Satış temsilcilerinin ve yöneticilerin bir CRM'de otomatikleştirebileceği süreçler

Yayınlanan: 2022-07-26

Satış otomasyonunun gerçekte ne olduğunu tanımlayarak başlayalım.

Satış otomasyonu, önceden emek yoğun, zaman alıcı süreçleri ortadan kaldırmak için özel yazılımların kullanılmasıdır. Basitçe söylemek gerekirse, bu sizin kurtarıcınız. Biz insanız (belki bu makaleyi okuyan bazı uzaylılar da olabilir), ama çoğumuz insanız, bu yüzden rutin, monoton işlerin hayranı olmamamız ve bazı hatalar yapmamız doğaldır.

Örneğin, hepimiz oradaydık ve bir ipucunu takip etmeyi unuttuk. Veya bir CRM'ye yeni bir satış fırsatı eklemeyi unutarak birkaç günlüğüne 'Yeni' aşamada bir lider bırakmak (ayy) - bu hepimizin başına geldi. İşte burada CRM otomasyonu devreye giriyor. Bir satış otomasyonu aracı olan CRM, satışla ilgili tüm görevlerin %30'undan fazlasını otomatikleştirmenize yardımcı olabilir. Önemli bilgileri manuel olarak toplamak veya güncellemek için saatlerce uğraşmanıza gerek yok.

Satış yöneticileri ve temsilcileri farklı görev ve hedeflerden sorumludur, ancak birçok süreç otomatikleştirilebilir, bu da işlerini çok daha kolay hale getirir!

Satış temsilcileri için satış otomasyonu

Satış temsilcilerinin ellerinde çok şey var ve bazen görevler anlaşılır bir şekilde biraz bunaltıcı olabilir. Satış temsilcileri, bir şirket ile müşterileri arasındaki birincil temas noktasıdır; mevcut müşterilerin uygun ürün ve hizmetleri almasını, yeni potansiyel müşteriler bulmasını ve potansiyel müşterilere satış yapmasını sağlarlar. CRM satış otomasyonundan yararlanarak aşağıdaki sorumluluklar parkta yürüyüşe dönüşür.

maden arama

Sunduğunuz şeylerle ilgilenebilecek potansiyel müşterileri bulmak için saatler harcamak çok yorucu olabilir. Manuel veri girişi ve zahmetli takip e-postaları geçmişte kaldı. Potansiyel müşteri bulma sürecini otomatikleştirmek, insan hatası olasılığını azaltırken satış etkinliğini de artırır. Ayrıca, yüksek kaliteli yeni potansiyel müşterilerin hızlı bir şekilde oluşturulmasını kolaylaştırır ve bu potansiyel müşterilerin satışa dönüştürülme olasılığını artırır.

NetHunt CRM ile gelen e-postalardan, web sitenizdeki çevrimiçi sohbetlerden, web formlarından, aramalardan müşteri adayları oluşturabilirsiniz ve müşteri adayı hakkında mevcut tüm bilgiler otomatik olarak CRM kaydına eklenecektir.

Yeni kayıt oluşturulduktan sonra, çok kanallı erişim dizisini oluşturun ve yanıtların bir toplantı yapmasını bekleyin.

NetHunt CRM'nin LinkedIn ile doğrudan entegrasyonu nedeniyle, bu kanaldan potansiyel müşteriler oluşturabilirsiniz (ve LinkedIn 830 milyondan fazla kullanıcıya sahiptir). Bu entegrasyonla, hedeflenen listeler oluşturabilir ve potansiyel bir müşterinin LinkedIn'de sahip olduğu tüm bilgileri toplayarak işletmeniz için ilgili potansiyel müşterileri bulmayı çok kolay hale getirebilirsiniz.

LinkedIn'de alıcı personelinizin parametrelerine uyan filtreler kurun ve CRM'nize henüz eklenmemiş olan potansiyel müşterileri ekleyin (evet! NetHunt CRM entegrasyonu ile bunu doğrudan LinkedIn arayüzünde görürsünüz). Profil resmi, ad ve soyad, e-posta, iş unvanı, şirket vb. gibi mevcut tüm bilgiler CRM kaydında zaten doldurulmuştur.

