Prozesse, die Vertriebsmitarbeiter und Manager in einem CRM automatisieren können

Veröffentlicht: 2022-07-26

Beginnen wir damit, zu definieren, was Verkaufsautomatisierung eigentlich ist.

Vertriebsautomatisierung ist die Verwendung dedizierter Software, um zuvor arbeitsintensive und zeitaufwändige Prozesse zu eliminieren. Einfach gesagt, es ist Ihr Retter. Wir sind Menschen (vielleicht lesen auch einige Außerirdische diesen Artikel), aber die meisten von uns sind Menschen, daher ist es natürlich, dass wir keine Fans von routinemäßiger, monotoner Arbeit sind und einige Fehler machen.

Zum Beispiel waren wir alle schon einmal dort und haben vergessen, einer Spur nachzugehen. Oder einen Lead für ein paar Tage in der „Neu“-Phase belassen (oops) und vergessen, eine neue Verkaufschance in ein CRM hinzuzufügen – das ist den Besten von uns passiert. Hier setzt die CRM-Automatisierung an. CRM, ein Tool zur Vertriebsautomatisierung, kann Ihnen dabei helfen, mehr als 30 % aller vertriebsbezogenen Aufgaben zu automatisieren. Kein mühsames manuelles Sammeln oder Aktualisieren wichtiger Informationen mehr.

Vertriebsleiter und Vertriebsmitarbeiter sind für unterschiedliche Aufgaben und Ziele verantwortlich, aber viele Prozesse können automatisiert werden, was ihre Arbeit erheblich erleichtert!

Vertriebsautomatisierung für Vertriebsmitarbeiter

Vertriebsmitarbeiter haben viel zu tun, und manchmal können Aufgaben verständlicherweise etwas überwältigend werden. Handelsvertreter sind die primäre Kontaktstelle zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden; Sie stellen sicher, dass aktuelle Kunden die passenden Produkte und Dienstleistungen erhalten, neue Leads finden und sich an potenzielle Kunden wenden. Durch die Nutzung der CRM-Vertriebsautomatisierung werden die folgenden Verantwortlichkeiten zu einem Spaziergang im Park.

Prospektion

Es kann sehr ermüdend sein, Stunden damit zu verbringen, Interessenten zu finden, die an Ihrem Angebot interessiert sein könnten. Manuelle Dateneingabe und umständliche Folgemails gehören der Vergangenheit an. Die Automatisierung des Prozesses zur Suche nach Interessenten reduziert das Potenzial für menschliche Fehler und erhöht gleichzeitig die Verkaufseffektivität. Es erleichtert auch die schnelle Generierung hochwertiger neuer Leads und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass diese Leads in Verkäufe umgewandelt werden.

Mit NetHunt CRM können Sie Leads aus eingehenden E-Mails, Online-Chats auf Ihrer Website, Webformularen und Anrufen generieren, und alle verfügbaren Informationen über den Lead werden automatisch zum CRM-Datensatz hinzugefügt.

Sobald der neue Datensatz erstellt ist, erstellen Sie die Mehrkanal-Outreach-Sequenz und warten Sie auf die Antworten, um ein Meeting abzuhalten.

Aufgrund der direkten Integration von NetHunt CRM mit LinkedIn können Sie über diesen Kanal Leads generieren (und LinkedIn rühmt sich mit über 830 Millionen Nutzern). Mit dieser Integration können Sie zielgerichtete Listen erstellen und alle Informationen sammeln, die ein potenzieller Kunde auf seinem LinkedIn hat, wodurch es ein Kinderspiel wird, relevante Interessenten für Ihr Unternehmen zu finden.

Richten Sie Filter auf LinkedIn ein, die den Parametern Ihrer Käuferpersönlichkeiten entsprechen, und fügen Sie Interessenten hinzu, die noch nicht zu Ihrem CRM hinzugefügt wurden (ja! mit der Integration von NetHunt CRM sehen Sie es direkt auf der LinkedIn-Oberfläche). Alle verfügbaren Informationen wie Profilbild, Vor- und Nachname, E-Mail, Berufsbezeichnung, Firma etc. sind bereits im CRM-Datensatz ausgefüllt.

