CRM dan perlindungan data: Cara memastikan data CRM Anda aman

Diterbitkan: 2022-01-26

Kembali pada tahun 2006, Clive Humby, seorang wirausahawan di bidang ilmu data dan strategi bisnis yang berpusat pada pelanggan, menciptakan frasa data adalah minyak baru .

Saat dunia mengalami transformasi digital yang cepat, kita memasuki era digital-first. Makna di balik ungkapan ini menjadi lebih jelas. Pertanyaan tentang keamanan siber semakin penting.

92% perusahaan menggunakan database untuk menyimpan informasi tentang pelanggan atau calon pelanggan.

️ GDMA

Kemungkinan bisnis Anda memiliki sistem CRM yang penuh dengan data. Bisnis mengumpulkan dan menyimpan banyak data tentang karyawan, pelanggan, skema loyalitas, transaksi, dan apa pun. Ini membantu mereka membangun hubungan bisnis yang lebih baik, membuat penawaran yang ditargetkan dengan lebih baik, dan mempersonalisasi pengalaman pembeli.

Tetapi semua data yang tersimpan dalam sistem CRM bisnis Anda menjadikannya sebagai sarang bagi semua jenis penjahat dunia maya.

Email, detail kontak, nama, jabatan, alamat, kata sandi, dan jumlah transaksi adalah informasi yang berharga dan sensitif. Bisnis perlu memperhatikan untuk melindunginya dari peretas dan malware.

Jika Anda berpikir hanya perusahaan besar — atau hanya kecil — yang berisiko… Biarkan saya mengecewakan Anda. Tidak ada yang selamat! Dalam dekade terakhir saja, bisnis dari semua ukuran telah mengalami pelanggaran data yang membahayakan data pengguna dengan konsekuensi yang menghancurkan…

LinkedIn, 2012 : 165 juta file dibocorkan oleh peretas
Experian, 2013 : 200 juta catatan dikompromikan oleh penipu dunia maya
Marriott, 2018 : 500 juta pelanggan terpengaruh oleh akses tidak sah
American Finance Corp, 2019 : 885 juta klien dikompromikan
Facebook, 2019 : 540 juta pengguna terpengaruh oleh keamanan yang buruk

Faktanya, menurut Pusat Sumber Daya Pencurian Identitas (ITRC), dalam sembilan bulan pertama tahun 2021, pelanggaran data memengaruhi 281 juta orang. Itu lebih dari 90% dari total angka tahun 2020 yang mencapai 310,1 juta korban.

Jika Anda tidak ingin merusak citra merek Anda dengan membuat data pelanggan dikompromikan, Anda harus fokus pada peningkatan praktik perlindungan data CRM. Baca terus untuk mengetahui bagaimana Anda dapat melindungi bisnis dan pelanggan Anda.

Perbedaan antara privasi data dan keamanan data

Perlindungan data terdiri dari privasi data dan keamanan data.

Privasi data, juga dikenal sebagai privasi informasi, mengacu pada penanganan, pemrosesan, penyimpanan, dan penggunaan informasi pribadi. Hukum dan prosedur privasi data adalah tentang menghormati hak individu untuk menjaga informasi pribadi mereka tetap aman dan pribadi.

Kami telah membahas privasi data dan bagaimana hal itu dapat memengaruhi bisnis Anda dengan sangat rinci. Lihat untuk mempelajari cara mengumpulkan data untuk database pelanggan Anda dan mengelolanya dengan mematuhi undang-undang privasi data.

Keamanan data adalah proses yang menjamin privasi data. Ini berfokus pada perlindungan data dari akses pihak ketiga yang tidak sah atau serangan berbahaya dan eksploitasi data.

Cara mengamankan data CRM Anda dan melindunginya dari pelanggaran

Mengetahui bahwa Anda perlu menjaga privasi data dan keamanannya, mari kita lihat langkah-langkah utama yang perlu diambil bisnis Anda hari ini untuk meningkatkan tingkat perlindungan data CRM.

Amankan infrastruktur TI Anda

Hal pertama yang pertama — terutama jika bisnis Anda menggunakan sistem CRM lokal dan bukan berbasis cloud — Anda harus melindungi infrastruktur TI yang menghosting data CRM Anda. Ini mencakup semua laptop, ponsel cerdas, dan perangkat lain yang digunakan tim Anda untuk mengakses informasi dalam database.

Buat sesulit mungkin bagi peretas untuk masuk ke dalam basis data Anda; membuat beberapa lapisan perlindungan.