Soğuk arama otomasyonu

Satış görevlileri aramaları sever. Satış çağrıları, sürekli e-postaların peşinden koşmaya gerek kalmadan hızlı sonuçlar verir. Çağrılar bir CRM sistemi ile otomatikleştirildiğinde, işletmeye birçok fayda sağlar:

Bir arama geldiğinde, satış görevlisi bunun mevcut bir müşteri mi yoksa yeni bir müşteri adayı mı olduğunu bilebilir ve hareket halindeyken yeni satış fırsatları yaratabilir.
Mevcut bir müşteriden bir çağrı aldığınızda, neye ihtiyaç duyduklarını önceden tahmin edebilir veya en azından önceki tüm iletişimleri gözünüzün önünde bulabilir ve tonlarca ek soruyu atlayabilirsiniz.
Stratejiyi ayarlamak ve daha fazla görüşmeyi geliştirmek için müşteri ayrıntılarının yanında bir arama kaydına sahip olmak. Sırada çok şey varken bir müşteriyle yaptığınız her konuşmayı hatırlamak zor olabilir; kayıt bir artı olacaktır.

CRM'iniz telefon ile entegre olduğunda, aramalarla ilgili tüm bilgileri otomatik olarak bir CRM'de alır, bir müşteri adayı ile iletişimin eksiksiz bir resmini elde eder ve bu aramaların dönüşüm oranına katkısını analiz edersiniz.

E-posta otomasyonu

Satış CRM otomasyonu, müşterilerin yaptığı veya yapmadığı belirli eylemlere dayalı olarak iletişimi tetikleyebilir ve kişiselleştirebilir. Bu iletişim kanallarından biri genellikle bir e-postadır. E-postalar, satış görevlilerine çok fazla rutin ekler. İyi haber şu ki, e-postalar muhtemelen en yüksek otomasyon düzeyine ulaşabilir.

Birkaç fikir vermek için şunları yapabilirsiniz:

Posta listenize kaydolan müşterilere gönderilen karşılama e-postalarını otomatikleştirin.
Bir dizi e-posta ile kullanıcıları ürününüz hakkında eğitin.
Yetiştirme satın almaya yönlendirir.
Üst satış veya çapraz satış için ilgili özellikleri veya ürünleri önerin.
Müşteri adaylarına tamamlanmayan ödeme sürecini hatırlatın.

CRM satış otomasyonunun kullanılabileceği başka bir şey de e-posta şablonları oluşturmaktır . E-postaları kopyalayıp yapıştırmak, özellikle farklı müşteri gruplarına farklı e-postaların gönderilmesi gerektiğinde veya müşterilerinizden sürekli aynı soruları aldığınızda sıkıcı olabilir.

E-posta şablonları oluşturabilir ve ardından bunları CRM sisteminize kaydederek biçimlendirme ve belirli e-postaların belirli kişilere ulaşmasını sağlamak için harcanan zamandan tasarruf edebilirsiniz. Bu e-posta şablonları kişisel kullanım için kaydedilebilir veya iş arkadaşlarınızla paylaşılabilir.

Satış yöneticileri için satış otomasyonu

Oh, sensiz neler yapmazdık - satış yöneticilerimiz. İşinizin doğası, insan hatasına çok az yer bırakarak, zamanında ve kesin olmaktır. Satış süreçleri oluşturmak, satış boru hatları oluşturmak ve takip etmek, tahminde bulunmak ve satış ekibinin performansını analiz etmek, satış yöneticilerinin sorumlu olduğu şeylerin sadece küçük bir kısmıdır.

Ancak ne yazık ki, bu görevlerin çoğu otomatikleştirilebilir ve yöneticilerin Takvimlerinde stratejik şeyler ve takım koçluğu için daha fazla alan bırakabilir. Bir satış yöneticisinin hangi görevlerinin bir CRM sistemi yardımıyla otomatikleştirilebileceğini bulalım.

Müşteri adayı dağıtımı

Satış yöneticileri, CRM kullanarak artık müşterileri kendi satış temsilcilerine manuel olarak dağıtmak zorunda kaldıkları günlere bakabilirler. Satış görevlilerinin yeni potansiyel müşterilere hızlı bir şekilde yanıt vermesi çok önemlidir, çünkü başka birçok rakip vardır ve müşteri muhtemelen başlangıçta yalnızca şirketinize ulaşmamıştır. Potansiyel bir müşteriye verdiğiniz yanıtın zamanlaması, anlaşmanın diğer kaderini belirler.

