Proses perwakilan penjualan dan manajer dapat mengotomatisasi dalam CRM

Diterbitkan: 2022-07-26

Mari kita mulai dengan mendefinisikan apa sebenarnya otomatisasi penjualan itu.

Otomatisasi penjualan adalah penggunaan perangkat lunak khusus untuk menghilangkan proses yang sebelumnya padat karya dan memakan waktu. Sederhananya, itu penyelamat Anda. Kita adalah manusia (mungkin sebagian alien juga membaca artikel ini), tapi kebanyakan dari kita adalah manusia, jadi wajar jika kita bukan penggemar rutinitas, pekerjaan yang monoton dan melakukan beberapa kesalahan.

Misalnya, kita semua pernah ke sana, lupa menindaklanjuti petunjuk. Atau meninggalkan prospek di tahap 'Baru' selama beberapa hari (oops), lupa menambahkan peluang penjualan baru ke dalam CRM - ini telah terjadi pada kami semua. Di sinilah otomatisasi CRM dimulai. CRM, yang merupakan alat otomatisasi penjualan, dapat membantu Anda mengotomatiskan lebih dari 30% dari semua tugas terkait penjualan. Tidak ada lagi waktu yang membosankan untuk mengumpulkan atau memperbarui informasi penting secara manual.

Manajer penjualan dan perwakilan bertanggung jawab atas tugas dan tujuan yang berbeda, tetapi banyak proses dapat diotomatisasi, membuat pekerjaan mereka jauh lebih mudah!

Otomatisasi penjualan untuk perwakilan penjualan

Perwakilan penjualan memiliki banyak hal di tangan mereka, dan terkadang tugas bisa menjadi sedikit berlebihan, dapat dimengerti. Perwakilan penjualan adalah titik kontak utama antara perusahaan dan kliennya; mereka memastikan bahwa pelanggan saat ini menerima produk dan layanan yang sesuai, menemukan prospek baru, dan menawarkan kepada calon pelanggan. Dengan memanfaatkan otomatisasi penjualan CRM, tanggung jawab berikut menjadi berjalan di taman.

Pencarian

Menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencari prospek yang mungkin tertarik dengan apa yang Anda tawarkan bisa sangat melelahkan. Entri data manual dan email tindak lanjut yang melelahkan adalah kisah masa lalu. Mengotomatiskan proses pencarian prospek mengurangi potensi kesalahan manusia sekaligus meningkatkan efektivitas penjualan. Ini juga memfasilitasi pembuatan cepat prospek baru berkualitas tinggi, meningkatkan kemungkinan bahwa prospek ini akan dikonversi menjadi penjualan.

Dengan NetHunt CRM, Anda dapat menghasilkan prospek dari email masuk, obrolan online di situs web Anda, formulir web, panggilan, dan semua informasi yang tersedia tentang prospek akan ditambahkan secara otomatis ke catatan CRM.

Setelah rekaman baru dibuat, buat urutan penjangkauan multi-saluran dan tunggu balasan untuk mengadakan rapat.

Karena integrasi langsung NetHunt CRM dengan LinkedIn, Anda dapat menghasilkan prospek dari saluran ini (dan LinkedIn menawarkan lebih dari 830 juta pengguna). Dengan integrasi ini, Anda dapat membuat daftar yang ditargetkan dan mengumpulkan semua informasi yang dimiliki klien potensial di LinkedIn mereka, sehingga mudah untuk menemukan prospek yang relevan untuk bisnis Anda.

Siapkan filter di LinkedIn yang sesuai dengan parameter persona pembeli Anda dan tambahkan prospek yang masih belum ditambahkan ke CRM Anda (ya! dengan integrasi NetHunt CRM, Anda melihatnya langsung di antarmuka LinkedIn). Semua informasi yang tersedia seperti gambar profil, nama depan dan belakang, email, jabatan, perusahaan dll sudah diisi dalam catatan CRM.

