CRM и защита данных: как обеспечить безопасность данных CRM

Опубликовано: 2022-01-26

Еще в 2006 году Клайв Хамби, предприниматель в области науки о данных и клиентоориентированных бизнес-стратегий, придумал фразу « данные — это новая нефть ».

По мере того, как мир проходит стремительную цифровую трансформацию, мы вступаем в цифровую эру. Смысл этого выражения стал еще более очевидным. Вопрос кибербезопасности становится все более важным.

92% компаний используют базы данных для хранения информации о клиенте или потенциальном клиенте.

️ ГДМА

Вполне вероятно, что в вашем бизнесе есть CRM-система, заполненная данными. Предприятия собирают и хранят множество данных о сотрудниках, клиентах, схемах лояльности, транзакциях и многом другом. Это помогает им строить лучшие деловые отношения, делать более целенаправленные предложения и персонализировать опыт покупателей.

Но все эти данные, хранящиеся в CRM-системе вашего бизнеса, делают ее приманкой для всевозможных киберпреступников.

Электронные письма, контактные данные, имена, должности, адреса, пароли и суммы транзакций являются ценной и конфиденциальной информацией. Предприятия должны обратить внимание на защиту от хакеров и вредоносных программ.

Если вы думаете, что риску подвержены только крупные — или только малые — компании… Позвольте вас разочаровать. Никто не в безопасности! Только за последнее десятилетие компании всех размеров пострадали от утечек данных, которые скомпрометировали пользовательские данные с разрушительными последствиями…

LinkedIn, 2012 : хакер утек 165 миллионов файлов.
Experian, 2013 : кибер-самозванец скомпрометировал 200 миллионов записей.
Marriott, 2018 : 500 миллионов клиентов пострадали от несанкционированного доступа
American Finance Corp, 2019 : скомпрометировано 885 миллионов клиентов
Facebook, 2019 : 540 миллионов пользователей пострадали от плохой безопасности

Фактически, по данным Ресурсного центра по краже личных данных (ITRC), за первые девять месяцев 2021 года утечки данных затронули 281 миллион человек. Это более 90% от общей цифры 2020 года в 310,1 миллиона жертв.

Если вы не хотите испортить имидж своего бренда, скомпрометировав данные клиентов, вам нужно сосредоточиться на улучшении методов защиты данных CRM. Читайте дальше, чтобы узнать, как вы можете защитить свой бизнес и своих клиентов.

Разница между конфиденциальностью данных и безопасностью данных

Защита данных состоит из конфиденциальности данных и безопасности данных.

Конфиденциальность данных, также известная как конфиденциальность информации, относится к обращению, обработке, хранению и использованию личной информации. Законы и процедуры о конфиденциальности данных направлены на соблюдение прав отдельных лиц на сохранение их личной информации в безопасности и конфиденциальности.

Мы уже подробно обсуждали конфиденциальность данных и то, как она может повлиять на ваш бизнес. Ознакомьтесь с ним, чтобы узнать, как собирать данные для базы данных клиентов и управлять ими в соответствии с законами о конфиденциальности данных.

Безопасность данных — это процесс, обеспечивающий конфиденциальность данных. Основное внимание уделяется защите данных от любого несанкционированного доступа третьих лиц или злонамеренных атак и эксплуатации данных.

Как обезопасить данные CRM и защитить их от взломов

Зная, что вам необходимо позаботиться как о конфиденциальности данных, так и о их безопасности, давайте рассмотрим ключевые шаги, которые ваш бизнес должен предпринять сегодня, чтобы повысить уровень защиты данных CRM.

Защитите свою ИТ-инфраструктуру

Перво-наперво — особенно если ваш бизнес использует локальную систему CRM, а не облачную — вам необходимо защитить ИТ-инфраструктуру, в которой хранятся ваши данные CRM. Сюда входят все ноутбуки, смартфоны и другие устройства, которые ваша команда использует для доступа к информации в базе данных.

Сделайте так, чтобы хакерам было как можно сложнее проникнуть внутрь вашей базы данных; создать несколько уровней защиты.

