Como aumentar a produtividade da equipe

A produtividade da equipe impulsiona o sucesso de empresas em todos os setores. O papel do líder de equipe é ajudar a equipe a alcançar melhores resultados sem um desgaste profissional. Como aumentar a produtividade da equipe e manter um ambiente saudável no escritório?

Introdução

Em seus 30 e poucos anos, um escritor em dificuldades chamado Eddie Morra não tinha nada além de uma dependência de álcool e alguns romances inéditos. A esposa de Eddie desistiu de uma vida miserável com um romancista malsucedido, e sua editora estava prestes a romper o contrato com ele e deixá-lo sem emprego.

Tudo muda de repente quando Eddie toma uma 'pílula mágica' que o torna incrivelmente produtivo. Em uma noite ele termina seu romance que acaba sendo um sucesso. Com novas pílulas, a vida de Eddie melhora e ele atinge o auge de sua carreira.

Você provavelmente já reconheceu o protagonista do conhecido filme Sem Limites (2011) que foi perfeitamente interpretado por Bradley Cooper (se não, recomendamos que você assista!). Então, se você assistiu a este filme, você entenderá este pensamento intrusivo: como nossa produtividade diária realmente é ruim!

Infelizmente, não existe uma pílula mágica para tornar você e sua equipe duas vezes mais produtivos do que agora. No entanto, trabalho em equipe motivado, um monte de dicas de produtividade e uma coleção de ferramentas especiais de produtividade também podem criar magia.

Neste artigo, reunimos táticas e dicas testadas e comprovadas que ajudarão você a melhorar sua produtividade pessoal e aumentar a produtividade de sua equipe. Continue lendo e vença as fraquezas de produtividade pelas quais seus colegas de equipe estão passando agora.

O que é produtividade da equipe?

A produtividade da equipe é a quantidade de trabalho realizada pela equipe durante um determinado período de tempo. A produtividade da equipe depende de uma série de fatores diferentes. Em primeiro lugar, é a produtividade e as habilidades de cada membro da equipe. Em segundo lugar, a clareza e atingibilidade das metas estabelecidas pela empresa em geral e pelo líder da equipe em particular. Além disso, o ambiente de trabalho, o nível de motivação e a comunicação dentro da equipe também afetam a produtividade.

Ao falar sobre trabalho em equipe, a produtividade geralmente descreve a quantidade de trabalho, enquanto a eficácia descreve a qualidade. No entanto, ser produtivo é impossível se longas jornadas de trabalho não trazem resultados palpáveis. O alto desempenho do trabalho é uma parte crucial da produtividade da equipe.

Também é importante lembrar que a produtividade é uma medida relativa e não pode ser tomada como lucratividade ou receita.

Como acompanhar e medir a produtividade da sua equipe?

Como o desempenho da equipe é uma medida relativa, não existe uma fórmula única para calculá-lo. É por isso que os gerentes costumam usar a equação geral de produtividade do trabalho para medir o desempenho pessoal e da equipe:

Essa fórmula é muito direta e, no final, você não sabe exatamente o que pode ser considerado um resultado perfeito. A correlação entre a produção total e a entrada total funciona principalmente para empresas que produzem bens. Portanto, não será tão útil para empresas que fornecem serviços ou soluções de TI.

Ao procurar maneiras de medir a produtividade de sua equipe, lembre-se de que os resultados totais para diferentes equipes variam. O desempenho da equipe depende das especificidades do seu setor e do que exatamente sua equipe está fazendo dentro da empresa. Quanto mais números exatos você juntar, melhor.

Como medir o desempenho de diferentes equipes?

• Equipe de vendas. A produtividade da equipe de vendas resulta no número de vendas geradas (obviamente), contratos assinados, contas ativadas, etc. Compare esses números com o número de horas de trabalho investidas em trabalho.
• Equipe de marketing. A produtividade do departamento de marketing é mais difícil de medir. O marketing da marca é um investimento de longo prazo em comparação com as vendas, onde você pode ver os números reais. Nesse caso, rastreie o número de leads e clientes entregues por diferentes canais de marketing (mídias sociais, AdWords, mala direta, boletins informativos e muito mais).
• Equipe de suporte ao cliente. A produtividade da equipe de suporte pode ser destacada como o número de tarefas e problemas resolvidos por um determinado período de tempo.

