チームの生産性を向上させる方法

公開: 2019-06-26

チームの生産性は、あらゆる業界の企業の成功を後押しします。 チームリーダーの役割は、専門家が燃え尽きることなく、チームがより良い結果を達成できるよう支援することです。 チームの生産性を向上させ、オフィスの健康的な雰囲気を維持するにはどうすればよいですか？

序章

30代半ば、エディー・モッラという名の苦労している作家は、アルコール依存症といくつかの未発表の小説以外は何もありませんでした。 エディの妻は失敗した小説家との惨めな生活をあきらめ、彼の出版社は彼との契約を破り、彼を仕事なしで去ろうとしていました。

エディが信じられないほど生産的になる「魔法の錠剤」を服用すると、すべてが突然変わります。 ある夜、彼は小説を完成させ、それが成功したことが判明しました。 新しい錠剤で、エディの人生は良くなり、彼は彼のキャリアのピークに達します。

ブラッドリー・クーパーによって完全に描かれた有名なLimitless（2011）映画の主人公をおそらくご存知でしょう（そうでない場合は、ご覧になることを強くお勧めします！）。 したがって、この映画を見ると、この目障りな考えを理解できます。私たちの日常の生産性は本当に劣っています。

残念ながら、あなたとあなたのチームを現在の2倍の生産性にする魔法の薬はありません。 ただし、やる気のあるチームワーク、生産性に関する一連のヒント、および特別な生産性ツールのコレクションも、魔法を生み出すことができます。

この記事では、個人の生産性を向上させ、チームの生産性を高めるのに役立つ、実証済みの戦術とヒントをまとめています。 チームメイトが現在経験している生産性の弱点を読み、打ち負かしてください。

チームの生産性とは何ですか？

チームの生産性とは、特定の期間にチームが実行した作業の量です。 チームの生産性は、さまざまな要因に依存します。 まず第一に、それはチームの各メンバーの生産性とスキルです。 第二に、会社一般、特にチームリーダーによって設定された目標の明確さと達成可能性。 また、作業環境、モチベーションのレベル、チーム内のコミュニケーションも生産性に影響します。

チームワークについて話すとき、生産性は通常、作業の量を表し、有効性は品質を表します。 しかし、長時間労働が明白な結果をもたらさなければ、生産的であることは不可能です。 仕事の高性能は、チームの生産性の重要な部分です。

生産性は相対的な尺度であり、収益性や収益と見なすことはできないことを覚えておくことも重要です。

チームの生産性を追跡および測定する方法は？

チームのパフォーマンスは相対的な尺度であるため、それを計算するための独自の公式はありません。 これが、マネージャーが個人とチームの両方のパフォーマンスを測定するために一般的な労働生産性の方程式を使用することが多い理由です。

この式は非常に単純であり、最終的には、完璧な結果と見なすことができるものが正確にわかりません。 総生産量と総投入量の相関関係は、主に財を生産する企業で機能します。 したがって、サービスやITソリューションを提供する企業にとってはそれほど有用ではありません。

チームの生産性を測定する方法を探すときは、チームごとに合計出力が異なることに注意してください。 チームのパフォーマンスは、業界の詳細と、チームが社内で行っていることによって異なります。 正確な数値を組み合わせるほど、良い結果が得られます。

さまざまなチームのパフォーマンスを測定する方法は？

  • セールスチーム。 営業チームの生産性は、（明らかに）生成された売上、署名された契約、アクティブ化されたアカウントなどの数になります。これらの数値を、作業に費やされた労働時間数と比較します。
  • マーケティングチーム。 マーケティング部門の生産性を測定することはより困難です。 ブランドマーケティングは、実数が表示される可能性のある販売と比較して、長期的な投資です。 この場合、さまざまなマーケティングチャネル（ソーシャルメディア、AdWords、メールアウト、ニュースレターなど）によって配信されたリードと顧客の数を追跡します。
  • カスタマーサポートチーム。 サポートチームの生産性は、一定期間に解決されたタスクと問題の数として強調される場合があります。

