كيفية زيادة إنتاجية الفريق

تؤدي إنتاجية الفريق إلى تحقيق النجاح للشركات في جميع الصناعات. يتمثل دور قائد الفريق في مساعدة الفريق على تحقيق نتائج أفضل دون احتراف احترافي. كيف تزيد من إنتاجية الفريق وتحافظ على جو صحي في المكتب؟

مقدمة

في منتصف الثلاثينيات من عمره ، لم يكن لدى كاتب مكافح يُدعى إيدي مورا أي شيء سوى إدمان الكحول وعدد قليل من الروايات غير المنشورة. تخلت زوجة إيدي عن حياة بائسة مع روائي فاشل ، وكان ناشره على وشك فسخ العقد معه وتركه بلا عمل.

كل شيء يتغير فجأة عندما يأخذ إيدي "حبة سحرية" تجعله منتجًا بشكل لا يصدق. في ليلة واحدة أنهى روايته التي اتضح أنها ناجحة. مع الحبوب الجديدة ، تتحسن حياة إيدي ويصل إلى ذروة حياته المهنية.

ربما تكون قد تعرفت على بطل فيلم Limitless (2011) الشهير الذي صوره برادلي كوبر تمامًا (إذا لم يكن الأمر كذلك ، فنحن نوصي بشدة بمشاهدته!). لذا ، إذا شاهدت هذا الفيلم ، فسوف تفهم هذا الفكر المتطفّل: مدى ضعف إنتاجيتنا اليومية حقًا!

لسوء الحظ ، لا توجد حبة سحرية تجعل إنتاجيتك أنت وفريقك ضعف إنتاجيتك الآن. ومع ذلك ، فإن العمل الجماعي المحفز ومجموعة من نصائح الإنتاجية ومجموعة من أدوات الإنتاجية الخاصة يمكن أيضًا أن تخلق سحرًا.

في هذه المقالة ، نجمع بين التكتيكات والنصائح التي أثبتت جدواها والتي ستساعدك على تحسين إنتاجيتك الشخصية وزيادة إنتاجية فريقك. اقرأ وتغلب على نقاط ضعف الإنتاجية التي يمر بها زملائك في الفريق الآن.

ما هي إنتاجية الفريق؟

إنتاجية الفريق هي كمية العمل الذي يؤديه الفريق خلال فترة زمنية معينة. تعتمد إنتاجية الفريق على مجموعة من العوامل المختلفة. بادئ ذي بدء ، إنها إنتاجية ومهارات كل عضو في الفريق. ثانياً ، وضوح وإمكانية تحقيق الأهداف التي حددتها الشركة بشكل عام وقائد الفريق بشكل خاص. كما أن بيئة العمل ومستوى التحفيز والتواصل داخل الفريق تؤثر أيضًا على الإنتاجية.

عند الحديث عن العمل الجماعي ، عادةً ما تصف الإنتاجية كمية العمل ، بينما تصف الفعالية الجودة. ومع ذلك ، فإن الإنتاجية أمر مستحيل إذا لم تحقق ساعات العمل الطويلة أي نتائج ملموسة. الأداء العالي للعمل هو جزء أساسي من إنتاجية الفريق.

من المهم أيضًا أن تتذكر أن الإنتاجية مقياس نسبي ولا يمكن اعتبارها ربحية أو عائدًا.

كيف يمكنك تتبع وقياس إنتاجية فريقك؟

نظرًا لأن أداء الفريق هو مقياس نسبي ، فلا توجد صيغة فريدة لحسابه. هذا هو السبب في أن المديرين يستخدمون في كثير من الأحيان معادلة إنتاجية العمل العامة لقياس كل من الأداء الشخصي وأداء الفريق:

هذه الصيغة واضحة جدًا وفي النهاية ، لا تعرف بالضبط ما يمكن اعتباره نتيجة مثالية. يعمل الارتباط بين إجمالي الإنتاج وإجمالي المدخلات في الغالب للشركات التي تنتج السلع. وبالتالي ، لن يكون مفيدًا للشركات التي تقدم خدمات أو حلول تكنولوجيا المعلومات.