Leitura relacionada: Como rastrear a atividade da equipe em um CRM

13 maneiras de aumentar a produtividade da equipe agora

Neste artigo, reunimos 13 das formas mais simples e eficazes de impulsionar o desempenho da sua equipe. Quanto mais deles você aplicar ao seu trabalho diário, mais cedo começará a obter resultados mensuráveis ​​em produtividade.

Delegar responsabilidades

Mesmo sendo um grande profissional com habilidades excepcionais, o dia tem apenas 24 horas. Isso significa que você não pode fazer todo o trabalho sozinho (a menos que você seja Hermione Granger ou faça as coisas por meias medidas). Não tenha medo de delegar responsabilidades à sua equipe. Dessa forma, você aumentará a produtividade pessoal, economizará mais tempo em tarefas importantes e mostrará confiança à sua equipe. Por que mais você contratou esses colegas talentosos?

Ouça seus funcionários

A Salesforce relata que os funcionários que sabem que sua voz é ouvida se sentem 4,6 vezes mais motivados a ter um melhor desempenho no trabalho. Organize reuniões conjuntas e pessoais com seus funcionários e ouça suas ideias, feedback sobre novas melhorias ou atmosfera no escritório. Embora tenha em mente que reuniões frequentes e demoradas são capazes de matar a produtividade pessoal e da equipe.

Incentive e normalize as pausas

É importante fazer pausas regulares durante o dia de trabalho. Se sua equipe está trabalhando constantemente, eles podem se sentir esgotados, o que pode afetar sua produtividade e motivação a longo prazo. Uma solução simples é incentivar sua equipe a fazer uma pausa a cada 45 a 60 minutos. Embora isso possa parecer contraproducente, permite que os funcionários se recarreguem para que possam se concentrar melhor quando retornarem ao trabalho.

Neal Taparia, que dirige a startup de jogos de cartas Solitaired, entrelaçou o jogo em intervalos. Neal incentiva sua equipe a fazer pausas regulares e a jogar paciência durante elas. Ele explica: “ Nossa equipe realmente adora isso. Jogar jogos rápidos é uma ótima maneira de relaxar e se divertir durante o dia de trabalho. Vi que nossa equipe é capaz de se concentrar melhor e permanecer produtiva por mais tempo. ”

Crie e promova a fidelidade

Perceber que o seu trabalho é apreciado dá satisfação e motivação profissional, certo? E a realização profissional leva a uma maior produtividade. Portanto, não hesite em complementar o excelente trabalho de sua equipe. E, claro, sua equipe deve saber quanto valor você atribui ao trabalho deles. Lembre-se: ser um bom chefe pode exigir apoio ou até compaixão de sua parte.

Organize uma comunicação eficaz e aberta

A comunicação aberta e clara é muito importante para um trabalho bem-sucedido e produtivo. A falta de comunicação entre os departamentos ou mesmo dentro de uma equipe pode levar a falhas no produto final e perdas de dinheiro para a empresa. Certifique-se de que os processos de compartilhamento de atualizações, pensamentos e ideias, bem como a colaboração dentro da equipe, funcionem sem problemas.

Aumente o engajamento dos funcionários

De acordo com a pesquisa da Gallup, empresas altamente engajadas experimentam um crescimento de produtividade de 17% e mostram uma lucratividade 21% maior. É por isso que as empresas mais bem-sucedidas aspiram colocar o envolvimento dos funcionários no centro de sua estratégia de negócios. Seus funcionários se sentem engajados?

Descubra os pontos fortes e fracos de seus funcionários

Descobrir os pontos fortes das pessoas o ajudará a combiná-las com as tarefas certas. E mantê-los longe do fluxo de trabalho inadequado ajudará você a vencer a baixa produtividade e evitar o desgaste profissional. Conheça seus funcionários e atribua a eles as tarefas nas quais eles podem explorar todo o seu potencial. Dessa forma, você aumentará a produtividade dos membros da equipe.

Vídeo: Como usar tarefas no NetHunt CRM.