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チームの生産性を今すぐ向上させる13の方法

この記事では、チームのパフォーマンスを向上させるための最もシンプルで効果的な13の方法を集めました。 それらの多くを日常業務に適用すればするほど、生産性の測定可能な結果を​​より早く得ることができます。

責任を委任する

あなたは卓越したスキルを備えた優れた専門家ですが、1日は24時間しかありません。 これは、すべての作業を自分で行うことはできないことを意味します（ハーマイオニーグレンジャーであるか、半分の方法で物事を行っている場合を除きます）。 チームに責任を委任することを恐れないでください。 このようにして、個人の生産性を向上させ、重要なタスクにより多くの時間を節約し、チームに信頼を示すことができます。 なぜ他にこれらの才能のある仲間を雇ったのですか？

従業員の話を聞く

Salesforceの報告によると、自分の声が聞こえることを知っている従業員は、仕事でのパフォーマンスを向上させる意欲が4.6倍高くなっています。 従業員との合同および個人的な会議を開催し、彼らのアイデア、新しい改善に関するフィードバック、またはオフィスの雰囲気に耳を傾けます。 ただし、頻繁で時間のかかる会議は、個人およびチームの生産性を損なう可能性があることに注意してください。

休憩を奨励し、正常化する

仕事の日は定期的に休憩を取ることが重要です。 チームが絶えず働いていると、燃え尽き症候群を感じる可能性があり、それが生産性と長期的なモチベーションに影響を与える可能性があります。 簡単な解決策は、チームに45〜60分ごとに休憩を取るように促すことです。 これは逆効果に思えるかもしれませんが、従業員が再充電できるため、仕事に戻ったときに集中力を高めることができます。

カードゲームゲームのスタートアップであるソリティアを運営するニール・タパリアは、ゲームプレイを休憩に織り込んでいます。 ニールは、チームが定期的に休憩を取り、その間にソリティアのようなゲームをプレイすることを奨励しています。 彼は次のように説明しています。「私たちのチームはこれが大好きです。 クイックゲームをプレイすることは、仕事の日中、優位に立ち、楽しむための素晴らしい方法です。 私たちのチームは、集中力を高め、生産性をより長く維持できることを確認しました。 」

忠誠心を創造し、育む

あなたの仕事が高く評価されているという事実を理解することは、専門家としての充実感とモチベーションを与えますよね？ そして、専門家としての充実は生産性の向上につながります。 だから、あなたのチームの素晴らしい仕事を補完することを躊躇しないでください。 そしてもちろん、あなたのチームはあなたが彼らの仕事にどれだけの価値を置いているかを知っているべきです。 覚えておいてください：良い上司になるには、あなたの側からのサポートや思いやりさえ必要かもしれません。

効果的でオープンなコミュニケーションを整理する

オープンで明確なコミュニケーションは、仕事を成功させ、生産的にするために非常に重要です。 部門間または1つのチーム内でさえコミュニケーションが不足していると、最終製品にギャップが生じ、会社の損失が発生する可能性があります。 更新、考え、アイデアを共有するプロセスと、チーム内のコラボレーションがスムーズに実行されるようにします。

従業員のエンゲージメントを高める

Gallupの調査によると、エンゲージメントの高い企業は17％の生産性の向上を経験し、21％高い収益性を示しています。 そのため、最も成功している企業は、従業員の関与をビジネス戦略の中心に据えることを目指しています。 あなたの従業員は従事していると感じますか？

従業員の長所と短所を発見する

人々の強みを発見することは、あなたが彼らを適切なタスクと一致させるのに役立ちます。 また、不適切なワークフローからそれらを遠ざけることで、生産性の低下を克服し、専門家の燃え尽き症候群を回避できます。 従業員のことを知り、潜在能力を最大限に発揮できるタスクを割り当てます。 このようにして、チームメンバーの生産性が向上します。

