Stratégies de travail à domicile : comment rester productif, équilibré et connecté

On nous a récemment demandé de nombreux conseils sur les stratégies de travail à domicile , et nous sommes confiants de les donner. PMG est une agence de marketing 100% virtuelle depuis notre création en 2002.

Ainsi, le mois dernier, alors que les entreprises se précipitaient pour passer au travail à distance, notre équipe a pu poursuivre ses routines de travail normales. (Eh bien, aussi normales que puissent être les routines de travail pendant une pandémie.)

Une de nos collègues nous a demandé de dispenser une formation sur les stratégies de travail à domicile pour aider son équipe à s'adapter à sa nouvelle normalité. Elle a partagé que des défis tels que les distractions, l'isolement et l'établissement de limites avaient un impact sur la productivité et la tranquillité d'esprit. Tous les obstacles très courants lors du travail à domicile, et tous gérables avec la bonne approche.

Voici un résumé de notre présentation à son équipe. Nous espérons que cela pourra vous aider, vous et votre équipe, à être aussi efficaces que possible lorsque vous travaillez à domicile, maintenant et à l'avenir.

Travail à domicile : le physique

1. Désignez un espace de travail.

Idéalement, vous pouvez identifier une pièce – avec une porte que vous pouvez fermer – où vous vous concentrerez sur votre travail . Je me souviens d'avoir assisté à une présentation donnée par une dirigeante de Trello/Atlassian, une autre entreprise 100 % virtuelle, où elle a partagé qu'une salle dédiée avec une porte est une condition préalable à l'emploi.

Si vous ne pouvez pas consacrer une pièce à votre travail, alors trouvez un espace dédié dans votre maison, et assurez-vous qu'il ne s'agit pas d'un canapé ! Pour de nombreuses raisons, principalement votre bien-être physique, le canapé est un endroit terrible pour travailler.

Installez un bureau dans un coin de votre salon ou de votre salle familiale si vous le pouvez, en utilisant des plantes ou un paravent pour créer une limite visuellement attrayante. Ou vous pouvez créer un espace à la table de la cuisine ou de la salle à manger où vous travaillez chaque jour. Vous aurez juste envie de le vider et de ranger le travail lorsque vous serez prêt à faire une pause pour la journée. Plus sur les pauses plus tard!

Les chambres ne sont pas idéales . Essayez de faire de votre chambre un lieu de détente et de sommeil, et non la stimulation d'une échéance de projet ou d'appels Zoom. En parlant de Zoom et d'autres appels vidéo, gardez à l'esprit votre arrière-plan lorsque vous les prenez. La vue d'un lit ou d'une salle de bain en arrière-plan peut sembler trop décontractée.

2. Surveillez votre posture.

Si vous venez d'un environnement de bureau où vous aviez toutes les cloches et tous les sifflets ergonomiques, cela peut être un ajustement surprenant et inconfortable au travail à domicile.

Faites de votre mieux pour créer un espace de travail qui non seulement vous aide à faire votre travail, mais qui protège également votre corps. Cela peut signifier investir dans une chaise de bureau, un bureau debout et un éclairage approprié. Votre employeur peut être disposé à offrir un remboursement total ou partiel pour ces articles, cela ne fait jamais de mal de demander.

3. Internet haute vitesse auquel vous pouvez faire confiance

Avez-vous déjà été frustré lors d'un appel vidéo ou Web et que votre patron, collègue ou client a retardé ou fait écho un son ou une vidéo figée tout au long de l'appel ? Faites de votre mieux pour vous assurer que vous n'êtes pas le coupable dans ces situations en vous assurant d'avoir un accès Internet haut débit fiable.

Contactez l'équipe technique de votre entreprise pour obtenir des conseils sur la façon dont vous pouvez être sûr d'avoir un service Internet stable, sécurisé et rapide lorsque vous travaillez à domicile.

4. Outils techniques prêts à l'emploi

Votre travail à partir de la pile technologique à domicile est également important. Chez PMG, nous nous appuyons fortement sur Slack, FunctionPoint, notre suite Google et Zoom pour que notre équipe reste connectée et collabore. Mais ces outils, entre autres, ne sont aussi bons que la stratégie employée pour les utiliser.

