Cara meningkatkan produktivitas tim

Produktivitas tim mendorong kesuksesan bagi perusahaan di semua industri. Peran pemimpin tim adalah membantu tim mencapai hasil yang lebih baik tanpa kelelahan profesional. Bagaimana Anda meningkatkan produktivitas tim dan menjaga suasana yang sehat di kantor?

pengantar

Di pertengahan usia 30-an, seorang penulis yang berjuang bernama Eddie Morra tidak memiliki apa-apa selain ketergantungan alkohol dan beberapa novel yang tidak diterbitkan. Istri Eddie menyerahkan kehidupan yang menyedihkan dengan seorang novelis yang gagal, dan penerbitnya akan memutuskan kontrak dengannya dan meninggalkannya tanpa pekerjaan.

Semuanya berubah tiba-tiba ketika Eddie meminum 'pil ajaib' yang membuatnya sangat produktif. Dalam satu malam dia menyelesaikan novelnya yang ternyata sukses. Dengan pil baru, kehidupan Eddie menjadi lebih baik dan dia mencapai puncak karirnya.

Anda mungkin mengenali protagonis dari film Limitless (2011) yang terkenal yang diperankan dengan sempurna oleh Bradley Cooper (jika tidak, kami sangat menyarankan Anda untuk menontonnya!). Jadi, jika Anda menonton film ini, Anda akan memahami pemikiran yang mengganggu ini: betapa buruknya produktivitas kita sehari-hari!

Sayangnya, tidak ada pil ajaib yang membuat Anda dan tim Anda dua kali lebih produktif dari sekarang. Namun, kerja tim yang termotivasi, sekumpulan tip produktivitas, dan kumpulan alat produktivitas khusus juga dapat menciptakan keajaiban.

Dalam artikel ini, kami menyatukan taktik dan kiat yang telah terbukti dan teruji yang akan membantu Anda meningkatkan produktivitas pribadi dan meningkatkan produktivitas tim Anda. Baca terus dan kalahkan kelemahan produktivitas yang dialami rekan tim Anda saat ini.

Apa itu produktivitas tim?

Produktivitas tim adalah kuantitas pekerjaan yang dilakukan oleh tim selama periode waktu tertentu. Produktivitas tim tergantung pada berbagai faktor yang berbeda. Pertama-tama, ini adalah produktivitas dan keterampilan setiap anggota tim. Kedua, kejelasan dan ketercapaian tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan pada umumnya dan pemimpin tim pada khususnya. Selain itu, lingkungan kerja, tingkat motivasi, dan komunikasi di dalam tim juga mempengaruhi produktivitas.

Ketika berbicara tentang kerja tim, produktivitas biasanya menggambarkan kuantitas pekerjaan, sedangkan efektivitas menggambarkan kualitas. Namun, menjadi produktif tidak mungkin jika jam kerja yang panjang tidak membawa hasil yang nyata. Performa kerja yang tinggi merupakan bagian penting dari produktivitas tim.

Penting juga untuk diingat bahwa produktivitas adalah ukuran relatif dan tidak dapat dianggap sebagai profitabilitas atau pendapatan.

Bagaimana cara melacak dan mengukur produktivitas tim Anda?

Karena kinerja tim adalah ukuran relatif, tidak ada formula unik untuk menghitungnya. Inilah sebabnya mengapa manajer sering menggunakan persamaan produktivitas tenaga kerja umum untuk mengukur kinerja pribadi dan tim:

Rumus ini sangat mudah dan pada akhirnya, Anda tidak tahu persis apa yang bisa dianggap sebagai hasil yang sempurna. Korelasi antara total output dan total input bekerja sebagian besar untuk perusahaan yang memproduksi barang. Oleh karena itu, tidak akan berguna untuk bisnis yang menyediakan layanan atau solusi TI.

Saat mencari cara untuk mengukur produktivitas tim Anda, ingatlah bahwa total output untuk tim yang berbeda berbeda-beda. Kinerja tim bergantung pada spesifikasi industri Anda dan apa yang sebenarnya dilakukan tim Anda di dalam perusahaan. Semakin banyak angka tepat yang Anda gabungkan, semakin baik.