أثناء البحث عن طرق لقياس إنتاجية فريقك ، ضع في اعتبارك أن إجمالي المخرجات للفرق المختلفة تختلف. يعتمد أداء الفريق على تفاصيل مجال عملك وما يفعله فريقك بالضبط داخل الشركة. كلما جمعت الأرقام بدقة ، كان ذلك أفضل.

كيف تقيس أداء الفرق المختلفة؟

• فريق المبيعات. ينتج عن إنتاجية فريق المبيعات عدد المبيعات المولدة (من الواضح) ، والعقود الموقعة ، والحسابات النشطة ، وما إلى ذلك. قارن هذه الأرقام مع عدد ساعات العمل المستثمرة في العمل.
• فريق التسويق. يصعب قياس إنتاجية قسم التسويق. يعد تسويق العلامة التجارية استثمارًا طويل الأجل مقارنة بالمبيعات حيث قد ترى الأرقام الحقيقية. في هذه الحالة ، تتبع عدد العملاء المتوقعين والعملاء الذين يتم تسليمهم من خلال قنوات التسويق المختلفة (وسائل التواصل الاجتماعي ، AdWords ، رسائل البريد ، الرسائل الإخبارية والمزيد).
• فريق دعم العملاء. قد يتم تمييز إنتاجية فريق الدعم على أنها عدد المهام والمشكلات التي تم حلها لفترة زمنية معينة.

قراءة ذات صلة: كيفية تتبع نشاط الفريق في CRM

13 طريقة لزيادة إنتاجية الفريق في الوقت الحالي

في هذه المقالة ، قمنا بتجميع 13 طريقة من أكثر الطرق بساطة وفعالية لتعزيز أداء فريقك. كلما تقدمت أكثر منها في عملك اليومي ، كلما بدأت في تحقيق نتائج قابلة للقياس في الإنتاجية بشكل أسرع.

تفويض المسؤوليات

على الرغم من أنك محترف رائع يتمتع بمهارات رائعة ، إلا أن اليوم يحتوي على 24 ساعة فقط. هذا يعني أنه لا يمكنك القيام بكل العمل بنفسك (إلا إذا كنت هيرميون جرانجر أو تقوم بالأشياء بنصف المقاييس). لا تخف من تفويض المسؤوليات إلى فريقك. بهذه الطريقة ، ستزيد من الإنتاجية الشخصية ، وتوفر المزيد من الوقت في المهام المهمة وتظهر الثقة في فريقك. وإلا لماذا وظفت هؤلاء الأقران الموهوبين؟

استمع إلى موظفيك

تشير تقارير Salesforce إلى أن الموظفين الذين يعرفون أن أصواتهم مسموعة يشعرون بدافع أكثر 4.6 مرة لأداء أفضل في العمل. قم بتنظيم اجتماعات مشتركة وشخصية مع موظفيك واستمع إلى أفكارهم وملاحظاتهم حول التحسينات الجديدة أو الأجواء في المكتب. على الرغم من ذلك ، ضع في اعتبارك أن الاجتماعات المتكررة والمستهلكة للوقت قادرة على قتل الإنتاجية الشخصية والفريق.

شجع وتطبيع فترات الراحة

من المهم أن تأخذ فترات راحة منتظمة خلال يوم العمل. إذا كان فريقك يعمل باستمرار ، فقد يشعر بالإرهاق ، مما قد يؤثر على إنتاجيتهم وتحفيزهم على المدى الطويل. الحل البسيط هو تشجيع فريقك على أخذ استراحة كل 45 إلى 60 دقيقة. في حين أن هذا قد يبدو عكسيًا ، إلا أنه يسمح للموظفين بإعادة الشحن حتى يتمكنوا من التركيز بشكل أفضل عند عودتهم إلى عملهم.

