Erfolgreicher CRM-Implementierungsplan: Wie man ein CRM in 10 Schritten implementiert

Basierend auf dem schnellen Wachstum des CRM-Softwaremarkts und den überwältigenden Ergebnissen, die CRM-Systeme Unternehmen aller Art bringen können, ist es offensichtlich, dass Ihr Unternehmen – ob groß oder klein – ein CRM-System braucht, um zu überleben und zu gedeihen.

Der Trick ist… Nicht jedes CRM steigert den Umsatz und bringt den Geschäftserfolg. Es ist keine Set-and-Forget-Art von Sache. Selbst wenn dies der Fall wäre, müssen Sie es noch „einstellen“, bevor die Vorteile zum Tragen kommen. Oft ist die Einrichtung eines CRM der überwältigendste Teil der gesamten CRM-Reise.

In diesem Artikel diskutieren wir die Feinheiten einer erfolgreichen CRM-Implementierung und teilen unseren narrensicheren 10-Schritte-CRM-Implementierungsplan.

Was ist eine CRM-Implementierung?

CRM-Implementierung ist der Prozess der Einführung eines CRM-Systems in Ihrem Unternehmen. Es beginnt mit der Auswahl der richtigen Lösung für Ihre Anforderungen und endet mit der aktiven Nutzung zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Aber vielleicht ist das ein zu vereinfachtes Konto; Die Umsetzung ist ein mehrstufiger Prozess…

1. Identifizieren eines Problems, das CRM löst
2. Suche nach einem geeigneten CRM-System für Ihr Unternehmen
3. Geeignete Systeme finden und testen
4. Abonnieren oder kaufen Sie die entsprechende CRM-Plattform
5. Systemaufbau und breitere Teamimplementierung

Die letzte Phase umfasst die Migration all Ihrer Daten, die Eingliederung des Teams, die Aufklärung über die Vorteile einer CRM-Lösung, die Anpassung des Systems und das Hinzufügen aller erforderlichen Integrationen von Drittanbietern, die den CRM-Betrieb so reibungslos wie möglich gestalten.

Vorteile eines CRM-Implementierungsplans

Auf den Seiten unseres Blogs sprechen wir regelmäßig über die Vorteile der Implementierung eines CRM-Systems. Das Hinzufügen von CRM zu Ihrem Tech-Stack hilft Ihnen, Ordnung in Ihre Beziehungen zu Kunden zu bringen, zahlreiche Vertriebsprozesse zu rationalisieren und den Umsatz zu steigern – was zu einem schönen Geschäftswachstum führt.

Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Vorteilen, die mit CRM verbunden sind. Nur um ein paar zu nennen…

• Es spart Zeit. Sie gehen den zeiteffizientesten Weg, erreichen die gewünschten CRM-Ergebnisse und erreichen Ziele schneller.
• Es spart Geld. Sie wissen genau, welche Art von Lösung Sie suchen müssen und welche Kosten damit verbunden sind, und geben nur so viel aus, wie Sie brauchen.
• Es hilft Ihnen, das Beste aus Ihrem CRM herauszuholen. Bringen Sie alle vom ersten Tag an auf die gleiche Seite und marschieren Sie in Richtung maximaler Effektivität.

So implementieren Sie ein CRM in Ihrem Unternehmen

Schritt 1: Identifizieren Sie Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen

Bevor Sie mit dem Prozess der CRM-Implementierung fortfahren, müssen Sie einige Arbeiten auf hoher Ebene erledigen und entscheiden, was Sie mit Hilfe einer CRM-Lösung erreichen möchten.

• Möchten Sie Ihre Markenbekanntheit steigern?
• Möchten Sie die Kundenzufriedenheit verbessern und die Kundenabwanderung reduzieren?
• Möchten Sie mehr Leads gewinnen?
• Möchten Sie Ihren Umsatz steigern?
• Möchten Sie die Produktivität Ihres Teams verbessern?

Sie sollten mehrere Dinge berücksichtigen, wie z. B. Ihre Unternehmensgröße , die Branche , in der Ihr Unternehmen tätig ist, die Phase Ihres Unternehmens in seinem Lebenszyklus , die Anzahl der Personen , die die Software verwenden werden, und die Teams und Abteilungen , denen sie angehören.

Stellen Sie als Nächstes alle Vertriebs- und Marketingprozesse dar, die in Ihrem Unternehmen stattfinden, jede Quelle von Leads , die Sie verwenden, um Ihre Vertriebspipeline mit neuen Möglichkeiten zu füllen, und alle Bedrohungen und Chancen, die Ihr Unternehmen hat . Listen Sie abschließend die Vertriebs- und Marketingprozesse auf, die Sie mit CRM rationalisieren möchten , und verwenden Sie es, um eine Checkliste der Kernfunktionen Ihres neuen Systems zu erstellen.

