Cara Menulis Email Dingin yang Baik Yang Akan Mendapat Respons

Email dingin yang baik harus pendek, kuat, dan menarik bagi audiens yang dituju. Itu sebabnya setiap bagian dari pesan harus bermakna dan mengkomunikasikan poin tertentu.

Namun, itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Kebanyakan orang memiliki gagasan tentang apa itu email dingin atau setidaknya jenis email apa yang harus mereka tulis untuk mendapatkan tingkat respons yang tinggi. Tetapi kebanyakan dari kita mengalami kesulitan menulis pesan semacam itu tanpa pengalaman sebelumnya atau tutorial tentang cara melakukannya.

Itulah mengapa artikel ini akan ditujukan untuk menjelaskan apa itu email dingin dan memberi Anda beberapa tips tentang cara membuatnya.

Mari kita mulai.

Apa itu Email Dingin?

Email dingin biasanya digunakan untuk memulai atau mempertahankan hubungan bisnis. Mereka adalah cara untuk memulai percakapan bisnis di dunia maya yang kita jalani saat ini.

Biarkan saya memberi Anda sebuah contoh. Biasanya, di dunia nyata, Anda akan memiliki tenaga penjual yang mempromosikan perusahaan Anda kepada pelanggan baru dengan menghadiri konferensi, pergi ke toko potensial yang mungkin menunjukkan minat pada produk Anda, atau hanya berbicara di acara yang terkait dengan sektor tersebut.

Email dingin memiliki tujuan yang sama. Ini adalah sarana untuk memulai percakapan secara virtual. Biasanya, ini adalah pesan yang Anda kirim ke seseorang yang tidak tahu apa-apa tentang produk atau perusahaan Anda tetapi mungkin tertarik untuk mempelajari lebih lanjut. Tujuan utamanya bukan untuk memulai percakapan langsung, tetapi lebih dari itu untuk mulai membangun hubungan bisnis, sedikit demi sedikit.

6 Langkah untuk Menulis Email Dingin yang Baik

Mempelajari cara menulis email dingin yang baik bukanlah proses yang terlalu rumit. Anda hanya perlu belajar dan mengikuti beberapa langkah sederhana dan Anda akan dapat menghasilkan pesan pembuka yang bagus kapan saja.

Langkah 1: Perbaiki "dari" Line

Ini mungkin mengejutkan Anda; namun, bagian "dari" dari email dingin hampir sama pentingnya dengan isi. Itu karena ini menunjukkan kepada penerima dengan tepat dari mana email itu berasal dan dengan demikian memengaruhi kesan pertama yang dibuat oleh pesan tersebut. Ini sangat mempengaruhi apakah seseorang memutuskan untuk membuka email Anda atau tidak.

Ingat, penerima tidak tahu perusahaan Anda. Anda adalah orang asing bagi mereka dan kemungkinan besar mereka akan curiga dengan pesan Anda. Salah satu hal pertama yang akan mereka lihat adalah garis "dari". Ini mungkin mendapatkan kepercayaan mereka atau mungkin membuat mereka takut. Untuk alasan itu, ada baiknya untuk memikirkan seperti apa bentuknya.

Mari kita periksa beberapa kemungkinan baris "dari" yang dapat Anda gunakan:

• Nama depan (Yohanes)
• Nama Depan + Belakang (John Sawyer)
• Nama Depan + Belakang, Jabatan (John Sawyer, Kepala Pemasaran)
• Nama depan + Nama perusahaan (John di Camberlion.com)
• Nama Depan dan Belakang + Nama Perusahaan (John Sawyer di Camberlion.com)

Hal lain yang harus Anda pertimbangkan ketika memilih jalur “dari” yang tepat untuk kampanye penjangkauan dingin Anda adalah jenis pesan yang Anda rencanakan untuk dikirim ke grup target Anda. Karena itu, ada beberapa aturan yang dapat Anda ikuti untuk memilih garis "dari" terbaik untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda. Berikut adalah beberapa di antaranya:

• Tetap konsisten: gunakan nada dan gaya yang sama seperti yang Anda lakukan di badan email Anda. Jika Anda formal, tetaplah seperti itu dan gunakan nama depan dan belakang + nama perusahaan; jika Anda informal, gunakan saja nama depan.
• Pikirkan tentang perspektif audiens Anda: pertimbangkan apa yang ingin Anda lihat di kotak masuk Anda jika Anda berada di tempat mereka dan gaya komunikasi apa yang mungkin memicu minat Anda. Cobalah untuk menulis seperti itu dari baris "dari" Anda.
• Pertimbangkan dengan siapa prospek Anda ingin berbicara: jangan ikuti sembarang saran yang Anda temukan di internet. Cobalah untuk benar-benar memikirkan dengan siapa calon mitra Anda ingin berbicara dan kemudian gunakan informasi itu untuk digunakan dan edit baris "dari" Anda.