Yöneticiler, belirli bir iş akışı kurduktan sonra, müşteri adaylarını ekip temsilcileri arasında eşit olarak dağıtabilir (dönemsel olarak) veya coğrafi faktörler, şirket büyüklüğü veya sektör gibi müşteri adayı parametrelerine bağlı olarak belirli yöneticilere atayabilir. Bu, zamandan tasarruf etmenizi ve gelen potansiyel müşterilere hızlı tepki vermenizi sağlar. Oysa bu işlem elle yapılırsa, leadler uzun süre yanıt vermeden kalabilir, hatta unutulabilir.

CRM, olası satışları yeniden atamak için de uygundur. Örneğin, Susan doğum iznine ayrıldı (Susan adına hepimiz çok mutluyuz). Bununla birlikte, şimdi, onun umutları ve ödeme yapan müşterileri, herhangi bir satış temsilcisine ait değil ve iyi beslenme ve bakım konusunda eksikler.

CRM sistemleri, gerekli tüm bilgileri aktarmaya gerek kalmadan müşterilerin kayıtlarını başka bir satış temsilcisine yeniden atamayı çok kolaylaştırır; otomatik olarak yapılır.

Toplu güncelleme işlevini kullanabilirsiniz - önceki yöneticiye atanan CRM kayıtlarını filtreleyin ve alan Yöneticisini yenisiyle değiştirin, yani her müşteriyi gözden geçirip alanı tek tek güncellemeniz gerekmez.

Veri girişi ve zenginleştirme

Satış görevlilerine işlerinde en sevmedikleri görevi sorarsanız, çoğu cevap verecektir: CRM veri girişi ve güncelleme. Bu nedenle LinkedIn'de satış liderlerinden satış ekiplerini CRM'yi güncellemeye motive etmek için ipuçları isteyen çok sayıda gönderi var.

Veri girişi çok sıkıcı olabilir - satış görevlileri günlerinin ortalama %17'sini ilgili tüm bilgileri sistemlere girmek için harcarlar; bu yaşama isteğinizi öldürebilir. Ancak yazımız satış otomasyonu ile ilgili olduğu için veri girişinin de bir ölçüde otomatikleştirilebileceğini tahmin etmişsinizdir.

CRM kaydı oluşturma

Gelen e-postalardan yeni potansiyel müşteriler. E-posta, satış görevlilerinin ana iletişim kanallarından biridir; bu nedenle, tonlarca satış fırsatı kaynağıdır. Gmail veya başka herhangi bir e-posta istemcisi ile entegre bir CRM ile kayıt oluşturma işlemini otomatikleştirebilirsiniz. NetHut CRM ile NetHunt simgesinin üzerine gelmeniz ve üzerine tıklamanız gerekir. İlgili klasör ve kayıtta kaydedilen tüm ilgili verilerle hem ilgili kişi hem de şirket kayıtlarını otomatik olarak oluşturmak için bir öneri alacaksınız.

Web formları. Muhtemelen bir web siteniz var ve bunun size sağlam miktarda potansiyel müşteri getirdiğine inanıyoruz. CRM'yi web formları ile entegre ederken, potansiyel bir müşterinin formda doldurduğu tüm bilgiler, müşteri adayı formu gönderdikten sonra oluşturulan CRM kaydına otomatik olarak çekilir.
Potansiyel müşteriler, sohbet robotları veya çevrimiçi sohbetler oluşturmak için Intercom veya Facebook Messenger gibi başka araçlar kullanıyorsanız, her konuşmadan otomatik olarak kayıtlar oluşturabilirsiniz.

Veri zenginleştirme. Bir müşteri adayı bulmak hızlı bir iş olabilirken, o kişi hakkında gerekli tüm verileri toplamak zor olabilir. Çoğu profesyonel, kendileriyle ilgili güncel bilgileri tutan LinkedIn'i kullanır. Yukarıda bahsedildiği gibi, NetHunt gibi LinkedIn ile entegre olan CRM sistemleri, veri zenginleştirme sürecini sorunsuz hale getirecektir.

CRM sisteminiz aracılığıyla veri girişini otomatikleştirmek, her yerdeki satış görevlilerinin en acil şikayetlerinden birini hafifletmenin mükemmel bir yoludur: boşa zaman.