Bagaimana mengukur kinerja tim yang berbeda?

• tim penjualan. Produktivitas tim penjualan menghasilkan jumlah penjualan yang dihasilkan (jelas), kontrak yang ditandatangani, akun yang diaktifkan, dll. Bandingkan angka-angka ini dengan jumlah jam kerja yang diinvestasikan dalam pekerjaan.
• Tim pemasaran. Produktivitas departemen pemasaran lebih sulit diukur. Pemasaran merek adalah investasi jangka panjang dibandingkan dengan penjualan di mana Anda dapat melihat angka sebenarnya. Dalam hal ini, lacak jumlah prospek dan pelanggan yang dikirimkan oleh saluran pemasaran yang berbeda (media sosial, AdWords, surat keluar, buletin, dan lainnya).
• Tim dukungan pelanggan. Produktivitas tim pendukung dapat disorot sebagai jumlah tugas dan masalah yang diselesaikan untuk jangka waktu tertentu.

Bacaan terkait: Cara melacak aktivitas tim di CRM

13 cara untuk meningkatkan produktivitas tim sekarang

Dalam artikel ini, kami telah mengumpulkan 13 cara paling sederhana dan efektif untuk meningkatkan kinerja tim Anda. Semakin banyak Anda menerapkannya pada pekerjaan sehari-hari Anda, semakin cepat Anda akan mulai mendapatkan hasil yang terukur dalam produktivitas.

Delegasikan tanggung jawab

Meskipun Anda seorang profesional hebat dengan keterampilan luar biasa, satu hari hanya memiliki 24 jam. Ini berarti bahwa Anda tidak dapat melakukan semua pekerjaan sendiri (kecuali jika Anda adalah Hermione Granger atau melakukan sesuatu dengan setengah-setengah). Jangan takut untuk mendelegasikan tanggung jawab kepada tim Anda. Dengan cara ini, Anda akan meningkatkan produktivitas pribadi, menghemat lebih banyak waktu untuk tugas-tugas penting, dan menunjukkan kepercayaan kepada tim Anda. Mengapa lagi Anda mempekerjakan rekan-rekan berbakat ini?

Dengarkan karyawan Anda

Salesforce melaporkan bahwa karyawan yang tahu bahwa suara mereka didengar merasa 4,6 kali lebih termotivasi untuk bekerja lebih baik di tempat kerja. Atur pertemuan bersama dan pribadi dengan karyawan Anda dan dengarkan ide-ide mereka, umpan balik tentang peningkatan atau suasana baru di kantor. Meskipun perlu diingat bahwa rapat yang sering dan memakan waktu dapat membunuh produktivitas pribadi dan tim.

Mendorong dan menormalkan istirahat

Sangat penting untuk mengambil istirahat secara teratur sepanjang hari kerja. Jika tim Anda terus bekerja, mereka dapat merasa kelelahan, yang dapat memengaruhi produktivitas dan motivasi jangka panjang mereka. Solusi sederhana adalah dengan mendorong tim Anda untuk beristirahat setiap 45 hingga 60 menit. Meskipun ini mungkin tampak kontraproduktif, ini memungkinkan karyawan untuk mengisi ulang sehingga mereka dapat lebih fokus ketika mereka kembali bekerja.

Neal Taparia, yang menjalankan startup permainan kartu Solitaire, telah menjalin permainan menjadi jeda. Neal mendorong timnya untuk beristirahat secara teratur dan bermain game seperti solitaire selama mereka. Dia menjelaskan, “ Tim kami sangat menyukai ini. Bermain game cepat adalah cara yang bagus untuk mengambil keuntungan dan bersenang-senang selama hari kerja. Saya telah melihat tim kami mampu fokus lebih baik dan tetap produktif lebih lama. ”

Ciptakan dan kembangkan loyalitas

Menyadari fakta bahwa pekerjaan Anda dihargai memberikan kepuasan dan motivasi profesional, bukan? Dan pemenuhan profesional mengarah pada produktivitas yang lebih tinggi. Jadi jangan ragu untuk melengkapi karya hebat tim Anda. Dan tentu saja, tim Anda harus tahu seberapa besar nilai yang Anda berikan untuk pekerjaan mereka. Ingat: menjadi bos yang baik mungkin memerlukan dukungan atau bahkan belas kasih dari pihak Anda.

