz 14 önemli CRM özelliğini öğrenmek için bu makaleye göz atın!

Adım 2: Tanımlanmış bir CRM amaç ve hedefleri listesi oluşturun

İş ihtiyaçlarınızı iyi anladıktan sonra, bunları bir CRM kullanmak için hedeflerinizi ve hedeflerinizi formüle etmek için kullanabilirsiniz.

Tüm hedeflerinizin AKILLI olması önemlidir: Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamana Bağlı. Gerçekçi olun, CRM ne kadar güçlü olursa olsun, net bir vizyonunuz ve bunun için belirli eylem noktalarınız olmadıkça geliri dört katına çıkaramaz.

İşte bir CRM'nin başarmanıza yardımcı olabileceği birkaç AKILLI hedef…

• Aylık gelir artışı, çeyrek sonunda %20'ye ulaşır. CRM, size mevcut iletişim temas noktaları (web sitesi formları, sosyal, açılış sayfası, bülten kayıtları) hakkında bir fikir vererek bu hedefe ulaşmanıza yardımcı olabilir. Ardından, her birinden kaç potansiyel müşteri geldiğini anlayabilecek ve çabaları en etkili kanallara odaklayabileceksiniz.
• 2022'nin sonuna kadar kayıp oranını %5'e düşürün. CRM size müşterilerin ayrılma nedenlerini analiz etme fırsatı sağlayabilir. Ardından, müşteri memnuniyetini artırmak için özel görünümler oluşturabilir ve satış sonrası bakımınızı iyileştirebilirsiniz.
• Sıcak potansiyel müşterilerin %25'ini fırsatlara dönüştürün. CRM, müşteri verilerinizi toplamanıza ve yapılandırmanıza yardımcı olabilir, böylece lider yetiştirme çabalarınız daha etkili olur. Ayrıca, markanızı sıcak potansiyel müşterilerin zihninde tutacak ve değere dayalı satışınıza yardımcı olacak otomatik bir müşteri adayı besleme dizisi de kurabilirsiniz.
• Ay sonuna kadar kişi veritabanını %15 oranında genişletin. Üçüncü taraf uygulamalarla entegrasyon sunan CRM yazılımı, veritabanınızı daha fazla müşteri adayı ve LinkedIn, Facebook vb. iletişim bilgileriyle zenginleştirebilir.
• Aylık satış gelirinizi %10 artırın. Ortalama işlem hacmini artırmak için daha büyük bütçelere ve daha fazla satın alma kapasitesine sahip şirketleri belirlemek için CRM'yi kullanın. Yukarı satış ve çapraz satış faaliyetlerine odaklanın.

Bu örnekler yalnızca kendi örneklerinizi yaratmaya başlamanız için size ilham vermek için orada. Her şeyin üzerinde belirlediğiniz amaç ve hedefler, özel durumunuzla ilgili olmalıdır.

3. Adım: CRM uygulaması için bütçe

Para önemlidir, özellikle de bir startup iseniz ve sınırlı kaynaklara sahipseniz.

Uzun vadede, CRM daha fazla para kazanmanıza yardımcı olmak içindir. Yine de maliyeti vardır, bu nedenle CRM'ye ne kadar harcamak istediğinizi önceden planlamanız gerekir. CRM bütçenizi planlarken, hem CRM uygulamasını hem de CRM abonelik ücretlerini hesaba katın. Birçok CRM satıcısı, aboneliğe dayalı bir fiyatlandırma modeli kullanır ve farklı fiyatlandırma katmanlarında farklı özellikler sunar. Kısmen bu nedenle, aralarından seçim yapabileceğiniz bir özellik listesine sahip olmak önemlidir.

Bazen, temel plan yeterli olacaktır. Bazen en ucuz plana dahil olmayan özelliklere ihtiyacınız olacak ve ekstra ödeme yapmanız gerekecek. İşte dikkat etmeniz gereken her şey…

• Bir satıcıdan bir CRM satın alacak mısınız yoksa kendiniz bir şirket içi mi kuracaksınız?
• CRM'i kaç kişi kullanacak?
• Satın almak istediğiniz CRM satıcılarının fiyatlandırma modeli nedir?
• Bir CRM'de hangi özellikleri arıyorsunuz? Temel mi yoksa daha gelişmiş mi?