Установите надежный брандмауэр, чтобы контролировать и отслеживать, кто имеет доступ к вашим данным.
Установите надежную антивирусную программу, чтобы позаботиться о ваших данных CRM и защитить их от вирусов, троянов и других вредоносных атак.
Регулярно обновляйте свою ОС. С каждым новым обновлением производители ОС стараются исправить любые уязвимости безопасности, обнаруженные в системе.
Зашифруйте все свои диски и установите VPN, чтобы создать туннель, который шифрует ваше общение и просмотр для дополнительного уровня безопасности.

Помните ! Это не задача типа «поставь и забудь». Вам необходимо регулярно проводить аудит оценки ИТ-рисков, чтобы выявить слабые места и лазейки в системе безопасности, прежде чем быстро устранять их.

Выберите надежного, проверенного поставщика CRM

Только крупнейшие предприятия в мире приближаются к безопасности данных, которую немедленно обеспечивают поставщики облачных CRM. Если у вас малый или средний бизнес, лучше всего выбрать CRM, размещенную в облаке .

Но не все CRM-решения одинаковы. Важно тщательно изучить рынок, прежде чем можно будет найти правильный инструмент.

Когда хакеры нацеливаются на бизнес, они пытаются выяснить, какое CRM-решение оно использует для хранения своих данных и управления ими. Они ищут все известные уязвимости системы и способы их эксплуатации. Следуя той же логике, вам следует искать компанию со звездной историей безопасности, которая не была замешана ни в каких скандалах с утечкой данных.

Кроме того, вам следует искать CRM-решение, отвечающее следующим критериям…

Не владеет вашими данными; ваш бизнес должен иметь возможность сохранить все права на ваши данные
Разрешения на доступ; просматривать и отзывать разрешения для вашей учетной записи
Соответствует законам о конфиденциальности и безопасности данных, включая GDPR и CCPA.
Функция защиты от удаления
Шифрование данных
Обеспечение безопасности, проверенное сторонними организациями

Например, NetHunt CRM — невероятно безопасная и надежная CRM-система. Наш продукт успешно прошел нашу первую оценку безопасности Google еще в 2019 году и делает это каждый год, чтобы подтвердить наше соответствие. Мы предлагаем мощные функции безопасности, которые помогут защитить ваш бизнес от несанкционированного доступа.

В целях безопасности ваши данные NetHunt CRM хранятся на облачной платформе Google. NetHunt шифрует резервные копии этих данных для целей восстановления. NetHunt также шифрует данные при передаче между нашими объектами и при хранении, гарантируя, что к ним могут получить доступ только авторизованные роли.

Безопасность CRM — это лишь один из многих критериев, которые следует учитывать при выборе подходящей CRM-системы для вашего бизнеса. Чтобы убедиться, что вы точно знаете, что еще вам следует искать, ознакомьтесь с нашим руководством.

Создание резервных копий данных

Большинство отличных CRM-систем уже обеспечивают защиту от инфраструктурных и операционных сбоев. Однако ни одна система в мире не совершенна; лучше перестраховаться, чем потом сожалеть.

Обратите особое внимание на репликацию данных и резервное копирование данных. Выполняйте ежедневное резервное копирование для восстановления данных клиента, если возникнет такая необходимость. Резервные копии полезны не только в ситуациях, когда ваши данные становятся целью хакеров, но и в тех случаях, когда их части теряются из-за случайного удаления.

Убедитесь, что ваши пароли надежные

Слабый пароль — одна из самых распространенных причин утечки данных. Вы должны регулярно проводить аудит паролей, чтобы обнаруживать любые слабые пароли, меняя их на что-то другое, чем то, что было за неделю, месяц или год.

Каждое устройство, которое ваша команда использует для доступа к системе CRM, должно иметь собственный надежный и уникальный пароль. Это означает, что qwerty , фамилии , дни рождения или сведения о членах семьи не допускаются.

Хороший пароль — это тот, который содержит комбинацию строчных и прописных букв, цифр и символов. Он также должен превышать восемь символов в длину. В качестве альтернативы, если вы не хотите придумывать собственный пароль, вы можете обратиться к менеджерам паролей и некоторым браузерам, чтобы они предложили вам надежный пароль.