Estabeleça metas alcançáveis

Nada motiva melhor do que saber que a cada dia seguinte você se aproxima do objetivo final. Na melhor das hipóteses, seus funcionários devem estar cientes dos objetivos da empresa e de seus objetivos pessoais. As metas de negócios de longo prazo devem ser divididas em marcos alcançáveis. Caso contrário, você corre o risco de baixa produtividade da equipe causada pela incapacidade de medir os resultados do trabalho árduo.

Oferecer oportunidades de aprendizado e treinamento

Muitas vezes, mesmo as pessoas mais trabalhadoras não conseguem melhorar seu desempenho por causa da falta de conhecimento. Isso não significa que eles não sejam profissionais, é apenas que tecnologias, produtos e soluções novos e mais sofisticados surgem a cada mês, e dominá-los e usá-los no trabalho diário pode influenciar drasticamente a produtividade da equipe. Deixe seus funcionários aprenderem algo novo. Quem sabe, talvez a chave para uma maior produtividade esteja em algum lugar fora das paredes do escritório?

Agende reuniões semanais com os funcionários

As reuniões são consideradas um dos principais comedores de tempo ao longo de um dia de trabalho. Por um lado, eles ajudam a coletar atualizações rapidamente e encontrar soluções para tarefas complicadas. Por outro lado, reuniões recorrentes distraem o trabalho, especialmente quando as pessoas começam a sair do assunto e esquecem o verdadeiro motivo da reunião. A Harvard Business Review entrevistou 182 gerentes seniores em vários setores e 65% deles disseram que as reuniões os impedem de concluir seu próprio trabalho. Enquanto 71% acham que as reuniões diárias são improdutivas .

Ao planejar a próxima reunião com sua equipe, pergunte-se: você realmente precisa distrair todas essas pessoas do que estão fazendo? Valorize o tempo de seus funcionários. Tente ser curto ao conduzir reuniões e convide apenas aqueles que devem estar envolvidos.

Fique de olho no tempo

O tempo é o recurso mais precioso quando se trata de produtividade da equipe. Sem medi-la com precisão, não sabemos exatamente quantas horas perdemos durante a jornada de trabalho. É por isso que escolher o aplicativo de quadro de horários certo é crucial para monitorar o desempenho da equipe. Ele deve rastrear o tempo e as atividades do computador automaticamente em segundo plano para evitar distrações desnecessárias. Além disso, verifique se ele oferece uma ampla gama de relatórios que fornecerão informações detalhadas sobre a capacidade dos funcionários.

Crie um ambiente de trabalho positivo

É difícil acreditar que o ambiente de trabalho possa se tornar o gargalo no crescimento de uma empresa. Como se vê, a atmosfera do escritório pode mudar muito. E cadeiras desconfortáveis ​​não têm nada a ver com isso. Ruídos contínuos, conversas perturbadoras e até rumores têm um efeito negativo na produtividade da equipe. Se você é um chefe, mantenha a atmosfera amigável e propícia ao trabalho produtivo.

Seja um bom exemplo de líder de equipe

Você não precisa ser Miranda Priestly (O Diabo Veste Prada) ou Buddy Ackerman (Nadando com Tubarões) para tornar as pessoas mais eficazes no trabalho. Na verdade, é o contrário, para inspirar seus funcionários a ter um desempenho melhor, você deve se tornar um excelente exemplo de líder consciente.

Lidere a carga, faça bate-papo, ajude, ensine, apoie e motive sua equipe. Apresentar esplêndidas habilidades de gerenciamento de tempo e um alto nível de profissionalismo. Sempre mostre o quanto você aprecia o trabalho de sua equipe e os resultados não demorarão a chegar.

O que nunca deve ser feito

Para manter um alto nível de produtividade da equipe e uma atmosfera saudável no escritório, é melhor evitar o seguinte:

1. Pressionando seus funcionários.
2. Criticar (especialmente publicamente).
3. Gritando (nunca, sob nenhuma circunstância)
4. Demonstrando sua decepção.
5. Fazer as pessoas trabalharem horas extras se não puderem.
6. Anunciando guerra à procrastinação.

A propósito, a procrastinação pode ser inspiradora e útil quando limitada.

