CRM et protection des données : comment vous assurer que vos données CRM sont sécurisées
Publié: 2022-01-26En 2006, Clive Humby, un entrepreneur dans le domaine de la science des données et des stratégies commerciales centrées sur le client, a inventé l'expression "les données sont le nouveau pétrole" .
Alors que le monde traverse une transformation numérique rapide, nous entrons dans une ère numérique. La signification de cette expression est devenue encore plus évidente. La question de la cybersécurité est de plus en plus importante.
92% des entreprises utilisent des bases de données pour stocker des informations sur un client ou un prospect.
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Il est probable que votre entreprise dispose d'un système CRM rempli de données. Les entreprises collectent et stockent de nombreuses données sur les employés, les clients, les programmes de fidélité, les transactions et tout le reste. Cela les aide à établir de meilleures relations commerciales, à faire des offres mieux ciblées et à personnaliser les expériences des acheteurs.
Mais toutes ces données stockées dans le système CRM de votre entreprise en font un pot de miel pour toutes sortes de cybercriminels.
Les e-mails, les coordonnées, les noms, les intitulés de poste, les adresses, les mots de passe et les sommes des transactions sont des informations précieuses et sensibles. Les entreprises doivent faire attention à le protéger contre les pirates et les logiciels malveillants.
Si vous pensez que seules les grandes - ou seules les petites - entreprises sont à risque… Laissez-moi vous décevoir. Personne n'est en sécurité! Au cours de la dernière décennie seulement, des entreprises de toutes tailles ont subi des violations de données qui ont compromis les données des utilisateurs avec des conséquences dévastatrices…
- LinkedIn, 2012 : 165 millions de fichiers divulgués par un hacker
- Experian, 2013 : 200 millions d'enregistrements compromis par un cyber-imposteur
- Marriott, 2018 : 500 millions de clients touchés par un accès non autorisé
- American Finance Corp, 2019 : 885 millions de clients compromis
- Facebook, 2019 : 540 millions d'utilisateurs touchés par une mauvaise sécurité
En fait, selon le Identity Theft Resource Center (ITRC), au cours des neuf premiers mois de 2021, les violations de données ont touché 281 millions de personnes. C'est plus de 90% du chiffre total de 2020 de 310,1 millions de victimes.
Si vous ne voulez pas ruiner votre image de marque en compromettant les données de vos clients, vous devez vous concentrer sur l'amélioration des pratiques de protection des données CRM. Lisez la suite pour savoir comment vous pouvez protéger votre entreprise et votre client.
La différence entre la confidentialité des données et la sécurité des données
La protection des données se compose de la confidentialité des données et de la sécurité des données.
La confidentialité des données, également connue sous le nom de confidentialité des informations, fait référence à la manipulation, au traitement, au stockage et à l'utilisation des informations personnelles. Les lois et procédures relatives à la confidentialité des données visent à respecter les droits des individus à protéger leurs informations personnelles en toute sécurité et confidentialité.
Nous avons déjà discuté en détail de la confidentialité des données et de la manière dont elle peut affecter votre entreprise. Consultez-le pour savoir comment collecter des données pour votre base de données clients et les gérer dans le respect des lois sur la confidentialité des données.
La sécurité des données est un processus qui garantit la confidentialité des données. Il se concentre sur la protection des données contre tout accès tiers non autorisé ou attaques malveillantes et exploitation des données.
Comment sécuriser vos données CRM et les protéger des violations
Sachant que vous devez prendre soin à la fois de la confidentialité des données et de leur sécurité, examinons les étapes clés que votre entreprise doit suivre aujourd'hui pour augmenter le niveau de protection des données CRM.
Sécurisez votre infrastructure informatique
Tout d'abord, surtout si votre entreprise utilise un système CRM sur site et non un système basé sur le cloud, vous devez protéger l'infrastructure informatique qui héberge vos données CRM. Cela inclut tous les ordinateurs portables, smartphones et autres appareils que votre équipe utilise pour accéder aux informations de la base de données.
Faites en sorte qu'il soit aussi difficile que possible pour les pirates d'accéder à votre base de données ; créer plusieurs couches de protection.