ビデオ：NetHuntCRMでタスクを使用する方法。右矢印

達成可能な目標を設定する

翌日、最終目標に近づくという事実を知ることほど、やる気を起こさせるものはありません。 最良のシナリオでは、従業員は会社の目標と個人的な目標の両方を認識している必要があります。 長期的なビジネス目標は、達成可能なマイルストーンに分割する必要があります。 そうしないと、ハードワークの結果を測定できないためにチームの生産性が低下するリスクがあります。

学習とトレーニングの機会を提供する

多くの場合、最も勤勉な人々でさえ、知識が不足しているためにパフォーマンスを向上させることができません。 これは、彼らが専門家ではないという意味ではありません。新しい、より洗練されたテクノロジー、製品、ソリューションが毎月登場し、それらを習得して日常業務で使用すると、チームの生産性に大きな影響を与える可能性があります。 従業員に新しいことを学ばせましょう。 生産性を高めるための鍵は、オフィスの壁の外にあるのではないでしょうか。

従業員との毎週の会議をスケジュールする

ミーティングは、1日を通して主に食事をする人の1人と見なされています。 一方では、更新をすばやく収集し、複雑なタスクの解決策を見つけるのに役立ちます。 一方、定期的な会議は、特に人々が話題から外れ始め、会議の本当の理由を忘れたときに、仕事の邪魔になります。 ハーバードビジネスレビューは、さまざまな業界の182人の上級管理職を調査し、その65％が、会議によって自分の仕事を完了できないと述べています。 71％が、毎日の会議は非生産的であると考えています。

あなたのチームとの次の会議を計画するとき、あなたは自分自身に尋ねてください：あなたは本当にそれらすべての人々を彼らがしていることからそらす必要がありますか？ あなたの従業員の時間を感謝します。 会議を行うときは短くして、関与すべき人だけを招待してください。

時間に注意してください

チームの生産性に関しては、時間は最も貴重なリソースです。 正確な方法で測定しないと、1日の間に何時間無駄になっているのか正確にはわかりません。 そのため、チームのパフォーマンスを監視するには、適切なタイムシートアプリを選択することが重要です。 不必要な気晴らしを避けるために、バックグラウンドで時間とコンピュータアクティビティを自動的に追跡する必要があります。 さらに、従業員の能力に関する詳細な洞察を提供する幅広いレポートが提供されているかどうかを確認してください。

ポジティブな職場環境を作る

職場環境が企業の成長のボトルネックになるとは信じがたい。 結局のところ、オフィスの雰囲気は大きく変わる可能性があります。 そして、不快な椅子はそれとは何の関係もありません。 進行中のノイズ、気が散る話、さらには噂でさえ、チームの生産性に悪影響を及ぼします。 あなたが上司である場合は、雰囲気を友好的で生産的な仕事に役立ててください。

チームリーダーの良い例になる

ミランダ・プリーストリー（プラダを着た悪魔）やバディ・アッカーマン（サメと一緒に泳ぐ）でなくても、人々の仕事をより効果的にすることができます。 それは実際には逆です。従業員のパフォーマンスを向上させるには、マインドフルネスリーダーの代表的な例になる必要があります。

担当を主導し、おしゃべりをし、チームを助け、教え、サポートし、やる気を起こさせます。 素晴らしい時間管理スキルと高いレベルのプロ意識を提示します。 チームの仕事にどれだけ感謝しているかを常に示してください。そうすれば、結果は長くは続かないでしょう。

絶対にすべきでないこと

チームの高い生産性とオフィスの健全な雰囲気を維持するには、次のことを避けることをお勧めします。

  1. 従業員に圧力をかけます。
  2. 批判する（特に公に）。
  3. 叫ぶ（決して、いかなる状況でも）
  4. あなたの失望を示しています。
  5. できない場合は、人々を余分な時間働かせます。
  6. 先延ばしへの戦争を発表。

ちなみに、先延ばしは制限されているときに刺激的で役立つかもしれません。

チームのパフォーマンスを向上させる方法：2019年の最高の生産性ツール

GoogleのPeopleInnovationLabのマネージャーであるVeronicaGilraneが5600人のGoogle社員に生産性について尋ねたところ、彼女は興味深い事実を発見しました。 より幸せで生産的なチームは、同僚とは少なくとも3つの異なることを行います。