Atur komunikasi yang efektif dan terbuka

Komunikasi yang terbuka dan jelas sangat penting untuk pekerjaan yang sukses dan produktif. Kurangnya komunikasi antar departemen atau bahkan di dalam satu tim dapat menyebabkan kesenjangan dalam produk akhir dan kerugian uang bagi perusahaan. Pastikan proses berbagi update, pemikiran, dan ide serta kolaborasi di dalam tim berjalan lancar.

Tingkatkan keterlibatan karyawan

Menurut survei Gallup, bisnis yang sangat terlibat mengalami pertumbuhan produktivitas 17% dan menunjukkan profitabilitas 21% lebih tinggi. Itulah mengapa perusahaan yang paling sukses bercita-cita untuk membawa keterlibatan karyawan ke dalam pusat strategi bisnis mereka. Apakah karyawan Anda merasa terlibat?

Temukan kekuatan dan kelemahan karyawan Anda

Menemukan kekuatan orang akan membantu Anda mencocokkan mereka dengan tugas yang tepat. Dan menjauhkan mereka dari alur kerja yang tidak sesuai akan membantu Anda mengalahkan produktivitas rendah dan menghindari kelelahan profesional. Kenali karyawan Anda dan berikan mereka tugas di mana mereka dapat memanfaatkan potensi penuh mereka. Dengan cara ini, Anda akan meningkatkan produktivitas anggota tim.

Video: Cara Menggunakan Tugas di NetHunt CRM.

Tetapkan tujuan yang dapat dicapai

Tidak ada yang memotivasi lebih baik daripada mengetahui fakta bahwa setiap hari berikutnya Anda semakin dekat dengan tujuan akhir. Dalam skenario kasus terbaik, karyawan Anda harus menyadari tujuan perusahaan dan target pribadi mereka. Tujuan bisnis jangka panjang harus dibagi menjadi tonggak pencapaian yang dapat dicapai. Jika tidak, Anda menghadapi risiko produktivitas tim yang rendah yang disebabkan oleh ketidakmampuan untuk mengukur hasil kerja keras.

Memberikan kesempatan belajar dan pelatihan

Seringkali bahkan orang yang paling pekerja keras pun gagal meningkatkan kinerja mereka karena kurangnya pengetahuan. Ini tidak berarti bahwa mereka non-profesional, hanya saja teknologi, produk, dan solusi baru dan lebih canggih muncul setiap bulan, dan menguasainya serta menggunakannya dalam pekerjaan sehari-hari dapat secara drastis memengaruhi produktivitas tim. Biarkan karyawan Anda belajar sesuatu yang baru. Siapa tahu, mungkin kunci produktivitas yang lebih tinggi terletak di suatu tempat di luar tembok kantor?

Jadwalkan pertemuan mingguan dengan karyawan

Rapat dianggap sebagai salah satu pemakan waktu utama sepanjang hari kerja. Di satu sisi, mereka membantu mengumpulkan pembaruan dengan cepat dan menemukan solusi untuk tugas-tugas rumit. Di sisi lain, pertemuan berulang mengalihkan perhatian dari pekerjaan terutama ketika orang mulai keluar dari topik dan melupakan alasan sebenarnya dari pertemuan tersebut. Harvard Business Review mensurvei 182 manajer senior di berbagai industri dan 65% dari mereka mengatakan bahwa rapat menghalangi mereka untuk menyelesaikan pekerjaan mereka sendiri. Sedangkan 71% menganggap rapat harian tidak produktif .