Neal Taparia ، الذي يدير شركة Solitaired الناشئة لألعاب الورق ، نسج اللعب في فترات راحة. يشجع نيل فريقه على أخذ فترات راحة منتظمة ولعب ألعاب مثل السوليتير أثناءهم. يشرح قائلاً: " فريقنا يحب هذا حقًا. تعتبر ممارسة الألعاب السريعة طريقة رائعة للتخلص من الميزة والاستمتاع أثناء يوم العمل. لقد رأيت أن فريقنا قادر على التركيز بشكل أفضل والحفاظ على الإنتاجية لفترة أطول. "

خلق وتعزيز الولاء

إن إدراك حقيقة أن عملك موضع تقدير يمنحك تحقيقًا وتحفيزًا مهنيًا ، أليس كذلك؟ والوفاء المهني يؤدي إلى إنتاجية أعلى. لذلك لا تتردد في استكمال العمل الرائع لفريقك. وبالطبع ، يجب أن يعرف فريقك مقدار القيمة التي تضعها في عملهم. تذكر: كونك مديرًا جيدًا قد يتطلب دعمًا أو حتى تعاطفًا من جانبك.

تنظيم الاتصال الفعال والمفتوح

التواصل المنفتح والواضح مهم جدًا للعمل الناجح والمنتج. قد يؤدي عدم الاتصال بين الإدارات أو حتى داخل فريق واحد إلى حدوث ثغرات في المنتج النهائي وخسائر مالية للشركة. تأكد من أن عمليات مشاركة التحديثات والأفكار والأفكار بالإضافة إلى التعاون داخل الفريق تعمل بسلاسة.

زيادة مشاركة الموظفين

وفقًا لمسح جالوب ، تشهد الشركات عالية المشاركة نموًا في الإنتاجية بنسبة 17٪ وتظهر زيادة في الربحية بنسبة 21٪. لهذا السبب تطمح أنجح الشركات إلى إدخال مشاركة الموظفين في مركز إستراتيجية أعمالها. هل يشعر موظفوك بالارتباط؟

اكتشف نقاط القوة والضعف لدى موظفيك

سيساعدك اكتشاف نقاط القوة لدى الأشخاص على مطابقتهم مع المهام الصحيحة. وسيساعدك إبعادهم عن سير العمل غير المناسب على التغلب على الإنتاجية المنخفضة وتجنب الإرهاق المهني. تعرف على موظفيك وقم بتعيين المهام لهم حيث يمكنهم الاستفادة من إمكاناتهم الكاملة. بهذه الطريقة ، ستزيد من إنتاجية أعضاء الفريق.

فيديو: كيفية استخدام المهام في NetHunt CRM.

ضع أهدافًا قابلة للتحقيق

لا شيء يحفزك أكثر من معرفة حقيقة أنك تقترب كل يوم تالي من الهدف النهائي. في أفضل سيناريو ، يجب أن يكون موظفوك على دراية بأهداف الشركة وأهدافهم الشخصية. يجب تقسيم أهداف العمل طويلة الأجل إلى معالم يمكن تحقيقها. خلاف ذلك ، فإنك تخاطر بانخفاض إنتاجية الفريق بسبب عدم القدرة على قياس نتائج العمل الجاد.

توفير فرص التعلم والتدريب

غالبًا ما يفشل حتى أكثر الأشخاص الذين يعملون بجد في تحسين أدائهم بسبب نقص المعرفة. هذا لا يعني أنهم ليسوا محترفين ، إنه مجرد ظهور تقنيات ومنتجات وحلول جديدة وأكثر تطوراً كل شهر ، وإتقانها واستخدامها في العمل اليومي قد يؤثر بشكل كبير على إنتاجية الفريق. دع موظفيك يتعلمون شيئًا جديدًا. من يدري ، ربما يكمن مفتاح زيادة الإنتاجية في مكان ما خارج جدران المكتب؟

جدولة اجتماعات أسبوعية مع الموظفين

تعتبر الاجتماعات من أهم الأشخاص الذين يتناولون الطعام طوال يوم العمل. من ناحية ، يساعدون في جمع التحديثات بسرعة وإيجاد حلول للمهام المعقدة. على الجانب الآخر ، فإن الاجتماعات المتكررة تصرف الانتباه عن العمل خاصة عندما يبدأ الناس في الخروج عن الموضوع وينسون السبب الحقيقي للاجتماع. استطلعت مجلة Harvard Business Review 182 من كبار المديرين في مجموعة متنوعة من الصناعات ، وقال 65٪ منهم إن الاجتماعات تمنعهم من إكمال عملهم. بينما يعتقد 71٪ أن الاجتماعات اليومية غير مثمرة .