Automatisierung von Kaltanrufen

Verkäufer lieben Anrufe. Verkaufsgespräche liefern schnelle Ergebnisse, ohne dass Sie ständig nach E-Mails suchen und hin und her gehen müssen. Wenn Anrufe mit einem CRM-System automatisiert werden, bringt dies viele Vorteile für das Unternehmen:

Wenn ein Verkäufer einen Anruf erhält, weiß er möglicherweise, ob es sich um einen bestehenden Kunden oder einen neuen Lead handelt, und schafft unterwegs neue Verkaufschancen.
Wenn Sie einen Anruf von einem bestehenden Kunden erhalten, können Sie bereits voraussehen, was er benötigt, oder zumindest die gesamte vorherige Kommunikation vor Augen haben und unzählige zusätzliche Fragen überspringen.
Eine Anrufaufzeichnung neben den Kundendetails haben, um die Strategie anzupassen und weitere Gespräche zu verbessern. Es kann eine Herausforderung sein, sich an jedes Gespräch mit einem Kunden zu erinnern, wenn Sie viel in der Pipeline haben. Aufnahme wird ein Plus sein.

Wenn Ihr CRM in die Telefonie integriert ist, erhalten Sie automatisch alle anrufbezogenen Informationen in einem CRM, erhalten ein vollständiges Bild der Kommunikation mit einem Lead und analysieren den Beitrag dieser Anrufe zur Konversionsrate.

E-Mail-Automatisierung

Die Vertriebs-CRM-Automatisierung kann die Kommunikation basierend auf bestimmten Aktionen auslösen und personalisieren, die Kunden ausführen – oder nicht ausführen. Einer dieser Kommunikationskanäle ist häufig eine E-Mail. E-Mails bringen Vertriebsmitarbeitern viel Routine. Die gute Nachricht ist, dass E-Mails wahrscheinlich den höchsten Automatisierungsgrad erreichen können.

Um ein paar Ideen zu geben, könnten Sie:

Automatisieren Sie Willkommens-E-Mails, die an Kunden gesendet werden, die sich für Ihre Mailingliste anmelden.
Informieren Sie Benutzer mit einer Reihe von E-Mails über Ihr Produkt.
Nurture führt zum Kauf.
Empfehlen Sie verwandte Funktionen oder Produkte für Up-Selling oder Cross-Selling.
Erinnern Sie Leads an den Checkout-Prozess, der nicht abgeschlossen wurde.

Eine andere Sache, für die die CRM-Verkaufsautomatisierung verwendet werden kann, ist das Erstellen von E-Mail-Vorlagen . Das Kopieren und Einfügen von E-Mails kann mühsam sein, insbesondere wenn verschiedene E-Mails an verschiedene Kundengruppen gesendet werden müssen oder Sie ständig die gleichen Fragen von Ihren Kunden erhalten.

Sie können E-Mail-Vorlagen erstellen und diese dann in Ihrem CRM-System speichern, was viel Zeit für die Formatierung verschwendet und sicherstellt, dass bestimmte E-Mails bestimmte Personen erreichen. Diese E-Mail-Vorlagen können für den persönlichen Gebrauch gespeichert oder mit Kollegen geteilt werden.

Vertriebsautomatisierung für Vertriebsleiter

Ach, was wir ohne Sie nicht machen würden - unsere Vertriebsleiter. Es liegt in der Natur Ihrer Arbeit, pünktlich und gründlich zu arbeiten und dabei nur sehr wenig Raum für menschliche Fehler zu lassen. Das Einrichten von Verkaufsprozessen, das Erstellen und Verfolgen von Verkaufspipelines, das Prognostizieren und Analysieren der Leistung des Verkaufsteams sind nur ein winziger Teil dessen, wofür Verkaufsleiter verantwortlich sind.

Aber leider lassen sich viele dieser Aufgaben auch automatisieren, sodass in den Kalendern der Manager mehr Platz für strategische Dinge und Teamcoaching bleibt. Lassen Sie uns herausfinden, welche Aufgaben eines Vertriebsleiters mit Hilfe eines CRM-Systems automatisiert werden können.

Lead-Verteilung

Durch den Einsatz von CRM können Vertriebsleiter jetzt auf die Zeiten zurückblicken, in denen sie Kunden manuell an ihre jeweiligen Vertriebsmitarbeiter verteilen mussten. Für Vertriebsmitarbeiter ist es wichtig, schnell auf neue Leads zu reagieren, da es viele andere Wettbewerber gibt und der Kunde sich anfangs wahrscheinlich nicht nur an Ihr Unternehmen gewandt hat. Der Zeitpunkt Ihrer Antwort an einen potenziellen Kunden bestimmt das weitere Schicksal des Geschäfts.