Instal firewall yang andal untuk mengontrol dan memantau siapa yang memiliki akses ke data Anda
Instal program anti-virus terkemuka untuk menjaga data CRM Anda dan melindunginya dari virus, trojan, dan serangan malware lainnya
Perbarui OS Anda secara teratur. Dengan setiap pembaruan baru, vendor OS mencoba memperbaiki kerentanan keamanan yang terdeteksi di sistem
Enkripsi semua disk Anda dan instal VPN untuk membuat terowongan yang mengenkripsi komunikasi dan penelusuran Anda untuk lapisan keamanan tambahan

Ingat ! Ini bukan satu set dan lupakan jenis tugas. Anda perlu melakukan audit penilaian risiko TI secara berkala untuk mengidentifikasi titik lemah dan celah keamanan sebelum menanganinya dengan cepat.

Pilih vendor CRM yang andal dan tepercaya

Hanya perusahaan terbesar di dunia yang hampir menyamai keamanan data yang segera disediakan oleh vendor CRM berbasis cloud. Jika Anda adalah bisnis kecil atau menengah, sebaiknya pilih CRM yang dihosting di cloud .

Tetapi tidak semua solusi CRM dibuat sama. Sangat penting untuk meneliti pasar dengan cermat sebelum menemukan alat yang tepat.

Saat peretas menargetkan bisnis, mereka mencoba mencari tahu solusi CRM mana yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola data mereka. Mereka mencari semua kerentanan yang diketahui dari suatu sistem dan cara untuk mengeksploitasinya. Dengan logika yang sama, Anda harus mencari bisnis dengan sejarah keamanan bintang yang tidak terlibat dalam skandal kebocoran data.

Selain itu, Anda harus mencari solusi CRM yang memenuhi kriteria berikut…

Tidak memiliki data Anda; bisnis Anda harus dapat mempertahankan semua hak atas data Anda
Izin akses; lihat dan cabut izin untuk akun Anda
Mematuhi undang-undang privasi dan keamanan data, termasuk GDPR dan CCPA
Fungsi perlindungan penghapusan
Enkripsi data
Jaminan keamanan teruji pihak ketiga

Misalnya, NetHunt CRM adalah sistem CRM yang sangat aman dan terjamin. Produk kami berhasil lulus Penilaian Keamanan Google pertama kami pada tahun 2019 dan telah melakukannya setiap tahun untuk mengonfirmasi kepatuhan kami. Kami menawarkan fitur keamanan yang kuat untuk membantu melindungi bisnis Anda dari akses yang tidak sah.

Untuk tujuan keamanan, data NetHunt CRM Anda disimpan di Google Cloud Platform. NetHunt mengenkripsi salinan cadangan data tersebut untuk tujuan pemulihan. NetHunt juga mengenkripsi data dalam perjalanan antara fasilitas kami dan saat istirahat, memastikan bahwa itu hanya dapat diakses oleh peran yang berwenang.

Keamanan CRM hanyalah salah satu dari banyak kriteria yang harus Anda pertimbangkan saat memilih sistem CRM yang tepat untuk bisnis Anda. Untuk memastikan Anda tahu persis apa lagi yang harus Anda cari, lihat panduan kami.

Buat cadangan data

Sebagian besar sistem CRM yang hebat sudah memberikan perlindungan terhadap infrastruktur dan kegagalan operasional. Namun, tidak ada sistem di dunia yang sempurna; lebih baik aman daripada menyesal.

Perhatikan baik-baik replikasi data dan backup data. Melakukan backup harian untuk memulihkan data pelanggan jika diperlukan. Cadangan tidak hanya berguna untuk situasi di mana data Anda menjadi target peretas, tetapi juga ketika sebagian data hilang karena terhapus secara tidak sengaja.

Pastikan kata sandi Anda kuat

Kata sandi yang lemah adalah salah satu alasan paling umum untuk kebocoran data. Anda harus secara teratur melakukan audit kata sandi untuk mendeteksi kata sandi yang lemah, mengubahnya menjadi sesuatu yang berbeda dari seminggu, sebulan, atau setahun yang lalu.

Setiap perangkat yang digunakan tim Anda untuk mengakses sistem CRM harus memiliki kata sandi yang kuat dan unik. Ini berarti qwertys , nama belakang , ulang tahun , atau detail anggota keluarga tidak diizinkan.

Kata sandi yang baik adalah kata sandi yang mengandung kombinasi huruf kecil dan besar, angka, dan simbol. Panjangnya juga harus melebihi delapan karakter. Atau, jika Anda tidak ingin membuat kata sandi sendiri, Anda dapat beralih ke pengelola kata sandi dan beberapa browser untuk menyarankan kata sandi yang kuat untuk Anda.