Otomatisasi panggilan dingin

Penjual menyukai panggilan. Panggilan penjualan memberikan hasil yang cepat tanpa perlu terus-menerus mengejar dan bolak-balik email. Saat panggilan diotomatisasi dengan sistem CRM, ini membawa banyak manfaat bagi bisnis:

Saat menerima telepon, tenaga penjualan mungkin tahu apakah itu klien yang sudah ada atau prospek baru dan menciptakan peluang penjualan baru saat bepergian.
Mendapatkan panggilan dari klien yang ada, Anda mungkin sudah mengantisipasi apa yang mereka butuhkan atau setidaknya memiliki semua komunikasi sebelumnya di depan mata Anda dan melewatkan banyak pertanyaan tambahan.
Memiliki catatan panggilan di sebelah detail pelanggan untuk menyesuaikan strategi dan meningkatkan percakapan lebih lanjut. Mengingat setiap percakapan dengan klien ketika Anda memiliki banyak hal dalam pipa mungkin menantang; rekaman akan menjadi nilai tambah.

Saat CRM Anda terintegrasi dengan telepon, Anda mendapatkan semua informasi terkait panggilan dalam CRM secara otomatis, mendapatkan gambaran lengkap tentang komunikasi dengan prospek, dan menganalisis kontribusi panggilan ini terhadap tingkat konversi.

Otomatisasi email

Otomatisasi CRM penjualan dapat memicu dan mempersonalisasi komunikasi berdasarkan tindakan tertentu yang dilakukan pelanggan - atau tidak dilakukan. Salah satu saluran komunikasi ini sering berupa email. Email menambah banyak rutinitas bagi tenaga penjualan. Kabar baiknya adalah bahwa email mungkin dapat mencapai tingkat otomatisasi tertinggi.

Untuk memberikan beberapa ide, Anda dapat:

Otomatiskan email selamat datang yang dikirim ke pelanggan yang mendaftar ke milis Anda.
Edukasi pengguna tentang produk Anda dengan serangkaian email.
Pemeliharaan mengarah pada pembelian.
Merekomendasikan fitur atau produk terkait untuk up-sell atau cross-sell.
Ingatkan prospek tentang proses checkout yang belum selesai.

Hal lain yang dapat digunakan untuk otomatisasi penjualan CRM adalah membuat template email . Menyalin dan menempel email bisa jadi membosankan, terutama ketika email yang berbeda perlu dikirim ke kelompok pelanggan yang berbeda atau Anda terus-menerus menerima pertanyaan yang sama dari pelanggan Anda.

Anda dapat membuat template email dan kemudian menyimpannya ke dalam sistem CRM Anda menghemat banyak waktu yang terbuang untuk memformat dan memastikan bahwa email tertentu menjangkau orang-orang tertentu. Template email tersebut dapat disimpan untuk penggunaan pribadi atau dibagikan dengan rekan kerja.

Otomatisasi penjualan untuk manajer penjualan

Oh, apa yang tidak akan kami lakukan tanpa Anda - manajer penjualan kami. Sifat pekerjaan Anda adalah tepat dan teliti tepat waktu, menyisakan sedikit ruang untuk kesalahan manusia. Menetapkan proses penjualan, membangun dan melacak jalur penjualan, memperkirakan, dan menganalisis kinerja tim penjualan hanyalah sebagian kecil dari tanggung jawab manajer penjualan.

Namun sayang, banyak dari tugas ini juga dapat diotomatisasi, sehingga menyisakan lebih banyak ruang di Kalender manajer untuk hal-hal strategis dan pembinaan tim. Mari kita cari tahu tugas manajer penjualan apa yang dapat diotomatisasi dengan bantuan sistem CRM.

Distribusi timah

Dengan menggunakan CRM, manajer penjualan sekarang dapat melihat kembali hari-hari ketika mereka harus mendistribusikan klien ke perwakilan penjualan masing-masing secara manual. Sangat penting bagi tenaga penjualan untuk merespons prospek baru dengan cepat, karena ada banyak pesaing lain, dan klien kemungkinan tidak hanya menjangkau perusahaan Anda pada awalnya. Waktu respons Anda terhadap klien potensial menentukan nasib kesepakatan selanjutnya.