Zum Beispiel…

• Wenn Sie Schwierigkeiten haben, monatliche Verkaufsberichte zu erstellen, suchen Sie nach Verkaufsberichtsfunktionen
• Wenn Sie Vertrieb und Marketing aufeinander abstimmen möchten, suchen Sie nach kollaborativen Funktionen
• Wenn Sie Ihre Kontaktdatenbank nicht in den Griff bekommen, suchen Sie nach Kontaktverwaltungsfunktionen
• Wenn Sie viele Deals gleichzeitig verwalten, suchen Sie nach einer Visualisierung der Verkaufspipeline
• Wenn Cold-E-Mailing Teil Ihrer Verkaufsstrategie ist, suchen Sie nach E-Mail-Marketing-Funktionen

Dies sollte Ihnen eine gute Vorstellung davon geben, wo Ihr Unternehmen in Bezug auf die Vertriebsorganisation steht, ob Sie eine robuste Vertriebsstrategie mit Hilfe von CRM haben oder nicht und auf welche Funktionen Sie in einer CRM-Lösung achten sollten.

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die 14 wichtigsten CRM-Funktionen zu erfahren, die Sie Ihrer Einkaufsliste hinzufügen können!

Schritt 2: Erstellen Sie eine definierte Liste von CRM-Zielen und -Vorgaben

Sobald Sie Ihre Geschäftsanforderungen gut verstanden haben, können Sie diese verwenden, um Ihre Ziele und Ziele für die Verwendung eines CRM zu formulieren.

Es ist wichtig, dass alle Ihre Ziele SMART sind: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Bleiben Sie realistisch, CRM, egal wie leistungsfähig es ist, wird den Umsatz nicht vervierfachen können, es sei denn, Sie haben eine klare Vision und spezifische Aktionspunkte dafür.

Hier sind ein paar SMARTe Ziele, mit denen Sie ein CRM erreichen kann…

• Erhöhen Sie die monatlich eingehenden Leads bis zum Ende des Quartals auf 20 %. CRM kann Ihnen dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen, indem es Ihnen einen Einblick in bestehende Kommunikations-Touchpoints gibt (Website-Formulare, Social, Landing Page, Newsletter-Anmeldungen). Dann können Sie nachvollziehen, wie viele Leads von jedem kommen, und sich auf die effektivsten Kanäle konzentrieren.
• Senken Sie die Abwanderungsrate bis Ende 2022 auf 5 %. CRM bietet Ihnen die Möglichkeit, die Gründe für die Abwanderung von Kunden zu analysieren. Anschließend können Sie benutzerdefinierte Ansichten erstellen und Ihre After-Sales-Betreuung verbessern, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
• Wandeln Sie 25 % der warmen Leads in Deals um. CRM kann Ihnen helfen, Ihre Kundendaten zu sammeln und zu strukturieren, damit Ihre Bemühungen zur Lead-Pflege effektiver sind. Darüber hinaus können Sie auch eine automatisierte Lead-Nurturing-Sequenz einrichten, die Ihre Marke bei warmen Leads im Gedächtnis behält und Ihren wertbasierten Verkauf unterstützt.
• Erweitern Sie die Kontaktdatenbank bis Ende des Monats um 15 %. CRM-Software, die Integrationen mit Apps von Drittanbietern bietet, kann Ihre Datenbank mit mehr Leads und ihren Kontaktinformationen von LinkedIn, Facebook usw. anreichern.
• Steigern Sie den monatlichen Umsatz um 10 %. Verwenden Sie CRM, um Unternehmen zu identifizieren, die über größere Budgets und mehr Einkaufsmöglichkeiten verfügen, um das durchschnittliche Geschäftsvolumen zu erhöhen. Konzentrieren Sie sich auf Up-Selling- und Cross-Selling-Aktivitäten.

Diese Beispiele sollen Sie lediglich dazu inspirieren, mit der Erstellung Ihrer eigenen zu beginnen. Die Ziele, die Sie über alles setzen, müssen für Ihre spezifische Situation relevant sein.

Schritt 3: Budget für die CRM-Implementierung

Geld ist wichtig, besonders wenn Sie ein Startup sind und nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung haben.