Nach der Einrichtung eines bestimmten Workflows können Manager Leads gleichmäßig auf die Teamvertreter verteilen (per Round-Robin) oder sie bestimmten Managern zuweisen, abhängig von Lead-Parametern wie geografischen Faktoren, Unternehmensgröße oder Branche. So sparen Sie Zeit und können schnell auf eingehende Leads reagieren. Wenn dieser Prozess jedoch von Hand durchgeführt wird, können Leads lange Zeit ohne Antwort bleiben oder sogar vergessen werden.

CRM eignet sich auch für die Neuzuordnung von Leads. Zum Beispiel hat Susan ihren Mutterschaftsurlaub genommen (wir freuen uns alle sehr für Susan). Doch jetzt gehören ihre Interessenten und zahlenden Kunden keinem Vertriebsmitarbeiter mehr, und ihnen fehlt eine gute Pflege und Fürsorge.

CRM-Systeme machen es sehr einfach, die Kundendatensätze einem anderen Vertriebsmitarbeiter zuzuweisen, ohne alle erforderlichen Informationen weitergeben zu müssen; es geschieht automatisch.

Sie können die Massenaktualisierungsfunktion verwenden – filtern Sie die CRM-Datensätze heraus, die dem vorherigen Manager zugewiesen waren, und ändern Sie das Feld Manager durch ein neues, was bedeutet, dass Sie nicht jeden Kunden durchgehen und das Feld einzeln aktualisieren müssen.

Dateneingabe und Anreicherung

Wenn Sie Vertriebsmitarbeiter nach der Aufgabe fragen, die sie an ihrer Arbeit am wenigsten mögen, werden die meisten antworten – Eingabe und Aktualisierung von CRM-Daten. Aus diesem Grund gibt es auf LinkedIn so viele Posts von Vertriebsleitern, die nach Tipps fragen, um ihr Vertriebsteam zu motivieren, CRM zu aktualisieren.

Die Dateneingabe kann so mühsam sein – Verkäufer verbringen im Durchschnitt 17 % ihres Tages damit, alle relevanten Informationen in die Systeme einzugeben; das kann deinen Lebenswillen töten. Aber da es in unserem Artikel um Vertriebsautomatisierung geht, haben Sie vielleicht schon erraten, dass die Dateneingabe auch bis zu einem gewissen Grad automatisiert werden kann.

Erstellung von CRM-Datensätzen

Neue Leads aus eingehenden E-Mails. E-Mail ist einer der wichtigsten Kommunikationskanäle von Verkäufern; Daher ist es eine Quelle von Tonnen von Verkaufschancen. Mit einem in Gmail oder einen anderen E-Mail-Client integrierten CRM können Sie die Datensatzerstellung automatisieren. Bei NetHut CRM müssen Sie den Mauszeiger über das NetHunt-Symbol bewegen und darauf klicken. Sie erhalten einen Vorschlag, sowohl Kontakt- als auch Firmendatensätze automatisch zu erstellen, wobei alle relevanten Daten im entsprechenden Ordner und Datensatz gespeichert werden.

Webformulare. Sie haben wahrscheinlich eine Website, und wir glauben, dass sie Ihnen auch eine solide Menge an Leads bringt. Bei der Integration von CRM mit Webformularen werden alle Informationen, die ein potenzieller Kunde in das Formular ausfüllt, automatisch in den CRM-Datensatz gezogen, der erstellt wird, sobald der Lead das Formular absendet.
Wenn Sie andere Tools zur Generierung von Leads, Chatbots oder Online-Chats wie Intercom oder Facebook Messenger verwenden, können Sie auch automatisch Aufzeichnungen aus jedem Gespräch erstellen.

Datenanreicherung. Das Finden eines Leads kann eine schnelle Aufgabe sein, während das Sammeln aller erforderlichen Daten über diese Person eine Herausforderung darstellen kann. Die meisten Fachleute verwenden LinkedIn, das aktuelle Informationen über sie enthält. Wie oben erwähnt, sorgen CRM-Systeme wie NetHunt, die mit LinkedIn integriert sind, für einen reibungslosen Datenanreicherungsprozess.

Die Automatisierung der Dateneingabe über Ihr CRM-System ist eine hervorragende Möglichkeit, eine der dringendsten Beschwerden von Vertriebsmitarbeitern überall zu lindern: Zeitverschwendung.

Im Ergebnis führt die automatisierte Dateneingabe zu:

Standardisierte Datenbasis und höhere Datenqualität, da jeder Datensatz die gleichen Informationen enthält
Es erhöht die Zufriedenheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter
Es beschleunigt die Arbeit und erhöht die Effektivität des Teams

Pflege neuer Leads

In jedem Unternehmen ist die Nachverfolgung ein großer Zeitfresser. Wenn Sie einen Lead nicht sofort nachverfolgen, kann dieser aus der Verkaufspipeline herausfallen. Es ist ziemlich selten, dass Sie nach nur einer E-Mail eine Antwort von einem potenziellen Kunden erhalten, und höchst unwahrscheinlich, dass er sofort zum Kauf bereit ist.