Saat merencanakan pertemuan berikutnya dengan tim Anda, tanyakan pada diri Anda: apakah Anda benar-benar perlu mengalihkan perhatian semua orang itu dari apa yang mereka lakukan? Hargai waktu karyawan Anda. Usahakan singkat, saat menjalankan rapat dan undang hanya mereka yang seharusnya terlibat.

Perhatikan waktu

Waktu adalah sumber daya yang paling berharga dalam hal produktivitas tim. Tanpa mengukurnya secara akurat, kita tidak akan tahu persis berapa jam yang kita buang selama hari kerja. Itulah mengapa memilih aplikasi absen yang tepat sangat penting untuk memantau kinerja tim. Ini harus melacak waktu dan aktivitas komputer secara otomatis di latar belakang untuk menghindari gangguan yang tidak perlu. Terlebih lagi, periksa apakah ia menawarkan berbagai laporan yang akan memberi Anda wawasan terperinci tentang kapasitas karyawan.

Ciptakan lingkungan kerja yang positif

Sulit dipercaya bahwa lingkungan kerja dapat menjadi penghambat pertumbuhan perusahaan. Ternyata, suasana kantor bisa banyak berubah. Dan kursi yang tidak nyaman tidak ada hubungannya dengan itu. Kebisingan yang berkelanjutan, pembicaraan yang mengganggu, dan bahkan rumor memiliki efek negatif pada produktivitas tim. Jika Anda seorang bos, jaga agar suasana tetap bersahabat dan kondusif untuk pekerjaan yang produktif.

Jadilah contoh pemimpin tim yang baik

Anda tidak harus menjadi Miranda Priestly (The Devil Wears Prada) atau Buddy Ackerman (Swimming with Sharks) untuk membuat orang lebih efektif dalam bekerja. Sebenarnya sebaliknya, untuk menginspirasi karyawan Anda untuk bekerja lebih baik, Anda harus menjadi contoh utama dari seorang pemimpin yang penuh perhatian.

Pimpin tugas, lakukan obrolan, bantu, ajarkan, dukung, dan motivasi tim Anda. Hadirkan keterampilan manajemen waktu yang luar biasa dan tingkat profesionalisme yang tinggi. Selalu tunjukkan betapa Anda menghargai pekerjaan tim Anda dan hasilnya tidak akan lama datang.

Apa yang seharusnya tidak pernah dilakukan?

Untuk menjaga tingkat produktivitas tim yang tinggi dan suasana yang sehat di kantor, sebaiknya hindari hal-hal berikut ini:

1. Memberi tekanan pada karyawan Anda.
2. Mengkritik (terutama di depan umum).
3. Berteriak (tidak pernah, dalam keadaan apa pun)
4. Menunjukkan kekecewaan Anda.
5. Membuat orang bekerja lembur jika mereka tidak bisa.
6. Mengumumkan perang untuk penundaan.

Omong-omong, penundaan mungkin menginspirasi dan berguna ketika terbatas.

Cara meningkatkan kinerja tim: Alat produktivitas terbaik tahun 2019

Ketika Veronica Gilrane, manajer People Innovation Lab Google, bertanya kepada 5600 karyawan Google tentang produktivitas mereka, dia menemukan fakta menarik. Tim yang lebih bahagia dan produktif melakukan setidaknya tiga hal berbeda dari rekan kerja mereka.

Pertama, mereka berlatih mengobrol antarpribadi sebelum rapat atau saat istirahat. Kedua, banyak dari 10.000 karyawan Google bekerja di zona waktu yang berbeda. Inilah sebabnya mengapa pemimpin tim secara teratur mengubah waktu untuk pertemuan mingguan. Pendekatan ini juga dapat berguna bagi mereka yang bekerja di kantor yang sama, karena beberapa orang produktif di pagi hari, sementara yang lain setelah makan siang. Dan ketiga, karyawan Google yang paling produktif selalu berusaha untuk hadir, aktif, dan penuh perhatian selama rapat tim.

