CRM e protezione dei dati: come assicurarsi che i tuoi dati CRM siano al sicuro
Pubblicato: 2022-01-26Già nel 2006, Clive Humby, un imprenditore nel campo della scienza dei dati e delle strategie aziendali incentrate sul cliente, ha coniato la frase che i dati sono il nuovo petrolio .
Mentre il mondo attraversa una rapida trasformazione digitale, stiamo entrando in una prima era digitale. Il significato dietro questa espressione è diventato ancora più evidente. La questione della sicurezza informatica è sempre più importante.
Il 92% delle aziende utilizza i database per archiviare informazioni su un cliente o un potenziale cliente.
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È probabile che la tua azienda abbia un sistema CRM pieno di dati. Le aziende raccolgono e archiviano molti dati su dipendenti, clienti, programmi fedeltà, transazioni e quant'altro. Li aiuta a costruire migliori relazioni commerciali, fare offerte più mirate e personalizzare le esperienze degli acquirenti.
Ma tutti quei dati che si trovano nel sistema CRM della tua azienda lo rendono un honeypot per tutti i tipi di criminali informatici.
Email, dettagli di contatto, nomi, titoli di lavoro, indirizzi, password e somme di transazioni sono informazioni preziose e sensibili. Le aziende devono prestare attenzione a proteggerlo da hacker e malware.
Se pensi che solo le grandi – o solo le piccole – aziende siano a rischio... Lascia che ti deluda. Nessuno è sicuro! Solo nell'ultimo decennio, aziende di tutte le dimensioni hanno subito violazioni dei dati che hanno compromesso i dati degli utenti con conseguenze devastanti...
- LinkedIn, 2012 : 165 milioni di file trapelati da un hacker
- Experian, 2013 : 200 milioni di record compromessi da un cyber-impostore
- Marriott, 2018 : 500 milioni di clienti interessati da accessi non autorizzati
- American Finance Corp, 2019 : 885 milioni di clienti compromessi
- Facebook, 2019 : 540 milioni di utenti colpiti da scarsa sicurezza
Infatti, secondo l'Identity Theft Resource Center (ITRC), nei primi nove mesi del 2021 le violazioni dei dati hanno colpito 281 milioni di persone. Si tratta di oltre il 90% della cifra totale del 2020 di 310,1 milioni di vittime.
Se non vuoi rovinare l'immagine del tuo marchio compromettendo i dati dei clienti, devi concentrarti sul miglioramento delle pratiche di protezione dei dati CRM. Continua a leggere per scoprire come proteggere la tua azienda e i tuoi clienti.
La differenza tra privacy e sicurezza dei dati
La protezione dei dati si compone di privacy e sicurezza dei dati.
La privacy dei dati, nota anche come privacy delle informazioni, si riferisce alla gestione, elaborazione, archiviazione e utilizzo delle informazioni personali. Le leggi e le procedure sulla privacy dei dati riguardano il rispetto dei diritti degli individui di mantenere le proprie informazioni personali al sicuro e private.
Abbiamo già discusso in dettaglio della privacy dei dati e di come può influire sulla tua attività. Dai un'occhiata per scoprire come raccogliere i dati per il database dei tuoi clienti e gestirli nel rispetto delle leggi sulla privacy dei dati.
La sicurezza dei dati è un processo che garantisce la riservatezza dei dati. Si concentra sulla protezione dei dati da qualsiasi accesso non autorizzato di terze parti o attacchi dannosi e sfruttamento dei dati.
Come proteggere i tuoi dati CRM e proteggerli dalle violazioni
Sapendo che devi prenderti cura sia della privacy dei dati che della loro sicurezza, diamo un'occhiata ai passaggi chiave che la tua azienda deve intraprendere oggi per aumentare il livello di protezione dei dati CRM.
Proteggi la tua infrastruttura IT
Per prima cosa, soprattutto se la tua azienda utilizza un sistema CRM on-premise e non uno basato su cloud, devi proteggere l'infrastruttura IT che ospita i tuoi dati CRM. Ciò include tutti i laptop, smartphone e altri dispositivi utilizzati dal tuo team per accedere alle informazioni nel database.
Rendi il più difficile possibile l'accesso degli hacker all'interno del tuo database; creare più livelli di protezione.