عند التخطيط للاجتماع التالي مع فريقك ، اسأل نفسك: هل تحتاج حقًا إلى تشتيت انتباه كل هؤلاء الأشخاص عما يفعلونه؟ نقدر وقت موظفيك. حاول أن تكون قصيرًا ، عند إدارة الاجتماعات وادع فقط أولئك الذين ينبغي أن يشاركوا.

راقب الوقت

الوقت هو أثمن مورد عندما يتعلق الأمر بإنتاجية الفريق. بدون قياسه بطريقة دقيقة ، لا نعرف بالضبط عدد الساعات التي نضيعها خلال يوم العمل. لهذا السبب يعد اختيار تطبيق الجدول الزمني المناسب أمرًا بالغ الأهمية لمراقبة أداء الفريق. يجب أن يتتبع الوقت وأنشطة الكمبيوتر تلقائيًا في الخلفية لتجنب الانحرافات غير الضرورية. علاوة على ذلك ، تحقق مما إذا كان يقدم مجموعة واسعة من التقارير التي ستزودك برؤى مفصلة حول قدرة الموظفين.

خلق بيئة عمل إيجابية

من الصعب تصديق أن بيئة العمل يمكن أن تصبح عنق الزجاجة في نمو الشركة. كما اتضح ، يمكن أن يتغير جو المكتب كثيرًا. والكراسي غير المريحة لا علاقة لها بذلك. الضوضاء المستمرة والمحادثات المشتتة وحتى الشائعات لها تأثير سلبي على إنتاجية الفريق. إذا كنت رئيسًا ، حافظ على الجو وديًا ومساعدًا على العمل المنتج.

كن مثالا جيدا لقائد الفريق

ليس عليك أن تكون ميراندا بريستلي (الشيطان يلبس برادا) أو بادي أكرمان (السباحة مع أسماك القرش) لجعل الناس أكثر فعالية في العمل. إنه في الواقع العكس ، من أجل إلهام موظفيك لأداء أفضل ، يجب أن تصبح مثالًا رئيسيًا للقائد الواعي.

قم بقيادة المهمة وقم بإجراء محادثات ومساعدة وتعليم ودعم وتحفيز فريقك. تقديم مهارات رائعة في إدارة الوقت ومستوى عالٍ من الاحتراف. أظهر دائمًا مدى تقديرك لعمل فريقك ولن تكون النتائج طويلة في المستقبل.

ما لا يجب فعله ابدا

للحفاظ على مستوى عالٍ من إنتاجية الفريق وأجواء صحية في المكتب ، من الأفضل تجنب ما يلي:

1. الضغط على موظفيك.
2. الانتقاد (علنًا بشكل خاص).
3. الصراخ (أبدا ، تحت أي ظرف من الظروف)
4. إظهار خيبة أملك.
5. جعل الناس يعملون ساعات إضافية إذا لم يتمكنوا من ذلك.
6. اعلان الحرب للتسويف.

بالمناسبة ، قد يكون التسويف ملهمًا ومفيدًا عندما يكون محدودًا.

كيفية تحسين أداء الفريق: أفضل أدوات الإنتاجية لعام 2019

عندما سألت فيرونيكا جيلرين ، مديرة مختبر ابتكار الناس في Google ، 5600 موظف في Google عن إنتاجيتهم ، اكتشفت حقيقة مثيرة للاهتمام. تقوم الفرق الأكثر سعادة وإنتاجية بثلاثة أشياء على الأقل بشكل مختلف عن زملائهم.

أولاً ، يمارسون الدردشة بين الأشخاص قبل الاجتماعات أو أثناء فترات الراحة. ثانيًا ، يعمل العديد من موظفي Google البالغ عددهم 10000 موظف في مناطق زمنية مختلفة. هذا هو السبب في أن قادة الفريق يغيرون بانتظام وقت الاجتماع الأسبوعي. يمكن أن يكون هذا النهج مفيدًا أيضًا لأولئك الذين يعملون في نفس المكتب ، حيث يكون بعض الأشخاص منتجين في الصباح ، بينما يكون البعض الآخر - بعد الغداء. وثالثًا ، يحاول موظفو Google الأكثر إنتاجية دائمًا أن يكونوا حاضرين ونشطين ومنتبهين أثناء اجتماعات الفريق.