Adım 4: İşletmeniz için en iyi CRM çözümleri için alışveriş yapın

Piyasayı araştırmaya başlamanın ve size sunulan tüm seçenekleri karşılaştırmanın ve karşılaştırmanın zamanı geldi.

Her şeyden önce, aradığınız işlevselliği sunan CRM çözümlerinin bir listesini bir araya getirin. Bunları bulmak için, X'in bir " satış ", " e-posta pazarlaması ", " müşteri adayı besleme ", " potansiyel müşteri yaratma ", " raporlama " veya hangi sektörde olursanız olun, "X için en iyi CRM sistemleri"ni kullanan Google sistemleri yeterlidir. var.

Orrrr… CRM Laboratuvarına güvenebilirsiniz! En iyi CRM sistemleri, artıları ve eksileri, fiyatlandırma ve incelemelere adanmış bir makale koleksiyonumuz var.

• 2022 için en iyi 10 Gmail CRM'si: Özellikler, artılar, eksiler ve fiyatlandırma
• En çok satan CRM 2022: Özellikler, pozitifler, negatifler ve fiyatlar
• En iyi iletişim yönetimi yazılımı 2022: İncelemeler ve fiyatlandırma
• Muhteşem 7: 2022 için en iyi CRM karşılaştırması

Bir aday havuzunuz olduğunda, en iyi seçenekleri kısa listeye alma zamanı.

Capterra ve G2 gibi bağımsız, üçüncü taraf kaynaklardan alınan puanlara bakın ve gerçek kullanıcılardan gelen yorumları okuyun. Yorum yığınlarını kazmak çabaya değer. Yazılımın gerçekte ne kullanmak istediği konusunda netlik sağlar. Yine de, kişisel sistem denemenizin yerini alamaz. Çoğu CRM platformu ücretsiz deneme sürümü sunar. Bir CRM'yi iyi bir şekilde deneyin ve uzun vadeli taahhütte bulunmadan önce sunduğu tüm özellikleri test edin.

İşletmeniz için doğru CRM'yi nasıl seçeceğiniz hakkında daha fazla bilgi için blog makalemizi okuyun!

İpucu: Farklı çözümleri satın almadan önce test etme sürecine birden fazla kişi dahil edilmelidir. Şirketinizin teknoloji yığınını genişletmekten sorumlu büyük patron olsanız bile, bunu sadece sizin değil tüm ekibinizin kullanacağını anlamalısınız.

Deneme süresi boyunca kullanmayı düşündüğünüz her özelliği test ettiğinizden de emin olmalısınız. Sadece yüzey seviyesinde testler yapmayın. Bunun yerine, örnek verileri sisteme aktarın ve zaten iş süreçlerinizin bir parçasıymış gibi kullanın. Bu şekilde, yolun aşağısındaki tümseklerden veya doruğa çıkma engellerinden kaçınacaksınız.

Ayrıca müşteri desteğinin kalitesini değerlendirmenizi öneririz . CRM sistemini satın aldıktan sonra muhtemelen onlarla iletişim kuracaksınız, bu nedenle yolculuğun başında yeterince yardımcı olup olmadıklarını görmek mantıklı olacaktır.

Aynı anda birkaç farklı çözüm deniyorsanız, yazılım deneyimlerinizi takip ettiğinizden emin olun. İdeal olarak, test ettiğiniz CRM sistemlerinin her birini farklı faktörlere göre değerlendireceğiniz bir tablo oluşturmalısınız.

Örneğin...

Özet tablosu, yalnızca uygulama sürecinizin sonunda daha adil bir karar vermenize yardımcı olur.

Adım 5: Çekirdek bir CRM ekibi oluşturun

Sonunda yeni CRM sisteminizi uygulamanın zamanı geldi.