Sie können Ihr CRM verwenden, um Leads zu pflegen, indem Sie ihnen regelmäßig eine Reihe von E-Mails senden, die sie an Ihre Marke erinnern und sie zu einem Kauf anregen.

Automatisierte E-Mails wie "Willkommen!" zu neuen Leads, sobald sie sich für Ihr Produkt anmelden, und sie mit Hilfe einer automatisierten E-Mail-Kampagne während des gesamten Verkaufsprozesses zu pflegen, erhöht die Chancen, einen neuen zahlenden Kunden zu gewinnen.

Sie können sogar einen langfristigen Drip-Marketing-Plan aufstellen, um den Lead im Laufe der Zeit zu pflegen, indem Sie sie einladen, einen Termin zu vereinbaren, ihnen Ihre neuesten Werbeaktionen zu senden oder ihnen Ihre neuesten Werbeaktionen automatisch per E-Mail zu senden. Sie können die Pflege über den gesamten Lebenszyklus des Kunden buchstäblich automatisieren.

Hier ist ein Beispiel für die in NetHunt CRM eingerichtete Pflegesequenz:

Ein automatisierter Workflow zur Lead-Pflege in NetHunt CRM

Lead-Scoring

Lead-Scoring ist der Prozess, bei dem Leads, die in einen Verkaufstrichter gelangen, numerische Nummern zugewiesen werden, um ihre Verkaufsbereitschaft zu messen. Es ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Verkaufsprozesses, eine geeignete Verkaufsstrategie zu wählen und mit einem Lead richtig zu arbeiten, um potenzielle Kunden in treue Kunden zu verwandeln.

Mithilfe des Lead-Scorings können Sie Ihren Fokus auf die potenziellen Kunden mit der höchsten Wahrscheinlichkeit einer Konversion beschränken, während diejenigen mit geringerer Kaufwahrscheinlichkeit die automatisierten Sequenzen durchlaufen können. Sobald sie Anzeichen von Interesse zeigen, z. B. auf Ihre E-Mail antworten oder einen Demo-Anruf anfordern, können Sie den Lead-Score aktualisieren und mit der manuellen Kontaktaufnahme beginnen.

Die Punktzahl hängt von vielen Faktoren ab, wie z. B. Unternehmensgröße, Branche, Verwendung einer Firmen-E-Mail oder eines allgemeinen Unternehmens, Berufsbezeichnung usw.

Im Folgenden sind die Schritte aufgeführt, die Sie beim Lead-Scoring unternehmen sollten:

Identifizieren Sie Ihre Kundenpersönlichkeiten: Finden Sie heraus, welche Eigenschaften Ihre hochwertigen Kunden gemeinsam haben.
Legen Sie Bewertungskriterien fest: Unterscheiden Sie zwischen dem Verhalten Ihrer Kunden mit hoher und geringer Bindung.
Legen Sie Lead-Scoring-Regeln fest: Legen Sie die Gewichtung jedes Kriteriums fest.
Bestimmen Sie die Punktzahl, die einen Lead als qualifiziert definiert.

Nachdem Sie diese Schritte manuell durchgeführt haben, erledigt die CRM-Automatisierung den Rest. Es weist Kunden automatisch ihre Punktzahlen zu.

Churn-Prävention

Kundenabwanderung ist eine große Sache für SaaS-Unternehmen, was zu weniger Einnahmen führt, was die Essenz der Arbeit von Vertriebsmanagern und normalerweise das primäre Geschäftsziel ist. Mit einem CRM erhalten Sie ein umfassendes Kundenprofil mit Informationen wie Kaufverhalten, letzter Interaktion, Aktivität und anderen Daten, um Kunden zu identifizieren, die am wahrscheinlichsten gehen. Sobald Sie Kunden identifiziert haben, die kurz vor der Abwanderung stehen, können Vertriebsmitarbeiter ihnen Preisnachlässe, kostenlose Funktionen und Angebote anbieten, um Kunden zum Bleiben zu ermutigen.

Idealerweise sollten Sie die Kunden, die abwandern könnten, im Voraus erkennen, um genügend Zeit zu haben, die Situation zu ändern und sie davon zu überzeugen, bei Ihrer Marke zu bleiben.