- Installa un firewall affidabile per controllare e monitorare chi ha accesso ai tuoi dati
- Installa un programma antivirus affidabile per prenderti cura dei tuoi dati CRM e proteggerli da virus, trojan e altri attacchi malware
- Aggiorna regolarmente il tuo sistema operativo. Con ogni nuovo aggiornamento, i fornitori di sistemi operativi cercano di correggere eventuali vulnerabilità di sicurezza rilevate nel sistema
- Crittografa tutti i tuoi dischi e installa VPN per creare un tunnel che crittografa le tue comunicazioni e naviga per un ulteriore livello di sicurezza
Ricorda ! Non è un set e dimenticalo tipo di attività. È necessario condurre regolarmente audit di valutazione del rischio IT per identificare i punti deboli e le falle nella sicurezza prima di occuparsene rapidamente.
Scegli un fornitore CRM affidabile e affidabile
Solo le più grandi aziende del mondo si avvicinano all'eguaglianza della sicurezza dei dati fornita immediatamente dai fornitori di soluzioni CRM basate su cloud. Se sei una piccola o media impresa, è meglio optare per un CRM ospitato nel cloud .
Ma non tutte le soluzioni CRM sono uguali. È importante ricercare attentamente il mercato prima che sia possibile trovare lo strumento giusto.
Quando gli hacker prendono di mira un'azienda, cercano di capire quale soluzione CRM utilizza per archiviare e gestire i propri dati. Cercano tutte le vulnerabilità note di un sistema e i modi per sfruttarle. Con la stessa logica, dovresti cercare un'azienda con una storia di sicurezza stellare che non è stata coinvolta in nessuno scandalo di fuga di dati.
Inoltre, dovresti cercare una soluzione CRM che soddisfi i seguenti criteri...
- Non possiede i tuoi dati; la tua azienda deve poter conservare tutti i diritti sui tuoi dati
- Permessi di accesso; visualizzare e revocare le autorizzazioni per il tuo account
- Conforme alle leggi sulla privacy e sulla sicurezza dei dati, inclusi GDPR e CCPA
- Funzionalità di protezione dalla cancellazione
- Crittografia dei dati
- Garanzia di sicurezza testata da terze parti
Ad esempio, NetHunt CRM è un sistema CRM incredibilmente sicuro e protetto. Il nostro prodotto ha superato con successo la nostra prima valutazione della sicurezza di Google nel 2019 e lo fa ogni anno per confermare la nostra conformità. Offriamo potenti funzionalità di sicurezza per proteggere la tua azienda da accessi non autorizzati.
Per motivi di sicurezza, i tuoi dati NetHunt CRM sono archiviati su Google Cloud Platform. NetHunt crittografa le copie di backup di tali dati a scopo di ripristino. NetHunt crittografa anche i dati in transito tra le nostre strutture e quelli inattivi, assicurando che siano accessibili solo da ruoli autorizzati.
La sicurezza del CRM è solo uno dei tanti criteri che dovresti considerare quando scegli il sistema CRM giusto per la tua azienda. Per essere sicuro di sapere esattamente cos'altro dovresti cercare, consulta la nostra guida.
Crea backup dei dati
La maggior parte dei grandi sistemi CRM fornisce già protezione contro i guasti infrastrutturali e operativi. Tuttavia, nessun sistema al mondo è perfetto; è meglio prevenire che curare.
Prestare molta attenzione alla replica e al backup dei dati. Esegui backup giornalieri per ripristinare i dati di un cliente in caso di necessità. I backup non sono utili solo per le situazioni in cui i tuoi dati sono un bersaglio per gli hacker, ma anche per quando parti di essi vengono perse a causa dell'eliminazione accidentale.
Assicurati che le tue password siano complesse
Una password debole è uno dei motivi più comuni per la fuga di dati. Dovresti condurre regolarmente controlli delle password per rilevare eventuali password deboli, cambiandole in qualcosa di diverso da quello che era una settimana, un mese o un anno agi.
Ogni dispositivo che il tuo team utilizza per accedere al sistema CRM deve avere una propria password robusta e univoca. Ciò significa che non sono consentiti qwerty , cognomi , compleanni o dettagli sui membri della famiglia .
Una buona password è quella che contiene una combinazione di lettere minuscole e maiuscole, numeri e simboli. Dovrebbe anche superare gli otto caratteri di lunghezza. In alternativa, se non vuoi trovare una password tutta tua, puoi rivolgerti ai gestori di password e ad alcuni browser per suggerirti una password complessa.
