So erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur: 13 Tipps und Beispiele

Veröffentlicht: 2020-02-26

Der erste Eindruck zählt. Psychologen glauben, dass es ungefähr 30 Sekunden dauert, um zu entscheiden, ob wir eine neue Person mögen oder nicht. Es dauert noch weniger Zeit, online Eindruck zu machen. Eine ordentliche E- Mail-Signatur ist Ihre Gelegenheit, sich abzuheben, sich selbst zu definieren, der Welt mitzuteilen, woran Sie arbeiten, und sie wissen zu lassen, dass Sie offen für Geschäfte sind.

Eine E-Mail-Signatur ist die Visitenkarte des 21. Jahrhunderts. Vor allem sollte es Ihren Namen, Ihr Unternehmen, Ihre Berufsbezeichnung und Ihre Telefonnummer enthalten.

Wenn Sie jedoch wirklich ihre Aufmerksamkeit erregen wollen, müssen Sie darüber hinausgehen. Sie könnten Ihr Firmenlogo einfügen, Markenelemente integrieren, ein Werbebanner einfügen und Sie sollten auf jeden Fall irgendwo einige Social-Media-Links enthalten. Alles zusammen ergibt das Bild eines professionellen und vertrauensvollen Ansprechpartners.

Mit den folgenden Ratschlägen können Sie eine einfache E-Mail-Signatur in ein professionelles Tool umwandeln, das Ihnen das nötige Bein gibt, um Ihre Ziele zu erreichen.

1. Halten Sie Ihre Signatur einfach

Die Hauptattribute einer professionellen E-Mail-Signatur sind, dass sie leicht lesbar und prägnant ist und gleichzeitig die folgenden Informationen übermittelt.

  1. Vollständiger Name
  2. Berufsbezeichnung und Firmenname mit verlinkter Website
  3. Kontakt Nummer
  4. Social-Media-Links

Erwägen Sie, Branding-Elemente in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen. Zum Beispiel ein Logo , ein Firmenmotto oder ein Banner . Solange Sie es nicht übertreiben, machen diese Funktionen Ihre E-Mail effektiver – insbesondere, wenn Sie für eine anerkannte Marke arbeiten.

2. Vermeiden Sie es, zu viele Details hinzuzufügen

Füllen Sie Ihre Unterschrift nicht mit irrelevanten oder hohlen Informationen. Sie können die Adresse Ihres Unternehmens angeben , aber nur, wenn Sie ein kleines lokales Unternehmen führen, das möglicherweise besucht werden muss. Sie müssen diese Informationen nicht angeben, wenn Sie für einen Technologieriesen arbeiten. Ebenso ist es völlig unnötig, Ihre E-Mail-Adresse anzugeben, da … Sie ihnen bereits E-Mails senden … von Ihrer E-Mail-Adresse aus.

Alles in allem sollte Ihre E-Mail-Signatur kurz und prägnant sein und nicht langatmig und aufgebläht.

3. Finden Sie die Balance zwischen Inhalt und Design

Bevor Sie mit dem Ändern von Schriftarten und Farbspritzern beginnen, müssen Sie zunächst entscheiden, was die wichtigsten Informationen in Ihrer Signatur sind. Diese Informationen gehen zuerst.

Nachdem Sie die Inhalte Ihrer Signatur priorisiert haben, sollten Sie die folgenden Tipps beachten und eine Balance zwischen Inhalt und Gestaltung finden.

  • Geben Sie einem Leser mehr Platz zwischen digitalen Elementen, um das Verständnis um bis zu 20 % zu steigern.
  • Verwenden Sie Trennlinien oder Leerzeichen, um verschiedene Signaturelemente zu trennen und die Aufmerksamkeit des Lesers zu lenken.
  • Verwenden Sie Abstände, um Elemente zu unterteilen, nicht Linien. Weniger Linien und andere sichtbare Trennlinien bieten ein klareres Bild.

Danach hilft das Hinzufügen von ein wenig Farbe, die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich zu ziehen. Denken Sie bei der Auswahl des richtigen Farbtons daran, was eng mit Ihrer Marke und Branche verbunden ist oder was Ihr Publikum am meisten anspricht.

Versuchen Sie, nicht mehr als zwei Farben zu verwenden, und versuchen Sie sicherzustellen, dass sie übereinstimmen. Ähnlich verhält es sich mit Ihrer Schriftauswahl; Halten Sie die Dinge einfach und vermeiden Sie alles, was zu laut ist. Es kann sogar eine gute Idee sein, eine Markenschrift zu haben und einen einheitlichen Stil im gesamten Unternehmen beizubehalten.

5. Fügen Sie ein Foto hinzu

Warum laden Sie statt eines Firmenlogos nicht ein Foto von sich hoch? Geben Sie Ihrem Namen ein Gesicht und bauen Sie Vertrauen und Persönlichkeit auf. Verwenden Sie jedoch nicht sowohl ein Foto als auch ein Logo, da Ihre Unterschrift unübersichtlich und unklar wird.

6. Machen Sie es sozial

Das Hinzufügen von Social-Media-Links zu Ihrer E-Mail-Signatur ist eine gute Möglichkeit, Ihrem Unternehmen mehr Glaubwürdigkeit zu verleihen. Darüber hinaus bietet es eine weitere Möglichkeit, den Traffic zu steigern und neue Leads zu gewinnen. Symbole sparen viel Platz, also ziehen Sie in Betracht, Links unter die zugehörigen Social-Media-Symbole zu setzen.