Langfristig soll CRM Ihnen helfen, mehr Geld zu verdienen. Trotzdem kostet es, also müssen Sie im Voraus planen, wie viel Sie bereit sind, für CRM auszugeben. Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihres CRM-Budgets sowohl die CRM-Implementierungs- als auch die CRM-Abonnementgebühren. Viele CRM-Anbieter verwenden ein abonnementbasiertes Preismodell und bieten verschiedene Funktionen in verschiedenen Preisstufen an. Aus diesem Grund ist es teilweise wichtig, eine Liste mit Funktionen zur Auswahl zu haben.

Manchmal reicht der Basisplan aus. Manchmal benötigen Sie Funktionen, die nicht im günstigsten Plan enthalten sind, und Sie müssen extra bezahlen. Hier sind alle Dinge, die Sie beachten müssen …

• Werden Sie ein CRM von einem Anbieter kaufen oder selbst ein internes aufbauen?
• Wie viele Personen werden CRM verwenden?
• Bei welchen Preismodell-CRM-Anbietern möchten Sie einkaufen?
• Welche Funktionen suchen Sie in einem CRM? Sind sie einfach oder fortgeschrittener?

Schritt 4: Suchen Sie nach den besten CRM-Lösungen für Ihr Unternehmen

Es ist an der Zeit, den Markt zu erforschen und alle verfügbaren Optionen zu vergleichen und gegenüberzustellen.

Das Wichtigste zuerst: Stellen Sie eine Liste von CRM-Lösungen zusammen, die die gewünschte Funktionalität bieten. Um sie zu finden, verwenden Sie einfach Google-Systeme mit den „Besten CRM-Systemen für X“, wobei X für „ Vertrieb “, „ E-Mail-Marketing “, „ Lead-Pflege “, „ Lead-Generierung “, „ Berichterstellung “ oder welche Branche auch immer Sie stehen können sind drin.

Orrrr… Sie könnten dem CRM Lab vertrauen! Wir haben eine Sammlung von Artikeln, die den besten CRM-Systemen, ihren Vor- und Nachteilen, Preisen und Bewertungen gewidmet sind.

• Die 10 besten Gmail-CRMs für 2022: Funktionen, Vor- und Nachteile und Preise
• Bestes Verkaufs-CRM 2022: Funktionen, Vorteile, Nachteile und Preise
• Beste Kontaktverwaltungssoftware 2022: Bewertungen und Preise
• Die großartigen 7: Der beste CRM-Vergleich für 2022

Sobald Sie einen Pool von Kandidaten haben, ist es an der Zeit, die besten Optionen in die engere Wahl zu ziehen.

Sehen Sie sich Bewertungen aus unabhängigen Drittquellen wie Capterra und G2 an und lesen Sie Bewertungen von echten Benutzern. Sich durch Stapel von Kommentaren zu wühlen, lohnt sich. Es gibt Klarheit darüber, wie die Software tatsächlich verwendet wird. Dennoch kann es Ihre persönliche Testphase des Systems nicht ersetzen. Die meisten CRM-Plattformen bieten eine kostenlose Testversion an. Probieren Sie ein CRM aus und testen Sie alle Funktionen, die es bietet, bevor Sie sich langfristig binden.

Weitere Informationen zur Auswahl des richtigen CRM für Ihr Unternehmen finden Sie in unserem Blogartikel!

Tipp: In den Testprozess verschiedener Lösungen vor dem Kauf sollten mehrere Personen einbezogen werden. Selbst wenn Sie der Big Boss sind, der für die Erweiterung des Tech-Stacks Ihres Unternehmens verantwortlich ist, müssen Sie verstehen, dass Ihr gesamtes Team ihn nutzen wird, nicht nur Sie.

Während des Testzeitraums sollten Sie außerdem sicherstellen, dass Sie alle Funktionen testen, die Sie verwenden möchten . Führen Sie nicht nur Oberflächentests durch. Importieren Sie stattdessen Beispieldaten in das System und verwenden Sie sie so, als wären sie bereits Teil Ihrer Geschäftsprozesse. Auf diese Weise vermeiden Sie Unebenheiten oder Anti-Höhepunkte im weiteren Verlauf der Straße.

Wir empfehlen auch, die Qualität des Kundensupports zu bewerten . Sie werden wahrscheinlich nach dem Kauf des CRM-Systems mit ihnen in Kontakt treten, daher wäre es nur logisch, zu Beginn der Reise zu sehen, ob sie hilfreich genug sind.

Wenn Sie mehrere verschiedene Lösungen gleichzeitig ausprobieren, achten Sie darauf, Ihre Erfahrungen mit Software im Auge zu behalten. Idealerweise sollten Sie eine Tabelle erstellen, in der Sie jedes der CRM-Systeme, die Sie testen, basierend auf den verschiedenen Faktoren bewerten würden.