Setelah menyiapkan alur kerja tertentu, manajer dapat mendistribusikan prospek secara merata di antara perwakilan tim (secara round-robin) atau menugaskannya ke manajer tertentu bergantung pada parameter prospek, seperti faktor geografis, ukuran perusahaan, atau industri. Ini memungkinkan Anda menghemat waktu dan bereaksi cepat terhadap prospek yang masuk. Sedangkan jika proses ini dilakukan dengan tangan, lead bisa bertahan lama tanpa ada tanggapan atau bahkan terlupakan.

CRM juga cocok untuk menetapkan kembali prospek. Misalnya, Susan telah mengambil cuti hamil (kami semua sangat senang untuk Susan). Namun, sekarang, prospek dan klien yang membayarnya bukan milik perwakilan penjualan mana pun, dan mereka kehilangan pengasuhan dan perhatian yang baik.

Sistem CRM membuatnya sangat mudah untuk menetapkan ulang catatan pelanggan ke perwakilan penjualan lain tanpa harus menyampaikan semua informasi yang diperlukan; itu dilakukan secara otomatis.

Anda dapat menggunakan fungsi pembaruan massal - menyaring catatan CRM yang ditetapkan ke manajer sebelumnya dan mengubah Manajer bidang untuk yang baru yang berarti Anda tidak harus melalui setiap klien dan memperbarui bidang satu per satu.

Entri dan pengayaan data

Jika Anda bertanya kepada tenaga penjualan tentang tugas yang paling tidak mereka sukai dalam pekerjaan mereka, kebanyakan dari mereka akan menjawab - entri dan pembaruan data CRM. Itulah sebabnya ada begitu banyak posting di LinkedIn dari para pemimpin penjualan yang meminta tips untuk memotivasi tim penjualan mereka untuk memperbarui CRM.

Entri data bisa sangat membosankan - wiraniaga menghabiskan rata-rata 17% dari hari mereka untuk memasukkan semua informasi yang relevan ke dalam sistem; ini dapat membunuh keinginan Anda untuk hidup. Tetapi karena artikel kami tentang otomatisasi penjualan, Anda mungkin menduga bahwa entri data juga dapat diotomatisasi sampai batas tertentu.

pembuatan catatan CRM

Prospek baru dari email masuk. Email adalah salah satu saluran komunikasi utama tenaga penjualan; dengan demikian, ini merupakan sumber berton-ton peluang penjualan. Dengan CRM yang terintegrasi dengan Gmail atau klien email lainnya, Anda dapat mengotomatiskan pembuatan catatan. Dengan NetHut CRM, Anda perlu mengarahkan kursor ke ikon NetHunt dan mengkliknya. Anda akan menerima saran untuk membuat kontak dan catatan perusahaan secara otomatis dengan semua data relevan yang disimpan di folder dan catatan yang sesuai.

formulir web. Anda mungkin memiliki situs web, dan kami yakin itu juga memberi Anda banyak prospek. Saat mengintegrasikan CRM dengan formulir web, semua informasi yang diisi oleh calon pelanggan dalam formulir secara otomatis ditarik ke dalam catatan CRM yang dibuat setelah prospek mengirimkan formulir.
Jika Anda menggunakan alat lain untuk menghasilkan prospek, chatbot, atau obrolan online, seperti Intercom atau Facebook Messenger , Anda juga dapat secara otomatis membuat catatan dari setiap percakapan.

Pengayaan data. Menemukan prospek mungkin merupakan tugas yang cepat, sedangkan mengumpulkan semua data yang diperlukan tentang orang tersebut dapat menjadi tantangan. Sebagian besar profesional menggunakan LinkedIn yang menyimpan informasi terkini tentang mereka. Seperti disebutkan di atas, sistem CRM seperti NetHunt yang terintegrasi dengan LinkedIn akan membuat proses pengayaan data menjadi lancar.

Mengotomatiskan entri data melalui sistem CRM Anda adalah cara terbaik untuk meringankan salah satu keluhan paling mendesak dari tenaga penjualan di mana pun: waktu yang terbuang.