Stellen Sie schließlich sicher, dass diese Links nachverfolgbar sind, damit Sie wissen, wann sie angeklickt werden.

7. Fügen Sie einen Call-to-Action (CTA) ein

Ein guter CTA ist genau das, was Ihre Kunden dazu ermutigt, mit Ihnen zu interagieren. Welche Maßnahmen Sie ergreifen sollen, hängt von Ihren Zielen ab. Ein Call-to-Action könnte beispielsweise ein Link zu Ihrem Blog oder Produkt sein. Ihr CTA kann einen Kunden dazu bringen, ein eBook herunterzuladen, sein Interesse mit einem Sonderangebot oder Rabatt wecken, ihm sagen, wie er eine Demo buchen kann, oder absolut alles andere tun, was Sie von ihm erwarten.

Vergessen Sie nur nicht, es regelmäßig zu aktualisieren!

8. Heben Sie Ihr Unternehmen hervor

Wenn Ihr Unternehmen eine beeindruckende Auszeichnung erhalten oder einen bedeutenden Meilenstein erreicht hat … warum zeigen Sie es nicht in Ihrer Unterschrift? Dies trägt dazu bei, mehr Interesse bei Kunden und Leads zu wecken.

9. Machen Sie Ihr Design mobilfreundlich

Smartphones und Tablets können von E-Mail-Vermarktern und Vertriebsleitern nicht mehr ignoriert werden. Sie machen einen großen Teil aller E-Mail-Interaktionen und Einnahmen aus. Etwa 3 von 5 Verbrauchern checken ihre E-Mails unterwegs; 75 % geben an, dass sie ihr Smartphone hauptsächlich zum Abrufen ihrer E-Mails verwenden.

Versuchen Sie also, ein Design zu implementieren, das auch auf Mobilgeräten gut aussieht. Stellen Sie sicher, dass der Text groß genug ist, um auf einem kleinen mobilen Bildschirm gelesen zu werden; Stellen Sie sicher, dass Links und Schaltflächen groß und ausreichend weit voneinander entfernt sind.

10. Optimieren Sie Ihre E-Mail-Signatur für alle E-Mail-Clients

Stellen Sie sicher, dass Ihre Signatur ein Format hat, das für alle E-Mail-Clients geeignet ist. Seien Sie vorsichtig mit der HTML-Formatierung, da einige Teile Ihrer Signatur möglicherweise nicht für alle sichtbar sind. Beispielsweise erkennt Microsoft Outlook keine Hintergrundbilder, also vermeiden Sie deren Verwendung.

11. Vergessen Sie eingebettete Inhalte

In Outlook und den meisten anderen E-Mail-Clients für Unternehmen können Empfänger keine eingebetteten Videos ansehen. Sie werden einfach aus Sicherheitsgründen nicht geladen.

Außerdem ist es besser, JPEGs anstelle von PNGs in Ihrer Signatur zu verwenden, da sie schneller geladen werden. Vergessen Sie schließlich nicht, das '-nosend-'-Tag für alle Bilder zu verwenden. Andernfalls könnten sie von einigen E-Mail-Clients fälschlicherweise als Anhang verarbeitet werden.

12. Verwenden Sie einen Signaturgenerator

Ein E-Mail-Signaturgenerator ist ein Tool, mit dem Sie einfach und schnell eine perfekte E-Mail-Signatur erstellen können. Es gibt eine große Auswahl davon, aber wir haben unseren Favoriten.

HubSpot bietet einen kostenlosen Generator für E-Mail-Signaturen, den Sie nutzen können. Es funktioniert mit vielen gängigen E-Mail-Anbietern – wie Gmail, Apple Mail, Outlook und Yahoo. Die App hat 6 Vorlagen zur Auswahl, mehrere Farben, bietet einen CTA und verfügt über eine Social-Media-Integration. Kühl!

Wie genau kann eine E-Mail-Signatur für verschiedene Zwecke verwendet werden?

Nun, jede Abteilung kann Signaturen verwenden, um bestimmte Ziele zu erreichen.

Marketing:

  • Bereitstellung von Links zu sozialen Medien;
  • Senden Sie Leads zu Ihren neuesten Inhalten;
  • Bieten Sie Links zu Webinaren, Konferenzen und anderen Veranstaltungen an, an denen Sie teilnehmen oder die Sie veranstalten.

Verkauf:

  • anklickbare Bilder von Produkten;
  • aktuelle Aktionen und Angebote.

Kundenbeziehung und Kontoführung:

  • Informationen über Ihr Unternehmen mit Kontaktinformationen enthalten;
  • Links zu einer Zielseite;
  • Kundenreferenzen und Testimonials

Alles in allem sollte eine E-Mail-Signatur äußerst einfach und leicht lesbar sein und die gleichen Standardelemente enthalten, die jeder Fachmann verwenden sollte. Gleichzeitig müssen Sie als Unternehmensvertreter Ihre Unterschrift mit zusätzlicher Kreativität personalisieren , um sich abzuheben.

Unterschätzen Sie nicht die Rolle von E-Mail-Signaturen in Ihren Marketing- und Verkaufskampagnen. Erfahren Sie, wie Sie sie effektiv einsetzen und das Beste aus ihnen herausholen. Experimentieren Sie mit Bannern, Links und Inhalten, um für Ihr Unternehmen zu werben. Fügen Sie Ihrer Fußzeile einen Farbtupfer hinzu, verfolgen Sie die Signaturleistung und streben Sie eine kontinuierliche Verbesserung an. Lassen Sie bei Ihrer Suche nach Conversion nichts unversucht!