CRM uygulamasının başarılı olması için yapmanız gereken ilk şey, çekirdek bir CRM ekibi oluşturmaktır. Bu, CRM'nin kuruluş genelinde benimsenmesini ve uygun şekilde ve tam potansiyeliyle kullanılmasını sağlamaktan sorumlu bir grup çalışandır. Bu işi yapmak için mutlaka yeni insanlar çalıştırmanız gerekmez. Bunun yerine, CRM'yi denetlemek için halihazırda mevcut ekip üyelerini atayın.

İşte çekirdek CRM ekibinizin içermesi gereken tüm roller ve sorumluluklar…

• CRM yöneticisi : Şirket içi bir CRM uzmanı, tüm mikro eğitim taleplerini karşılayabilir, CRM üretkenlik ipuçlarını ve püf noktalarını paylaşabilir ve belirli görevlerle nasıl başa çıkılacağını önerebilir.
• CRM analisti : İş içgörülerini bulmak için mevcut CRM verilerini kullanan kişi.
• Satış ekibi yöneticisi : Satış ekibi yöneticisi, sistemin özelleştirilmesini talep etme yetkisine sahip olmalıdır.

6. Adım: Hangisine karar verin ve verileri taşıyın

Hangi verilerin taşınması gerektiğine karar verin, temizleyin ve taşımaya başlayın.

İlk kez bir CRM sistemi kullanıyorsanız ve daha önce müşteri verilerinizi yönetmek için yalnızca elektronik tablolar kullandıysanız, birleştirilmiş yinelenen verilere bakmadan önce tüm elektronik tabloları gözden geçirmek ve güncel olmayan öğeleri atmak isteyebilirsiniz.

Mevcut sistemlerinizdeki tüm verileri taşımanız gerekmediğini unutmayın . Sahip olduğunuz bazı verilerin CRM'nizde bir amaca hizmet etmeyeceğini düşünüyorsanız, onu geride bırakın. Cesur ol. Örnekler arasında güncelliğini yitirmiş satış raporları ve müşteri ayrıntıları, yinelenen müşteri bilgileri ve yeni CRM'nizi karmaşıklaştırabilecek kötü biçimlendirilmiş elektronik tablolar yer alır.

E-tablolardan CRM'ye nasıl geçileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için makalemize göz atın!

Halihazırda bir CRM kullanıcısıysanız ve şu anda farklı bir çözüme geçiyorsanız, eski CRM'inizdeki tüm verileri dışa aktarmanız ve yenisine taşımanız gerekir. Makalemizde başarılı veri taşıma hakkında çok daha fazlası var!

İpucu: Mevcut tüm verilerinizi bir kerede taşımaya çalışmak yerine, veri aktarımının bütünlüğünü test etmek için önce küçük bir örneği taşımayı deneyin. Bu şekilde, önemli bilgi parçalarını kaybetme olasılığını en aza indirirsiniz.

7. Adım: Araç yığınınızın geri kalanını entegre edin

Tüm verileri başarıyla yeni CRM'nize taşıdıktan sonra, ekibinizin kullandığı diğer araçları parlak yeni CRM sistemine bağlamanın zamanı geldi.

İşletmenizin satış, pazarlama ve diğer iş süreçleri için kullandığı üçüncü taraf uygulamalarla entegrasyonları etkinleştirmek, başarılı bir CRM uygulaması için çok önemlidir. Bu nedenle, tüm entegrasyonları iyice test ettiğinizden emin olmanız gerekir. Bu, bir entegrasyon içerebilir…

• Müşteri adayı oluşturma araçları
• Sohbet ve web sitesi mesajlaşma araçları
• İçsel iletişim
• Analitik ve veri ambarları
• Proje yönetimi araçları
• Dokümantasyon araçları

8. Adım: Ekibinize katılın ve onları CRM kullanmak için eğitin

CRM kullanıma hazır hale geldikten sonra sıra insanlara onu kullanmaya gelir.

Ekibinizdeki herkesin bir teknoloji dehası olmadığını hatırlamanız gerekir. Şirketinizde uygulamak için en sezgisel, kullanımı kolay CRM yazılımını seçmiş olsanız bile, işe alıştırma oturumları ve çalışanlarınızın CRM sistemini kullanma eğitimi önemlidir.