Sekarang, ini hanya tiga aturan dasar pertama yang dapat memberi Anda gambaran tentang apa yang harus ditulis. Namun, jika Anda masih membutuhkan bantuan, Anda dapat mencoba mencari beberapa template untuk baris “dari” di internet.

Langkah 2: Tulis Baris Subjek yang Hebat

Email dingin sering disebut sebagai email intro dan baris subjek sering kali dapat membuat penerima membuka dan membaca pesan yang dikirim pertama kali. Makanya perlu hebat.

Jika Anda mengirim email dengan baris subjek yang ditulis dengan buruk, hal itu dapat menimbulkan bias negatif terhadap perusahaan Anda dan dengan demikian dapat membuat penerima menghapus email tersebut atau, lebih buruk lagi, membuat penerima menandainya sebagai SPAM.

Situasi seperti itu dapat dihindari jika Anda mematuhi aturan ini:

• Pikirkan tentang audiens Anda: apa yang ingin mereka baca di baris subjek; bagaimana email ini dapat bermanfaat bagi mereka; apa yang bisa Anda tulis untuk memicu rasa ingin tahu mereka?
• Buatlah pribadi: ingat, baris subjek bukan untuk promosi diri. Ini kebalikannya, sungguh; di situlah Anda harus membuktikan kepada penerima bahwa Anda bukan spammer yang mengirim ribuan email pemasaran ke milis acak.
• Terdengar seperti manusia: hindari menggunakan template, klise, dan terlalu “penjual”. Alih-alih menulis baris subjek yang menarik, ramah, dan memiliki suasana santai. Pikirkan tentang bagaimana Anda akan menulis email ke salah satu kolega Anda dan menggunakan nada suara itu.
• Jadilah menarik: pastikan Anda menarik perhatian penonton; jangan memberikan segalanya di awal.
• Pastikan itu terkait dengan sisa email: yang ini cukup jelas: baris subjek harus terhubung ke sisa pesan Anda.

Jika Anda masih memiliki pertanyaan tentang bagaimana seharusnya bunyi baris subjek, berikut adalah beberapa contohnya:

• Pernahkah Anda berpikir tentang …?
• Apakah Anda ingin meningkatkan X?
• Inilah cara yang lebih efisien untuk melakukan X.

Pola yang dapat Anda perhatikan di semua baris subjek adalah bahwa mereka mengikuti tiga pola "kebutuhan". Mereka mencoba berbicara tentang apa yang mungkin perlu ditingkatkan, perlu diubah, atau perlu diinovasi oleh audiens. Menyentuh apa yang dipedulikan dan diminati audiens sangat penting untuk menciptakan baris subjek yang bagus.

Langkah 3: Mulai Email Dingin dengan Pengantar yang Cerdas

Menyelesaikan dengan "dari" dan baris subjek sedang dilakukan dengan email. Namun, pertanyaan terbesar kebanyakan orang adalah bagaimana memulai menulis email, terutama teks isi.

Kebanyakan orang bertanya-tanya bagaimana cara menarik perhatian audiens dan bagaimana mempertahankan minat mereka. Ini adalah pekerjaan yang sulit dan membutuhkan beberapa latihan, tetapi bukan tidak mungkin untuk menulis email dingin yang baik.
Berikut adalah beberapa panduan yang baik untuk diikuti:

• Pendahuluan tidak boleh lebih dari dua atau tiga kalimat. Seharusnya tidak mengacu pada perusahaan dan produk Anda, tetapi pada keahlian, pencapaian, dan pekerjaan penerima. Itu akan membantu Anda menarik perhatian mereka.
• Jangan berlebihan dalam sanjungan dan jangan menjadi penguntit.
• Coba gunakan beberapa kalimat pertama untuk menanyakan masalah yang mungkin dialami penerima atau memberi mereka saran tentang cara memperbaiki masalah yang telah Anda ketahui.
• Pastikan mereka tahu Anda sengaja menghubungi mereka dan itu bukan hanya email pemasaran yang Anda kirim ke banyak orang.

Agar dapat mengikuti aturan yang tercantum di atas, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah meneliti audiens yang Anda kirimi email sebelumnya. Itu akan membuat proses menulis Anda lebih mudah.

Langkah 4: Tunjukkan bahwa Anda Membawa Nilai

Ini adalah bagian dari email di mana Anda memberi tahu penerima apa yang ingin Anda sampaikan kepada mereka atau Anda memberi mereka apa yang disebut promosi.

Jadi pertanyaannya adalah, bagaimana Anda menulis email pitch yang dingin?

Nah, aturan pertama adalah tidak harus terlalu bernada tinggi. Anda ingin teks menjadi sedikit pribadi dengan petunjuk halus untuk nada. Terutama, Anda ingin email dingin berfungsi sebagai pembuka percakapan dan untuk menarik minat penerima, bukan untuk membuat mereka berpikir bahwa Anda hanyalah spammer pemasaran berikutnya di kotak masuk mereka.