Réfléchissez aux meilleures façons pour votre équipe de réfléchir, de donner et de recevoir des mises à jour et de faire le travail. Les outils disponibles ne manquent pas, mais il est important de s'engager à utiliser ceux que vous choisissez afin de ne pas gaspiller de ressources sur une technologie inutilisée.

5. Habillez-vous !

Lorsque ce lundi matin pluvieux arrive, il peut être très tentant de rester en pyjama, de prendre son ordinateur portable et de se mettre au lit pour travailler. Évitez ce scénario si vous le pouvez. En vous habillant et en vous coiffant, vous vous sentirez mieux et, en fin de compte, vous travaillerez mieux.

Et bien que vous puissiez certainement être plus décontracté que nécessaire si vous allez au bureau, vous voulez toujours avoir l'air présentable et professionnel pour les appels vidéo. Il y a une raison pour laquelle WalMart rapporte vendre plus de chemises que de pantalons pendant ces jours de travail à domicile.

Travail à domicile : le mental

Si vous avez l'habitude de travailler dans un bureau, il peut être difficile de rester concentré et de gérer les nouvelles et différentes distractions qui se produisent naturellement à la maison. Pour de meilleurs résultats et une meilleure concentration, essayez de créer une journée de bureau typique dans votre espace de travail à domicile.

6. Faites des pauses fréquentes.

Sans le rythme naturel des déplacements, des heures de déjeuner au bureau et de la pause-café rapide avec des compagnons de cube, il peut être facile de rester enchaîné à votre ordinateur toute la journée, levant les yeux pour réaliser qu'il est 15 heures et que vous n'avez pas encore déjeuné.

Même si vous devez régler une alarme, engagez-vous à vous lever et à vous déplacer (à l'extérieur si possible), à ​​déjeuner et à prendre des collations saines et à faire une pause mentale. Je trouve que les étirements de 90 minutes fonctionnent bien mais il existe plusieurs autres stratégies, dont la technique pomodoro.

7. Fixez des heures de bureau et respectez-les.

Ironiquement, l'un des plus grands défis auxquels notre équipe est confrontée n'est pas de se relâcher, mais de travailler trop dur. En établissant un horaire et en vous y engageant, vous vous assurerez que vous êtes mentalement vif au travail et bien équilibré dans votre vie en général.

8. Arrêtez les alertes et les notifications.

Il est difficile de se concentrer sur une tâche, un projet ou un appel téléphonique lorsque vous voyez et entendez des bips et que vous voyez des alertes de Slack, des e-mails et des réseaux sociaux. Nous encourageons notre équipe à désactiver leurs notifications Slack et par e-mail lorsqu'ils essaient de faire un travail approfondi.

Il est tout aussi important pour votre santé mentale de désactiver ces alertes lorsque vous ne travaillez pas, afin que votre téléphone ne vous rappelle pas 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ce qui vous attend au travail.

9. Utilisez ou perdez de la musique pour vous concentrer mentalement.

Certains membres de notre équipe aiment la musique lorsqu'ils travaillent, d'autres ont besoin de silence. Il se trouve que j'aime la musique classique ou l'application Coffitivity lorsque j'essaie de me concentrer.

10. Tirez parti de la puissance de l'extérieur.

Une étude étonnante a montré que passer seulement cinq minutes dans la nature peut améliorer votre humeur . Et la nature ne doit pas être un sentier de randonnée isolé. Un banc de parc en ville ou une chaise sur votre porche fonctionnent tout aussi bien.  

Sortez aussi souvent que possible pendant la journée de travail pour améliorer votre santé mentale.

Travail à domicile : l'émotionnel

Le travail à domicile peut être solitaire, surtout si vous avez l'habitude d'être entouré de vos collègues toute la journée. Notre équipe est composée d'individus qui s'épanouissent dans la solitude et d'individus qui puisent leur énergie en étant avec les autres.

Les équipes virtuelles les plus performantes s'engagent à s'assurer qu'en plus des événements d'équipe complets requis, elles offrent des opportunités sociales à ceux qui en ont besoin - et la permission de ne pas participer à ceux qui n'en ont pas besoin.