Zum Beispiel...

Eine zusammenfassende Tabelle hilft nur, am Ende Ihres Implementierungsprozesses eine fairere Entscheidung zu treffen.

Schritt 5: Stellen Sie ein CRM-Kernteam zusammen

Es ist endlich an der Zeit, Ihr neues CRM-System zu implementieren.

Das erste, was Sie für eine erfolgreiche CRM-Implementierung tun müssen, ist die Schaffung eines CRM-Kernteams. Hierbei handelt es sich um eine Gruppe von Mitarbeitern, die dafür verantwortlich sind, dass CRM im gesamten Unternehmen eingeführt und ordnungsgemäß und mit vollem Potenzial genutzt wird. Sie müssen für diesen Job nicht unbedingt neue Mitarbeiter einstellen. Ernennen Sie stattdessen bereits bestehende Teammitglieder, um das CRM zu beaufsichtigen.

Hier sind alle Rollen und Verantwortlichkeiten, die Ihr CRM-Kernteam umfassen sollte…

• CRM-Manager : Ein interner CRM-Experte kann alle Mikroschulungsanfragen bearbeiten, CRM-Produktivitätstipps und -tricks weitergeben und Vorschläge zum Umgang mit bestimmten Aufgaben machen.
• CRM-Analyst : Eine Person, die vorhandene CRM-Daten verwendet, um geschäftliche Erkenntnisse zu gewinnen.
• Verkaufsteam-Manager : Der Verkaufsteam-Manager sollte befugt sein, eine Anpassung des Systems anzufordern.

Schritt 6: Entscheiden Sie sich für welche und migrieren Sie Daten

Entscheiden Sie, welche Daten migriert werden sollen, bereinigen Sie sie und beginnen Sie mit der Migration.

Wenn Sie zum ersten Mal ein CRM-System verwenden und bisher nur Tabellenkalkulationen zur Verwaltung Ihrer Kundendaten verwendet haben, möchten Sie vielleicht alle Tabellenkalkulationen durchgehen und veraltete Daten verwerfen, bevor Sie sich mit der Zusammenführung doppelter Daten befassen.

Denken Sie daran, dass Sie nicht alle Daten aus Ihren bestehenden Systemen migrieren müssen . Wenn Sie das Gefühl haben, dass einige der Daten, die Sie haben, in Ihrem CRM keinen Zweck erfüllen, lassen Sie sie zurück. Sei mutig. Beispiele hierfür sind veraltete Verkaufsberichte und Kundendetails, duplizierte Kundeninformationen und schlecht formatierte Tabellenkalkulationen, die Ihr neues CRM unübersichtlich machen können.

Um mehr über die Migration von Tabellenkalkulationen zu CRM zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel!

Wenn Sie bereits CRM-Benutzer sind und derzeit zu einer anderen Lösung wechseln, müssen Sie alle Daten aus Ihrem alten CRM exportieren und in ein neues verschieben. In unserem Artikel erfahren Sie mehr über eine erfolgreiche Datenmigration!

Tipp: Anstatt zu versuchen, alle vorhandenen Daten auf einmal zu verschieben, versuchen Sie zunächst, eine kleine Stichprobe zu migrieren, um die Integrität der Datenübertragung zu testen. Auf diese Weise minimieren Sie die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Informationen verloren gehen.

Schritt 7: Integrieren Sie den Rest Ihres Tool-Stacks

Nachdem Sie alle Daten erfolgreich in Ihr neues CRM migriert haben, ist es an der Zeit, die anderen Tools, die Ihr Team verwendet, mit dem glänzenden neuen CRM-System zu verbinden.

Die Aktivierung von Integrationen mit Apps von Drittanbietern, die Ihr Unternehmen für Vertrieb, Marketing und andere Geschäftsprozesse verwendet, ist für eine erfolgreiche CRM-Implementierung unerlässlich. Sie müssen also sicherstellen, dass Sie alle Integrationen gründlich testen. Dies kann eine Integration mit…

• Tools zur Lead-Generierung
• Chat- und Website-Messaging-Tools
• Interne Kommunikation
• Analytik und Data Warehouses
• Projektmanagement-Tools
• Dokumentationswerkzeuge

Schritt 8: Bringen Sie Ihr Team an Bord und schulen Sie es in der Verwendung von CRM

Nachdem das CRM einsatzbereit ist, ist es an der Zeit, die Leute dazu zu bringen, es zu verwenden.