Como melhorar o desempenho da equipe: as melhores ferramentas de produtividade de 2019

Quando Veronica Gilrane, gerente do People Innovation Lab do Google, perguntou a 5.600 funcionários do Google sobre sua produtividade, ela descobriu um fato interessante. Equipes mais felizes e produtivas fazem pelo menos três coisas diferentes de seus colegas.

Primeiro, eles praticam bate-papo interpessoal antes das reuniões ou durante os intervalos. Em segundo lugar, muitos dos 10.000 funcionários do Google trabalham em fusos horários diferentes. É por isso que os líderes de equipe mudam regularmente o horário para uma reunião semanal. Essa abordagem também pode ser útil para quem trabalha no mesmo escritório, pois algumas pessoas são produtivas pela manhã, enquanto outras – após o almoço. E terceiro, os funcionários mais produtivos do Google sempre tentam estar presentes, ativos e atentos durante as reuniões de equipe.

Além das dicas mencionadas e dos hacks do Google para aumentar a produtividade, reunimos 5 das melhores ferramentas de produtividade da categoria para aumentar a eficácia da equipe.

NetHunt CRM para organizar seu trabalho com clientes

NetHunt é um software de CRM e uma ferramenta de produtividade integrada ao Gmail. Você precisa de um CRM para manter sua equipe na mesma página em relação às relações com clientes atuais ou futuros. Este Gmail CRM armazena todas as atualizações na comunicação com os clientes, bem como o andamento geral dos processos de vendas e marketing.

Por que mais sua equipe precisa do CRM?

• Abandone as planilhas e economize tempo em tarefas mais importantes
• Não perca um minuto navegando pelos perfis dos clientes
• Sincronize o fluxo de trabalho entre diferentes departamentos
• Acompanhe as vendas e o desempenho por funcionário
• Feche negócios diretamente na sua caixa de entrada
• Integre suas atividades no Gmail, Google Agenda, G Drive, Hangouts e muito mais em um único hub do G Suite CRM
• Agende acompanhamentos, e-mails em massa e muito mais.

Bate-papos e comunicação instantânea com o Slack

O Slack permite uma comunicação clara e eficaz dentro da equipe. Ele alinha o processo de trabalho dos membros da equipe, oferecendo a oportunidade de enviar mensagens instantâneas. O Slack é integrado a vários outros serviços, como Trello ou Gmail, e notifica você quando algo importante acontece em qualquer um dos seus espaços de trabalho. Além disso, ele se integra a ferramentas como o Fyle para relatórios e gerenciamento de despesas que permitem que os funcionários enviem despesas comerciais compatíveis com um clique e sejam reembolsados ​​a tempo.

Teleconferências produtivas com o Google Meet

O Google Meet é uma ferramenta simples e gratuita para agendar chamadas de vídeo ou áudio. Ajuda a reunir equipes espalhadas por todo o mundo. Se você estiver fora do escritório para uma viagem de negócios ou alguns de seus funcionários trabalharem remotamente, o Google Meet garantirá uma comunicação eficaz e um trabalho em equipe produtivo.

Trello para planejar e organizar o trabalho em equipe

Mesmo as pessoas e equipes mais ocupadas têm sua agenda diária organizada com o Trello. Este aplicativo possui uma interface intuitiva e divertida com colunas, cartões, listas e tarefas que você pode compartilhar com sua equipe. Você também pode criar notas ou visualizar seu calendário. O Trello não vai deixar você perder uma reunião ou quebrar o prazo.

Jira para rastreamento de tempo

Com o Jira, você pode medir o tempo que sua equipe investe em diversas tarefas. O Jira ajuda a estimar o desempenho de cada funcionário. Ele fornece atualizações sobre quanto tempo resta para uma tarefa específica ser feita. Embora você possa usá-lo para dividir tarefas maiores em pequenas e delegá-las a pessoas diferentes. O Jira visualiza todo o fluxo de trabalho de sua equipe em geral e a ocupação de cada funcionário em particular.

Em suma, a produtividade da equipe depende de muitas coisas, mas você sempre pode melhorá-la com a abordagem certa, algumas dicas de desempenho e ferramentas úteis.

Pronto para tentar? Em seguida, inicie sua avaliação gratuita com o NetHunt CRM e aumente o desempenho da equipe imediatamente!