Akibatnya, entri data otomatis mengarah ke:

Basis data standar dan kualitas data lebih tinggi karena setiap catatan berisi informasi yang sama
Hal ini meningkatkan tingkat kepuasan dan kebahagiaan karyawan
Ini mempercepat pekerjaan dan meningkatkan efektivitas tim

Memelihara prospek baru

Dalam bisnis apa pun, menindaklanjuti adalah penguras waktu utama. Jika Anda tidak segera menindaklanjuti dengan prospek, mereka mungkin keluar dari jalur penjualan. Sangat jarang Anda akan menerima jawaban dari calon pelanggan setelah mengirim hanya satu email, dan sangat kecil kemungkinannya mereka akan langsung siap membeli.

Anda dapat menggunakan CRM untuk memelihara prospek dengan mengirimi mereka serangkaian email secara teratur untuk mengingatkan mereka tentang merek Anda dan mendorong mereka untuk melakukan pembelian.

Email otomatis seperti "Selamat datang!" ke prospek baru segera setelah mereka mendaftar untuk produk Anda, memelihara mereka sepanjang proses penjualan dengan bantuan kampanye email otomatis akan meningkatkan peluang untuk mendapatkan pelanggan baru yang membayar.

Anda bahkan dapat membuat rencana pemasaran tetes jangka panjang untuk memelihara keunggulan dari waktu ke waktu, mengundang mereka untuk mengatur janji temu, mengirimi mereka promosi terbaru Anda, atau mengirimi mereka email promo terbaru Anda secara otomatis. Anda benar-benar dapat mengotomatiskan pengasuhan melalui seluruh siklus hidup pelanggan.

Berikut adalah contoh urutan pengasuhan yang diatur di NetHunt CRM:

Alur kerja otomatis yang memelihara prospek di NetHunt CRM

Skor memimpin

Penskoran prospek adalah proses menetapkan nomor numerik ke prospek yang masuk ke saluran penjualan untuk mengukur kesiapan penjualan mereka. Ini adalah bagian penting dari setiap proses penjualan untuk memilih strategi penjualan yang tepat dan bekerja dengan memimpin dengan cara yang tepat untuk mengubah pelanggan potensial menjadi klien setia.

Dengan menggunakan penilaian prospek, Anda dapat mempersempit fokus Anda pada prospek yang kemungkinan besar akan berkonversi, sedangkan prospek yang cenderung tidak membeli dapat melalui urutan otomatis. Setelah mereka menunjukkan tanda-tanda minat, seperti membalas email Anda atau meminta panggilan demo, Anda dapat memperbarui skor prospek dan memulai penjangkauan manual.

Skor bergantung pada banyak faktor, seperti ukuran perusahaan, industri, penggunaan email perusahaan atau generik, jabatan, dll.

Di bawah ini adalah langkah-langkah yang harus Anda ambil saat mencetak lead:

Identifikasi persona pelanggan Anda: kenali karakteristik yang dimiliki oleh pelanggan bernilai tinggi Anda.
Tentukan kriteria penilaian: bedakan antara perilaku komitmen tinggi dan komitmen rendah pelanggan Anda.
Tetapkan aturan penilaian prospek: tentukan bobot setiap kriteria.
Tentukan skor yang menentukan prospek sebagai memenuhi syarat.

Setelah Anda melakukan langkah-langkah ini secara manual, otomatisasi CRM akan menangani sisanya. Ini akan secara otomatis menetapkan skor klien mereka.

pencegahan churn

Perpindahan pelanggan adalah masalah besar bagi bisnis SaaS, menghasilkan pendapatan yang lebih sedikit, yang merupakan inti dari pekerjaan manajer penjualan dan biasanya merupakan tujuan bisnis utama. Dengan CRM, Anda mendapatkan profil pelanggan yang komprehensif dengan informasi seperti perilaku pembelian, interaksi terakhir, aktivitas, dan data lainnya untuk mengidentifikasi pelanggan yang kemungkinan besar akan keluar. Setelah Anda mengidentifikasi pelanggan di ambang kehancuran, perwakilan penjualan dapat menawarkan diskon harga, fitur gratis, dan penawaran untuk mendorong klien bertahan.

Idealnya, Anda harus melihat klien yang mungkin churn terlebih dahulu agar memiliki cukup waktu untuk mengubah situasi dan membujuk mereka untuk tetap menggunakan merek Anda.