Sonuç olarak, otomatik veri girişi şunlara yol açar:

Her kayıt aynı bilgiyi içerdiğinden standartlaştırılmış veritabanı ve daha yüksek veri kalitesi
Çalışanların memnuniyet ve mutluluğunu arttırır.
İşi hızlandırır ve ekibin etkinliğini arttırır.

Yeni müşteri adaylarını beslemek

Herhangi bir işte, takip etmek büyük bir zaman kaybıdır. Hemen bir müşteri adayı takip etmezseniz, satış hattından düşebilirler. Potansiyel bir müşteriden yalnızca bir e-posta gönderdikten sonra yanıt almanız oldukça nadirdir ve hemen satın almaya hazır olmaları pek olası değildir.

CRM'inizi, onlara markanızı düzenli olarak hatırlatan ve bir satın alma işlemine yönlendiren bir dizi e-posta göndererek potansiyel müşterileri beslemek için kullanabilirsiniz.

"Hoş Geldiniz!" gibi otomatik e-postalar Ürününüz için kaydoldukları anda yeni müşteri adaylarına ulaşmak, onları satış süreci boyunca otomatik bir e-posta kampanyası yardımıyla beslemek, yeni bir ödeme yapan müşteri edinme şansını artıracaktır.

Zaman içinde liderliği beslemek, randevu ayarlamaya davet etmek, onlara en son promosyonlarınızı göndermek veya en son promosyonlarınızı otomatik olarak e-postayla göndermek için uzun vadeli bir damla pazarlama planı bile oluşturabilirsiniz. Müşterinin tüm yaşam döngüsü boyunca beslenmeyi tam anlamıyla otomatikleştirebilirsiniz.

İşte NetHunt CRM'de ayarlanan besleme dizisine bir örnek:

NetHunt CRM'de lider besleyici otomatik iş akışı

Lider puanlama

Müşteri adayı puanlaması, satışa hazır olmalarını ölçmek için bir satış hunisine giren müşteri adaylarına sayısal sayılar atama işlemidir. Uygun bir satış stratejisi seçmek ve potansiyel müşterileri sadık müşterilere dönüştürmek için uygun bir şekilde bir liderle çalışmak herhangi bir satış sürecinin önemli bir parçasıdır.

Müşteri adayı puanlamasını kullanarak, daha az satın alma olasılığı daha düşük olanlar otomatik dizilerden geçebilirken, dönüşüm sağlama olasılığı en yüksek olan potansiyel müşterilere odaklanmanızı daraltabilirsiniz. E-postanıza yanıt vermek veya bir demo araması istemek gibi herhangi bir ilgi belirtisi gösterdikleri zaman, müşteri adayı puanını güncelleyebilir ve manuel erişime başlayabilirsiniz.

Puanlar, şirket büyüklüğü, sektör, şirket e-postası veya jenerik kullanımı, iş unvanı vb. gibi birçok faktöre bağlıdır.

Lider puanlama yaparken atmanız gereken adımlar aşağıdadır:

Müşteri kişiliklerinizi tanımlayın: Yüksek değerli müşterilerinizin ortak özelliklerinin neler olduğunu öğrenin.
Değerlendirme kriterlerine karar verin: müşterilerinizin yüksek bağlılık ve düşük bağlılık davranışları arasında ayrım yapın.
Öncü puanlama kuralları oluşturun: her bir kriterin ağırlığına karar verin.
Bir müşteri adayını nitelikli olarak tanımlayan puana karar verin.

Bu adımları manuel olarak yaptıktan sonra gerisini CRM otomasyonu halleder. Müşterilere puanlarını otomatik olarak atayacaktır.

Churn önleme

Müşteri kaybı, SaaS işletmeleri için büyük bir anlaşmadır ve satış yöneticilerinin işlerinin özü olan ve genellikle birincil iş hedefi olan daha az gelirle sonuçlanır. Bir CRM ile, satın alma davranışları, son etkileşim, etkinlik ve ayrılma olasılığı en yüksek müşterileri belirlemek için diğer veriler gibi bilgiler içeren kapsamlı bir müşteri profili elde edersiniz. Müşterileri çalkalamanın eşiğinde belirledikten sonra, satış temsilcileri onlara fiyat indirimleri, ücretsiz özellikler ve müşterileri bağlı kalmaya teşvik etmek için teklifler sunabilir.

İdeal olarak, durumu değiştirmek için yeterli zamana sahip olabilecek müşterileri önceden tespit etmeli ve onları markanızda kalmaya ikna etmelisiniz.