まず、会議の前や休憩中に対人チャットを練習します。 次に、Googleの10,000人の従業員の多くは、さまざまなタイムゾーンで働いています。 これが、チームリーダーが毎週の会議の時間を定期的に変更する理由です。 このアプローチは、同じオフィスで働く人にも役立ちます。朝は生産的である人もいれば、昼食後は生産的である人もいるからです。 そして第3に、Googleの最も生産性の高い従業員は、チーム会議中に常に立ち会い、積極的かつ注意深く行動するよう努めます。

上記のヒントと生産性を高めるためのGoogleのハックに加えて、チームの有効性を高めるために、カテゴリ最高の生産性ツールを5つ集めました。

クライアントとの作業を整理するためのNetHuntCRM

NetHuntは、Gmailに統合されているCRMソフトウェアと生産性ツールの両方です。 現在または将来の顧客との関係に関してチームを同じページに保つには、CRMが必要です。 このGmailCRMは、クライアントとのコミュニケーションにおけるすべての更新と、販売およびマーケティングプロセスの全体的な進捗状況を保存します。

他になぜあなたのチームはCRMを必要としますか？

  • スプレッドシートをあきらめて、より重要なタスクの時間を節約します
  • 顧客プロファイルのナビゲートに1分も無駄にしないでください
  • 異なる部門間でワークフローを同期する
  • 従業員ごとの売上とパフォーマンスを追跡する
  • 受信トレイで取引を成立させる
  • Gmail、Googleカレンダー、Gドライブ、ハングアウトなどのアクティビティを1つのGSuiteCRMハブに統合します
  • フォローアップ、一括メールなどをスケジュールします。

Slackとのチャットとインスタントコミュニケーション

Slackは、チーム内での明確で効果的なコミュニケーションを可能にします。 インスタントメッセージを送信する機会を提供することにより、チームメンバーの作業プロセスを調整します。 Slackは、TrelloやGmailなどの他の多くのサービスと統合されており、ワークスペースのいずれかで重要なことが発生したときに通知します。 さらに、Fyleなどのツールと統合して、経費の報告と管理を行い、従業員がクリックするだけで準拠したビジネス経費を提出し、期限内に払い戻しを受けることができます。

GoogleMeetとの生産的な電話会議

Google Meetは、ビデオ通話や音声通話をスケジュールするためのシンプルで無料のツールです。 これは、世界中に散らばっているチームを集めるのに役立ちます。 出張のために不在の場合や、従業員の一部がリモートで作業している場合、GoogleMeetは効果的なコミュニケーションと生産的なチームワークを保証します。

チームワークを計画および整理するためのTrello

最も忙しい人やチームでさえ、Trelloで毎日の議題を整理します。 このアプリは、チームと共有できる列、カード、リスト、およびタスクを備えた直感的で遊び心のあるインターフェイスを誇っています。 メモを作成したり、カレンダーを視覚化したりすることもできます。 Trelloを使用すると、会議を逃したり、締め切りに間に合わなかったりすることはありません。

タイムトラッキング用のJira

Jiraを使用すると、チームがさまざまなタスクに投資する時間を測定できます。 Jiraは、すべての従業員のパフォーマンスを見積もるのに役立ちます。 特定のタスクを実行するために残っている時間に関する最新情報を提供します。 これを使用して、大きなタスクを小さなタスクに分割し、それらを別の人に委任することもできます。 Jiraは、チーム全体のワークフロー全体、特にすべての従業員の職業を視覚化します。

この作品を読んでくれてありがとう

全体として、チームの生産性は多くのことに依存しますが、適切なアプローチ、いくつかのパフォーマンスのヒント、および役立つツールを使用して、いつでもチームの生産性を向上させることができます。

試す準備はできましたか？ 次に、NetHunt CRMを使用して無料トライアルを開始し、チームのパフォーマンスをすぐに向上させます。