Bauen Sie von Anfang an starke Beziehungen zu Ihren Kunden auf. Bitte stellen Sie sicher, dass sie den maximalen Nutzen aus Ihrem Produkt ziehen und wissen, wann ein Kunde das Interesse verliert, entsprechend zu handeln. CRM hilft bei der Abwanderungsprävention, und hier sind einige Prozesse, die automatisiert werden können, um die Abwanderung zu reduzieren:

Die Automatisierung Ihrer Bewertungsanrufe stellt sicher, dass Sie regelmäßige Treffen mit Ihren Kunden haben, um sicherzustellen, dass sie mit dem Produkt zufrieden sind.
Automatisieren Sie Ihren Onboarding-Prozess und stellen Sie sicher, dass Kunden jede Funktion Ihres Produkts verstehen und schnell den „Aha“-Moment erreichen.
Die Automatisierung von Nachverfolgungen bei geringer Kontoaktivität könnte Ihre zukünftige Beziehung zu diesem Kunden ausmachen und unterbrechen. Wenn Sie sie anrufen und daran erinnern, dass Sie immer noch da sind und gerne helfen würden, könnten Sie sich vor Umsatzabwanderung bewahren.
Durch das Versenden von Verlängerungserinnerungen können Sie sicherstellen, dass Sie die Rechnung erhalten und dass Sie in der kommenden Periode voraussichtlich den gleichen Umsatz erzielen.

So sieht der automatisierte Onboarding-Workflow in NetHunt CRM aus:

Wenn Sie die oben genannten Prozesse automatisieren, werden Sie Ihre Kunden vermutlich besser kennen, sie werden Ihr Produkt aktiver nutzen und die Wahrscheinlichkeit, dass sie Sie verlassen, geht gegen Null.

Berichterstattung

Wenn Sie manuell Berichte schreiben, werden Sie zur Tür gehen; bis zu einer Stunde pro Tag damit zu verbringen, scheint eine Zeitverschwendung zu sein, die für etwas Rentableres aufgewendet werden kann. Hier sind einige der Berichte, die automatisch in einem CRM-System generiert werden können.

Aktivitäten des Vertriebsteams, um zu sehen, wie viele E-Mails und Anrufe sie getätigt und wie viele Meetings sie gebucht haben.

Zielerreichung, um die Ziele der Vertriebsmitarbeiter und des Teams als Ganzes zu verfolgen und die Strategie bei Bedarf anzupassen.
Die effektivsten Vertriebskanäle in Bezug auf Lead-Generierung und -Umwandlung; wissen, welche Kanäle am effektivsten sind und skaliert werden können und welche vernachlässigt werden können.
Eine Reihe neuer Verkaufschancen, um zu sehen, ob Sie genügend Leads in der Pipeline haben und ob Sie Fortschritte bei der Lead-Generierung im Vergleich zur Vorperiode machen.
Sales-Pipeline-Bericht, um den Fortschritt der Deals zu sehen und wie viel Umsatz darin steckt.

Ihre C-Levels möchten vielleicht eine detailliertere Aufschlüsselung des Verkaufsfortschritts, und auch hier können wir Ihnen helfen. Hier ist ein Artikel, der die Vertriebspipeline-Metriken für C-Level umreißt.

Durch die Verwendung automatisierter Berichte können sich Vertriebsleiter ein vollständiges Bild der Vertriebseffektivität machen, ohne einen Finger zu rühren, um die Daten zu erfassen und wöchentliche Berichte für andere Berichtszeiträume zu erstellen. Sie haben jederzeit aktuelle Informationen über den Stand Ihrer Verkäufe.

Das Wichtigste, was man zurücknehmen muss, ist, dass Produktivität der Schlüssel ist; die reduzierung des zeitaufwands für aufgaben eröffnet vielfältige verkaufsmöglichkeiten und aufgaben, auf die sie sich konzentrieren können und die langfristig ihren unternehmenserfolg sichtbar steigern. Aber denken Sie daran, dass Sie und Ihr Unternehmen, wenn Sie mit all der Automatisierung zu verrückt werden, fast wie Roboter erscheinen können; Die Umsetzung dieser menschlichen Berührung ist ebenfalls sehr effektiv.

Wenn Sie davon überzeugt sind, dass die Vertriebsautomatisierung das Leben Ihrer Vertriebsleiter und Vertriebsmitarbeiter retten kann, sind Sie herzlich eingeladen, Ihre kostenlose Testversion von NetHunt CRM zu starten – die ersten 14 Tage gehen auf uns.