En başından itibaren müşterilerle güçlü ilişkiler kurun. Lütfen ürününüzden maksimum değeri aldıklarından emin olun ve bir müşterinin buna göre hareket etmek için ilgisini kaybetmeye başladığını öğrenin. CRM, kesintiyi önlemeye yardımcı olur ve kesintiyi azaltmak için otomatikleştirilebilecek bazı işlemler şunlardır:

Değerlendirme çağrılarınızı otomatikleştirmek , üründen memnun kaldıklarından emin olmak için müşterilerinizle düzenli toplantılar yapmanızı sağlar.
Alışma sürecinizi otomatikleştirmek, müşterilerin ürününüzün her özelliğini anlamasını ve 'aha' anına hızlı bir şekilde ulaşmasını sağlamak.
Düşük hesap etkinliği olduğunda takipleri otomatikleştirmek , o müşteriyle gelecekteki ilişkinizi oluşturan ve bozan şey olabilir. Onları aramak ve hala orada olduğunuzu ve yardım eli uzatmak istediğinizi hatırlatmak sizi boşa giden gelirden kurtarabilir.
Yenileme hatırlatıcıları göndermek , faturayı alacağınızdan ve önümüzdeki dönemde aynı miktarda gelir elde etmenizin beklendiğinden emin olmanıza yardımcı olabilir.

NetHunt CRM'de otomatik işe alım iş akışı şu şekilde görünür:

Yukarıda bahsedilen süreçleri otomatikleştirirseniz, müşterilerinizi daha iyi tanıyacağınıza, ürününüzü daha aktif kullanacaklarına ve sizden ayrılma şanslarının sıfıra ineceğine bahse gireriz.

Raporlama

Raporları manuel olarak yazmak, kapıya doğru ilerlemenizi sağlar; günde bir saate kadar harcamak, daha karlı bir şeye harcanabilecek bir zaman kaybı gibi görünüyor. İşte bir CRM sisteminde otomatik olarak oluşturulabilecek raporlardan bazıları.

Kaç tane e-posta ve arama yaptıklarını, kaç tane toplantı ayarladıklarını görmek için satış ekibi etkinliği.

Satış temsilcilerinin ve ekibin hedeflerini bir bütün olarak izlemek ve gerekirse stratejiyi ayarlamak için hedefe ulaşma.
Olası satış yaratma ve dönüştürme açısından en etkin satış kanalları; Hangi kanalların en etkili olduğunu ve ölçeklenebileceğini ve hangilerinin ihmal edilebileceğini bilin.
Sırada yeterli potansiyel müşteri olup olmadığını ve önceki döneme kıyasla olası satış yaratmada herhangi bir ilerleme kaydedip kaydetmediğinizi görmek için bir dizi yeni satış fırsatı.
Anlaşmaların ilerlemesini ve orada ne kadar gelirin kaldığını görmek için satış hattı raporu.

C-seviyeleriniz, satış ilerlemesinin daha ayrıntılı bir dökümünü isteyebilir ve size burada da yardımcı olabiliriz. İşte C seviyeleri için satış hattı ölçümlerini özetleyen bir parça.

Satış yöneticileri, otomatikleştirilmiş raporları kullanarak, verileri koymak ve diğer herhangi bir raporlama dönemi için haftalık raporlar oluşturmak için parmaklarını bile kıpırdatmadan satış etkinliğinin tam resmini elde edebilirler. Herhangi bir zamanda satışlarınızın durumu hakkında sürekli olarak taze bilgilere sahipsiniz.

Geri alınması gereken en önemli şey, üretkenliğin anahtar olduğudur; Görevlere harcanan süreyi azaltmak, üzerinde konsantre olabileceğiniz ve uzun vadede şirketinizin başarısını gözle görülür şekilde artırabileceğiniz çok çeşitli satış fırsatları ve görevler açar. Ancak, tüm otomasyonla çok fazla delirmenin sizi ve şirketinizi neredeyse robot gibi gösterebileceğini unutmayın; bu insan dokunuşunu uygulamak da oldukça etkilidir.

Satış otomasyonunun satış yöneticilerinizin ve satış temsilcilerinizin hayatını kurtarabileceğine inanıyorsanız, ücretsiz NetHunt CRM denemenizi başlatabilirsiniz - ilk 14 gün bizden.