Untuk melakukan itu, isi email Anda harus memiliki penerima sebagai intinya – nilai apa yang dapat Anda berikan, masalah apa yang dapat Anda bantu selesaikan? Jika Anda memberi penerima itu, Anda juga akan memberinya alasan untuk membalas surat Anda.

Langkah 5: Akhiri Email dengan Ajakan Bertindak

Anda hampir mencapai akhir email. Sekarang, Anda hanya perlu menyelesaikan semuanya dengan ajakan bertindak yang baik yang akan memberi tahu penerima Anda persis apa yang Anda bujuk untuk mereka lakukan dengan email ini. Itu bisa apa saja: menjadwalkan panggilan Skype, memberi Anda umpan balik, membalas email, dan banyak lagi. Tetap sederhana dan lugas.

Hal-hal utama yang harus Anda ingat tentang CTA Anda adalah sebagai berikut:

• Itu harus mengungkapkan maksud dari email Anda. Ini harus memperjelas seluruh ide di balik komunikasi ini dengan satu kalimat.
• Bersikaplah lugas. Jangan buram; jangan menggunakan terlalu banyak kata; langsung saja ke intinya.
• Mintalah sesuatu yang dapat segera dilakukan oleh penerima Anda. Tindakan harus mudah dilakukan dan tidak memerlukan banyak waktu untuk diselesaikan.

Langkah 6: Pastikan Tanda Tangan Email Dingin Anda ada di Point

Tanda tangan sering diabaikan atau dilupakan sama sekali. Namun, itu adalah bagian dari pesan dan itu penting. Ini memberi tahu penerima kami siapa Anda, apa yang Anda lakukan, dan di mana mereka dapat menemukan lebih banyak informasi tentang Anda dan perusahaan Anda.

Lebih dari itu, tanda tangan yang baik dapat membantu Anda mempersingkat badan email dan membuatnya lebih presisi. Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda ikuti untuk menulis tanda tangan yang sempurna:

• Pastikan email tersebut terlihat dapat dipercaya: orang-orang curiga terhadap email dari orang asing. Hal terakhir yang harus Anda lakukan adalah membuat mereka semakin meragukan Anda.
• Jika Anda menggunakan HTML, pastikan itu bersih: tanda tangan HTML yang berantakan dapat menyebabkan lebih banyak kerugian daripada kebaikan. Terkadang ini menyebabkan masalah keterkiriman atau dapat mengacaukan rasio teks-ke-HTML. Jika Anda tidak memiliki seorang profesional yang dapat membantu Anda dalam hal itu, lebih baik tetap menggunakan tanda tangan yang bagus dan kuno.
• Hanya informasi berharga yang harus disertakan: hapus semua informasi yang hanya menghabiskan ruang, tetapi tidak membawa nilai apa pun bagi pembaca.

Karena itu, cobalah untuk menghabiskan setidaknya 10 menit untuk memoles tanda tangan Anda sebelum mengirim email dingin pertama Anda.

Berapa Panjang Ideal untuk Cold Email?

Salah satu hal tersulit yang harus Anda ketahui tentang pesan dingin adalah panjangnya. Yang benar adalah email harus pendek, tidak lebih dari 200 kata atau dua hingga lima kalimat.

Jika Anda benar-benar ingin membuat seseorang tertarik, Anda tidak perlu lebih dari itu. Hampir tidak ada orang yang suka membaca email yang panjang dan itu lebih benar jika menyangkut email dari orang asing. Itu sebabnya Anda harus tetap pendek dan bersih.

Cara Menindaklanjuti Email Dingin

Yang benar adalah bahwa bahkan jika Anda menulis email dingin terbaik di planet ini, masih ada kemungkinan Anda tidak akan mendapat tanggapan. Terkadang, email terlewatkan atau dilewati atau orang lupa membalasnya. Itu benar-benar normal, tetapi itu juga mengapa Anda harus selalu menulis email tindak lanjut.

Strategi paling optimal adalah mengirim setidaknya dua atau tiga email dingin. Namun, cobalah untuk tidak membuat email terdengar seperti tindak lanjut; alih-alih buat agar terlihat seperti pesan terpisah. Jika yang pertama tidak berhasil, coba strategi yang berbeda dari yang lain dengan menambahkan tautan tambahan, melampirkan panduan gratis, atau mengundang mereka ke webinar.

Kesimpulan

Menulis email dingin yang baik adalah keterampilan yang perlu dikembangkan oleh setiap pengusaha. Mereka adalah cara hebat untuk memulai hubungan bisnis dengan audiens target yang mungkin belum pernah tahu tentang perusahaan Anda.

Dengan kemajuan perangkat lunak, sekarang ada banyak aplikasi yang menghasilkan email dingin dan tindak lanjutnya dengan cepat dan efisien, sehingga satu-satunya peran Anda adalah melakukan kontrol kualitas pada pekerjaan dan tidak benar-benar menghabiskan waktu untuk menyusun teks dan mengirim pesan.