Selain kiat yang disebutkan dan peretasan Google untuk produktivitas yang lebih tinggi, kami mengumpulkan 5 alat produktivitas terbaik di kategorinya untuk meningkatkan efektivitas tim.

NetHunt CRM untuk mengatur pekerjaan Anda dengan klien

NetHunt adalah perangkat lunak CRM dan alat produktivitas yang terintegrasi ke dalam Gmail. Anda memerlukan CRM untuk menjaga tim Anda pada halaman yang sama mengenai hubungan dengan pelanggan saat ini atau masa depan. CRM Gmail ini menyimpan semua pembaruan dalam komunikasi dengan klien serta kemajuan keseluruhan proses penjualan dan pemasaran.

Mengapa lagi tim Anda membutuhkan CRM?

• Tinggalkan spreadsheet dan hemat waktu untuk tugas yang lebih penting
• Jangan buang waktu sebentar untuk menavigasi profil pelanggan
• Sinkronkan alur kerja antar departemen yang berbeda
• Lacak penjualan dan kinerja per karyawan
• Tutup penawaran langsung di kotak masuk Anda
• Integrasikan aktivitas Anda di Gmail, Google Kalender, G Drive, Hangouts, dan lainnya dalam satu hub CRM G Suite
• Jadwalkan tindak lanjut, email massal, dan lainnya.

Obrolan dan komunikasi instan dengan Slack

Slack memungkinkan komunikasi yang jelas dan efektif di dalam tim. Ini menyelaraskan proses kerja anggota tim dengan memberikan kesempatan untuk mengirim pesan instan. Slack terintegrasi dengan banyak layanan lain seperti Trello atau Gmail, dan itu memberi tahu Anda ketika sesuatu yang penting terjadi di ruang kerja Anda. Lebih lanjut, ini terintegrasi dengan alat seperti Fyle untuk pelaporan dan manajemen pengeluaran yang memungkinkan karyawan mengirimkan pengeluaran bisnis yang sesuai dengan satu klik dan mendapatkan penggantian tepat waktu.

Panggilan konferensi yang produktif dengan Google Meet

Google Meet adalah alat sederhana dan gratis untuk menjadwalkan panggilan video atau audio. Ini membantu mengumpulkan tim yang tersebar di seluruh dunia. Jika Anda tidak berada di kantor untuk perjalanan bisnis atau beberapa karyawan Anda bekerja dari jarak jauh, Google Meet akan memastikan komunikasi yang efektif dan kerja tim yang produktif.

Trello untuk merencanakan dan mengatur kerja tim

Bahkan orang dan tim tersibuk pun mengatur agenda harian mereka dengan Trello. Aplikasi ini menawarkan antarmuka yang intuitif dan menyenangkan dengan kolom, kartu, daftar, dan tugas yang dapat Anda bagikan dengan tim Anda. Anda juga dapat membuat catatan atau memvisualisasikan kalender Anda. Trello tidak akan membiarkan Anda melewatkan rapat atau melanggar tenggat waktu.

Jira untuk pelacakan waktu

Dengan Jira, Anda dapat mengukur waktu yang diinvestasikan tim Anda dalam berbagai tugas. Jira membantu memperkirakan kinerja setiap karyawan. Ini memberi Anda pembaruan tentang berapa banyak waktu yang tersisa untuk tugas tertentu yang harus dilakukan. Meskipun Anda dapat menggunakannya untuk membagi tugas yang lebih besar menjadi tugas-tugas kecil dan mendelegasikannya kepada orang yang berbeda. Jira memvisualisasikan seluruh alur kerja tim Anda secara umum dan pekerjaan setiap karyawan pada khususnya.

Secara keseluruhan, produktivitas tim bergantung pada banyak hal, tetapi Anda selalu dapat meningkatkannya dengan pendekatan yang tepat, beberapa kiat kinerja, dan alat yang bermanfaat.

Siap untuk mencoba? Kemudian mulai uji coba gratis Anda dengan NetHunt CRM dan segera tingkatkan kinerja tim!