11. Vérifications et mises à jour régulières.

Planifier des vérifications régulières - par paires, en équipes - permet aux personnes de rester connectées et engagées dans l'entreprise dans son ensemble. Notre équipe organise des jeudis réfléchis chaque semaine pour des formations à l'échelle de l'agence et des mises à jour commerciales. C'est l'occasion pour toute l'équipe d'être ensemble et d'être sur la même longueur d'onde.

12. Pratiquez l'écoute des employés.

Si vous supervisez des travailleurs virtuels, créez des moyens de garder le doigt sur ce qu'ils ressentent et font dans leur travail. Notre client a écrit un excellent article sur le maintien de l'engagement des employés à domicile pendant le COVID-19.

Nous demandons à notre équipe de nous envoyer par e-mail leurs hauts et bas mensuels afin de rester en contact. Ces e-mails nous aident à voir les tendances, les signaux d'alarme et les événements à célébrer régulièrement. Les sondages NPS auprès des employés sont également un excellent outil pour entendre votre équipe. Cela peut être fait avec un simple formulaire Google ou l'outil Survey Monkey. Nous avons emprunté nos questions NPS à HubSpot, qui demande à tous les employés, sur une échelle de 1 à 10, (1) Êtes-vous heureux de travailler chez HubSpot ? et (2) Quelle est la probabilité que vous parrainiez quelqu'un pour postuler chez HubSpot ?

13. Utilisez la vidéo autant que possible.

Choisissez la vidéo plutôt que l'audio aussi souvent que possible lorsque vous travaillez à domicile. Que vous organisiez ou assistiez à un appel client ou à une soirée virtuelle avec des collègues, allumez votre caméra. C'est le moyen le plus simple et le plus efficace d'être connecté aux autres. N'oubliez pas le conseil de s'habiller ci-dessus !

14. Désignez une chaîne Slack amusante.

La création d'un espace en ligne ou d'un fil de discussion par e-mail où votre équipe peut partager des blagues du vendredi ou des bêtises aléatoires fait des merveilles pour les relations. Chez PMG, nous avons des chaînes #Random, #Recipes et #FridayFunny Slack qui sont très populaires auprès de notre équipe et nous font tous rire et rester connectés pendant la semaine.

15. Réunissez-vous en personne quand vous le pouvez.

Même si nous avons toujours été 100% virtuels, nous apprécions le pouvoir de la présence physique et planifions des journées de coworking régulières pour que les membres de l'équipe qui vivent à proximité les uns des autres travaillent au même endroit. Nous organisons également une retraite d'équipe de 3 jours en mai et octobre pour le développement professionnel et la consolidation d'équipe. Rien ne peut jamais remplacer l'énergie et les bonnes vibrations d'être physiquement ensemble.

Réflexions finales sur les stratégies de travail à distance

Il convient de noter que le travail à domicile se déroule actuellement à des moments extraordinairement inhabituels. Les gens se sentent anxieux à propos de leur santé et de leurs proches, submergés par de jeunes enfants à la maison à plein temps et incertains quant à leurs finances et leur avenir.

Comprendre qu'aucun d'entre nous n'est au meilleur de sa forme physique, mentale ou émotionnelle vous aidera, vous et votre équipe, à naviguer avec plus de succès dans le travail à domicile. Et lorsque cette période sera révolue et que les circonstances se normaliseront un peu, vous constaterez peut-être que même si vous avez résisté au travail à domicile dans le passé, vous pouvez voir les réels avantages et l'équilibre qu'il peut apporter.

Enfin, il n'est pas surprenant que de nombreux contenus aient été publiés sur les stratégies de travail à domicile ces derniers jours.

Voici quelques bons que nous avons rencontrés:

• 8 conseils pour que le travail à domicile fonctionne pour vous
• 32 conseils WFH que vous pouvez faire dès maintenant
• 20 conseils pour travailler à domicile
• Comment se concentrer au milieu des distractions
• Trello Blog - Excellente ressource en tant qu'employeur virtuel
• Où s'asseoir lorsque vous travaillez à domicile

Vous en voulez plus ? Rendez-vous dans notre centre de ressources COVID-19 pour plus de conseils, d'astuces et de ressources commerciales.

Et, si vous êtes curieux, voyez comment l'équipe PMG a passé sa quarantaine.