Sekarang, kata sandi yang kuat bisa jadi sulit untuk diingat. Ini tidak berarti anggota tim Anda harus menyimpannya di aplikasi Catatan atau ditulis di kertas tempel yang ada di sekitar meja kantor mereka. Ajari karyawan Anda untuk menyimpan dan mengambil kata sandi bila diperlukan dengan aman.

Untuk lapisan keamanan ekstra, Anda dapat mengaktifkan otentikasi kata sandi dua faktor untuk mengakses database CRM Anda. Kemudian, jika seseorang ingin mengakses sistem, mereka akan diminta untuk memvalidasi login mereka menggunakan perangkat kedua atau alamat email mereka.

Selain itu, Anda juga harus mempromosikan sistem masuk tunggal dan mendorong karyawan Anda untuk masuk ke sistem yang berbeda menggunakan alamat email kantor mereka. Misalnya, akun Google kerja mereka. Dengan begitu, jika terjadi serangan peretas, Anda dapat menonaktifkan akun dan secara otomatis mengeluarkan pengguna dari setiap sistem yang menggunakannya.

Selenggarakan sesi pelatihan keamanan siber reguler

Saat dunia melewati masa kemajuan teknologi yang pesat, aksesibilitas alat dan teknologi yang tersedia untuk perlindungan data tumbuh. Sayangnya, begitu juga teknik yang digunakan peretas untuk serangan mereka untuk mencuri data yang disebutkan di atas.

Ini adalah permainan mengejar antara dua kekuatan - yang baik dan yang buruk. Tim Anda terjebak di tengah.

Untuk memberikan perlindungan data CRM tingkat tertinggi, pastikan bahwa setiap anggota tim Anda mengetahui perkembangan teknologi terkini dan mengetahui semua metode phishing, trik peretas, dan risiko lain yang terkait dengan pengelolaan data sensitif. Pendidikan adalah kuncinya.

Kami telah mengumpulkan sedikit daftar tugas dari semua hal yang harus Anda kerjakan bersama tim Anda di pelatihan keamanan siber…

Penjelajahan web yang aman
Komunikasi email
Audit kepatuhan keamanan data
Proses keamanan
Metode peretasan

Manfaatkan izin akses

Sebagian besar sistem CRM yang hebat memungkinkan pelanggan untuk mengontrol izin akses dan membatasi pengguna tertentu untuk mengakses bit data tertentu. Anda harus memanfaatkan fungsi ini tetapi pada saat yang sama… jangan menggunakannya secara berlebihan.

Beberapa bisnis terburu-buru untuk membuat model keamanan yang sangat kompleks yang akhirnya menjadi sangat rumit sehingga menyerupai bagan organisasi mereka. Ini dapat menunda karyawan untuk menjalani proses keamanan dan membahayakan perlindungan yang diterima data CRM.

Jadi, Anda harus membuatnya sesederhana mungkin dan memulai pengembangan model izin akses dengan premis "setiap orang dapat mengakses semuanya". Dari sana, mulailah mengambil izin dari orang-orang yang tidak perlu mengakses area database tertentu.

Untuk setiap peran, tanyakan pada diri Anda pertanyaan berikut mengenai tingkat izin akses yang mungkin mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka…

Apakah ada alasan hukum mengapa beberapa data harus dibatasi?
Apakah peran ini memerlukan akses ke bit data khusus ini untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik?
Apakah peran ini perlu sering bekerja dengan data di CRM untuk menyelesaikan pekerjaan mereka?
Apakah ada masalah privasi bagi pelanggan atau karyawan kami jika peran ini memiliki akses ke informasi ini?

Biasakan memantau data CRM Anda untuk aktivitas yang mencurigakan

Terakhir, Anda ingin memastikan bahwa setiap aktivitas yang berpotensi membahayakan diperhatikan dan dihentikan sedini mungkin. Pantau sistem CRM Anda secara teratur untuk setiap login yang mencurigakan, ekstraksi data, dan manipulasi lainnya.

Menyiapkan dasbor di sistem CRM yang menampilkan semua data dan statistik keamanan CRM Anda secara real-time akan membantu Anda mencegah kemungkinan pelanggaran dan mengoptimalkan proses.

Anda telah membaca semua tentang itu, sekarang cobalah.

NetHunt CRM menyediakan semua fitur keamanan yang dibutuhkan bisnis Anda saat mekar dan berkembang. Jika Anda adalah startup tahap awal, Anda bahkan mungkin memenuhi syarat untuk paket harga khusus - bahkan setelah uji coba gratis 14 hari.

Jika Anda ingin melihat cara kerja NetHunt CRM untuk bisnis Anda, pesan demo hari ini.