CRM sisteminizin benimsenmesini hızlandırmak için yapabileceğiniz birkaç şey var…

1. CRM tedarikçinizin üst düzey yönetim ekibinize katılmasını sağlayın. CRM satıcısının müşteri başarısı temsilcileriyle oturumlar düzenleyin ve çözümün nasıl kullanılacağını açıklamalarını sağlayın.
2. Şirket çapında bir CRM işe alım etkinliği düzenleyin. Çalışanları CRM'nin faydaları konusunda eğitin, güncel bir CRM'nin önemini vurgulayın. Sistemin temel özelliklerinin nasıl çalışacağını gösterin.
3. Daha küçük ekipler halinde eğitim oturumları düzenleyin ve CRM'deki belirli görevlerin nasıl tamamlanacağını gösterin. Eğitim, kayıtların nasıl oluşturulacağı, kayıtların nasıl güncelleneceği, görevlerin nasıl atanacağı, raporların nasıl oluşturulacağı ve satış tahminlerinin nasıl oluşturulacağı konularında önemlidir.

Ayrıca, her çalışanın CRM kullanımıyla ilgili sorunları veya soruları hakkında hızlı yardım alabilmesini sağlamak da önemlidir. Yardım için belirlenen CRM yöneticisine başvurmalarını isteyin.

Yeni çalışanları da unutmayın. Uyguladığınız CRM çözümünün tüm inceliklerini özetleyen bir kurumsal CRM çalışma kitabı geliştirmenizi öneririz. Ardından, şirkete katılan her yeni kişi için CRM'i işe yerleştirme programına dahil edin.

Çalışanlarınızın CRM'i kullanmasını sağlama hakkında daha fazla bilgiyi makalemizde bulabilirsiniz.

9. Adım: CRM'yi iş akışlarına uyacak şekilde özelleştirin

Ekip üyelerinden gelen taleplere ve CRM uygulama planınızda özetlenen süreçlere dayanarak, sisteminizi iş akışlarınıza uyacak şekilde özelleştirmeniz gerekir. Bu içerir…

• Satış hattındaki aşamaların adlarını değiştirme
• İşlem hattında aşamalar oluşturma veya kaldırma
• CRM panosunu ayarlama
• Kayıtlardaki alanları düzenleme
• Otomasyonların ayarlanması
• Belirli klasörler oluşturma
• CRM'de özel görünümler oluşturma

CRM'inizi ne kadar çok kişiselleştirirseniz, ekiplerinizin onu kullanması o kadar kolay olur. Belirlenen CRM uygulama ekibinizin tüm taleplere özen gösterdiğinden ve çözümün kendi işinize uygun olmasını sağlamak için çok çalıştığından emin olun.

Adım 10: CRM uygulama hedeflerinizi takip edin, ölçün ve raporlayın

Son olarak, bir süre sonra CRM uygulamanızın başarısını ölçmeniz gerekir.

Bunu yapmak için CRM uygulama sürecinizi takip edin ve Adım 2'de ana hatlarıyla belirttiğiniz hedeflerle karşılaştırın.

Satışla ilgili metrikler, pazarlamayla ilgili metrikler, müşteriyle ilgili metrikler ve bireysel ekip metrikleri dahil olmak üzere CRM uygulamanızın başarısını ölçmek için kullanılabilecek çok sayıda metrik ve faktör vardır.

Kullanılacak temel metriklerden bazıları şunlardır:

• Satış döngüsünün her aşamasının uzunluğu, satış döngüsünün uzunluğu, satış hattınıza giren müşteri adaylarının kalitesi ve anlaşma kapatma oranı.
• Müşteri yaşam boyu değeri ve müşteri edinme maliyeti.
• Kayıp oranı, elde tutma oranı, Net Destekçi Puanı, ilk temas çözüm oranı ve çözüme kadar ortalama süre.
• İletişim kanallarının sayısı, iş yükünün ortalama büyüklüğü ve kalitesi ve çalışan memnuniyeti.

CRM uygulamanızın başarısını ölçmek hakkında daha ayrıntılı bilgi için bu makaleye göz atın.