Bangun hubungan yang kuat dengan pelanggan sejak awal. Harap pastikan mereka mendapatkan nilai maksimum dari produk Anda dan tahu kapan klien mulai kehilangan minat untuk bertindak sesuai. CRM membantu dalam pencegahan churn, dan berikut adalah beberapa proses yang dapat diotomatisasi untuk mengurangi churn:

Mengotomatiskan panggilan penilaian Anda memastikan Anda mengadakan pertemuan rutin dengan klien Anda untuk memastikan mereka puas dengan produk tersebut.
Mengotomatiskan proses orientasi Anda , memastikan bahwa klien memahami setiap fitur produk Anda dan mereka mencapai momen 'aha' dengan cepat.
Mengotomatiskan tindak lanjut saat aktivitas akun rendah dapat menjadi penyebab dan merusak hubungan Anda di masa mendatang dengan klien tersebut. Menelepon mereka dan mengingatkan mereka bahwa Anda masih di sana dan akan dengan senang hati memberikan bantuan dapat menyelamatkan Anda dari pendapatan yang hilang.
Mengirim pengingat perpanjangan dapat membantu Anda memastikan Anda akan mendapatkan tagihan dan Anda diharapkan mendapatkan jumlah pendapatan yang sama di periode mendatang.

Beginilah tampilan alur kerja orientasi otomatis di NetHunt CRM:

Jika Anda mengotomatiskan proses yang disebutkan di atas, kami yakin Anda akan mengenal pelanggan Anda lebih baik, mereka akan menggunakan produk Anda lebih aktif, dan kemungkinan mereka meninggalkan Anda akan cenderung nol.

Pelaporan

Menulis laporan secara manual akan membuat Anda menuju pintu; menghabiskan hingga satu jam sehari untuk itu sepertinya membuang-buang waktu yang dapat dihabiskan untuk sesuatu yang lebih menguntungkan. Berikut adalah beberapa laporan yang dapat dihasilkan dalam sistem CRM secara otomatis.

Aktivitas tim penjualan untuk melihat berapa banyak email dan panggilan yang mereka buat, berapa banyak rapat yang telah mereka pesan.

Pencapaian tujuan untuk melacak tujuan perwakilan penjualan dan tim secara keseluruhan dan menyesuaikan strategi jika diperlukan.
Saluran penjualan paling efektif dalam hal perolehan dan konversi prospek; mengetahui saluran mana yang paling efektif dan dapat ditingkatkan dan mana yang dapat diabaikan.
Sejumlah peluang penjualan baru untuk melihat apakah Anda memiliki prospek yang cukup dan apakah Anda membuat kemajuan dalam perolehan prospek dibandingkan periode sebelumnya.
Laporan saluran penjualan untuk melihat kemajuan transaksi dan berapa banyak pendapatan yang tertahan di sana.

Level-C Anda mungkin menginginkan perincian yang lebih rinci tentang kemajuan penjualan, dan kami juga dapat membantu Anda di sini. Berikut adalah bagian yang menguraikan metrik saluran penjualan untuk level-C.

Dengan menggunakan laporan otomatis, manajer penjualan dapat memperoleh gambaran lengkap tentang efektivitas penjualan tanpa harus mengangkat jari untuk memasukkan data dan menghasilkan laporan mingguan pada periode pelaporan lainnya. Anda terus-menerus memiliki informasi baru tentang keadaan penjualan Anda pada waktu tertentu.

Hal penting untuk diambil kembali adalah bahwa produktivitas adalah kuncinya; mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk tugas membuka beragam peluang penjualan dan tugas yang dapat Anda konsentrasikan dan, dalam jangka panjang, secara nyata meningkatkan kesuksesan perusahaan Anda. Namun ingatlah bahwa menjadi terlalu gila dengan semua otomatisasi dapat membuat Anda dan perusahaan Anda tampak seperti robot; menerapkan sentuhan manusia itu juga sangat efektif.

Jika Anda yakin bahwa otomatisasi penjualan dapat menyelamatkan nyawa manajer penjualan dan perwakilan penjualan Anda, Anda dipersilakan untuk memulai uji coba NetHunt CRM gratis – 14 hari pertama gratis.