- Installez un pare-feu fiable pour contrôler et surveiller qui a accès à vos données
- Installez un programme antivirus réputé pour prendre soin de vos données CRM et les protéger des virus, chevaux de Troie et autres attaques de logiciels malveillants
- Mettez régulièrement à jour votre système d'exploitation. À chaque nouvelle mise à jour, les fournisseurs de systèmes d'exploitation tentent de corriger les vulnérabilités de sécurité détectées dans le système
- Chiffrez tous vos disques et installez un VPN pour créer un tunnel qui chiffre votre communication et votre navigation pour une couche de sécurité supplémentaire
Rappelez -vous ! Ce n'est pas un ensemble et oubliez le type de tâche. Vous devez régulièrement mener des audits d'évaluation des risques informatiques pour identifier les points faibles et les failles de sécurité avant de vous en occuper rapidement.
Choisissez un fournisseur de CRM fiable et de confiance
Seules les plus grandes entreprises au monde sont proches d'égaler la sécurité des données que les fournisseurs de CRM basés sur le cloud fournissent immédiatement. Si vous êtes une petite ou moyenne entreprise, il est préférable d'opter pour un CRM hébergé dans le cloud .
Mais toutes les solutions CRM ne se valent pas. Il est important d'étudier attentivement le marché avant de trouver le bon outil.
Lorsque les pirates ciblent une entreprise, ils essaient de déterminer quelle solution CRM elle utilise pour stocker et gérer ses données. Ils recherchent toutes les vulnérabilités connues d'un système et les moyens de les exploiter. Selon cette même logique, vous devriez rechercher une entreprise avec un historique de sécurité exceptionnel qui n'a été impliquée dans aucun scandale de fuite de données.
De plus, vous devriez rechercher une solution CRM qui répond aux critères suivants…
- n'est pas propriétaire de vos données ; votre entreprise doit pouvoir conserver tous les droits sur vos données
- Autorisations d'accès ; afficher et révoquer les autorisations de votre compte
- Conforme aux lois sur la confidentialité et la sécurité des données, y compris GDPR et CCPA
- Fonctionnalité de protection contre la suppression
- Cryptage des données
- Assurance de sécurité testée par des tiers
Par exemple, NetHunt CRM est un système CRM incroyablement sûr et sécurisé. Notre produit a passé avec succès notre première évaluation de sécurité Google en 2019 et le fait chaque année pour confirmer notre conformité. Nous offrons des fonctionnalités de sécurité puissantes pour aider à protéger votre entreprise contre les accès non autorisés.
Pour des raisons de sécurité, vos données NetHunt CRM sont stockées sur Google Cloud Platform. NetHunt chiffre les copies de sauvegarde de ces données à des fins de récupération. NetHunt crypte également les données en transit entre nos installations et au repos, garantissant qu'elles ne sont accessibles qu'aux rôles autorisés.
La sécurité CRM n'est qu'un des nombreux critères à prendre en compte lors du choix du système CRM adapté à votre entreprise. Pour vous assurer que vous savez exactement ce que vous devez rechercher d'autre, consultez notre guide.
Créer des sauvegardes de données
La majorité des grands systèmes CRM offrent déjà une protection contre les pannes d'infrastructure et de fonctionnement. Cependant, aucun système au monde n'est parfait; il vaut mieux prévenir que guérir.
Portez une attention particulière à la réplication et à la sauvegarde des données. Effectuez des sauvegardes quotidiennes pour restaurer les données d'un client en cas de besoin. Les sauvegardes ne sont pas seulement utiles dans les situations où vos données sont une cible pour les pirates, mais aussi lorsque des parties de celles-ci sont perdues en raison d'une suppression accidentelle.
Assurez-vous que vos mots de passe sont forts
Un mot de passe faible est l'une des raisons les plus courantes des fuites de données. Vous devez régulièrement effectuer des audits de mots de passe pour détecter tout mot de passe faible, en les remplaçant par quelque chose de différent de ce qu'il était il y a une semaine, un mois ou un an.
Chaque appareil que votre équipe utilise pour accéder au système CRM doit avoir son propre mot de passe robuste et unique. Cela signifie que les qwertys , les noms de famille , les anniversaires ou les détails des membres de la famille ne sont pas autorisés.
Un bon mot de passe est celui qui contient une combinaison de lettres minuscules et majuscules, de chiffres et de symboles. Il doit également dépasser huit caractères. Alternativement, si vous ne voulez pas créer votre propre mot de passe, vous pouvez vous tourner vers les gestionnaires de mots de passe et certains navigateurs pour vous suggérer un mot de passe fort.