Ora, le password robuste possono essere difficili da ricordare. Ciò non significa che i membri del tuo team debbano archiviarli nell'app Note o annotarli su un post-it che giace sulla scrivania dell'ufficio. Insegna ai tuoi dipendenti a memorizzare e recuperare le password quando richiesto in modo sicuro.
Per un ulteriore livello di sicurezza, puoi abilitare l'autenticazione della password a due fattori per accedere al tuo database CRM. Quindi, se qualcuno vuole accedere al sistema, gli verrà chiesto di convalidare il proprio accesso utilizzando un secondo dispositivo o il proprio indirizzo e-mail.
Inoltre, dovresti anche promuovere il single sign-on e incoraggiare i tuoi dipendenti ad accedere a sistemi diversi utilizzando i loro indirizzi e-mail di lavoro. Ad esempio, il loro account Google di lavoro. In questo modo, in caso di attacco hacker, puoi disabilitare l'account e disconnettere automaticamente l'utente da ogni sistema che lo utilizza.
Organizza regolarmente sessioni di formazione sulla sicurezza informatica
Mentre il mondo attraversa il periodo di rapido progresso tecnologico, cresce l'accessibilità agli strumenti e alle tecnologie disponibili per la protezione dei dati. Sfortunatamente, lo stesso vale per le tecniche utilizzate dagli hacker per i loro attacchi per rubare i dati di cui sopra.
È un gioco di recupero tra le due forze: il bene e il male. La tua squadra è intrappolata nel mezzo.
Per fornire il massimo livello di protezione dei dati CRM, assicurati che ogni membro del tuo team sia aggiornato con lo sviluppo della tecnologia e sia a conoscenza di tutti i metodi di phishing, i trucchi degli hacker e altri rischi associati alla gestione dei dati sensibili. L'istruzione è fondamentale.
Abbiamo messo insieme un piccolo elenco di cose da fare su cui dovresti lavorare con il tuo team durante la formazione sulla sicurezza informatica...
- Navigazione web sicura
- Comunicazione via e-mail
- Verifica della conformità della sicurezza dei dati
- Processi di sicurezza
- Metodi di hacking
Usa i permessi di accesso
La maggior parte dei grandi sistemi CRM consente ai clienti di controllare i permessi di accesso e impedire a determinati utenti di accedere a determinati bit di dati. Dovresti sfruttare questa funzionalità ma allo stesso tempo... non abusarne.
Alcune aziende si affrettano a creare modelli di sicurezza estremamente complessi che finiscono per essere così complicati da assomigliare ai loro organigrammi. Ciò può scoraggiare i dipendenti dal passare attraverso i processi di sicurezza e compromettere la protezione che i dati CRM ricevono.
Quindi, è necessario mantenerlo il più semplice possibile e avviare lo sviluppo del modello dei permessi di accesso partendo dal presupposto che "tutti possono accedere a tutto". Da lì, inizia a togliere alcune autorizzazioni alle persone che non hanno bisogno di accedere a determinate aree del database.
Per ogni ruolo, poniti le seguenti domande relative al livello di autorizzazioni di accesso di cui potrebbero aver bisogno per svolgere il proprio lavoro...
- C'è un motivo legale per cui alcuni dati devono essere limitati?
- Questo ruolo ha bisogno di accedere a questo particolare bit di dati per svolgere meglio il proprio lavoro?
- Questo ruolo dovrà lavorare frequentemente con i dati nel CRM per portare a termine il proprio lavoro?
- Esiste un problema di privacy per i nostri clienti o per i nostri dipendenti se questo ruolo ha accesso a queste informazioni?
Prendi l'abitudine di monitorare i tuoi dati CRM per attività sospette
Infine, vuoi assicurarti che qualsiasi attività potenzialmente dannosa venga notata e interrotta il prima possibile. Monitora regolarmente il tuo sistema CRM per eventuali accessi sospetti, estrazioni di dati e altre manipolazioni.
Configurare una dashboard nel sistema CRM che mostri tutti i dati e le statistiche sulla sicurezza del tuo CRM in tempo reale ti aiuterà a prevenire possibili violazioni e ottimizzare i processi.
Hai letto tutto su di esso, ora provalo.
NetHunt CRM fornisce tutte le funzionalità di sicurezza di cui la tua azienda ha bisogno come fioriture e fioriture. Se sei una startup in fase iniziale, potresti persino qualificarti per un piano tariffario speciale, anche dopo la prova gratuita di 14 giorni.
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