بالإضافة إلى النصائح المذكورة واختراقات Google لزيادة الإنتاجية ، قمنا بتجميع 5 من أفضل أدوات الإنتاجية في فئتها لتعزيز فعالية الفريق.

NetHunt CRM لتنظيم عملك مع العملاء

NetHunt عبارة عن برنامج CRM وأداة إنتاجية مدمجة في Gmail. أنت بحاجة إلى CRM لإبقاء فريقك على نفس الصفحة فيما يتعلق بالعلاقات مع العملاء الحاليين أو المستقبليين. يقوم Gmail CRM بتخزين جميع التحديثات في التواصل مع العملاء بالإضافة إلى التقدم العام لعمليات المبيعات والتسويق.

لماذا يحتاج فريقك أيضًا إلى CRM؟

• التخلي عن جداول البيانات وتوفير الوقت في المهام الأكثر أهمية
• لا تضيع دقيقة واحدة في التنقل بين ملفات تعريف العملاء
• مزامنة سير العمل بين الإدارات المختلفة
• تتبع المبيعات والأداء لكل موظف
• إغلاق الصفقات مباشرة في صندوق الوارد الخاص بك
• ادمج أنشطتك عبر Gmail وتقويم Google و G Drive و Hangouts والمزيد في مركز G Suite CRM واحد
• جدولة المتابعات ورسائل البريد الإلكتروني المجمعة والمزيد.

الدردشات والتواصل الفوري مع Slack

يتيح Slack التواصل الواضح والفعال داخل الفريق. يعمل على مواءمة عملية عمل أعضاء الفريق من خلال توفير فرصة لإرسال رسائل فورية. تم دمج Slack مع مجموعة من الخدمات الأخرى مثل Trello أو Gmail ، ويعلمك عندما يحدث شيء مهم في أي من مساحات العمل الخاصة بك. علاوة على ذلك ، يتكامل مع أدوات مثل Fyle لإعداد تقارير النفقات وإدارتها والتي تمكن الموظفين من تقديم نفقات الأعمال المتوافقة بنقرة واحدة والحصول على تعويض في الوقت المحدد.

مكالمات جماعية مثمرة مع Google Meet

يعد Google Meet أداة بسيطة ومجانية لجدولة مكالمات الفيديو أو الصوت. يساعد في جمع الفرق المنتشرة في جميع أنحاء العالم. إذا كنت خارج المكتب في رحلة عمل أو كان بعض موظفيك يعملون عن بُعد ، فسيضمن Google Meet التواصل الفعال والعمل الجماعي المثمر.

Trello لتخطيط وتنظيم العمل الجماعي

حتى الأشخاص والفرق الأكثر ازدحامًا ينظمون جدول أعمالهم اليومي باستخدام Trello. يتميز هذا التطبيق بواجهة سهلة الاستخدام ومرحة مع أعمدة وبطاقات وقوائم ومهام يمكنك مشاركتها مع فريقك. يمكنك أيضًا إنشاء ملاحظات أو تصور التقويم الخاص بك. لن يسمح لك Trello بتفويت اجتماع أو خرق الموعد النهائي.

جيرا لتتبع الوقت

باستخدام Jira ، يمكنك قياس الوقت الذي يستثمره فريقك في المهام المختلفة. تساعد Jira في تقدير أداء كل موظف. يمنحك تحديثات حول مقدار الوقت المتبقي لإنجاز مهمة معينة. على الرغم من أنه يمكنك استخدامه لتقسيم المهام الكبيرة إلى مهام صغيرة وتفويضها لأشخاص مختلفين. يتخيل Jira سير العمل الكامل لفريقك بشكل عام ومهن كل موظف على وجه الخصوص.

بشكل عام ، تعتمد إنتاجية الفريق على العديد من الأشياء ، ولكن يمكنك دائمًا تحسينها باتباع النهج الصحيح وبعض نصائح الأداء والأدوات المفيدة.

جاهز للتجربة؟ ثم ابدأ تجربتك المجانية مع NetHunt CRM وعزز أداء الفريق على الفور!