Maintenant, les mots de passe robustes peuvent être difficiles à retenir. Cela ne signifie pas que les membres de votre équipe doivent les stocker dans l'application Notes ou les écrire sur un post-it qui se trouve sur leur bureau. Apprenez à vos employés à stocker et à récupérer les mots de passe en cas de besoin en toute sécurité.
Pour une couche de sécurité supplémentaire, vous pouvez activer l'authentification par mot de passe à deux facteurs pour accéder à votre base de données CRM. Ensuite, si quelqu'un souhaite accéder au système, il sera invité à valider sa connexion à l'aide d'un deuxième appareil ou de son adresse e-mail.
En plus de cela, vous devez également promouvoir l' authentification unique et encourager vos employés à se connecter à différents systèmes en utilisant leurs adresses e-mail professionnelles. Par exemple, leur compte Google professionnel. De cette façon, en cas d'attaque de pirate, vous pouvez désactiver le compte et déconnecter automatiquement l'utilisateur de chaque système qui l'utilise.
Organisez des sessions de formation régulières sur la cybersécurité
Alors que le monde traverse une période de progrès technologique rapide, l'accessibilité aux outils et technologies disponibles pour la protection des données augmente. Malheureusement, il en va de même pour les techniques utilisées par les pirates pour leurs attaques afin de voler les données susmentionnées.
C'est un jeu de rattrapage entre les deux forces - le bon et le mauvais. Votre équipe est coincée au milieu.
Pour fournir le plus haut niveau de protection des données CRM, assurez-vous que chaque membre de votre équipe est à jour avec le développement technologique et est conscient de toutes les méthodes de phishing, des astuces de piratage et des autres risques associés à la gestion des données sensibles. L'éducation est la clé.
Nous avons dressé une petite liste de choses à faire avec votre équipe lors de la formation en cybersécurité…
- Navigation Web sécurisée
- Communication par e-mail
- Audit de conformité de la sécurité des données
- Processus de sécurité
- Méthodes de piratage
Utiliser les autorisations d'accès
La majorité des grands systèmes CRM permettent aux clients de contrôler les autorisations d'accès et d'empêcher certains utilisateurs d'accéder à certains éléments de données. Vous devriez profiter de cette fonctionnalité mais en même temps… n'en abusez pas.
Certaines entreprises se précipitent pour créer des modèles de sécurité extrêmement complexes qui finissent par être si compliqués qu'ils ressemblent à leurs organigrammes. Cela peut dissuader les employés de passer par les processus de sécurité et compromettre la protection des données CRM.
Donc, vous devez le garder aussi simple que possible et commencer le développement du modèle d'autorisations d'accès sur la prémisse que "tout le monde peut accéder à tout". À partir de là, commencez à retirer certaines autorisations aux personnes qui n'ont pas besoin d'accéder à certaines zones de la base de données.
Pour chaque rôle, posez-vous les questions suivantes concernant le niveau d'autorisations d'accès dont ils pourraient avoir besoin pour effectuer leur travail…
- Existe-t-il une raison légale pour laquelle certaines données doivent être restreintes ?
- Ce rôle a-t-il besoin d'accéder à cette donnée particulière pour mieux faire son travail ?
- Ce rôle devra-t-il travailler fréquemment avec les données du CRM pour faire son travail ?
- Existe-t-il un problème de confidentialité pour nos clients ou nos employés si ce rôle a accès à ces informations ?
Prenez l'habitude de surveiller vos données CRM pour toute activité suspecte
Enfin, vous voulez vous assurer que toute activité potentiellement dangereuse est remarquée et arrêtée le plus tôt possible. Surveillez régulièrement votre système CRM pour toute connexion suspecte, extraction de données et autres manipulations.
La mise en place d'un tableau de bord dans le système CRM qui affiche toutes les données et statistiques sur la sécurité de votre CRM en temps réel vous aidera à prévenir d'éventuelles violations et à optimiser les processus.
Vous avez tout lu à ce sujet, maintenant essayez-le.
NetHunt CRM fournit toutes les fonctionnalités de sécurité dont votre entreprise a besoin sous forme de fleurs et de fleurs. Si vous êtes une startup en démarrage, vous pourriez même bénéficier d'un plan tarifaire spécial, même après l'essai gratuit de 14 jours.
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