Теперь надежные пароли может быть трудно запомнить. Это не означает, что члены вашей команды должны хранить их в приложении «Заметки» или записывать на стикерах, которые лежат на их рабочем столе. Научите своих сотрудников безопасно хранить и извлекать пароли, когда это необходимо.

Для дополнительного уровня безопасности вы можете включить двухфакторную аутентификацию по паролю для доступа к базе данных CRM. Затем, если кто-то захочет получить доступ к системе, ему будет предложено подтвердить свой логин, используя второе устройство или свой адрес электронной почты.

Кроме того, вы также должны продвигать единый вход и поощрять своих сотрудников входить в разные системы, используя свои рабочие адреса электронной почты. Например, их рабочий аккаунт Google. Таким образом, в случае хакерской атаки вы можете отключить учетную запись и автоматически вывести пользователя из каждой системы, которая ее использует.

Проводите регулярные тренинги по кибербезопасности

По мере того, как мир переживает период стремительного технического прогресса, растет доступность инструментов и технологий, доступных для защиты данных. К сожалению, то же самое можно сказать и о методах, которые хакеры используют в своих атаках для кражи вышеупомянутых данных.

Это игра в догонялки между двумя силами — хорошей и плохой. Ваша команда застряла посередине.

Чтобы обеспечить высочайший уровень защиты данных CRM, убедитесь, что каждый член вашей команды находится в курсе последних событий в области развития технологий и знает обо всех методах фишинга, хакерских уловках и других рисках, связанных с управлением конфиденциальными данными. Образование является ключевым.

Мы составили небольшой список дел, над которыми вы должны работать вместе со своей командой на тренинге по кибербезопасности…

Безопасный просмотр веб-страниц
Электронная почта
Аудит соответствия требованиям безопасности данных
Процессы безопасности
Методы взлома

Используйте права доступа

Большинство отличных CRM-систем позволяют клиентам контролировать права доступа и ограничивать доступ определенных пользователей к определенным битам данных. Вы должны воспользоваться этой функциональностью, но в то же время… не злоупотреблять ею.

Некоторые предприятия спешат создавать чрезвычайно сложные модели безопасности, которые в конечном итоге становятся настолько сложными, что напоминают их организационные схемы. Это может отвлечь сотрудников от прохождения процессов безопасности и поставить под угрозу защиту данных CRM.

Итак, вам нужно сделать это как можно проще и начать разработку модели разрешений доступа, исходя из предпосылки «каждый может получить доступ ко всему». Оттуда начните отбирать некоторые разрешения у людей, которым не нужен доступ к определенным областям базы данных.

Для каждой роли задайте себе следующие вопросы относительно уровня прав доступа, которые им могут понадобиться для выполнения их работы…

Есть ли юридическая причина, по которой некоторые данные должны быть ограничены?
Нужен ли этой роли доступ к этому конкретному биту данных, чтобы лучше выполнять свою работу?
Нужно ли этой роли часто работать с данными в CRM, чтобы выполнять свою работу?
Есть ли проблема конфиденциальности для наших клиентов или наших сотрудников, если у этой роли есть доступ к этой информации?

Возьмите за привычку отслеживать данные CRM на предмет подозрительной активности.

Наконец, вы хотите убедиться, что любая потенциально опасная деятельность будет замечена и остановлена как можно раньше. Регулярно проверяйте свою CRM-систему на наличие подозрительных входов в систему, извлечения данных и других манипуляций.

Настройка дашборда в CRM-системе, отображающего все данные и статистику по безопасности вашей CRM в режиме реального времени, поможет вам предотвратить возможные нарушения и оптимизировать процессы.

Вы все прочитали об этом, теперь попробуйте.

NetHunt CRM предоставляет все функции безопасности, которые нужны вашему бизнесу как никогда раньше. Если вы начинающий стартап, вы можете даже претендовать на специальный тарифный план — даже после 14-дневной бесплатной пробной версии.

Если вы хотите увидеть, как NetHunt CRM работает для вашего бизнеса, закажите демонстрацию сегодня.