Denken Sie daran, dass nicht jeder in Ihrem Team ein Technikgenie ist. Auch wenn Sie sich für die intuitivste, benutzerfreundlichste CRM-Software zur Implementierung in Ihrem Unternehmen entscheiden, sind Onboarding-Sitzungen und Schulungen Ihrer Mitarbeiter für die Verwendung des CRM-Systems unerlässlich.

Es gibt mehrere Dinge, die Sie tun können, um die Einführung Ihres CRM-Systems zu beschleunigen …

1. Bringen Sie Ihren CRM-Anbieter dazu, Ihr Top-Management-Team an Bord zu holen. Vereinbaren Sie Sitzungen mit den Kundenerfolgsvertretern des CRM-Anbieters und lassen Sie sich erklären, wie die Lösung verwendet wird.
2. Veranstalten Sie ein unternehmensweites CRM-Onboarding-Event. Informieren Sie Mitarbeiter über die Vorteile von CRM, betonen Sie die Bedeutung eines aktuellen CRM. Zeigen Sie, wie die wichtigsten Funktionen des Systems funktionieren.
3. Führen Sie Schulungen in kleineren Teams durch und demonstrieren Sie, wie bestimmte Aufgaben im CRM erledigt werden. Schulungen sind unerlässlich für: Erstellen von Datensätzen, Aktualisieren von Datensätzen, Zuweisen von Aufgaben, Erstellen von Berichten und Erstellen von Verkaufsprognosen.

Wichtig ist auch, dass jeder Mitarbeiter bei Problemen oder Fragen zur Nutzung des CRM schnell Hilfe bekommen kann. Fordern Sie sie auf, sich an den designierten CRM-Manager zu wenden, um Unterstützung zu erhalten.

Vergessen Sie auch nicht die neuen Mitarbeiter. Wir empfehlen Ihnen, ein unternehmensweites CRM-Playbook zu entwickeln, das alle Feinheiten der von Ihnen implementierten CRM-Lösung beschreibt. Nehmen Sie dann das CRM-Onboarding in das Mitarbeiter-Onboarding-Programm für jede neue Person auf, die dem Unternehmen beitritt.

Erfahren Sie in unserem Artikel mehr darüber, wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu bringen, CRM zu nutzen

Schritt 9: Passen Sie das CRM an die Geschäftsabläufe an

Basierend auf den Anfragen von Teammitgliedern sowie den in Ihrem CRM-Implementierungsplan beschriebenen Prozessen müssen Sie Ihr System an Ihre Geschäftsabläufe anpassen. Das beinhaltet…

• Ändern der Namen von Phasen in der Verkaufspipeline
• Phasen in der Pipeline erstellen oder entfernen
• Einrichten des CRM-Dashboards
• Bearbeiten von Feldern in Datensätzen
• Automatisierungen einrichten
• Bestimmte Ordner erstellen
• Erstellen von benutzerdefinierten Ansichten im CRM

Je mehr Sie Ihr CRM anpassen, desto einfacher wird es für Ihre Teams, es zu verwenden. Stellen Sie sicher, dass Ihr designiertes CRM-Implementierungsteam auf alle Anfragen achtet und hart daran arbeitet, sicherzustellen, dass die Lösung für Ihr spezielles Unternehmen geeignet ist.

Schritt 10: Verfolgen, messen und berichten Sie über Ihre CRM-Implementierungsziele

Schließlich müssen Sie nach einiger Zeit den Erfolg Ihrer CRM-Implementierung messen.

Verfolgen Sie dazu Ihren CRM-Implementierungsprozess und vergleichen Sie ihn mit den Zielen, die Sie in Schritt 2 skizziert haben.

Es gibt viele Metriken und Faktoren, die verwendet werden können, um den Erfolg Ihrer CRM-Implementierung zu messen, einschließlich vertriebsbezogener Metriken, marketingbezogener Metriken, kundenbezogener Metriken und individueller Teammetriken.

Einige der wichtigsten zu verwendenden Metriken sind …

• Länge jeder Phase des Verkaufszyklus, Länge des Verkaufszyklus, Qualität der Leads, die in Ihre Verkaufspipeline gelangen, und Abschlussrate.
• Customer Lifetime Value und Kundengewinnungskosten.
• Abwanderungsrate, Bindungsrate, der Net Promoter Score, die Erstkontaktauflösungsrate und die durchschnittliche Zeit bis zur Lösung.
• Die Anzahl der Kommunikationskanäle, die durchschnittliche Größe und Qualität der Arbeitsbelastung und die Mitarbeiterzufriedenheit.

Ausführlichere Informationen zur Messung des Erfolgs Ihrer CRM-Implementierung finden Sie in diesem Artikel.